Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h

Présentation au sujet: "Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h"— Transcription de la présentation:

1 Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal RXI0402

2 Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h
N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Aymeric Lavergne Hot Line informatique : accueil

3 Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h
N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Philippe Rouanet Hot Line informatique : accueil

4 Interface « classe virtuelle »
L’Interface Clic and Learn, les différentes zones écrans et les boutons : demander la parole répondre « OUI » à une question répondre « NON » à une question

5 sommaire contexte de la formation objectifs de la formation présentation générale de l’outil publication

6 Objectif général A l’issue de la formation RXI0402 intitulée «Publication sur un site Intranet avec SharePoint Portal », vous serez capable d’utiliser les fonctionnalités d’un site SharePoint portal (éditeur de contenu et webparts) afin de rédiger, de publier des pages d’information et de communication et d’insérer des fichiers et des images dans ces pages. La formation est organisée en alternant des démonstrations et des travaux pratiques réalisés sur une base-école SharePoint Portal. presentation title

7 Documentation et plan de formation
Les diapositives utilisées en cours sont disponibles en téléchargement sous la forme d’un fichier Powerpoint sur la base école. La documentation de référence (fiches pratiques) est sur le site 100%pratique. Le module RXI0389 (2 jours en « présentiel ») traite des aspects création, paramétrage, gestion d’un site SharePoint Portal. presentation title 7

8 Objectifs intermédiaires / sommaire
présentation générale de l’outil créer et publier une page « simple » utiliser l’éditeur de contenu pour insérer du texte utiliser l’éditeur de contenu insérer liens, images, tableaux, fichiers en téléchargement dans une page utiliser les webparts insérer du contenu dynamique dans une page mise en page

9 « Tour de table » - Où travaillez-vous et quel est votre métier ?
Avez-vous publié dans un site Intranet (Coquille, SPIP…) Avez-vous déjà utilisé Sharepoint Portal ? - Quelles sont vos attentes concernant cette formation ? Tour de table

10 présentation générale de l’outil et de sa finalité
presentation title

11 Qu’est-ce qu’Office SharePoint Server 2007 (MOSS)?
Solution serveur basée sur Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS) Intégration avec Office, Exchange et Communicator La première version, nommé SharePoint Team Services (STS), est sortie en même temps qu‘Office XP et était fournie avec Microsoft FrontPage par la suite cette version a pris le nom de Windows SharePoint Services v2 Création de sites web Gestion de contenu Partage de données structurées Gestion de la sécurité WSS  Windows Sharepoint Services presentation title

12 L’offre DISU Nombre de sous sites (rubriques ou thèmes) illimité
intégration à l’Active Directory (AD : identification automatique) 3 principaux groupes d’utilisateurs par défaut : Visiteurs, Membres (publicateurs) et Propriétaires attribution d’une adresse de la forme nomdusite.domaine.ftgroup ou nomdusite-shp.domaine.ftgroup Limitation à 30 Go de stockage par collection de sites (espace « parent » + sous-espaces). 50 Mo maximum par fichier (pas de vidéos ni exécutables) 260 caractères max. pour nommer un lien URL Attention : éviter d’utiliser des accents dans les noms de fichiers. Demande de création d’un nouveau site par Rameau DMI WSS  Windows Sharepoint Services presentation title

13 Le vocabulaire SharePoint Portal
Site SharePoint : Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles. Dans SharePoint un site est toujours créé à partir d’un modèle. sites parents et sites enfants : Le contenu d’un site peut être réparti en différents sites pouvant être gérés séparément. Les sites parents peuvent avoir plusieurs sous-sites et les sous-sites eux-mêmes peuvent avoir des sous-sites. collection de sites : La structure complète d'un site Web de niveau supérieur et tous ses sous-sites Web est appelée une collection de sites web part : module de base pour afficher des informations sur un site ( texte, liens, flux RSS, image, boite de recherche…) web part zone : zone contenant des web parts active directory : base de données associant le Cu –Id et le mot de passe « e- buro » WSS  Windows Sharepoint Services presentation title

14 Structure d’un site et d’une collection

15 Arborescence d’une collection de sites
Intitulé de la collection Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 5 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 Les sous-sites vont correspondre à des rubriques et sous-rubriques du site, à des thèmes, des équipes différentes …. Selon les choix d’organisation retenus. Chaque site de la collection est autonome : il possède sa propre URL, son contenu (pages et fichiers), sa propre ergonomie, sa propre navigation, ses droits d’accès (on peut être publicateur dans un site, visiteur dans d’autre et ne pas avoir accès à certains).

16 Arborescence de la base école
visiteur formation B Accès interdit publicateur site de publication (Philippe) formation publicateur (Aymeric) fiches pratiques visiteur « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 vos droits sur la collection

17 Structure d’un site (exemple)
Sous-sites (rubriques)

18 publication presentation title 18

19 Mode opératoire de publication
Une fois positionné dans la rubrique dans laquelle on souhaite créer une nouvelle page, ou sur la page que l’on souhaite modifier, le bouton « Actions du site » permet d’accéder à la fonctionnalité choisie :

20 principes de création de page
Généralités 1) On se positionne à l’endroit (dans la rubrique) où l’on souhaite publier 2) Le publicateur choisit: le titre de la page Autres paramètres modifiables à posteriori (propriétés de la page) la description l’URL une mise en page (modèle : page d’article, d’accueil, de redirection) 3) Toutes les pages créées sont stockées dans une bibliothèque de pages Propriétaire d’une collection de sites SharePoint Portal interne Groupe France Télécom

21 Modes opératoires de création et publication de pages

22 Mode opératoire : création d’une page
Une fois positionné sur le site (dans la « rubrique ») concerné 1 2

23 Mode opératoire : création d’une page (titre)
choix du titre (pas de majuscule) cas d’une page d’article Image qui ne sera pas visible sur la page publiée mais dans le résultat d’une requête de contenu

24 Mode opératoire : ruban (onglet page)
2 onglets dans le ruban : page : gérer la page (enregistrer, archiver, modifier les propriétés)

25 Mode opératoire : archiver une page
Conseil : après toute modification il est impératif d’archiver la page, sinon elle reste à l’état « extrait » et elle est donc verrouillée en écriture (ne pas utiliser « enregistrer et fermer ») Pour débloquer la situation, il fait aller dans la bibliothèque « pages » pour l’archiver ou annuler l’extraction

26 Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (1)
Sur le ruban : onglet page Si nécessaire simplifier l’URL de la page (enlever les accents, …)

27 Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (2)
Sur le ruban : onglet page

28 Mode opératoire : choisir une mise en page
Sur le ruban, onglet page : Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

29 Colonnes fixes ou flottantes
texte vidéo flash texte vidéo flash texte texte image image bibliothèque bibliothèque texte texte

30 Mode opératoire : ruban (format du texte)
2 onglets dans le ruban : outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, …. Respecter la charte graphique et les règles éditoriales Police Arial, couleurs (noir, blanc, gris, orange), …. voir La Fabrique N’utiliser que les couleurs du thème

31 Mode opératoire : ruban (insérer)
2 onglets dans le ruban : outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….

32 Insérer un fichier à télécharger
Parcourir : le poste de travail pour choisir le fichier Télécharger sur : « documents » (garder cette proposition, cf chapitre « alimentation des bibliothèques ») Le document est accessible en téléchargement dans la page (et stocké dans la bibliothèque) :

33 Structure d’un site Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2
5 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images documents : pour stocker les fichiers proposés en téléchargement dans les pages images : pour stocker les images à afficher dans les pages pages : pour stocker les pages publiées dans une « rubrique »

34 insérer un lien Choix d’un fichier déjà téléchargé dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général : Saisie du texte à afficher puis (copier/coller) de l’adresse du site « visé » par le lien hypertexte : On peut définir des options : Pour un lien vers un fichier Pour un lien vers un autre site

35 insérer une image depuis son poste de travail
Télécharger l’image sur Sharepoint depuis son poste de travail ne pas enregistrer l’image dans la bibliothèque « documents » mais dans la bibliothèque « images »

36 insérer une image déjà disponible dans Sharepoint
Choix d’une image déjà téléchargée dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général : Outils image : texte de remplacement (obligatoire : accessibilité de la page), redimensionnement, position par rapport au texte (possibilité d’image flottante à droite ou à gauche du texte), lien (uniquement sur un logo ou une bannière, ….)

37 insérer une image : Orange Brand
Les images utilisées pour illustrer vos publications doivent correspondre à l’image du groupe, être libres de droits Conseil : télécharger les images (format : taille minimum) depuis la banque d’images du groupe Orange Brand

38 insérer un tableau Tableaux : choix du nombre de lignes/colonnes
Outils de gestion des tableaux : choisir la largeur du tableau en pixels (conseillé) ou en % de la largeur de page

39 Principe de l’extraction/archivage d’une page

40 Principes de l’extraction / Archivage
Pour être modifiée, une page doit être extraite (ce processus est automatique lors d’une modification) L’extraction permet à utilisateur de se réserver en modification une page. Toutes les autres personnes ne peuvent consulter la page qu’en lecture seule . Tout fichier extrait apparaît avec une icône spécifique dans la bibliothèque où il est stocké Les modifications qu'une personne apporte à un fichier pendant qu'il est extrait, ne sont pas visibles aux autres utilisateurs tant que le fichier n'est pas archivé Archivage : Permet de rendre disponible en modification une page Permet de rendre visible les modifications apportées à une page

41 Principes de l’extraction / Archivage : conseil
La page est alors « extraite » Enregistrer et libérer l’extraction : les modifications sont publiées Enregistrer des modifications sans libérer l’extraction : on continue de modifier, personne d’autre n’y a accès en écriture, les modifications ne sont pas vues par les visiteurs

42 Alimentation des bibliothèques

43 Structure d’un site Espace « parent »
pages publiées dans la « rubrique » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 5 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 fichiers à télécharger illustrations Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images

44 Contenu partagé au sein de la collection
Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 « Sous-site » 5 Le contenu de ces 3 bibliothèques est en principe accessible à tous les publicateurs de la collection contenu réutilisable : « morceaux de pages » pouvant être utilisés tels quels par des publicateurs (mise à jour automatique sur toutes les pages utilisant ce contenu)

45 Sujets abordés Alimentation des bibliothèques
Actions possibles sur un document

46 accéder aux bibliothèques
Une fois positionné dans la rubrique (le site) souhaitée : Accéder aux bibliothèques pour télécharger fichiers ou images à utiliser dans les pages

47 gestion d’une bibliothèque : organisation en dossiers
Se positionner dans la bibliothèque concernée (ex: documents), puis utiliser les fonctionnalités du ruban 1 2

48 alimentation des bibliothèques
Bouton «  Nouveau » Nouveau document (créé « en ligne ») à éviter Bouton «  télécharger un document «  ou le lien « ajouter un document » Télécharger un document Télécharger plusieurs documents

49 mode opératoire : alimentation de la bibliothèque (le téléchargement)
Ajouter un document : Télécharger un ou plusieurs fichiers depuis son poste de travail

50 Actions possibles sur un document
Actions possibles sur un document (pointer le document, les fonctions apparaissent) approuver / rejeter un document (*) consultation / modification des propriétés extraire pour modifier puis archiver un document envoyer un lien de téléchargement du document par messagerie être averti des modifications supprimer un document (gestion de la corbeille : 30 jours) historique des modifications (*) (*) si le gestionnaire a activé ce paramétrage

51 Utiliser les Webparts

52 Les Composants WebPart
Définition : Brique modulaire qui contient sa propre logique d’affichage On peut insérer des webparts dans n’importe quel type de page Intérêt : le contenu peut-être dynamique, et avec les pages « d’accueil » (colonnes fixes ou flottantes) on peut “maquetter” l’affichage des infos sur la page comme on le souhaite On peut ainsi afficher le sommaire du site, le contenu d’une bibliothèque, le moteur de recherche de l’intrannuaire, de la vidéo, du texte, …..

53 Présentation de quelques WebParts disponibles
un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). conseil : créer des bibliothèques dédiées à cet usage Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens … Flash : pour insérer une animation Flash RSS : pour afficher un flux d’informations Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page Webdoc : insérer des liens vers des fichiers stockés dans Webdoc Webparts plutôt dédiés au gestionnaire de site : Intrannuaire : lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe Recherche avec le moteur KE : lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe Table des matières (sommaire) Arborescence Requête de contenu

54 Paramétrage des WebParts
Une fois ajouté dans la page, on paramètre le composant (sur la droite de l’écran) :

55 WebParts de recherche Intrannuaire : Permet de lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe Recherche avec le moteur KE : Permet de lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe Zone de recherche : outil de recherche paramétrable (on peut en particulier restreindre la recherche au site, cf. fiche pratique MOA)

56 WebParts « bibliothèques »
un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). Conseil : demander au gestionnaire de créer des bibliothèques dédiées à cet usage, et de paramétrer un affichage spécifique Utiliser la fonction : se connecter et exporter – ouvrir avec l’explorateur Windows pour se créer un favori réseau pour cette bibliothèque dans son poste de travail (facilités de copier/coller ou glisser/déplacer)

57 WebPart diaporama gestionnaire du site
Il faut d’abord créer un diaporama dans le site (afficher tout le contenu du site puis créer) On télécharge des fichiers images dans cette nouvelle « bibliothèque d’images » On intègre le webpart dans une page et on choisit le diaporama à afficher, la durée d’affichage de chaque image …

58 WebPart éditeur de contenu
Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens … Paramètres : titre, style de cadre (avec ou sans bordure et/ou titre)

59 WebPart flux RSS RSS : pour afficher un flux d’informations
Copier/coller l’URL du flux Fréquence de rafraichissement des données Afficher ou masquer les dates, les descriptions complètes ….

60 WebPart vidéo Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page
Le fichier vidéo doit être hébergé par la DISU, service FT visio DISU (cf La Fabrique) qui fournit l’URL Choisir la taille de la fenêtre vidéo et le mode de lancement (auto ou contrôles) taille de la fenêtre

61 WebPart flash Flash : pour insérer une animation Flash
Choisir la taille de la fenêtre en pixels Le fichier swf peut-être hébergé dans une bibliothèque du site Sharepoint (copier/coller l’URL du fichier)

62 Choisir une mise en page : « les pages d’accueil »
Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

63 Colonnes fixes ou flottantes
texte vidéo flash texte vidéo flash texte texte image image bibliothèque bibliothèque texte texte

64 Mise en page : organiser les webparts
On peut intégrer plusieurs composants dans chaque conteneur Il est possible de déplacer de conteneur tout composant webpart (cliquer-glisser avec la souris) : le webpart sélectionné est entouré de vert texte flash vidéo image texte texte texte bibliothèque 1 bibliothèque 2 image

65 Travaux pratiques

66 TP n°1 : créer une page d’article
dans le site intitulé « formation publicateur (Aymeric) » Créer une page d’article intitulée « actualités de prénom » Saisir un court texte à l’aide de l’éditeur (ou utiliser le copier/coller) Publier cette page :

67 TP n°2 : insérer des liens
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : Insérer un lien vers un fichier téléchargé depuis votre poste de travail (qui sera stocké dans la bibliothèque « documents ») Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

68 TP n°2 bis : insérer des liens
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : insérer un lien vers un site Intranet Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

69 TP n°3 : insérer des images
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : Insérer une image téléchargée depuis votre poste de travail (qui sera stockée dans la bibliothèque « images » du site) Insérer une image déjà disponible bibliothèque « images » du site Publier cette page Remarque : le texte ne peut « entourer » l’image, pour un tel effet il faut utiliser la fonction « position » de l’image (à droite ou à gauche)

70 TP n°3 : insérer un tableau
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : Insérer un tableau (4 colonnes et 3 lignes) dans cette page Paramétrer ce tableau afin qua sa dimension soit de 500 pixels en largeur Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

71 TP n°4 : utilisation des webparts de recherche
1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : Sur cette page insérer les webparts suivants: recherche sur l’intrannuaire recherche sur l’Intranet zone de recherche Publier cette page 2°) modifier la page pour personnaliser le paramétrage de ces webparts afin d’en changer le titre (Apparence). Publier la page

72 TP n°5 : utilisation des webparts bibliothèques
1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » 2°) insérer le webpart associé à la bibliothèque « cr-reunion » ou « reporting » Publier cette page 3°) créer un « favori réseau » pour une de ces bibliothèques dans votre Explorateur Windows. Aller dans la bibliothèque puis :

73 TP n°6 : utilisation du webpart éditeur de contenu
Créer une nouvelle page intitulée « flash info de prénom » Modifier la mise en page (ruban : onglet page) et choisir le modèle : Orange colonnes fixes ou flottantes Sur cette page insérer le webpart : éditeur de contenu pour rédiger quelques lignes d’information, insérer des liens, des images, un tableau …. Publier cette page

74 TP n°7 : utilisation du webpart flux RSS (feedreader)
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webpart : Flux RSS : copier l’URL du flux depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » - Coller l’URL dans les paramètres du webpart : - Publier la page

75 TP n°8 : utilisation du webpart vidéo
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webparts : Vidéo : copier l’URL de la vidéo depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre vidéo (ex : 250*250) et activer les contrôles Publier la page

76 TP n°9 : utilisation du webpart flash
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webpart : Flash : copier l’URL d’une animation flash depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre Publier la page

77 TP n°10 : mise en page (colonnes fixes/flottantes)
Modifier la page intitulée « flash info de prénom » Tester les déplacements de webparts entre différents « conteneurs » Publier la page

78 Evaluation : accès à Full Eval
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