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1 ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 2010 Aastra M 6753I Changement de système téléphonique :

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2 1 ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 2010 Aastra M 6753I Changement de système téléphonique :

3 2 Aastra 6753i

4 3 Multilignes (3 lignes) Bis Options Basculement Haut- parleur/ casque Touches de navigation Gestion du volume Mise en garde Raccrocher 6 touches fixes programmables 1/transfert 2/effacer 3/annuaire 4/liste dappel 5/trenvoi 6/conférence Coupure micro Ecran LCD 3 lignes Retroeclairé Lampe messages

5 4 Aastra 6753i Ecran LCD – 3 lignes (non retro éclairé) Haut parleur Multilignes (3 lignes apparentes)1 seul appel par ligne, pour linstant.A venir 6 touches fixes programmées avec led Écoute amplifiée/main libre/prise de ligne sans décrocher Réglage mélodies(5) et volume de sonneries Journal des appels reçus (200) Journal des appels émis (100) Annuaire personnalisé (200) Fonctionnalité possible a venir. Affichage heure & date affichage durée dappel Prise casque

6 5 Présentation du poste 6753i Personnalisation et consultation Consulter le journal des appels reçus Appel par le Nom Bis journal des appels emis Gestion des communications Prise dappels (Combiné / Mains-libres) Mise en attente musicale / Secret Transférer un appel, Alternative Gérer une conférence Prendre un deuxième appel Une réponse, même lorsque nous nous absentons Renvoyer les appels vers un autre poste ou la messagerie vocale Intercepter lappel destiné à un collègue Autres fonctionnalités Réglage du téléphone Les postes 6753i : Plan de formation

7 6 Présentation du 6753i 1/3 Touche rouge : permet de quitter un programmation ou de raccrocher un appel.Touche rouge : permet de quitter un programmation ou de raccrocher un appel. Touche haut parleur/casques permet daffirmer la position mains libres ou prise dappel casque.Touche haut parleur/casques permet daffirmer la position mains libres ou prise dappel casque. Touche secret pour parler discrètementTouche secret pour parler discrètement Touche Bis: Au repos ou en communication, de rappeler le dernier numéro composé (fonction Bis) ou daccéder au journal des Bis.En cours de consultation des journaux et répertoires, dappeler le numéro affiché Diode message indique que vous avez reçu un appel Diode message indique que vous avez reçu un appel en absence ou message dans votre boite vocale en absence ou message dans votre boite vocale Touches de réglages.

8 7 Présentation du 6753i 2/3 Touche outils permet daccéder : à la programmation des touches (numéros et fonctions), aux réglages du poste (sonnerie et contraste), à la personnalisation du poste (gestion des répertoires), aux informations privées, à la saisie des libellés des touches programmables 4. Navigateur : les touches ou permettent dafficher les rubriques ou fiches,Déplacement dans les menus. les touches ou permettent dafficher un complément dinformation ou deffectuer un réglage. Touche attente musicale Permet de faire patienter votre correspondant Touches L1/L2/L3/ avec voyants associés : Permettent la prise dappel en simultané jusquà L3 lignes.

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10 9 2éme Touche : 2.GOMMER ou EFFACER 1er touche 1:TRANSFERT 3émeTouche 3. RECHERCHE PAR LE NOM 4éme touche : 4. LISTE APPELANTS 5éme Touche 5.RENVOI 6éme Touche : 6. CONFERENCE

11 10 Bis Permet de rappeler les 100 derniers numéros composés (internes ou externes) Appuyer sur la touche : Autres fonctionnalités : bis

12 11 Annuaire interne

13 12 Consulter le journal des 200 appels reçus Traitons efficacement les appels en absence : consulter le journal 4

14 13 Prise dappels (Combiné / Mains-libres) Mise en attente musicale / Secret Transférer un appel et reprise dun appel Alternat et conférence à 3 Gérer une conférence Prendre un deuxième appel Gérer ses appels correctement, cest être efficace dans son travail ! Les postes 6753I : Gestion des appels Nous commencerons par aborder les points suivants, essentiels concernant le téléphone : Gestion des appels

15 14 Gestion des appels Mise au secret Appuyer sur la touche secret Le correspondant peut continuer à parler, il est entendu. Lui, en revanche, ne peut plus écouter ce quil se dit dans le bureau. Appuyer une dernière fois sur la touche secret : Permet de retrouver la conversation. Attention ! A nutiliser que pour des situations ponctuelles et courtes ! Mise en attente musicale En ligne avec un correspondant : Appuyer sur la touche de ligne, celle-ci clignote, la personne est en attente musicale. Pour retrouver le correspondant en conversation, appuyer à nouveau sur la touche de ligne.

16 15 En ligne avec un correspondant : Transfert + numéro de poste destinataire Une fois votre correspondant obtenu « Raccrocher »ou « Transfert » Un instant je vous prie… Je voudrais Mr Martin… GESTION DES APPELS Transférer un appel (1/3) Pour annuler : L1 Appuyer sur la touche programmée « Transfert » Soit touche 1

17 16 Après composition du numéro du correspondant demandé : Le premier correspondant est automatiquement mis en attente musicale Martin bonjour ! Annoncer lappel : Si la personne accepte lappel : TRANSFERT : Les deux personnes sont mises en relation Mr Dupont en ligne… Je prends merci ! GESTION DES APPELS : Transférer un appel (2/3)

18 17 Si la personne naccepte pas lappel, ou le poste sonne occupé : Le 2nd correspondant est raccroché, le 1er se retrouve en ligne L inviter à renouveler son appel REPRISE DU CORRESPONDANT sur ligne OU Reprise en cas déchec Transférer un appel (3/3)

19 18 En ligne avec un interlocuteur, un deuxième appel arrive : Gestion dun 2ème appel : Le6753i dispose de 3 touches de fonctions dappels et de ligne assorties chacune dun voyant détat. Ces touches et voyants de ligne/fonctions dappel peuvent représenter des lignes physiques ou des appels dun groupe dont fait partie votre poste. En appuyant sur une touche de ligne/de fonction dappel, vous vous connectez à la ligne ou à lappel quelle représente. Le voyant de ligne/dappel indique létat de cette ligne ou de cet appel. Lorsque vous décrochez, le téléphone sélectionne automatiquement une ligne pour vous.

20 19 Gestion de plusieurs communications

21 20 La seconde touche de programmation clignote : Gestion dun 2ème appel : Mode multiligne 2/2 La première touche est fixe est indique que vous êtes en communication. La seconde touche clignote pour vous avertir du deuxième appel Par un simple appui le premier correspondant passe automatiquement en attente et la touche clignote. Cette programmation est effectué par l administrateur du système

22 21 Pour que cette action soit possible : La programmation doit être effectuée par l administrateur du système. Les touches permettent de mettre en attente le premier correspondant Les touches permettent de mettre en attente le premier correspondant Puis de le transférer vers un autre poste.

23 22 On peut aussi : Intercepter lappel destiné à un collègue Une réponse, même en cas dindisponibilité En cas dabsence, il existe deux solutions pour réorienter les appels Renvoyer les appels vers un autre poste

24 23 Une réponse, même en cas dindisponibilité : renvoyer ses appels Il existe trois types de renvois 1.Le renvoi immédiat: Dans se cas tous les appels sont renvoyés immédiatement et votre poste ne sonne pas 2.Le renvoi différé ou non réponse : L appel se présente après 20 secondes il bascule. 3.Le renvoi sur occupation, Vous êtes en ligne,le deuxième appels est dirigé vers un autre poste ou vers la BV.

25 24 Utilisation du renvoi Messagerie Appuyer sur la touche 5 « Renvoi » Touche allumer =Renvoi actif Touche éteinte renvoi désactivé

26 25 Une réponse, même en cas dindisponibilité : renvoyer ses appels Renvoi immédiat : Vers un poste :*21 suivi du numéro de poste du correspondant Vers la messagerie : *25 Annulation de ce renvoi : # 21

27 26 Renvoi sur Non réponse ou différé Renvoi Différé: Vers un poste :*22 suivi du numéro de poste du correspondant Vers la messagerie : *26 Annulation de ce renvoi : # 22

28 27 Renvoi sur occupation Renvoi Sur occupation: Vers un poste :*23 suivi du numéro de poste du correspondantVers la messagerie : *27 Annulation de ce renvoi : # 23 Annulation de tout les renvois # 20

29 28 Interception dun appel destiné à un collègue absent : Lorsque un poste sonne, Une réponse, même en cas dabsence * 02 + numéro de poste Il sera possible de programmer linterception du même poste sur une touche ( en fonction des touche disponible) Uniquement dans un groupe d interception Composer *01 pour intercepter lappel dun poste dans un groupe.

30 29 Personnalisation du poste Vous pouvez personnaliser votre téléphone à laide de la touche Options et de linterface utilisateur du téléphone IP Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone. 1Préférences 1.Tonalités Sonnerie Kit de tonalités 1.Régler intensité: 2.Clavier interact 3.Réglage audio Mode audio Vol mic. casque 1.Heure et date Fuseau horaire Heure dété Format de lheure Format de la date Serveur horaire Serveur horaire 1 Serveur horaire 2 Serveur horaire 3 Régler heure Régler date 1.Langue 2Etat tél. 1.Adresses IP&MAC 2.Port LAN 3.Port PC 4.Info logiciel 3Mot de passe utilisateur 4Menu Administrateur (protégé par mot de passe) 5Redémarrer tél. 6Verrouiller tél.

31 30 Choix de la mélodie Vous pouvez personnaliser votre téléphone à laide de la touche Options et de linterface utilisateur du téléphone IP Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone. N° doption Option 1Préférences 1.Tonalités Sonnerie Kit de tonalités 1.Régler intensité: 2.Clavier interact 3.Réglage audio Mode audio Vol mic. casque 1.Heure et date Fuseau horaire Heure dété Format de lheure Format de la date Serveur horaire Serveur horaire 1 Serveur horaire 2 Serveur horaire 3 Régler heure Régler date 1.Langue 2Etat tél. 1.Adresses IP&MAC 2.Port LAN 3.Port PC 4.Info logiciel 3Mot de passe utilisateur 4Menu Administrateur (protégé par mot de passe) 5Redémarrer tél. 6Verrouiller tél.

32 31 Verrou Appuyer sur la clef Puis flèche vers le haut Sélectionner « Verrou. Tel » Appuyer sur « Entrer » Appuyer sur « Verrouiller » Votre poste est verrouiller,seul les appels internes et la réception est autorisé

33 32 Déverrouiller votre poste Appuyer sur la « Clef » Puis composer le mot de passe par défaut 1111 Puis entrer

34 33 Modification du mot de passe Appuyer sur la clef Allez jusquau menu « 3 mot de passe utilisateur » « Entrer » Composer « ENTRER » Puis saisir votre nouveau mot de passe « Entrer » Saisir a nouveau votre nouveau mot de passe « Entrer »

35 34 Gestion de la messagerie Initialisation Ecoute des messages Personnaliser lannonce Changer le code secret Consulter ses messages sur site ou à distance Arborescence générale de la messagerie vocale Traitons efficacement les appels en absence

36 35 Messagerie vocale : Initialisation Appel messagerie *53 ou 4399 puis suivre les instructions du guide vocal : + numéro de boite vocale suivi de # N° du code « 1111» # écouter les instructions. Appel depuis lextérieur : Pas accessible pour linstant La messagerie est initialisée et opérationnelle Cette procédure nest demandée quune fois, lors du premier accès. Cela permet de reconnaître votre boîte vocale et ses spécificités dans le système Traitons efficacement les appels en absence : la messagerie vocale

37 36 Messagerie vocale : Personnaliser lannonce Touche messagerie ou *53 : Accéder à la boîte vocale : Traitons efficacement les appels en absence Messagerie commune

38 37 Messagerie vocale : consultation des messages Composer : votre code secret (1111 par défaut) # Lorsquun nouveau message est déposé : une diode rouge clignote en haut à droite de votre poste Lécran indique : « Veuillez rappeler votre boîte vocale » Traitons efficacement les appels en absence: la messagerie vocale Composer *53 pour accéder à la boîte vocale

39 38 Le sourire au téléphone Une réponse agréable et dynamique met le correspondant dans de bonnes dispositions La voix et laccueil sont le reflet de limage de l entreprise. Le discours au téléphone : éviter les termes négatifs Indiquer les situations (un instant je vous prie, qui dois-je annoncer, de la part, je vous mets en attente musicale) Avant de transférer, demander lobjet de lappel et lidentité de lappelant. Annoncer ces informations… Et surtout, gardons à lesprit


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