Fiches pratiques détachables pour les mises à jour. Astuces et Informations Mémo Fiches Pratiques.

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1 Fiches pratiques détachables pour les mises à jour. Astuces et Informations Mémo Fiches Pratiques

2 Le Saviez-vous ? Les données dans Mes documents sont sur le disque dur. Elles sont sous votre responsabilité en cas de perte ou de panne matériel... Elles sont accessibles aux utilisateurs qui se connectent avec leur identifiant sur votre poste... La meilleur configuration avoir un lecteur Personnel au sein du réseau (P:) C’est votre espace personnel sur le réseau. Vous seul y avez accès. Ne jamais divulguer votre mot de passe Windows. Enregistrement des données confidentielles support@actc.lu Deci 2015

3 Personnalisez la fenêtre "Ouvrir" et "Enregistrer sous" dans Word, Excel, PowerPoint...  Ouvrez l'un des programmes suivant : Word, Excel ou Powerpoint  Cliquez sur Fichier - Ouvrir ou  Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le volet gauche puis choisissez "Petites icônes" Suite... Accéder plus rapidement à vos données Suite...  Placez-vous sur votre dossier ou lecteur réseau  Cliquez sur Outils - Ajouter à mon environnement Remarque : vous allez retrouver ce même raccourci dans la fenêtre "Enregistrer sous". Raccourci d'un lecteur réseau  Ouvrez l'explorateur  Cliquez droit sur le lecteur réseau et sélectionnez Créer un raccourci Raccourci d'un dossier Cliquez droit sur le dossier ou fichier Accéder plus rapidement à vos données Créer un raccourci sur le bureau +   support@actc.lu Dec 2015

4 Windows XP + Ouvrir l'Explorateur + Verrouiller la session + Afficher le bureau + Rechercher un fichier + Supprimer définitivement un élément + Basculer d'une fenêtre vers une autre puis Changer le mot de passe Windows + Parcourir les fenêtre ouvertes Copier l'écran + Copier la fenêtre active Raccourcis Office C Copier X Couper V Coller Z Annuler la dernière commande F4 Répéter la dernière action P Imprimer N Nouveau fichier O Ouvrir S Enregistrer A Sélectionner tout F7 Vérifier l'orthographe F1 Afficher - Masquer le volet Office F1 Aide dans un logiciel F Rechercher H Rechercher remplacer K Créer un lien hypertexte support@actc.lu

5 Outlook - (signe moins) sur le pavé numérique Ctrl Fn - sur portable Permet de réduire tous les messages si vous les regroupez par date ou autre... à l'aide du menu "Affichage" - "Réorganiser par" - "Afficher dans des groupes" + (signe plus) sur le pavé numérique Ctrl Fn + sur portable Développer tous les messages, si vous les regroupez par date ou autre... à l'aide du menu "Affichage" - "Réorganiser par" - "Afficher dans des groupes" Fermer un message + Envoyer un message F9 Envoyer/Recevoir et mettre à jour tous les dossiers Outlook + F9 Envoyer/Recevoir et mettre à jour un seul dossier Outlook + C Nouveau contact + L Nouvelle liste de distribution + 2 (jusqu'à 10) (Ne pas utiliser les touches du pavé numérique) Afficher 2 jours du calendrier (possible jusqu'à 10) Cliquez sur une date au préalable. Outlook + 6 Afficher la liste complète des dossiers de la boite aux lettres y compris calendrier + contacts + 1 Afficher uniquement les dossiers de la messagerie + la zone favoris + 2 Afficher le calendrier + 3 Afficher les contacts + N Nouveau message + Marquer un message comme lu + U Remettre un message en non lu + Supprimer définitivement sans passer par les éléments supprimés + R Répondre + F Transférer support@actc.lu

6 Internet N Ouvrir une nouvelle fenêtre et clic de souris Ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre F4 Fermer une fenêtre (utile pour les fenêtres publicitaires) F4 Dérouler la liste des adresses dans la barre d'adresses F5 Actualiser la page en cours F6 Sélectionner le texte dans la barre d'adresses + Ajouter automatiquement dans la barre d'adresses le préfixe http:// et le suffixe.com, après avoir tapé le nom d'un site Stopper le chargement d'une page en cours F11 Activer ou désactiver le plein écran Internet + Aller à la page suivante + Aller à la page précédente F Rechercher un mot dans la page Web D Ajouter le site en cours dans vos favoris B Organiser les favoris + Aller sur la page démarrage + molette de la souris Utiliser le zoom avant ou arrière H Ouvrir la barre de l’historique I Ouvrir la barre des favoris support@actc.lu

7 Excel ; Insérer la date du jour dans une cellule Retour à la ligne dans une cellule au moment de la saisie + (signe plus) sur le pavé numérique Ctrl Fn + sur portable Insérer des lignes ou colonnes après avoir sélectionné une ligne ou colonne - (signe moins) sur le pavé numérique Ctrl Fn - sur portable Supprimer des lignes ou colonnes après sélection de celles-ci * Sélection d'un tableau F11 Insérer une nouvelle feuille de calcul A Sélection de la feuille active + Sélectionner un ensemble de cellules vides, saisir un contenu puis terminer par Ctrl Entrée pour recopier dans les cellules qui suivent Excel F3 Insérer une fonction = Somme automatique F3 Nommer une cellule F3 Coller un nom dans une formule de calcul F5 Atteindre une cellule + Atteindre la cellule A1 + Afficher la liste des données déjà saisies dans une liste Passer à l'onglet précédent ou suivant du classeur Espace Sélection de la ligne active Espace Sélection de la colonne active F11 Créer un graphique à partir d'une sélection ou support@actc.lu

8 Word C Copier les formats V Coller les formats F3 Mettre en majuscules - minuscules - 1ère lettre en majuscules) F7 Se placer sur un mot et trouver des synonymes + Retour à la ligne dans un paragraphe + Espace Espace insécable F7 Orthographe + Insérer un saut de page + Atteindre le début d’un document + Atteindre la fin d’un document + Sélectionner jusqu’à la fin d’une ligne Sélectionner jusqu’à la fin d’un document Sélectionner jusqu’à la fin d’un paragraphe Word K Créer un lien hypertexte et clic sur le mot Accéder au dictionnaire multi langues F9 Mettre à jour les champs dynamiques (numéros de page, date...) + touche 5 sur le pavé numérique Sélectionner un tableau (Attention pavé numérique VERRNUM désactivé) + Insérer des tabulations dans un tableau F3 Créer une insertion automatique -Sélectionner le paragraphe à stocker -Alt F3 pour l'enregistrer -Saisir une abréviation puis OK F3 Permet d'utiliser une insertion automatique -Saisir l'abréviation enregistrée au préalable -Appuyer sur la touche F3 pour insérer le paragraphe stocké comme insertion automatique support@actc.lu

9 PowerPoint M Insérer une nouvelle diapositive D Dupliquer une diapositive Cliquer sur la diapo dans le volet de gauche Hausser un paragraphe Abaisser un paragraphe Déplacer vers le haut les paragraphes que vous avez sélectionnés Déplacer vers le bas les paragraphes que vous avez sélectionnés + Supprimer un mot entier F4 Répéter la dernière action A Sélectionner tous les objets d'une diapositive J Justifier un paragraphe PowerPoint F9 Afficher ou masquer la grille F9 Afficher ou masquer les repères F5 Démarrer un diaporama numéro + Atteindre la diapositive numéro en mode diaporama N en mode diaporama Afficher un écran noir en mode diaporama B en mode diaporama Afficher un écran blanc en mode diaporama Mettre fin à un diaporama P en mode diaporama Afficher le stylo en mode diaporama pour annotation E en mode diaporama Effacer les annotations en mode diaporama Annuler le pointeur stylo en mode diaporama support@actc.lu

10 Qui n’a jamais eu l’impression d’être surchargé de messages ? Le saviez-vous ? Nous consacrons en moyenne 4 heures par jour à nos mails ! Quelques astuces pour que la messagerie Outlook reste un outil rapide et efficace… Loi des 5 D A la lecture de chaque mail, optez pour une ou plusieurs des actions ci-dessous pour éviter de manipuler 2 fois la même information. Mieux organiser sa messagerie, c'est agir, au besoin planifier ou déléguer sinon supprimer. Priorité aux priorités Identifier ce qui est urgent et important de ce qui ne l’est pas. Les bons usages du courrier électronique  Se réserver des plages horaires pour consulter sa messagerie  Choisir le bon mode de communication (directe, téléphone …)  Se mettre à la place de son interlocuteur  Rédiger un objet clair et précis  Utiliser des mots clés dans l’objet (URG, ACTION, INFO, VALID…)  Limiter le nombre de personnes en destinataire et en copie  Utiliser le bouton "Répondre à tous" à bon escient  Briser les messages en chaînes  Supprimer, sans les ouvrir, les messages douteux  Utiliser avec discernement l'accusé de lecture et l'indicateur urgent  Enregistrer les pièces jointes en dehors de votre messagerie  Eviter les PJ volumineuses et privilégier les liens (dossiers communs)  Vérifier la taille de votre boite aux lettres pour éviter d'atteindre la capacité maximum  Vérifier la taille de votre archive, créer plusieurs archives (700 Mo chacune)  Archiver votre calendrier pour alléger la boite aux lettres  Automatiser le classement, créer des règles  Supprimer de votre boite aux lettres, tout message pas important et pas urgent  Désactiver les alertes sonores et visuelles pour limiter la déconcentration continue Les bonnes pratiques Dec 2015 Optimiser la gestion des messages Uniformisons nos attitudes e-mails Cochez celles que vous souhaitez adopter immédiatement... Delete Eliminer Delegate Déléguer Drop Classer Do Agir No Delay Sans attendre support@actc.lu

11 Vous pouvez envoyer un document à un interlocuteur pour qu'il le révise, toutes les modifications qu'il apportera apparaîtront soulignées ou barrées automatiquement. Ainsi, dès réception du document modifié, vous n'aurez plus qu'à accepter ou à refuser ses modifications "pas à pas" ou en bloc. Ouvrez votre document Word puis activez l'outil révision. Double cliquez sur REV qui apparaît dans la barre d'état en bas de l'écran. Votre document est prêt à être envoyé avec l'outil révision activé lorsque REV est en gras. Envoyez-le à votre destinataire sous forme de pièce jointe. Révision et modifications d'un document Word A quoi sert l'outil révision ? Envoyer un document pour révision A quoi ressemble un document révisé avec un suivi des modifications ? En affichant les modifications, le document contient des marques en couleur... Je suis d'accord Pas d'accord Si votre document contient un suivi des modifications, alors, révisez le document en acceptant ou en refusant les modifications qui ont été apportées et toutes les marques disparaîtront. Une solution rapide  J'accepte tout ou je refuse tout ! Affichez la barre d'outils Révision par le menu Affichage - Barre d'outils - Révision J'accepte tout ou je refuse tout Toutes les marques de révision disparaissent. Vérifiez que les modifications ont disparu ! Attention ! Avant envoi d'un fichier Word à l'extérieur du Groupe, vérifiez que votre fichier ne contient pas d'historique de modifications ainsi que des commentaires pouvant être confidentiels. Sachez également supprimer les commentaires insérés dans le document : Accepter ou refuser les modifications Cliquez sur support@actc.lu Dec 2015

12 Eteindre son PC tous les soirs économise 7000 heures de consommation électrique. Selon Resinfo du CNRS Une imprimante qui reste 24H en veille équivaut à 3H d’utilisation. 1 clic, j'imprime, c'est simple mais...c'est 1 page sur 6 imprimée et jamais lue… Quels sont les engagements du Support ACTC ? Nous choisissons des organismes agréés pour la destruction des matériels usagés. Nous recyclons les consommables. Nous donnons une seconde vie au matériel amorti par des dons aux écoles & associations. Nous communiquons les bonnes pratiques au bureau. Réagissons, chaque geste compte Participons à la défense de l'environnement 10 gestes simples pour une Informatique responsable J'éteins mon ordinateur et l'imprimante tous les soirs. Je privilégie les imprimantes et les photocopieurs mutualisés. J'économise le papier, j'imprime recto verso si possible. Je sélectionne 2 pages par feuille si possible. J'imprime plusieurs diapositives Powerpoint par page. Je garde comme brouillon, les pages imprimées non utilisées. Je privilégie l'archivage électronique à la place d'un archivage papier. Je dépose les cartouches d'encre dans les bacs prévus à cet effet. Je paramètre la gestion de l'alimentation de l'écran et de l'unité centrale : gain de 50% d'économie d'énergie. J'évite les écrans de veille très colorés et énergivores, je choisis "Blank" Engageons-nous aussi au bureau www.defipourlaterre.org En moyenne, un employé consomme par année 80 kg de papier (16 000 feuilles) Soit l'équivalent de 2 arbres = rejet de 25kg équivalent CO 2 !           support@actc.lu Dec 2015