Evaluation des services administratifs de la Direction Générale

Evaluation des services administratifs de la Direction Générale
Travaux du groupe de travail Réunion du

Autorités internes Encadrants Etudiants Administrations
DG Autorités externes Autorités de tutelle, ministres, PO, CIUF, CREF Autorités internes Recteur, Vice-Recteurs, Doyens, Facs, CA Encadrants Avant-pendant-après Etudiants Administrations ARH, ARF, ARD, Facs, SEGI, ARI, Relations extérieures, cellules d'appui Société civile Administration publique, enseignement (secondaire et HE, autres universités), employeurs

Société civile (adm publ, CD) DG ULg
Autorités externes Adm ULg (SeGI) Société civile (adm publ, CD) DG Etudiants Encadrants Autorités ext Autorités int Société civile (employeur, Enseignement II,..) … ULg Autorités internes Autorités externes Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Faire apparaître la société

Fonctions en relation avec les EtudiantS
Bénéficiaires – Phase 1 du cycle Etudiants Facultés : Venir en soutien des / Aider les Facultés à obtenir les inscriptions (volume, origines, qualité) qu’elles souhaitent Soutenir les efforts des Facultés pour répondre aux besoins de l’Université en termes d’inscriptions Université : Aider les Autorités à définir une politique et des objectifs en termes d’inscription (volume, origines, qualité) Mettre en œuvre la politique définie avec le concours des Facultés et dans le respect de leur spécificité

Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés
Autorités internes Autorités externes Proches Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés Encadrants Facultés Société civile (nationale et internationale) Employeurs Enseignement II ULg Société DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Conseiller / Prescripteur

Cycle général de l’étudiant
Besoin de connaissances structurées / d’expertise et de reconnaissance Activités principales Recherche d’emploi Développement des compétences Gestion de carrière Maintien le lien avec l’ULg Promotion de l’expérience vécue à l’Université Réalisation de soi Se connaître (besoins, capacités) S’informer (opportunités, menaces, conditions de succès, aides,...) Analyser (potentiels, risques, avantages, inconvénients) PREPARATION INSCRIPTION FORMATION VALORISATION Reconnaissance Décision de s’inscrire Activités principales Préparent et suivent les cours et les TP Complètent leur formation de base Etudient Préparent leurs travaux / mémoires Vie étudiante Examens S’inscrivent / s’enregistrent Cherchent un logement Organisent leur mobilité Cherchent des réponses à leurs besoins spécifiques Se préparent à la rentrée Prestations en faveur des étudiants peuvent être directes, indirectes (coopération, soutien des Fac et des encadrants) Faire le lien avec les besoins clés (en relation avec les objectifs de l’Ulg : nbre d’étudiants, taux de réussite, …), les objectifs des facultés, les objectifs de performance de l’Université Inscription

Etudiant - Avant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin Futurs étudiants Etudiants in Etudiants pass/VAE Etudiants formation continue Informations, conseils Faire le choix des études qui lui conviennent S’informe sur le choix des études Brochures Site web Salons étudiants Portes ouvertes Visites écoles (II et autre ES) Création Conception Réalisation et production Diffusion Coordination avec la fac Connaître l’offre de formation Ulg S’informe sur la possibilité d’être admis Règlements Synthèse Examen d’entrée Examen de maîtrise du français Information Conventions Programme Erasmus Mundus (EM) et conventions de codiplomation et cotutelle Accompagner Informer Conseiller Vérifier Analyse de parcours Gestion des recours/contacts avec les acteurs concernés Exécution des décisions CA Gestion du site web Rédaction en envoi de courrier officiel Sélection des candidats EM Coord avec organismes de coopération (Pacodel) S’inscrire en s’assurant que son dossier sera traité sans discrimination Etre aidé à s’inscrire Cherche « sa voie » Test d’orientation Animation Atelier Entretien Séminaires Consultations individuelles (yc en dernière minute) Animations collectives Faire le bon choix (institution et filière) et mieux se connaître

Activité du service Besoin Cherche une expertise Etudiants formation continue Brochure Site web Informer Conseiller Coordination avec les facs (++) Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise S’informe sur le coût des études et les possibilité d’aides Tous les futurs étudiants Dossier Brochures Chèques formations (FC)? Aide s financières Instruction Conseil Accompagnement Analyse du dossier collaboration avec service agréé CF (ITF) Avoir des aides pour s’inscrire Organisent leur mobilité Etudiants in Stagiaires étrangers Contrat Acceptation comme étudiant mobile BD mobilité IN Programme /contrat d’étude Parrainage Brochure IN Elaboration du dossier Aide RI préparation du séjour Gestion BD convention Lien avec la fac et avec l’institution d’origine, CUD Orientation pour stage Avoir une intégration optimale, approfondir la langue française & avoir confirmation de sa mobilité Se préparer à la rentrée Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Activités préparatoires Cours sur la méthode, la matière et les outils Cours de français (IN) Donner des supports à l’apprentissage Coordination avec la fac (invitation de profs, projets) Faire une bonne rentrée (être préparé, actualiser ses connaissances) S’informe sur ses possibilités de logement Coordination avec le service « logement » Consultation base de donnée Être idéalement logé

AVANT Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin S’informe sur les aménagements mis en œuvre pour sa situation spécifique Futurs étudiants en situation particulière (handicaps, artistes, sportifs) Futurs étudiants internationaux Entretien Brochures RV et accueil personnalisé Conseiller Informer Accompagner (Pacodel) Faire reconnaître sa situation particulière et avoir un aménagement spécifique à sa situation

Etudiant - Pendant

Activité du service Besoin S’inscrire « S’enregistrer » Etudiants inscrits (tous sauf étudiants d’échange in et FC) Etudiants d’échange IN Carte d’étudiants Accès au portail Règlements Programme de cours Adresse mail Cadeaux Programme/brochure journée d’accueil (J-1 et J) GO ULG Attestations diverses Activités préparatoires Idem. autres étudiants +Welcome Pack étudiant d’échange + informations spécifiques (cité administrative, banques, mutuelles) Vérification du dossier Accueil Explication sur le maniement WEB Conception de la carte et des attestations Distribution des brochures Information sur les activités préparatoires et l’institution (sport, culture, et diversité services, vie étudiante) Idem. Plus produits et activités spécifiques Erasmus Lien avec facs et avec assoc étudiantes (ESN), avec HE Charl-Schuman Être inscrit Faire une mobilité durant le cursus (valorisation dans celui-ci)

Activité du service Besoin Veut réussir sa formation Étudiants en cours Aide à la réussite Conseils pédagogiques Cours préparatoires et remédiation Tests de diagnostic Séminaires Accompagnement personnalisé Conception et réalisation d’action d’aide à la réussite Collaborations avec des partenaires internes (services GD, facultés, RCAE) et externes (AWIPH, médecins, fédérations sportives,…) Information Promotion des sportifs/artistes Contacts éventuels avec l’entourage familial Avoir accès à des outils, se faire conseiller en fonction de son profil et avoir des chances égales d’accès au cursus de formation universitaire Spécifique Etudiants IN Séances d’accueil par les coordinateurs départementaux Information sur Test/cours de français Idem Choisir des cours spécifiques « à la carte »

Activité du service Besoin Préserver santé, bien-être et vivre sa formation en sécurité Etudiants en cours (tous) Activités de sensibilisation sur le campus (santé, diversité, bien-être, vie étudiante, sport…) Activités d’ouverture à la diversité culturelle Fiches thématiques Site web Conseils Entretiens Formations (BEPS) information première aide lors d’évènements douloureux individuels ou collectifs Activités d’intégration Erasmus Informer Sensibiliser Ecouter Initier une médiation Soutenir Accompagner Conception Rédaction et organisation Promotion Contacts avec les étudiants Contacts avec des experts thématiques internes et externes Feed-back Relais vers des spécialistes Accueil et première aide aux victimes Préserver sa santé au sens large Affronte les changements entre le secondaire et l’université Séminaires Site méthode en ligne Coaching Brochure Outiller/Illustrer S’adapter au contexte universitaire

Activité du service Besoin S’organise et travaille concrètement ses cours pendant l’année Etudiants en cours (tous) Séminaires Entretiens Création d’outils de travail/ planning/résumés Site méthode en ligne Coaching Séances spécifiques en facultés Exemples Brochure Brochure planning Permanences 10/11 Accompagner Outiller/Illustrer Former Contextualiser Diagnostiquer/remédier Informer Soutenir Travailler des matières conséquentes pour répondre aux exigences des enseignants Se prépare aux examens, finalise ses travaux et gérer sa session Entretiens/ Création d’outils de travail et planning Brochure plagiat Site plagiat Séances en faculté Soutenir/Ecouter Gérer l’urgence Gérer sa session d’examens et mener à bien son mémoire/travail de fin d’étude

Activité du service Besoin Confirmer son choix d’étude, préciser ses options ou se réorienter Etudiants en cours Entretien Tests Prêt de livres Programmes de cours Permanence changement de filière Soutenir/Ecouter Accompagner Outiller Informer Choisir ses études ou sa spécialisation Envisage une formation complémentaire  Regrouper avec VAE? Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise Cherche un soutien pour une difficulté personnelle Entretiens individualisés Ulg Dialogue parrainages - médiation gestion des recours ? Fiches d’informations spécifiques pour étudiants internationaux Ecouter/soutenir Coordonner les contacts entre étudiants et professeurs Collaborer avec des partenaires internes (services DG, facultés,…) et externes (sécurité, ville police, office des étrangers et assurances… Accompagner Relayer Etre écouté, disposer des informations exactes et des conseils pour solutionner les problèmes avec toute la confidentialité nécessaire

Activité du service Besoin Développer sa citoyenneté Etudiants inscrits Exposition Fascicules Activités thématiques (concours, films) Site web conférences conception Contacts avec experts internes et externes Contacts avec des étudiants Rédaction/organisation Promotion Feed-back Relais des préoccupations des étudiants (CVE) Mobilité (stage PVD)? Parrainage S’ouvrir au monde et devenir des citoyens responsables (décret Bologne) Respecter les règles disciplinaires et les règlements de l’ULg Infos via web et tél ou entretiens individuels Procédure disciplinaire sanction Infos que la procédure (web, tél, courriels) Contacts avec les acteurs concernés (étudiants, professeurs, facultés, SJ, recteur,…) Rédaction et envoi des courriers officiels Présence et rédaction du pv d’audition chez le recteur Avoir un comportement correct ou prendre conscience des conséquences de ses actes

Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants en cours (Master ou Doctorat) Page web et site d’offres d’emploi Séminaires et entretiens Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journée emploi Informations Accompagnement indiciduel et collectif Conseils Analyses de parcours Gestion du site d’offres d’emploi Contacts avec les facs et les recruteurs Conception et mise à jour de l’enquête de suivi de diplômés (collaboration RADIUS) Internationalise son cursus ULg Etudiants out Contrat Acceptation comme étudiant mobile Séances d’information en fac Brochure OUT BD mobilité OUT Bourse Parrainage (IN et OUT) Prép interculturelle Convocation test linguistique Élaboration du contrat Promotion de la mobilité Gestion financière des fonds mobilité UE, CSM, ULg Calcul et paiement de la bourse Contact avec facs et part étrangers Effectuer une mobilité durant son cursus Recevoir une bourse

Etudiant - apres

Activité du service Besoin Veut son diplôme Etudiant diplômé Certificat, attestation, diplôme Vérifier la conformité Rendre, informer (brochures…) Entretien Documents officiels pour pouvoir postuler Devenir Alumnus Etudiants diplômés Carte alumni (avantages et privilèges) Information S’épanouir personnellement et professionnellement Accès au portail (site d’offres d’emploi) Contacts avec les associations de diplômés, les facultés, la ville de Liège Adresse mail Coordination des activités du Réseau des Amis Go alumni Gestion de la base de données des alumni Evénements alumni Formation (compétences transversales) Prix Voyages Cours avec la ville, leçons S’inscrire à 1 FC Accès au portail Règlements Programme de cours Programme/brochure Attestations diverses Vérification du dossier Accueil Conception des attestations Distribution des brochures Etre inscrit à une FC

Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants diplômés Pages web et site d’offres d’emploi, réseaux sociaux Informations Trouver un emploi et/ou élargir son horizon professionnel Séminaires et entretiens Conseils Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Accompagnement individuel et collectif Journées Emploi Analyse de parcours Contacts avec les Facs et les recruteurs Postule à une admission et/ou une bourse Ex étudiants IN Etudiants diplômés ULg Transmission des documents utiles Information Analyse de la demande de bourse poursuivre sa formation à l’Ulg ou à l’étranger Est relais Ex Erasmus IN Invitation lors de salons ou missions Développent un réseau d’ambassadeurs Garder le contact avec université d’accueil

Encadrant - avant

Société civile ? (employeurs, Enseignement II,..)
Autorités internes Autorités externes Autres éts d’enseignement Proches Encadrants (avant, pendant, après) Etudiants Facultés Société civile ? (employeurs, Enseignement II,..) … Société ULg DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Autres juristes

Cycle encadrant Produit 4 Produit 3 Produit 1 Activités principales
Déclencheur Activités principales Produit 4 PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4 Activités principales Produit 3 Produit 1 Activités principales Produit 2 Activités principales

Activité du service Besoin S’informe sur les postes puliés et la procédure pour devenir encadrant à l’Ulg Futur encadrant Information sur les statuts, les postes à pourvoir Accusé de réception Informer recevoir leur candidature Gestion des candidatures en relation avec ARH (infos), ARD (publications), Fac (infos) Devenir encadrant

Encadrant - pendant

Activité du service Besoin Nomination Encadrant (scientifique, académique, extérieur ou PATO-exceptionnel) Lettre de nomination Pour les académiques: contrat d’enseignement soirée académique (repas,..) – uniquement aca Règlement Procédure Coordination avec ARH et facs (Ouverture des dossiers) Fixation de la charge (enseignement, recherche, services à la cté Encodage dans le système des cours Contact pour faire faire l’engagement pédagogique Organiser la prestation de serment (uniquement aca) Information sur les statuts et procédures Etre en ordre admin Modification de statut ou charge (promotion, changement de catégorie, modification de la situation administrative) Encadrant Lettre d’exécution Information sur la procédure Contrôle de la conformité Instruction administrative (pr les promotions: CSR, facs, commission aca, CA) et suivi des dossiers Collaboration ARH/ARD/facs Gestion des recours éventuels (DG, recteur, SAJ, doyen/fac) Evoluer dans sa carrière Engagements péda Encadrants Information, conseil, support En relation avec facs Veut remplir ses engagements péda

Activité du service Besoin Transfert des infos vers l’IFRES, les bibliothèques… Participer à une mobilité / accueillir quelqu’un Encadrant mobile Vade mecum pour le prof mobile Vade mecum d’accueil du stagiaire Vade mecum des frais Etats de collaboration Contrats de mobilité « Erasmus » Information Validation du séjour auprès du partenaire Financement Collaboration facs Gestion de base de données (collaboration ARD) Veut avoir un contact international Veut une année sabbatique pour enrichir son CV Encadrant Dossier transféré à l’ARD ARD porteur Participation au montage du dossier (réorganisation des enseignements… en lien avec la fac et l’ARH Souhaite faire un séjour sabbatique Veut effectuer des activités extérieures rétribuées (art 45) Lettre d’autorisation Instruction dossier (enquête)

Activité du service Besoin Enseigne Encadrant Questionnaire d’évaluation, grilles, enquêtes avis Information Accompagnement Conseil Co-animation Création de dispositif pédagogique En lien avec l’IFRES (pour son amélioration) et les bibliothèques Souhaite améliorer l’apprentissage des étudiants Organiser une formation continue (formation enseignant, FC internationale, …) Avis Règlement Dossier de subside Dossier d’approbation pr le CA Convention Promotion Instruction dossiers Vérification Négociation et rédaction de conventions Aide à la conception de documents et site Organiser une formation répondant aux critères Bologne Obtenir les subsides Faire connaître A un projet avec ses étudiants (voyage didactique, colloque, concours…) Financement Support Instruction du dossier Information sur la procédure Support dans l’organisation et la promotion Concrétiser les apprentissages Faire rayonner sa discipline!!! Rencontre des difficultés interpersonnelles ou liées à ses activités d’enseignant (DG + Recteur + SAJ + facs/doyen) Instruction du dossier avec les administrations concernées Exercer sa fonction dans les meilleures conditions

Encadrant - Après

Activité du service Besoin Part à la retraite Académique Brochure Souvenirs En cas de décès: Note récapitulative de sa carrière Lettre de condoléance (famille, communauté universitaire) Organisation séance mise à l’honneur Hommage au décès Conserver son sentiment d’appartenance Demande à poursuivre une activité Encadrants Lettre d’autorisation à poursuivre Instruction du dossier Information (lien avec facs) Réception demandes Financement des missions à l’étranger Contribue au rayonnement de l’Ulg Encadrant Cours et conférences Réseau des anciens

Facultés (bénéficiaire direct et indirect)

Activité du service Besoin Crée ou modifie ses programmes (grade académique/certificat, co-diplomation,….) Facultés Enseignant Avis de conformité Conseils de nature stratégique Élaboration d’une convention (+ gestion pour certaines) Promotion (web, documentation, information avec ou sans les facs) Analyse de projet facultaire Rédige convention Actualiser son programme Diffusion et appuis divers dans la création de l’information Veut établir un règlement interne spécifique ou avoir une interprétation d’un règlement existant Faculté Avis, conseil Projet Analyse Rédaction Se prémunir / être en règle / se conformer Organise une mobilité étudiante Conventions étrangères Vade mecum du coordonateur et son information Gestion administrative Gestion administrative des données étudiantes et diffusion des pratiques européennes Soumet des dossiers au CA L’avis / conseil Vérification de la conformité des dossiers, des propositions aux lois et règlements du CA Faire passer un dossier conforme / approbation du CA Faculté (bénéficiaire indirecte) Vérification (conformité des diplômes / certificats), support, propositions, suggestions, exécution, promotion… gère Données des BD Site web / réseaux sociaux Documentation Gestion des BD Action de promotion et diffusion d’information Ont besoin d’information A besoin de visibilité

Recteur

Activité du service Besoin Préside le CA Recteur Documents : instructions, conseils, propositions Prépare le CA Exécute les décision du CA Faire approuver des points par le CA Dirige l’Institution A l’interne : Dossiers préparés dans tous les domaines couverts par service DG : instruction, conseil, proposition, ingénierie stratégique , … A l’externe : préparation des dossiers (CReF, CIUF, etc), participation à des commissions Analyse de projets de décrets Apporte son appui, conseils, son expertise, sa créativité Veille à la cohérence Représente l’Institution (externe) Exécution des décisions liées aux domaines couverts par les services DG Bonne gestion de l’Institution Assure la visibilité de l’Institution Promotion, information, communication dans tous les domaines couverts par les services de la DG (enseignement au sens large) Organisation de prix (corps consulaires, du réseau des amis) avec et sans les facultés Organisation et soutien de visites protocolaires, facultaires et de délégations internationales (ambassadeurs, Docteurs honoris causa facultaires, remise des diplômes, premiers nommés, émérites, … Missions à l’étranger (en lien avec RE&C) Rédaction des règlements des fondations et leur gestion Fait accréditer la qualité de l’institution Label ECTS Label DS Certificats Léonardo KLO Europass Ingénierie stratégique Information en conformité avec les règles européennes

Monde extérieur

Activité du service Besoin Crée nouvelle branche d’activité Veut renforcer des compétences internes Employeur (en ce compris les entreprises, les ministères étrangers,..) Dossier VAE pour membre personnel Site web, job days, bourses Léonardo Prestations externes (avis, conseils, visites et formations sur mesure) Accompagne Analyse Informe Rôle d’interface entre les (futurs) diplômés, des entités ULg et les employeurs Développer de l’innovation / qualification du personnel en lien avec l’innovation Améliorer le fonctionnement interne Propose des services à la population Villes/ Provinces Cours et leçons (Ville de Verviers + Liège) Diffusion et promotion de leurs activités (vie administrative et culturelle ..) Coordination et gestion administrative à l’organisation des cours et leçons Appui, soutien, intégration Rayonnement de la ville Respect des règlements Visite Création de collaborations et de programmes, passerelles, mobilité Autres universités, HE et réseaux internationaux Conventions Expertise Conseil Séances d’info, brochures Réunion de consortium Conseille, informe, gestion administrative, organise, Travail en réseau/partenariat avec l’ULg Activité d’orientation et d’information pour leurs étudiants (salons) Organise des activités Enseignement secondaire Séance d’information Ateliers (formation, forum, discussions,..) Conseille, informe, organise En demande d’activités spécifiques Diffuse de l’information Presse Interviews Dossiers de presse Être une des personnes ressources dans les domaines couverts par les services DG (en lien avec RE&C, Facultés,) Interface Informations dans les domaines couverts par les services DG

FWB et autorités de tutelle

Activité du service Besoin Financement des universités CFB (indirect) Validation des cursus et certificats Tableaux via les autorités de tutelles Récolte et vérifie la conformité des données Ingénierie stratégique Appliquer la loi de financement Organise des formations Forem Conventions de formation Conseille, informe, analyse, gère, coordonne Établir un partenariat Activité citoyenne ? Avis en tant qu’expert Joue le jeu

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