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FORMATION À LUTILISATION DE LA WEBCONFÉRENCE VIA DOCUMENT DE SVIe SOLUTIONS – ADAPTÉ PAR LE CRAAQ.

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1 FORMATION À LUTILISATION DE LA WEBCONFÉRENCE VIA DOCUMENT DE SVIe SOLUTIONS – ADAPTÉ PAR LE CRAAQ

2 CRÉER UNE ACTIVITÉ DE WEBCONFÉRENCE CRAAQ – octobre

3 ACCÉDER À LINTERFACE DE VIA - DIRECTEMENT 3 Inscrire ses coordonnées

4 Page daccueil - VIA 4 Créer une activité

5 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 1. rédiger le titre – sera vu dans le courriel dinvitation 5 Essentiel: inscrire nom organisme! (Agriconseils – CDugas)

6 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 6 Déterminer le mode dactivité : voix par internet ou par téléphone

7 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 7 Choisir date et heure de début de rencontre + durée

8 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 4. Choisir les participants à lactivité 8 1.Sélectionner le groupe 2.Cliquer sur flèche verte pointant à droite 1.Sélectionner le groupe 2.Cliquer sur flèche verte pointant à droite

9 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 5. Attribuer un rôle à chacun des participants Vert: invité Jaune: actif Bleu: animateur 9 Choisir le rôle pour chaque participant

10 Ajouter un rappel – ou modifier lenregistrement CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 6. Options 10 Ajouter un rappel Modifier lenregistrement

11 Pour ajouter un message spécifique à cet envoi cliquer sur non CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 7. Enregistrer 11

12 CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA 8. Ajouter message optionnel 12 Ajouter un rappel Modifier lenregistrement Ajouter un message

13 Le courriel dinvitation automatisé 13 Titre de lactivité Présentateur Date/Heure Confirmation Liens pratiques Veuillez prendre en note que ladresse de branchement diffère dune entreprise à lautre. Lien encrypté vers votre accueil Via Infos daccès

14 La page daccueil Via (Linterface de gestion) 14

15 PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIA 15 Ajouter un rappel Modifier lenregistrement documentation Vérification configuration Téléphone, code et NIP = un NIP par participant

16 PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIA Gérer les documents 16 Cliquer ici!

17 Longlet Tableaux blancs 17 Il est possible de préparer ses tableaux blancs à lavance en mode préparation. Tableau blanc à annoter Tableau en cours daffichage Retour Numéro du tableau

18 Astuces pour des activités Via réussies Création de lactivité le plus tôt possible Invitation courriel lancée 1 semaine à lavance Suivi pré-activité 48h à lavance Branchements à linterface synchrone 20 minutes plus tôt Formation de base Via pour les nouveaux participants Tests de micros et caméras – si voix par internet Assistance technique la première heure Suivi post-activité 24h-48h après lactivité Une gestion efficace

19 RAPPEL DES OUTILS DANIMATION LORS DUNE WEBCONFÉRENCE ADAPTÉ PAR LE CRAAQ – OCTOBRE

20 Les options personnelles – activité avec voix par Internet Demander la parole Activer la caméra Les états Activer le micro Réglage du volume 20

21 Les options personnelles – avec voix par téléphone 21 Quel périphérique est activé ? Un bouton enfoncé et vert indique que le périphérique est activé. Pour activer/désactiver un périphérique, on clique sur le bouton.

22 Donner une rétroaction 22 Les états nous permettent dinteragir avec les autres sans avoir à activer le microphone. Lorsquun utilisateur demande la parole et lève la main, lanimateur actif reçoit une alarme sonore.

23 Règles de fonctionnement dune activité Via Lever la main afin de demander la parole Afficher le statut absent si vous devez quitter votre poste de travail Désactiver le microphone quand vous avez terminé de parler Utiliser les différents états pour donner une rétroaction 23

24 Linterface synchrone (Via en direct) Lart de collaborer en toute simplicité

25 Les sections principales de linterface danimation 25 Titre Menus Activité Options Personnelles Clavardage Panneau multi- onglets danimation Participants Bande passante Outils de dessin Document en cours daffichage Imprimer Zoom

26 Les 3 rôles dune activité Via 26 Présentateur Animateur Participant Un seul présentateur par activité. Il possède tous les droits dinteractions (clavardage, micro, caméra et annotations. Peut reprendre le contrôle de la présentation en tout temps. Gestion des droits des animateurs et participants. Il possède tous les droits dinteractions (clavardage, micro, caméra et annotations) par défaut. Peut contrôler la présentation lorsquil est animateur actif. Gestion des droits des participants. Droits dinteractions gérés par le présentateur ou un animateur. Il ne peut quaccéder aux activités vingt minutes avant le début de celle-ci. Son interface synchrone est simplifié et na pas accès aux fonctionnalités danimation ni au mode préparation. Il y a une limite de 20 personnes actuellement par activité – mais on peut louer des sièges de plus

27 Linterface danimation 27 Le présentateur et les animateurs utilisent cette interface danimation.

28 La section Activité 28 Photo/vidéo de lanimateur actif Lanimateur actif Déplacer la vidéo Date/Heure Temps écoulé depuis la première connexion Mettre en pause la réception vidéo

29 La section Participants 29 Les participants sont classés en ordre alphabétique. Le nombre de participants branchés Gestion des droits Repère Indicateur de bande passante Rôle/ État Gestion des participants Actions

30 La gestion des droits des participants 30 Vous pouvez donner les droits dun périphérique à tous les participants en cliquant sur licône. Gestion des droits Droit retiré Droit autorisé Périphérique non- configuré. Droit à tous

31 Lindicateur de bande passante 31 Quantité de donnés reçues Quantité de donnés émises Délai avec le serveur Nous obtenons les détails de bande passante en déplaçant le curseur de la souris sur lindicateur. Bonne connexion. La communication est fluide sans délai ms de latence. Connexion moyenne. La communication est fluide avec un léger délai ms de latence Mauvaise connexion. La communication est difficile avec un délai important ms de latence

32 À propos de la bande passante… Les connexions sans-fil et satellite ne sont pas recommandées. Être lunique utilisateur du réseau à utiliser la connexion internet. Ne pas télécharger lors dune activité Via. Avoir une connexion haute vitesse stable. Avoir un ordinateur exempt de logiciels espions et virus. 32 Si vous éprouvez des problèmes de bande passante, contactez votre administrateur ou fournisseur.

33 La gestion des participants 33 RôleTéléphone publique Envoyer un message Détails des tests Bande passante Présence à lactivité Lecture de linvitation Envoyer un message à tous Ajouter/retirer des participants

34 La section Clavardage 34 Messages reçus Boîte de clavardage Type de message reçus Type denvoi Envoyer le message Aucun participant na accès aux message privés sauf celui concerné.

35 La section Clavardage 35 Nouveau message Par défaut, un participant peut uniquement envoyé des messages aux animateurs.

36 Quelles types de connexion ne sont pas recommandés pour Via ? A ) Connexion haute vitesse intermédiaire B ) Connexion avec un petit fournisseur C ) Connexion sans-fil D ) Connexion satellite

37 Les annotations/Outils de dessin 37 Crayon Surligneur Autres couleurs Estampes Autres estampes Texte Taille texte Formes Autres formes Outil de déplacement Effacer Curseur de sélection Couleurs Épaisseur du trait Le curseur de sélection a 3 fonctions : Déplacer, supprimer ou voir un élément annoté.

38 À propos du partage décran… Lextension Via Screen Sharing est requise afin de pouvoir partager son écran. Lextension est disponible que sur PC pour le moment. Lorsquon démarre le partage, tous les participants voient ce qui est en avant-plan à notre écran. Il est possible de donner le contrôle à distance de notre ordinateur à nimporte qui dans lactivité Via. Partage décran et partage dapplications sont des synonymes. Vous navez quà installer lextension de partage quune seule fois sur votre poste de travail.

39 Linstallation de lextension du partage (Disponible que sur PC) 39 Vous devez cliquer dans la barre jaune crème afin dinstaller lactive X. Barre dautorisation Annuler linstallation Terminer

40 Longlet Partage décran Lunique utilisateur qui doit installé lextension est celui qui partage son écran. Statut du partage Démarrer/ Arrêter le partage Installer le plugiciel

41 Longlet du partage décran Noubliez pas de mettre à lavant plan ce que vous désirez partager. Contrôle à distance Statut du partage Bouton stop

42 Lutilité du partage décran Partage de logiciels et applications (Photoshop, Autocad, Outlook, etc.) Support à distance (Dépannage informatique, configuration, etc.) Partage de pages web (Sites sécurisés, Web 2.0, Intranet, etc.) Collaboration de travail (Travailler ensemble sur un même document) Exercices interactifs (Un participant prend le contrôle et viens apposer sa réponse) Etc. … Certains logiciels de sécurité peuvent empêcher le bon fonctionnement du partage décran.

43 À propos des sondages… 4 types de sondage possible : Oui ou non, vrai ou faux, confirmation et choix multiples. Il est possible de sauvegarder des sondages afin de pouvoir les lancer plus tard. Lanimateur actif qui lance un sondage a la possibilité de garder les résultats anonymes. Ceux qui jouent le rôle de participant ne voient que leur propre réponse mais ont quand même accès aux statistiques. Seul lanimateur actif peut lancer un sondage. Lutilisation des sondages est pratique pour connaître rapidement lopinions des participants.

44 Les résultats dun sondage En déplaçant le curseur de souris sur une lettre, on peut ainsi consulter la réponse. Réponses Question Statistiques Fermer la fenêtre Type Partager les résultats à tous

45 Longlet Web La navigation web est locale : Les autres utilisateurs ne voient pas ce que vous faites et vice versa. Aperçu de la page Envoyer tous les utilisateurs au site web Adresse du site web Adresses précédentes

46 Conclusion Tour de table Avez-vous des questions ? Des commentaires ? Des suggestions ? Support technique poste 1


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