Evaluation des services administratifs de la Direction Générale

Evaluation des services administratifs de la Direction Générale
Travaux du groupe de travail 25/01/2013

Autorités internes Encadrants SL Etudiants Administrations
DG Autorités externes Autorités de tutelle, ministres, Communauté française PO, CIUF, CREF Autorités internes Recteur, Vice-Recteurs, Doyens, ?? Facs, CA Encadrants SL Avant-pendant-après Etudiants Administrations ARH, ARF, ARD, Facs, SEGI, ARI, Relations extérieures, cellules d'appui Monde extérieur Ville, Administration publique, enseignement (secondaire et HE, autres universités), employeurs

Commission d’évaluation Rédaction du Plan d’action
Planning: début de chaque phase Etapes Résultats/ livrables Commission d’évaluation N Etape 1 Lancement Compte-rendu (note contextuelle) Réunion N + 1 mois Etape 2 Identification des bénéficiaires des services rendus par l’entité Etape 3 Identification des services rendus par l’entité Etape 4 Identification des activités et processus de l’entité Référentiel de l’entité pilote N + 2 mois Etape 5 Identification de critères d’appréciation Etape 6 Identification des indicateurs Critères d’appréciation et indicateurs Réunion N + 3 mois Etape 7 Identification des performances actuelles Etape 8 Définition d’objectifs de performance (valeurs cibles) Etape 9 Identification des sources d’information Etape 10 Collecte des données Niveaux de service à atteindre Réunion N + 4 mois Etape 11 Structure du rapport Etape 12 Rédaction du rapport d’autoévaluation Autoévaluation N + 6 mois Etape 13 Rédaction du Plan d’action Plan d’action Réunion N + 8 mois Etape 14 Sélection du groupe d’experts Etape 15 Mission des experts et rapport d’évaluation Rapport d’experts N + 10 mois Etape 16 Adaptation du PA et présentation aux Autorités Plan d’action final

Référentiel : à relire par chacun
Calendrier des 2 prochaines réunion (31.01 et 7.02) Relecture des questions évaluatives pour la fonction 1 Elaboration des questions évaluatives pour les fonctions 2, 3 et 4 Réflexion sur les indicateurs pertinents pour approcher les réponses

Analyse de la meilleure manière de récolter ces indicateurs
Indicateurs existants (résultats d’enquêtes déjà réalisées, système de gestion interne) focus group ou enquêtes complémentaires à réaliser (Réunion le avec le CLEO?) Récolte des données entre et 31.03 Rédaction du RAE et PA entre et (?) Visite d’experts en juin ou septembre

ETUDIANTS

Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés
Autorités internes Autorités externes Proches Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés Encadrants Facultés Société civile (nationale et internationale) Employeurs Enseignement II ULg Société DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Conseiller / Prescripteur

Cycle général de l’étudiant
Besoin de connaissances structurées / d’expertise et de reconnaissance Activités principales Rechercher un emploi Développer des compétences Gérer sa carrière Maintenir le lien avec l’ULg Promouvoir l’expérience vécue à l’Université Réalisation de soi Se connaître (besoins, capacités) S’informer (opportunités, admissibilités, conditions de succès, aides,...) Analyser (potentiels, risques, avantages, inconvénients) PREPARATION INSCRIPTION FORMATION VALORISATION Reconnaissance Décision de s’inscrire Activités principales Préparer et suivre les cours et les TP Étudier Être mobile Préparer leurs travaux / mémoires Passer des examens Compléter leur formation de base Mener sa vie étudiante S’inscrire / s’enregistrer Chercher un logement Organiser leur mobilité in Chercher des réponses à leurs besoins spécifiques Se préparer à la rentrée Prestations en faveur des étudiants peuvent être directes, indirectes (coopération, soutien des Fac et des encadrants) Faire le lien avec les besoins clés (en relation avec les objectifs de l’Ulg : nbre d’étudiants, taux de réussite, …), les objectifs des facultés, les objectifs de performance de l’Université Inscription

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Préparation Aider le futur étudiant à faire le bon choix d’études Informer le futur étudiant de manière complète sur les formations ET les conditions d’admission Informer le futur étudiant et le conseiller sur les conditions et les possibilités d’aides qui lui garantiront un environnement adéquat (coût des études, logement, etc.) Inscription Conférer à l’étudiant un statut qui permet l’accès à la formation (au sens large: cours, expériences de vie…) aux infrastructures et aux services de l’ULg Formation Accompagner l’étudiant dans ?? les conditions de réussite de sa formation, de son expérience internationale ainsi que dans sa situation personnelle de vie et de bien-être à l’université; Faire respecter les règles de vie à l’Ulg Valorisation Délivrer un statut de diplômé/certifié qui permette la reconnaissance extérieure et l’accès à certains services ULg (événements, mail alumni, …); Créer et entretenir le sentiment d’appartenance à l’ULg / le rôle d’ambassadeur Favoriser l’apprentissage tout au long de la vie

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Question évaluatives Question évaluatives: facultés Quelles sont les actions mises en œuvre par les services de la DG dans les différentes phases de la fonction en relation avec l’étudiant? Ces actions sont-elles évaluées? A quelles modifications cette évaluation a-t-elle donné lieu, par exemple? Indicateur: appréciation de la DG, sur base des évaluations auprès des étudiants En quoi la DG contribue-t-elle à aider les futurs étudiants à faire les bons choix d’études? Comment ce rôle s’articule-t-il avec d’autres acteurs ? Indicateur: satisfaction des étudiants – satisfaction des facultés La DG est-elle efficace dans son rôle d’information aux futurs étudiants en ce qui concerne les conditions d’admission, les formations et les possibilité d’aides? - La DG fournit-elle une aide adéquate et appréciée au moment de l’inscription? La DG fournit-elle un accompagnement adéquat et apprécié au cours de la vie de l’étudiant à l’université? Comment ce rôle s’articule-t-il avec celui des facultés? (distinction : soutien à la réussite, soutien à son expérience internationale, soutien/accompagnement relatif à la situation personnelle de vie et de bien-être à l’université) Quel est le rôle joué par la DG pour les diplômés de l’ULg? La DG contribue-t-elle à entretenir un sentiment d’appartenance à l’ULG? Contribue-t-elle à favoriser l’apprentissage tout au long de la vie L’aide apportée aux facultés est-elle jugée adéquate, y a-t-il des manques ou des double emplois, les facultés trouvent-elles des interlocuteurs qu’elles souhaitent pour leurs développements dans les services de la DG en matière de Programme ( grade académique ou non) Promotion de la faculté ( en ce compris attractivité) Internationalisation de la faculté Conformité (admission/inscription/procédures/régle- ments) Suivi des étudiants PS : La collaboration avec les facultés existent à tout niveau (étudiants, encadrants,etc..) . L’organisation d’un focus groupe devrait permettre de sonder l’état de satisfaction et les souhaits des facultés sur ces points. Indicateur: satisfaction des facultés sur les différents points

ENCADRANTS SL enseignants (académiques, chargés de mission ou de suppléance) et scientifiques

Autres éts d’enseignement Encadrants (avant, pendant, après) ULg
Autorités internes Autorités externes Proches Autres éts d’enseignement Encadrants (avant, pendant, après) Etudiants Facultés Société civile ? (employeurs, Enseignement II,..) … ULg Société DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Autres juristes

Recherche d’opportunités de carrière
Cycle encadrant SL Recherche d’opportunités de carrière S’informe des postes à pourvoir Envoie son CV Se met en ordre administratif S’informe des statuts Est informé des possibilités de poursuite Accède à l’éméritat Contribue au rayonnement de l’ULG Participe à des événements de fin de carrière Engagement Vie professionnelle Enseignements/activités pédagogiques / Projets Carrière Post-carrière Essor des activités professionnelles Participe à des événements Trouve un soutien (organisationnel, financier, personnel) ou des idées de développement en lien avec ses centres d’intérêts professionnels (mobilité, coopération au développement, formation continue, … Contribue au rayonnement de l’Institution Arrêté de nomination ou contrats Fin de contrat / retraite CARRIERE proprement dite Evolue dans sa carrière (nomination définitive, mise en disponibilité, réduction de charge, promotion) Est informé sur les conditions et procédures de promotion et sur les statuts ENSEIGNEMENT SS Remplit son rôle d’encadrant (enseigne, se forme,....) Définit ses engagements pédagogiques Cherche un soutien pédagogique ???

Engagement Post-carrière
Fonction générale des services de la DG envers les encadrants (académiques, suppléants SL et scientifiques) Mettre l’encadrant en bonne situation d’exercer ses missions d’enseignement et de services à la communauté, l’accompagner et le soutenir tout au long de sa vie professionnelle au sein de l’Ulg Engagement Assurer le suivi des décisions de nomination (académique, scientifique)/désignation (suppléant) actée par le CA ; Informer les encadrants sur les statuts, règlements et procédures les concernant relatifs à ses missions; Accueillir les académiques qui entrent en fonction Vie professionnelle Accompagner l’encadrant dans ses démarches administratives (en relation avec l’ARH et/ou la RD pour les parties qui les concernent) Soutenir (soutiens organisationnel, financier, personnel) ou et proposer de nouveaux projets (ex. formation continue, mobilité , événements « protocolaires » …). Post-carrière Informer et instruire les dossiers des encadrants retraités ou en fin de mandat qui souhaient poursuivre des activités au sein de l’institution non rémunérée animer la mise en réseau des anciens académiques (encadradants ?) (événements de mise à l’honneur, participation à des cours, actions alumni…)

« Les autorités académiques et facultaires»

Recteur, Vice-Recteurs
Fonction générale de la DG envers l’Institution: Participer à la définition et la mise en œuvre de la politique institutionnelle dans le domaine de l’enseignement et de la formation => Attention: rajouter la force de proposition/d’anticipation Facultés Soutenir les Facultés pour répondre à leurs besoins dans la construction de règlements internes, programmes de cours, engagements pédagogiques ou tout autre projet facultaire Assurer un rôle d’interface entre les facs et le CA pour ce qui concerne l’enseignement et la formation Gérer la mobilité et les conventions entre la fac et d’autres institutions Recteur, Vice-Recteurs (Anticiper les besoins et ) conseiller, appuyer les autorités dans la création et/ou la mise en œuvre de projets institutionnels ou de nouvelles dispositions législatives en lien avec l’enseignement et la formation Préparer le CA et exécuter les décisions en lien avec l’enseignement et la formation Contribuer au développement des bases de données institutionnelles Autres administrations internes Conseils sectoriels de la recherche Assurer le rôle d’interface entre conseils et facultés dans les dossiers où l’aspect recherche et enseignement sont intimement liés Autres parties prenantes (autres universités, écoles, médias, Ville…) Apporter son expertise dans la création et/ou la mise en œuvre de projets ponctuels en lien avec l’enseignement et la formation Fournir aux autres administrations toutes les données relatives à l’enseignement et à la formation, nécessaires à la réalisation de leurs missions propres Informer et conseiller le monde extérieur dans la création, la mise en œuvre et le renforcement de visibilité de projets en lien avec l’enseignement et la formation Participer au rayonnement du monde extérieur Autres Autres adminiVVVVcostrations .

« Monde extérieur »

FWB et Autorités de tutelle
Fonction générale de la DG envers les autorités et le monde extérieurs: Permettre aux autorités de tutelle de remplir leurs missions (contrôle, gestion, visibilité). FWB et Autorités de tutelle Elaborer et fournir aux autorités externes de contrôle toutes les données leur permettant d’assurer leurs missions (financement CF, subsides formation continue, légalité des décisions du CA...) répondre aux demandes d’appui et d’expertise formulées par la Fédération Wallonie Bruxelles agissant dans le cadre de ses compétences en matière d’enseignement supérieur en Communauté française.

Référentiel fonctionnel détaillé

Etudiant - Avant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin S’informe sur les études Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Etudiants formation continue Brochures Site web Salons étudiants Portes ouvertes Visites écoles (II et autre ES) Concevoir Réaliser et produire Diffuser (en Coordination avec les facs) Connaître l’offre de formation Ulg S’informe sur la possibilité d’être admis Etudiants in Règlementations Examens (entrée, maitrise du français,..) Information Conventions diverses (Erasmus Mundus, codiplomation, cotutelle,..) Décisions individuelles d’admission et d’équivalence Dossier d’accompagnement ( VAE) Informer Conseiller Accompagner Vérifier et analyser le parcours Suivre les évolutions législatives Rédiger et envoyer les courriers officiels Gérer les recours (en lien avec les acteurs concernés) Exécuter les décisions CA Sélectionner les candidats EM Gérer la coordination avec organismes de coopération (Pacodel) Gérer le site web Être aidé en vue de pouvoir finaliser son inscription dans les meilleures conditions Cherche à mieux se connaitre et réfléchir à son avenir en vue d’élaborer un projet d’études et/ou de profession Test et bilans d’orientation Animation Atelier Entretien individuel (en lien avec des professionnels tels que psychologues, conseillers d’orientation..) Permanence Séminaires et conférences Organiser des consultations individuelles Assurer des permanences Concevoir, organiser et animer des ateliers, des séminaires des conférences, des séances d’information.. Faire le bon choix (institution et filière) et mieux se connaître

Activité du service Besoin Cherche une expertise Etudiants formation continue Brochure Site web Informer Conseiller ( en Coordination avec les facs (++) Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise S’informe sur le coût des études et les possibilité d’aides Tous les futurs étudiants Dossier Brochures Chèques formations (FC) Aide s financières Instruire et Analyser le dossier Conseiller et Accompagner Collaborer avec les services agréés CF (ITF) Avoir des aides pour s’inscrire Organise sa mobilité Etudiants in Stagiaires étrangers Contrat Acceptation comme étudiant mobile BD mobilité IN Programme /contrat d’étude Parrainage Brochure IN Élaborer le dossier Aider à la préparation du séjour et/ou à l’orientation du stage Gérer les banques de données et les conventions (Lien avec la faculté et avec l’institution d’origine, CUD ) Avoir une intégration optimale, approfondir la langue française et avoir confirmation de sa mobilité Se préparer à la rentrée Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Activités préparatoires Cours sur la méthode, la matière et les outils Cours de français (IN) Donner des supports à l’apprentissage ( en Coordination avec la fac (invitation de profs, projets) Faire une bonne rentrée (être préparé, actualiser ses connaissances) S’informe sur ses possibilités de logement Etudiants Formations continues Collaborer avec le service logement Consulter la base de donnée Conseiller sur le localisation (pour les étudiants étrangers) Être idéalement logé

AVANT Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin S’informe sur les aménagements mis en œuvre pour sa situation spécifique - Futures étudiants en situation particulière (handicap, artistes, sportifs, ARE (Adulte en reprise d’Etude) - Futurs étudiants internationaux Entretien Brochures RV et accueil personnalisé Site web Conseiller Informer Accompagner (Pacodel, notamment) Servir de relais vers les services et personnes in et out Ulg Faire reconnaître sa situation particulière et avoir un aménagement spécifique à sa situation Être rassuré

Etudiant - Pendant

Activité du service Besoin S’inscrire Etudiants inscrits (tous sauf étudiants d’échange in) Carte d’étudiants Accès au portail Règlements Programme de cours Adresse mail Programme/brochure journée d’accueil (J-1 et J) GO ULG Attestations diverses Activités préparatoires Accueillir Vérifier le dossier Suivre les évolutions législatives Concevoir la carte d’étudiant et les attestations Expliquer le maniement WEB , distribuer des brochures et informer sur les activités préparatoires et l’institution (sport, culture, et diversité services, vie étudiante Être inscrit « S’enregistrer » Etudiants d’échange IN Idem. autres étudiants Welcome Pack étudiant d’échange Informations spécifiques (cité administrative, banques, mutuelles) idem Concevoir et Organiser des brochures et des activités spécifiques Erasmus (Lien avec facultés et avec associations étudiantes (ESN), avec HE Charl-Schuman ) Faire une mobilité durant le cursus (valorisation dans celui-ci) Construit son programme spécifique - Spécifique Etudiants IN Séances d’accueil par les coordinateurs départementaux Information sur Test/cours de français Choisir des cours spécifiques « à la carte »

Activité du service Besoin - S’organise, travaille concrètement ses cours pendant l’année, se prépare aux examens, finalise ses travaux et gère sa session. - Veut réussir sa formation Etudiants en cours (tous) Informations : sites web, brochures, séances en fac, soutien à la réussite : cours préparatoires et remédiation, séminaires Entretiens, permanences, test Création d’outils de travail/de méthode en ligne/planning/résumés accompagnement et soutien personnalisé Informer Accompagner/soutenir/écouter Outiller/Illustrer Former Contextualiser Diagnostiquer/remédier Concevoir et réaliser des actions de soutien à la réussite (en collaboration avec des partenaires internes (services DG, facultés, RCAE) et externes (AWIPH, médecins, fédérations sportives,…) Promouvoir et faire connaître les statuts particuliers ( notamment sportifs/artistes ) Prendre éventuellement des contacts avec l’entourage familial Travailler des matières pour répondre aux exigences des enseignants et gérer sa session d’examens et mener à bien son mémoire/travail de fin d’étude Avoir accès à des outils, se faire conseiller en fonction de son profil

Activité du service Besoin - Cherche à bien vivre son parcours à l’Ulg ( santé, bien-être, sécurité…) Etudiants en cours (tous) Activités de sensibilisation sur le campus (santé, diversité sous toutes ses formes, bien-être, vie étudiante, sport…) Activités d’ouverture à la diversité culturelle Fiches thématiques Sites web Conseils Entretiens Formations BEPS Première aide lors d’évènements douloureux individuels ou collectifs Activités d’intégration Erasmus Informer, sensibiliser, écouter, soutenir, accompagner, initier une médiation dans une situation difficile Préserver sa santé au sens large S’épanouir - Affronte les changements entre le secondaire et l’université Séminaires Site méthode en ligne Coaching Brochure Informer Accompagner Sensibiliser Outiller/Illustrer Soutenir S’adapter au contexte universitaire

Activité du service Besoin - Confirmer son choix d’étude, préciser ses options ou se réorienter Etudiants en cours Bilans d’orientation Décisions individuelles d’admission Brochures passerelles Réaliser des bilans d’orientation (écoute, analyse, soutien,..) Outiller Informer Suggérer et formaliser des accès d’office (en lien avec les fac.) Confirmer, préciser ou redéfinir son parcours - Envisage une formation complémentaire Information Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise - Cherche un soutien pour une difficulté personnelle Entretiens individualisés dans divers services spécialisés Ulg Dialogue Parrainages Médiation Entretiens et instructions des recours Fiches d’informations spécifiques pour étudiants internationaux Ecouter/soutenir/accompagner Coordonner les contacts entre étudiants et professeurs Instruire les dossiers de recours ( en collaboration avec serv.juridique) Collaborer avec des partenaires internes (services DG, facultés,…) et externes (sécurité, ville police, office des étrangers et assurances…) Faciliter la sociabilisation Être écouté, disposer des informations exactes et des conseils pour solutionner les problèmes avec toute la confidentialité nécessaire

Activité du service Besoin Développer sa citoyenneté Étudiants inscrits Exposition Fascicules Activités thématiques (concours, films) Site web conférences Concevoir, organiser et promouvoir des actions Établir un Feed-back Faire le relais des préoccupations des étudiants (CVE) Organiser sa mobilité en PED Organiser un parrainage S’ouvrir au monde et devenir des citoyens responsables (décret Bologne) - Respecter les règles disciplinaires et les règlements de l’ULg Etudiants inscrits Information via web et tél ou entretiens individuels Procédure disciplinaire Informer sur la procédure (web, tél, courriels) Établir les contacts avec les acteurs concernés (étudiants, professeurs, facultés, SJ, recteur,…) Rédiger et envoyer les courriers officiels Participer et rédiger des pv d’audition et les propositions de peines Avoir un comportement correct ou prendre conscience des conséquences de ses actes

Activité du service Besoin - Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants en cours (Master ou Doctorat) Page web et site d’offres d’emploi Séminaires et entretiens Information sur bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journée emploi Informer Conseiller Accompagner les étudiants (individuellement et collectivement) Analyser le parcours Gérer le site d’offres d’emploi Prendre Contact avec les facs et les recruteurs Concevoir et mettre à jour l’enquête de suivi de diplômés (en collaboration RADIUS) Préparer sa transition vers le marché de l’emploi - Internationalise son cursus ULg Etudiants out Acceptation et contrat comme étudiant mobile Séances d’information en fac Accompagnement interculturel, logistique et financier Promouvoir la mobilité Gérer la partie financière des fonds mobilité UE, CSM, ULg Gérer le contact avec facs et partenaires étrangers Effectuer une mobilité durant son cursus Recevoir une bourse

Etudiant - apres

Activité du service Besoin - Veut son titre de formation ( diplôme, certificat, attestation..) Étudiant ayant achevé sa formation Certificat, attestation, diplôme Vérifier la conformité Rendre, informer (brochures…) Entretien Obtenir des documents officiels - Devenir Alumni Etudiants diplômés Avantages et privilèges : carte alumni, événements alumni Brochure (Go alumni) Formation (compétences transversales) Prix Voyages Cours organisés avec les villes, leçons Informer Etablir les contacts avec les associations de diplômés, les facultés, la ville de Liège Coordonner les activités du Réseau des Amis Gérer de la base de données des alumni S’épanouir personnellement et professionnellement - S’inscrire à une formation continue Accès au portail Règlements Programme des formations Attestations diverses Accueillir Vérifier et traiter le dossier Concevoir des attestations Etre inscrit à une formation continue

Activité du service Besoin - Trouver des conseils sur la recherche d’emploi) Etudiants diplômés Pages web et site d’offres d’emploi, réseaux sociaux Séminaires et entretiens Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journées Emploi Informer Conseiller Faire un Accompagnement individuel et collectif Analyser le parcours Etablir les contacts avec les Facs et les recruteurs Trouver un emploi et/ou élargir son horizon professionnel - Postule à une admission et/ou une bourse Ex étudiants IN Etudiants diplômés ULg Transmission des documents utiles Analyser de la demande de bourse Poursuivre sa formation à l’Ulg ou à l’étranger - S’interroge sur la reprise éventuelle d’une nouvelle formation - Est ambassadeurs de l’ULg Adultes en reprise d’études Bilans d’orientation Analyser, discuter, conseiller Atteindre ses objectifs personnels et professionnels

Encadrant (Sensu Lato) - avant

Activité du service Besoin S’informe sur les postes publiés et la procédure pour devenir encadrant à l’Ulg Futur encadrant Information sur les statuts, les postes à pourvoir Accusé de réception Informer Recevoir et gérer les candidatures (en relation avec ARH (infos), ARD (publications), Fac (infos) Devenir encadrant

Encadrant (Sensu Lato) - pendant

Activité du service Besoin - Est nommé Encadrant (scientifique, académique, extérieur ou PATO-exceptionnel) Lettre de nomination Pour les académiques: contrat d’enseignement soirée académique (repas,..) – uniquement aca Règlement Procédure Informer sur les statuts et procédures Être le lien entre la facs, le CA, l’ARH Faire le suivi administratif des décisions Organiser la prestation de serment (uniquement aca) Etre en ordre administrativement - Veut modifier son statut ou sa charge (promotion, changement de catégorie, modification de la situation administrative) Encadrant Lettre d’exécution Informer de la procédure Contrôler la conformité Instruire administrativement le dossier (pr les promotions: CSR, facs, commission aca, CA) et suivi des dossiers ( en Collaboration avec la ARH/ARD/facs) Gérer les recours éventuels (DG, recteur, SAJ, doyen/fac) Évoluer dans sa carrière

Activité du service Besoin Transfert des infos vers l’IFRES, les bibliothèques… ????? - Participe à une mobilité / accueille quelqu’un Encadrant mobile Différents « Vade mecum (prof mobile, accueil du stagiaire, des frais) Etats de collaboration Contrats de mobilité « Erasmus » Liste des projets retenus pour l’institution Finalisation du projet Informer Valider le séjour auprès du partenaire Opérer une veille des appels Financer ( en Collaboration avec les facs) Gérer la base de données (en collaboration ARD) Informer, aider à l’introduction de projets, Veut avoir un contact international Veut obtenir un financement pour développer des contrats internationaux - Veut une année sabbatique pour enrichir son CV Encadrant Dossier transféré à l’ARD ( demande FNRS) Dossier de mise en disponibilité ?? Participer au montage du dossier (réorganisation des enseignements… en lien avec la fac et l’ARH qui pilote ces dossiers) Souhaite faire un séjour sabbatique - Veut effectuer des activités extérieures rétribuées (art 45) Lettre d’autorisation Instruire le dossier Souhaite effectuer des prestations en toute légalité

Activité du service Besoin Enseigne - Encadrant Aide et conseil administratifs pour les engagements pédagogiques Questionnaire d’évaluation, grilles, enquêtes Soutenir et accompagner des les processus de labellisation (Bologne, ECTS,..) Informer, conseiller, Créer des dispositifs pédagogiques en lien avec l’IFRES, Guidance et les bibliothèques Remplir ses engagements pédagogiques Améliorer l’apprentissage des étudiants Veut organiser une formation continue (formation enseignant, FC internationale, …) ou une co-diplomation Avis Règlement Vade mecum Dossier de subside/budgétisation Convention Promotion Suivi logistique Analyser, Instruire et suivre les dossiers (yc les procédures de marché) Répondre aux appels d’offre extérieure et prospecter Faire de l’ingénerie de formation Vérifier Négocier et rédiger les conventions ou accords cadre Aider à la conception de documents, de site, de stands.. Organiser une formation répondant aux critères Bologne Obtenir les subsides Faire connaître la formation A un projet avec ses étudiants (voyage didactique, colloque, concours…) Encadrant Financement Support Instruire le dossier Informer de la procédure Apporter son soutien dans l’organisation et la promotion de l’événement Concrétiser les apprentissages Faire rayonner sa discipline et plus largement son institution

Activité du service Besoin - Rencontre des difficultés interpersonnelles ou liées à ses activités d’enseignant (DG + Recteur + SAJ + facs/doyen) Encadrant Avis Instruire le dossier avec les administrations concernées Exercer sa fonction dans les meilleures conditions - Developpe sa citoyenneté et fait de la coopération au développement Préparation, suivi des dossiers Cud et CTB Informer/Accompagner/ conseiller Informer, préparer à suivre les dossiers CUD et CTB Créer des dispositifs pédagogiques (En lien avec l’IFRES (pour son amélioration) et les bibliothèques ) Souhaiter, améliorer l’apprentissage des étudiants - Veut renforcer ses collaborations internationales Préparation d’une mission officielle Préparer Participer à la mission S’intégrer dans une mission officielle

Encadrant (Sensu Lato) - Après

Activité du service Besoin - Part à la retraite Académique Brochure Souvenirs En cas de décès: Note récapitulative de sa carrière Lettre de condoléance (famille, communauté universitaire) Organiser la séance de mise à l’honneur Conserver son sentiment d’appartenance - Demande à poursuivre une activité Encadrant Lettre d’autorisation à poursuivre Informer et Instruire du dossier (en lien avec facs) Financer des missions à l’étranger Poursuivre une activité au sein de l’Institution - Contribue au rayonnement de l’Ulg Soutien logistique Mettre en place des cours et conférences Réseau des anciens Continuer à participer au rayonnement de l’institution

Facultés (bénéficiaire direct et indirect - Partenaire)

Activité du service Besoin - Crée ou modifie ses programmes (grade académique/certificat, co-diplomation,….) Facultés Ennseig NB : L’initiative peut venir d’un encadrant – voir le référentiel « encadrant » Avis de conformité Conseils de nature stratégique Élaboration d’une convention (+ gestion pour certaines) Promotion (web, documentation, information avec ou sans les facs) Analyser le projet facultaire Rédiger une convention Gèrer administrativement et financièrement les programmes internationaux et/ou les formations continues ( en collaboration avec la fac ou l’encadrant) Actualiser son programme Diffusion et appuis divers dans la création de l’information ???? -Veut établir un règlement interne spécifique - Veut connaître l’interprétation d’une disposition légale ou réglementaire ou d’un règlement existant Faculté Avis, conseil Projet Analyser la demande Rédiger le projet Fournir l’interprétation des dispositions légales ou réglementaires Se prémunir / être en règle / se conformer - Organise une mobilité étudiante Conventions étrangères Vades mecum ( appariteur, séjours courtes durée.) Gérer administrativement des données étudiantes et diffuser les pratiques européennes Structurer et organiser la mobilité étudiante - Soumet des dossiers au CA Avis / conseil Vérifie la conformité des dossiers, des propositions , aux lois et règlements internes Faire passer un dossier conforme en vue de son approbation par CA

Activité du service Besoin Faculté (bénéficiaire indirecte ??) Vérifie(conformité des diplômes / certificats), support, propositions, suggestions, exécution, promotion…??? Voir à étudiants.. - Gère la faculté Faculté Données des BD ??? Site web / réseaux sociaux Documentation ??? Gère des BD Fait des actions de promotion et de diffusion d’information - Obtenir des informations - Acquérir ou augmenter sa visibilité

Recteur et vices-recteurs

Activité du service Besoin Dirige l’Institution Recteur (et le 1er vice recteur en tant qu’il remplace le recteur en cas d’empêchement de dernier) A l’interne : Dossiers préparés dans tous les domaines couverts par service DG : instruction, conseil, proposition, ingénierie stratégique , … A l’externe : préparation des dossiers (CReF, CIUF, etc), participation à des commissions Analyse de projets de décrets et d’AG Conseiller, apporter son appui, son expertise, sa créativité Veiller à la cohérence Rédiger des notes et des projets Exécuter des décisions liées aux domaines couverts par les services DG Représenter l’Institution (externe) Assurer une bonne gestion de l’Institution Préside le CA Préside la Cion aca Documents récapitulatifs des points inscrits à l’ordre du jour Conseils Propositions Préparer l’ordre du jour Instruire et vérifier la conformité des dossiers avec les dispositions légales, réglementaires et avec la politique institutionnelle Acheminer au CA les décisions de la cion aca Exécuter les décisions prises par le CA (Le tout dans les domaines couverts par les services de la DG) Prendre des décisions pour l’Institution Faire approuver des points par le CA

Activité du service Besoin Assure la visibilité et la reconnaissance nationale et internationale de l’Institution Recteur (et le 1er vice recteur en tant qu’il remplace le recteur en cas d’empêchement de ce dernier) Information, promotion, communication dans tous les domaines couverts par les services de la DG (enseignement au sens large) Organisation de prix (corps consulaires, du réseau des amis) avec et sans les facultés Organisation et soutien de visites protocolaires, facultaires et de délégations internationales (ambassadeurs, Docteurs honoris causa facultaires, remise des diplômes, premiers nommés, émérites, … Missions à l’étranger (en lien avec RE&C) Label ECTS/ DS, Certificats Léonardo, KLO, Europass, etc… Apporter son appui, conseils, son expertise, sa créativité faire de l’Ingénierie stratégique (double emploi??) Rédiger des règlements (par ex: Règlement de fondations) Gèrer les fondations et l’attribution des prix Donner des informations en conformité avec les règles européennes Assurer la visibilité national et international de l’institution Faire accréditer la qualité de l’Institution Fait accréditer la qualité de l’institution Recteur

Activité du service Besoin Souhaite des informations, des données, un soutien en vue d’accomplir les missions qui leur ont été déléguées et dans le cadre des fonctions assumées par les services de la DG) Vices-recteurs (enseignement, Gembloux, relations internationales, recherche) Information sur les règles légales et/ou réglementaires Rédaction de projet de règlements Communication et interprétation de données Apporte son appui, ses conseils, son expertise, sa créativité Rédige des règlements fait de l’Ingénierie stratégique Donne des informations quant aux dispositions légales et réglementaires applicables Exécute les décisions prises ?? Réaliser au mieux les missions qui lui ont été confiées

Monde extérieur

Activité du service Besoin - Crée une nouvelle branche d’activité - Veut renforcer des compétences internes Employeur (personnes physiques, entreprises privées et publiques, les ministères étrangers ??,..) Dossier VAE pour membre personnel Site web, job days, bourses Léonardo Prestations externes (avis, conseils, visites et formations sur mesure) Informer Analyser Accompagner (explication du terme ?) Jouer le rôle d’interface entre les (futurs) diplômés, les entités ULg et les employeurs Développer de l’innovation Assurer une qualification complémentaire du personnel en lien avec l’innovation Améliorer le fonctionnement interne - Propose des services à la population Villes/ Provinces Cours et leçons (Ville de Verviers + Liège) Diffusion et promotion de leurs activités (vie administrative et culturelle ..) Coordonner et gérer administrative l’organisation de cours et leçons Appuyer, soutenir, intégrer ?? Faire rayonner la ville, la province,.. Respecter les règlements ?? -Veut organiser une visite ?? -Veut créer des collaborations et de programmes, - - Veut mettre en place des passerelles - Veut mettre en place une mobilité Autres universités, HE et réseaux internationaux Conventions Expertise Conseil Séances d’info, brochures Réunion de consortium Informer, Conseiller, gèrer administrativement et financièrement, organiser, Coordonner Travailler en réseau/partenariat avec l’ULg Organiser des activité d’orientation et d’information pour leurs étudiants (salons)

Activité du service Besoin - Organise des activités Enseignement secondaire Séance d’information Ateliers (formation, forum, discussions,..) Informer, conseiller, organiser Organiser des activités spécifiques pour leurs étudiants - Diffuse de l’information Presse Interviews Dossiers de presse Être une des personnes ressources dans les domaines couverts par les services DG (en lien avec RE&C, Facultés,) Interface Etre informé dans les domaines couverts par les services DG Organise des formations Forem Conventions de formation Conseiller, informer, analyser, gérer, coordonner - Établir un partenariat

FWB et autorités de tutelle

Activité du service Besoin Finance les universités CFB : PO CUD et autres organismes Validation des cursus et certificats Tableaux via les autorités de tutelles Récolter et vérifier la conformité des données Faire de l’ingénierie stratégique Appliquer la loi de financement ou d’autres législations ( par ex : décret subsides formation continue) Avoir une expertise Contrôle Organisme belge ou européens financeurs ( AEF Europe, CTB, Coopération fédérale, EACEA,… Reporting Rapports d’activités Elabore des rapports et des reportings financiers Contrôler l’utilisation des apports financiers Organise des commission au niveau interuniversitaire (éducation tout au long de la vie, groupe arrêtés, inscription, commission réussite,..) CIUF CREF Position de l’institution Conseils, avis, Projets (mise ne place de base de données, création de services au sein de l’université..) Représenter l’institution (participation, préparation, propositions, suivis (notes administratives ) de projet) Prendre des décisions Etablir un partenariat Être informé Répondre aux obligations légales et réglementaires Promouvoir la coopération interuniversitaire

Evaluation des services administratifs de la Direction Générale

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