© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ Méthode d’organisation 5S Implantation 1 er S Présentée par : Promaintech Novaxa Décembre 2006

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 2  Décrire les 5S  Décrire les étapes requises de l’implantation du 1 er S  Implanter le 1 er S Objectifs

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 3 Agenda Revue des 5S Démarche 1S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 4 Qu’est-ce que le 5S ? Comment? Accès rapide et facile à une information juste Environnement de travail sain, propre et ordonné Climat de travail agréable Outil d’organisation et d’amélioration continue qui permet de réduire les gaspillages reliés à nos activités

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 5 Seiri Seiton Seiketsu Seiso Shitsuke Sélectionner Situer Scintiller Standardiser Suivre Outil 5S

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 6 La roue des 5S 4 STANDARDISER Sélectionner SUIVRE Situer Scintiller Standardiser

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 7 Agenda Revue des 5S Démarche 1 er S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 8 Outil 5S Sélectionner  1 er S – Sélectionner Faire la différence entre l’indispensable et l’inutile Exemples: Documents périmés Informations obsolètes Fichiers informatiques désuets Inventaire de matériel de bureau Notes (post-it) inutiles

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 9 Démarche 1 er S Physique  Décider de l'ampleur de l'opération Identifier les bureaux Identifier les zones communes  Préparer le plan d'action Qui fait quoi, quand, où, comment?  Sélectionner entre l’indispensable et l’inutile: FréquenceMéthode de stockage Étiquette sur la boîte Objets que vous n’avez pas utilisés depuis un an Jetez-lesMoins d’une fois / année Objets que vous n’avez pas utilisés qu’une fois au cours des 6-12 mois Stockez à l’écart1 fois / année Objets utilisés une fois dans les 2-6 mois ou plus d’une fois par mois Stockez au centre du bureau 1 fois / > 6 mois + 1 fois / mois Objets utilisés plus d’une fois/sem, tous les jours Stockez sur le bureau Indispensable

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 10 Démarche 1 er S Virtuel (Commun)  Avant de débuter valider si les conditions de travail sont adéquates (backup opérationnel, accès aux informations, autorisations, …) Revoir les documents cadres de l’organisation (politiques, procédures, règles d’archivage, …) Partager un langage commun (définitions : document confidentiel, privé, public, …) Définir le mode opératoire (vert – rouge – jaune)

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 11 Démarche 1 er S Virtuel (Commun)  Première étape : tri par date Déterminer une date de coupure pour tous les fichiers Trier les fichiers par date Détruire tous les fichiers passés dates  Deuxième étape : élimination des doublons Trier les fichiers par nom Éliminer les fichiers de même nom et ayant la même date et taille Valider la dernière version et conserver uniquement les deux dernières (maximum)

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 12 Démarche 1 er S Virtuel (Commun)  Troisième étape : tri par taille des fichiers Trier les fichiers par taille et repérer les fichiers volumineux Détruire les fichiers volumineux inutiles (ex. : présentation, photos, …) Valider le contenu des fichiers volumineux et ayant des noms différents, ils peuvent souvent être identiques  Quatrième étape : validation répertoire par répertoire Faire le tri des fichiers en séparant l’indispensable de l’inutile Placer les fichiers incertains dans un répertoire identifié : à valider

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 13 Démarche 1 er S Virtuel (Personnel)  Avant de débuter Faire un backup opérationnel Déterminer une date de coupure pour tous les fichiers (si possible la même pour tous les employés) Partager un langage commun (définitions : document confidentiel, privé, public, …) Définir le mode opératoire (vert – rouge – jaune)

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 14 Démarche 1 er S Virtuel (Personnel)  Première étape: Éliminer les doubles du réseau (mêmes documents qu’au réseau) Tout ce que vous avez dans vos espaces/dossiers personnels et que vous savez être sur le réseau  Deuxième étape: Définir le cadre de l’environnement privé/espace personnel (pas de document confidentiel dans l’environnement privé, autres, …)  Troisième étape: Tri par date Déterminer une date de coupure pour tous les fichiers Trier les fichiers par date Détruire tous les fichiers passés dates

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 15 Démarche 1 er S Virtuel (Personnel)  Quatrième étape: Élimination des doublons Trier les fichiers par nom Éliminer les fichiers de même nom et ayant la même date et taille Valider la dernière version et conserver uniquement les deux dernières (maximum)  Cinquième étape: Tri par taille des fichiers Trier les fichiers par taille et repérer les fichiers volumineux Détruire les fichiers volumineux inutiles (ex. : présentation, photos, …) Valider le contenu des fichiers volumineux et ayant des noms différents, ils peuvent souvent être identiques

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 16 Démarche 1 er S Virtuel (Personnel)  Sixième étape: Validation répertoire par répertoire Faites le tri des fichiers en séparant l’indispensable de l’inutile Placer les fichiers incertains dans un répertoire identifié : à valider

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 17 Tous à l’action!!  Identifiez les items non utiles

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 18 Endroits d’accumulations  Espaces physiques Dans les salles ou espaces n’ayant pas un usage défini Dans les coins près des entrées et sorties Le long des murs intérieurs & extérieurs, près des séparateurs/cloisons, derrière les colonnes et en- dessous des escaliers Sur les planchers et murs Sous les bureaux et étagères et dans les tiroirs Sur les tablettes et armoires Dans les tiroirs Sur des tableaux d’administration inutilisés

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 19 Endroits d’accumulations  Espaces virtuels Sur le serveur Sur les ordinateurs personnels Les serveurs et espaces courriel

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 20 Questions et commentaires À vous le dernier mot…