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OBJECTIFS D'UNE RÉUNION CONSIDÉRATIONS SUR LA PLANIFICATION DE RÉUNION.

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1 OBJECTIFS D'UNE RÉUNION CONSIDÉRATIONS SUR LA PLANIFICATION DE RÉUNION

2 ORDRE DU JOUR : CONSIDÉRATIONS GUIDE DE PLANIFICATION CONSIDÉRATIONS CONCERNANT L'EMPLACEMENT OBJECTIFS D'UNE RÉUNION

3 Des études révèlent que 77 % des gens pensent que les réunions hors emplacement sont une nécessité et non un luxe; 85 % d'entre eux pensent que les réunions en personne sont plus susceptibles de donner lieu à une réflexion novatrice; et 82 % pensent que les réunions permettent aux employés de faire ressortir le meilleur d'eux-mêmes.

4 Une très vaste majorité des personnes participant à des réunions (92 %) considèrent que ces dernières offrent aux employés la possibilité d'apporter leur contribution et indiquent que des réunions productives peuvent contribuer à accroître la satisfaction au travail des employés. SOURCE : https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php

5 Les réunions d'affaires en personne permettent : de fédérer les équipes aux participants de se sentir plus inspirés aux participants de faire ressortir le meilleur d'eux-mêmes d'alimenter une réflexion novatrice de renforcer les relations d'affaires Rapport Hilton sur la communication d'entreprise

6 Laisser les participants être interrompus ou détourner leur attention altère la qualité de la réunion. Tiré de Psychology Today - lignes directrices pour des réunions réussies

7 GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 1 Planifier et animer une réunion d'affaires efficace centrée sur les résultats Planification et sens de l'organisation sont essentiels à la tenue d'une réunion ou d'un évènement d'affaires réussi. Concentrez-vous sur les éléments suivants lorsque vous commencez à planifier votre réunion : Établissez des objectifs de réunion précis, concis et concrets Assurez-vous que l'objectif de votre réunion est en lien avec vos objectifs d'affaires et que la réunion est nécessaire Réfléchissez à l'emplacement de la réunion - la taille de la salle, le nombre de participants, la configuration de la salle Découvrez ce que les installations ont à vous offrir, assurez-vous de bien comprendre les obligations et les clauses contractuelles Dressez une liste des invités - invitez uniquement les personnes nécessaires à la réunion Incluez les coordonnées appropriées dans votre liste Rédigez (et suivez) un ordre du jour pour la réunion Après la réunion, évaluez son efficacité et reliez-la à vos objectifs de réunion

8 GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 2 Objectifs fondamentaux de la planification de réunion et d'évènement De quels aspects devez-vous vous occuper lors de la planification d'une réunion? Bien qu'ils puissent changer d'une réunion à l'autre et d'un secteur à l'autre, vous êtes responsable des aspects suivants : Choix du lieu et de l'emplacement Hébergements de nuit Préparatifs de voyage Service de traiteur Invitations et ordre du jour Matériel audiovisuel Conférenciers et divertissements Activités récréatives Décorations Impression de documents Cadeaux et prix

9 GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 3 Budgétisation de l'évènement : Maîtrisez les coûts de votre réunion Faites plaisir à votre patron en établissant votre budget avant de planifier votre réunion ou votre évènement d'affaires et tenez-vous-y. Suivez ces quelques conseils afin de maîtriser vos coûts : Examinez attentivement les contrats pour éviter les surprises lors de la location d'un aménagement Demandez à chacun de vos fournisseurs de vous fournir une entente écrite Prévoyez une réserve de 10 % dans votre budget pour faire face aux dépenses imprévues Examinez attentivement toutes les factures et interrogez-vous sur les frais qui ne correspondent pas à votre estimation Gérez les attentes des participants et limitez le nombre de personnes autorisées à accéder au compte général de laménagement Suivez les frais de logement quotidiennement Surveillez les dépenses cachées telles que l'expédition de nuit, les taxes ou les frais de temps supplémentaire

10 « Ne laissez pas le lieu de la réunion vous détourner de vos objectifs. Les lieux de réunion branchés font un bel effet. Les lieux de réunions inhabituels sont amusants. Ils sont aussi distrayants... Choisissez un lieu de réunion qui permette à vos employés de se concentrer sur la réunion et non pas sur le lieu. » Jeff Haden, OWNERS' MANUAL

11 Choisissez un lieu de réunion qui répondra à vos besoins. Recherchez un lieu de réunion qui soit le reflet de l'énergie que vous souhaitez voir les participants déployer. Demandez une présentation des caractéristiques principales de lendroit, notamment en vidéo ou au format PowerPoint, et intégrez-la à votre documentation connexe.

12 La meilleure façon d'obtenir ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie est d'effectuer vos recherches et de rédiger une demande de propositions (DP) qui détaille tous les renseignements pertinents concernant votre groupe et vos objectifs de réunion.

13 Situé près d'Ottawa et de Montréal Navette gratuite à partir de l'aéroport international Vues spectaculaires sur le fleuve et paysages splendides Espace de réunion de pieds carrés 70 salles disposant d'un système de câblage intelligent Une taille et une configuration de salle selon vos besoins Plus de 500 chambres confortables Salles de banquet pouvant accueillir jusqu'à 500 personnes Accessibilité pour les personnes handicapées Connexion sans fil gratuite partout Centre d'affaires sur place Laboratoires informatiques pouvant accueillir jusqu'à 24 utilisateurs Soutien audiovisuel et logistique entièrement inclus NAV Spa avec services complets Piscines et installations de mise en forme ultra modernes Brasserie avec permis idéale pour le réseautage et la consolidation de l'esprit d'équipe Restaurant buffet, brasserie et boutique de casse-croûte Service de traiteur complet et café Engagement sans égal envers la clientèle par un personnel sympathique Planificateur d'événement et de réunion disponible Environnement centré sur les résultats de votre entreprise Forfaits tout inclus personnalisés pour répondre à vos besoins Total des coûts disponible à l'avance pour adapter votre budget COMMENT DEVENIR LE HÉROS DE VOTRE RÉUNION Son environnement spectaculaire et ses forfaits tout inclus font du CENTRE NAV la destination de choix pour votre réunion d'entreprise, votre événement ou encore pour faire une pause. Avec un vaste choix de services et des commodités ultra modernes, nous sommes là pour faire de vous le héros de votre prochaine réunion. Découvrez comment devenir le héros de votre réunion en vous rendant sur le site Web suivant :

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