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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Recettes » Cursus Ordonnateur.

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1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Recettes » Cursus Ordonnateur

2 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 2 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

3 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 3 Le flux de recette fait appel aux éléments de structure organisationnelle suivants : Société : Structure de la comptabilité Financière (FI) dans SIFAC. Une personne morale est représentée par plusieurs sociétés FI. Division : Structure commune aux modules de « Dépenses » et de « Recettes » dans SIFAC portant la sectorisation de la TVA. Elément structurel obligatoire en saisie lors de la création dun document de vente ou de dépense. Organisation commerciale : Structure de recette affectée à la société. Canal de distribution : Elément obligatoire dans les documents de vente SIFAC (contrainte produit SAP). Secteur dactivité : Cet élément dérive le domaine dactivité qui permet la gestion de la lucrativité dans les documents de vente. Agences commerciales : Cet élément représente lUB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Domaine commercial Introduction Structure de vente

4 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 4 Organisations Commerciales Secteur dactivité Canal de distribution Z100 Établis. Z200 SACD Z1 Recettes Z1 non Lucratif Sociétés Z100 Établis. Z200 SACD Agences Commerciales Z001 Serv.Com Z003 SIU Divisions (MM SD) Z110 Étab/ExoZ230 Mixte 1 personne morale = X sociétés SAP Division : Objet SAP portant la sectorisation de la TVA 1 organisation commerciale par société FI 1 seul canal de distribution 3 secteurs dactivité dérivant respectivement les domaines dactivité (lucrativité) LAgence commerciale représente lUB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Personne morale Z2 LucratifZ3 Exonéré Domaines commerciaux Z100 Z1 Z1 Z100 Z1 Z2 Z100 Z1 Z3 Z200 Z1 Z1 Z200 Z1 Z2 Z200 Z1 Z3 Introduction Modélisation SIFAC de la structure Recettes

5 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 5 Dans le cadre de SIFAC, le domaine dactivité est défini comme porteur de la notion de secteur dans une optique de fiscalité directe et permet ainsi disoler les opérations lucratives. La gestion de domaines dactivité permet : De sectoriser les activités répondant aux critères de la lucrative définis par ladministration fiscale Didentifier dans chaque opération son caractère lucratif ou non via laffectation dun domaine dactivité aux axes dimputation sans pour autant démultiplier ces objets dimputation De produire une comptabilité spécifique à la nature dactivité en isolant les charges, produits et postes de bilan. Dans le module « recettes », la saisie du secteur dactivité permet de dériver le domaine dactivité donc de déterminer le domaine de lucrativité. Introduction Gestion de la lucrativité

6 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 6 Le flux recette dans SIFAC utilise 2 référentiels de gestion : Le référentiel article : chaque commande de vente devra référencer un article créé préalablement dans le référentiel article. Le référentiel client : chaque commande de vente devra référencer un client créé préalablement dans le référentiel client. La combinaison de données contenues dans la fiche article et dans la fiche client permettent la dérivation et le calcul automatique de données dans les documents de vente et de facturation: Exemples : Détermination automatique de la TVA applicable, Détermination automatique du compte général, du compte budgétaire, et du compte collectif imputés, Détermination automatique des entités de facturation, de livraison, de paiement liées au client. … De manière à garantir le bon fonctionnement du flux recette, il est donc primordial que les données des référentiels clients et articles soient créées avec la plus grande rigueur, Introduction Référentiels de gestion

7 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 7 Processus unique à choisir par létablissement avant démarrage Les processus de recette implémentés dans SIFAC sont : Avec émission de titres de recette et de bordereaux de titres Sans émission de titres ni de bordereaux de titres : Impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Sans émission de titres ni de bordereaux de titre : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable Introduction Processus de la recette

8 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 8 Avec émission de titres de recette et de bordereaux Commande VA01 Contrat VA41 Facture (bloquée en compta) VF01 Prise en charge ZSIFACFITR_ BORD Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Création du titre de recette Mise sous bordereau ZSIFACFITR_B ORD Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Création du titre ZREC001 Mise sous bordereaux de titres Introduction Processus de la recette (FLUX 1)

9 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 9 Sans émission de titres et de bordereaux de recette : Impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Commande [ VA01] Contrat [ VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Introduction Processus de la recette (FLUX 2)

10 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 10 Sans émission de titres et de bordereaux de recette : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable Commande [ VA01] Contrat [ VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Comptabilisation [ZVFX3] Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Visa Vérification des données de factures pour envoi à la comptabilisation [ZREC022] Introduction Processus de la recette (FLUX 3)

11 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 11 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

12 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 12 Les transactions MM01, MM02, et MM03 permettent respectivement de créer, modifier et afficher un article dans SIFAC. Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Mandant Organisation commerciale Organisation commerciale Division Données de base Numéro Article Désignation / Unités Ancien N° Nabuco Données de Gestion Données ADV Groupe dimputation article Groupe statistique article Classification fiscale Groupe darticles Statut de larticle Texte commercial descriptif de larticle Référentiel Articles Généralités MM01

13 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 13 Les articles générique dans SIFAC correspondent au plan de compte M9. Il est structuré G+ N° du compte comptable Référentiel Articles Généralités MM01

14 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 14 A linitialisation de la création dun article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de larticle : Branche : clé qui définit la branche, cest-à- dire le secteur industriel, à laquelle l article peut être affecté. La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC Type darticle : Clé permettant d'affecter l'article à un groupe d'articles, comme par exemple les matières premières, les produits consommables, les produits commercialisables, etc. Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC Modèle : il est possible de créer un article par copie dun autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de larticle source. Référentiel Articles Initialisation de larticle MM01

15 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 15 A la création de larticle, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données dadministration des ventes, et les données de gestion. Pour créer les vues de données de base, dAdministration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels. Référentiel Articles Sélection des vues et du niveau organisationnel MM01

16 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 16 Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, lunité de quantité de base, et le n° article utilisé dans lancien système. Désignation Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité dœuvre. Article : Le numéro darticle est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article. Tant que la fiche na pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN » Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence sil en existe une ou bien celle chez le fournisseur Référentiel Articles Données de base MM01

17 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 17 Le premier onglet d ADV permet de définir les propriétés fiscales de larticle Statut article ADV : permet de spécifier quun article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1. Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA sappliquant à larticle Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% … Référentiel Articles Administration des ventes MM01

18 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 18 Le second onglet d ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de larticle Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver larticle (croisé avec le groupe dimputation client) Grpe statist. article : permet le regroupement darticles pour des statistiques de ventes Groupe darticles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires Référentiel Articles Administration des ventes MM01

19 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 19 Longlet Texte ADV permet dintroduire un descriptif commercial à larticle, définissable en plusieurs langues. Il sera notifié sur la facture TEXTE A LA CREATION Référentiel Articles Texte ADV (Gestion) MM01

20 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 20 Démonstration 10 min Démonstration 1 Création dune fiche article générique

21 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 21 Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Ventes Facturation Partenaires Mandant Société Organisation Commerciale Organisation Commerciale Données de Base Données Comptables Données de Vente Référentiel Clients Généralités XD01

22 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 22 A linitialisation dun client, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et le domaine commercial du client : Groupe de comptes: permet la classification des fiches clients. Il détermine les informations nécessaires à la définition du client. Domaine commercial : Permet de définir dans quel domaine commercial larticle doit être créé: -Organisation commerciale -Canal de distribution -Secteur dactivité Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé Référentiel Clients Initialisation dun client XD01

23 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 23 Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère dunicité qui permet déviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET / IdentifiantN° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 DiversN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant Z006 Clients occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité Référentiel Clients Initialisation dun client

24 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 24 Longlet adresse permet de définir les données de base du client : Nom : - Titre de civilité - Nom Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du client. Adresse postale : -Numéro et rue -Code postal et ville -Pays Des informations de communication (tel, , fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires Référentiel Clients Données de base XD01

25 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 25 Longlet données de pilotage permet de définir le contrôle des comptes et les informations de taxes du client : Contrôle des comptes : -Fournisseur : permet dindiquer un lien entre le tiers fournisseur SAP et le tiers client Identifiants du client : -N° SIRET : sur 14 caractères -Identifiant -N° identifiant TVA Référentiel Clients Données de base XD01

26 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 26 Longlet Opération de paiement permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : Coordonnées bancaires: -Pays -Clé bancaire, -Compte, -Titulaire, -Clé, -Code IBAN Référentiel Clients Données de base XD01

27 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 27 La vue société permet de définir toutes les données comptables du client : Tenue de compte: -Compte collectif, -Clé de tri Données de référence : - Ancien N° de compte Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance Référentiel Clients Données comptables XD01

28 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 28 La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client : Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA dans les documents de vente (croisée avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable … Devise : utilisée par le client Conditions de livraison et de paiement : -Incoterms -Condition de paiement : rapatriée automatiquement dans les documents de vente (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général dans les documents de vente. Référentiel Clients Données de vente XD01

29 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 29 4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: AG : Donneur dordre RE: Destinataire facture RG: Payeur WE :Réceptionnaire marchandise Longlet rôle partenaire permet dattribuer ces rôles partenaires aux documents de vente : Nom et Numéro du partenaireCode partenaire Référentiel Clients Données de vente XD01

30 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 30 La transaction XD01 permet également de créer un client par copie dun client déjà existant : Données organisationnelles du client à créer : -Société cible -Domaine commercial cible Données organisationnelles et nom du client à copié : -Numéro du client source -Société source -Domaine commercial source Référentiel Clients Création par copie XD01

31 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 31 La transaction XD01 permet également de compléter un client dans un autre domaine commercial : Données organisationnelles du client à créer : -Société cible -Domaine commercial cible Données organisationnelles et nom du client à copié : -Numéro du client source -Société source -Domaine commercial source Référentiel Clients Création par copie XD01

32 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 32 Exercice 10 min Exercice 1 Rattachement dun client pour une adresse de facturation différente à un client principal

33 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 33 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

34 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 34 SIFAC permet de créer des documents de vente de types commandes de recette simple, commandes de prestation interne, contrats périodiques (pour les loyers), et contrats sur conventions et à ressource affectée (RA). Selon le type de document de vente à créer : Utilisation des transactions SIFAC créer commande client VA01 créer contrat VA41. Spécification dans la transaction dun type de document spécifique. Il est donc nécessaire danalyser préalablement à toute action le type de commande à créer de manière à se diriger vers la bonne transaction et le bon type de document. Document de vente Catégorie du document

35 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 35 Type de document de vente Transaction SIFACType de document Commande de vente simple VA01 – Commande clientZCS – Commande client Commande de prestation interne VA01 – Commande clientZCI – Commande interne Contrat périodique VA41 – ContratZWV3 – Contrat périodique Contrat sur convention simple VA41 – ContratZWV2 – Convention Contrat sur convention RA VA41 – ContratZWV1 – Convention RA Document de vente Catégorie du document

36 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 36 Contrat Périodique Commande client Convention Facture client Facture Convention Avance Documents de vente Documents de facturation bloqués en comptabilité Facture Périodique ZCS ZF2A ZF2C ZWV1,2,3 ZF2B ZFAZ ZWV4 Commande interne Facture interne ZCI ZF2D Facture client Avoir Client Annulation Avoir Client Documents de vente Documents de facturation comptabilisés Facture Périodique Demande Avoir Client Demande annulation avoir ZF2A ZG2A ZDR ZL2A ZF2C ZCR Facture Interne ZF2D Avoir interne Annulation Avoir interne Demande Avoir interne Demande annulation avoir interne ZG2I ZDRI ZL2I ZCRI Facture Convention ZF2B Document de vente Flux de recettes en fonction du type de document

37 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 37 Renseigner: - Type commande client (ZCS commande client, ZCI commande interne) - Organis. commerciale - Canal de distribution - Secteur dactivité - Agence commerciale Valider à laide du bouton Vente La transaction de création de commande client VA01 permet la création dune commande de recette simple ou dune commande de prestation interne. La procédure est la même pour ces deux types de commandes. Document de vente Création dune commande client - Initialisation VA01

38 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 38 Sélection des partenaires de la commande applicables à tous les postes Revue du groupe dimputation client applicable à tous les postes Revue des conditions de paiement et de la classification fiscale client applicables dans tous les postes (donnée modifiable) Document de vente Création dune commande client – Onglets en-tête VA01

39 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 39 Dans lécran de synthèse, Renseigner : -Le donneur dordre (client) Le système affiche alors tous les partenaires du donneur dordre renseignés, il peut alors être nécessaire de sélectionner : -Le destinataire facture -Le payeur -Le réceptionnaire marchandise Document de vente Création dune commande client – Données den-tête VA01

40 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 40 En cliquant sur licône, on accède à toutes les données den-tête de la commande : Dans longlet Comptabilité, il est possible de vérifier, et de modifier si nécessaire le groupe dimputation du client. Dans longlet facture, il est possible de faire diverger la classification fiscale du client. Ex : exempt, imposable … Document de vente Création dune commande client – Données den-tête VA01

41 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 41 Saisie des éléments dimputation (centre de profit, domaine fonctionnel, fonds) du poste Saisie du prix et consultation du taux de TVA Revue des incoterms, des conditions de paiement, du groupe dimputation article, de la classification fiscale du poste Sélection des partenaires du poste Document de vente Création dune commande client – Onglets de poste VA01

42 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 42 De retour dans lécran de synthèse, il est nécessaire de renseigner les données de poste - Article - Quantité dordre Document de vente Création dune commande client – Données de poste VA01

43 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 43 Saisir dans lécran de données de poste, dans longlet imputation : - Centre de profit Contrôle et complétude de ladresse budgétaire en cliquant sur licône « adresse budgétaire » Ladresse budgétaire peut être modifié en fonction des imputations budgétaires Document de vente Création dune commande client – Données de poste – Imputation VA01

44 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 44 Saisir dans longlet condition de lécran de données de poste : -Type : ZPR0 pour un prix unitaire, ZK01 pour une remise … - Montant unitaire Sil existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables. Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article Le système calcule automatiquement le montant total de la commande fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable Document de vente Création dune commande client – Données de poste – Conditions VA01

45 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 45 A partir de longlet partenaire de lécran de données de poste, il est possible de modifier les rôles partenaires spécifiques au poste de commande pour les faire diverger des rôles définis en en-tête. Hors commande de prestation interne. Dans longlet facture de lécran de données de poste : -Les incoterms et la condition de paiement dérivés de la fiche client sont modifiables -Le code blocage facture est activable -La classification fiscale dérivée de la fiche article est modifiable spécifiquement pour le poste -Le groupe dimputation article (compte général) est dérivé de la fiche article Document de vente Création dune commande client – Données de poste – Partenaires VA01

46 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 46 A partir de longlet Textes de lécran de données de poste, il est possible dajouter du texte décrivant la commande. ADV texte Article : Description de la commande. Le texte issu de la fiche article est rapatrié ici par défaut, et est modifiable. Motif : Possibilité de préciser le motif de la commande Blocage : Possibilité de documenter la raison du blocage de la commande Document de vente Création dune commande client – Données de poste – Textes VA01

47 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 47 Le code de TVA détermine le taux de TVA. Le code de TVA au niveau poste dun document SD est déterminé par le croisement de la classification fiscale client (1) (issue de fiche client) et de la classification fiscale article (2) (issu de la fiche article). Ces données sont modifiables au niveau du document SD. La classification fiscale client est modifiable en en tête du Document SD La classification fiscale article est modifiable au niveau poste du document SD. Document de vente Création dune commande client – Code de TVA, Taux de TVA VA01

48 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 48 Le taux de TVA se retrouve dans le document au niveau poste dans la condition ZMWT (TVA). Ce taux est issu du code de TVA ( 1 ). Le code est issu des combinaisons « classification fiscale client » et « classification fiscale article » Le code de TVA au niveau poste dun document SD est déterminé par le croisement de la classification fiscale client (1) (issue de fiche client) et de la classification fiscale article (2) (issu de la fiche article). Ces données sont modifiables au niveau du document SD. La classification fiscale client est modifiable en en tête du Document SD La classification fiscale article est modifiable au niveau poste du document SD. 1 2 Document de vente Création dune commande client – Code de TVA, Taux de TVA VA01

49 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 49 La consultation des comptes comptables et budgétaires peut avoir lieu après lenregistrement de la commande de vente 1. Sélection du poste 2. Sélection de la fonction « Pièces pour gestion comptables » 3. Pièces FM (consultable également par la transaction [FMAO]) Document de vente Commande client – Journal des pièces VA03

50 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 50 Exercice 15 min Exercice 2 ou 3 (En fonction du Flux) Création d'une commande simple

51 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 51 Dans lécran dinitialisation de la commande client, cliquer sur. Pour gagner du temps, il est possible de créer une commande par copie dune commande existante : Puis indiquer la commande à copier dans lécran. Document de vente Création dune commande client par copie VA01

52 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 52 Préalablement à la saisie de tout document de vente, il est possible grâce à la transaction FMKFR01 (par le biais de la variante « RECETTES »)de consulter la situation dune adresse budgétaire. Document de vente Vérification de la situation budgétaire FMKFR01 Sélection de ladresse budgétaire à consulter

53 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 53 Document de vente Vérification de la situation budgétaire FMKFR01 Budgété : Montant total budgété Prev. recette : Montant total doc de vente Reste à émettre : Reste à facturer Reste à réaliser Adresse budgétaire Impact en CB : facture impact cpt budg+liquid directe Explication des ratios : -budgété : montant total budgété. Crédits ouverts. -Prev.recette : total des commandes et contrats de vente (liquidation directe exclue). -Impact en CB : facture avec impact budgétaire (facture de vente prise en charge + liquidation directe + facture de vente flux 2 non comptabilisée) -Reste à émettre : reste à facturer (quand facture non créée + flux3 facture non comptabilisée). -Reste à réaliser : budget – consommations (impact en CB + reste à facturer).

54 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 54 La transaction VA41 permet la création de documents de ventes de types contrats périodiques (loyers) ou contrats sur convention (simple et RA) Cliquez sur le bouton Renseigner : Type de contrat ZWV1 Convention RA, ZWV2 convention ZWV3 Contrat périodique Organis. commerciale - Canal de distribution -Secteur dactivité - Agence commerciale Document de vente Création dun contrat de vente VA41

55 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 55 Sélection des partenaires de la commande applicables à tous les postes Saisie des échéances de commandes Revue des conditions de paiement et de la classification fiscale client applicables dans tous les postes Saisie des dates du contrat dun point de vue juridique Document de vente Création dun contrat de vente – Onglets en-tête VA41

56 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 56 En sélectionnant le type de document ZWV3 dans lécran dinitialisation, le système navigue sur la création dun contrat périodique: Dans lécran de synthèse, Renseigner : -Le donneur dordre (client) Le système affiche alors tous les partenaires du donneur dordre renseigné, il peut alors être nécessaire de sélectionner : -Le destinataire facture -Le payeur -Le réceptionnaire marchandise Document de vente Création dun contrat de vente – Données den-tête VA41

57 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 57 En cliquant sur licône, on accède aux données den-tête du contrat : Dans longlet Données du contrat, renseigner les dates de début et de fin du contrat défini dun point de vue juridique: -Début du contrat -Fin du contrat Document de vente Création dun contrat de vente – Données den-tête VA41

58 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 58 Dans longlet Calendrier de facturation, renseigner les échéances de commandes sur le contrat: -La règle de facturation (Z1 pour le 1 er du mois, Z2 pour un jour du mois variable, Z3 pour la fin du mois) -Les dates de début et de fin de facturation (qui peuvent être différentes, mais incluses dans les dates du contrat défini dans longlet Données du contrat) Le système met alors automatiquement à jour un calendrier de facturation selon la règle et les dates décrites ci-dessus. Document de vente Création dun contrat de vente – Données den-tête VA41

59 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 59 Saisie des éléments dimputation (centre de profit, domaine fonctionnel) du poste Saisie du prix et de la TVA du poste Revue des échéances de commande Sélection des partenaires de la commande du poste Document de vente Création dun contrat de vente – Onglets de poste VA41

60 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 60 De retour dans lécran de synthèse, il est nécessaire de renseigner les données de poste - Article - Quantité dordre Document de vente Création dun contrat de vente – Données de poste VA41

61 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 61 Saisir dans longlet condition de lécran de données de poste : -Type : PPSV pour un prix unitaire, ZK01 pour une remise … - Montant unitaire Sil existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables. Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article Le système calcule automatiquement le montant total de la commande fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable Document de vente Création dun contrat de vente – Données de poste – Conditions VA41

62 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 62 Saisir dans lécran de données de poste, dans longlet imputation : - Centre de profit Vérifier ladresse budgétaire dérivée en cliquant sur licône « adresse budgétaire » Document de vente Création dun contrat de vente – Données de poste – Imputation VA41

63 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 63 Dans longlet Calendrier de facturation de lécran de données de poste : - Décocher la case « En-tête » : ceci permet de créer une facture par ligne de poste (dans le cas dun contrat multi postes) Le calendrier de facturation a été mis à jour avec les échéances et les montants. Document de vente Création dun contrat de vente – Données de poste – Calendrier VA41

64 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 64 Exercice 15 min Exercice 4 Création dun contrat périodique

65 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 65 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

66 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 66 Un document de facturation se réalise en référençant un document de vente (commande ou contrat) dans la transaction de création de facture VF01. Les factures créées par SIFAC sont automatiquement typées en fonction des types de document de vente quelles référencent. Chaque facture reprend directement les données de poste saisies dans le document de vente quelle référence. Il est également possible de créer des documents de facturation directe, sans référence à un document de vente (ex : subvention) Document de facturation Généralités

67 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 67 Contrat Périodique Commande client Convention Facture client Facture Convention Avance Documents de vente Documents de facturation bloqués en comptabilité Facture Périodique ZCS ZF2A ZF2C ZWV1,2,3 ZF2B ZFAZ ZWV4 Commande interne Facture interne ZCI ZF2D Facture client Avoir Client Annulation Avoir Client Documents de vente Documents de facturation comptabilisés Facture Périodique Demande Avoir Client Demande annulation avoir ZF2A ZG2A ZDR ZL2A ZF2C ZCR Facture Interne ZF2D Avoir interne Annulation Avoir interne Demande Avoir interne Demande annulation avoir interne ZG2I ZDRI ZL2I ZCRI Facture Convention ZF2B Document de facturation Flux de recettes selon type de document

68 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 68 Il nest pas possible deffectuer de modification des données dérivées du document de vente référencé dans la facture. Si les données incorrectes, il faudra alors : 1.Supprimer la facture 2.Modifier la commande 3.Créer une nouvelle facture tenant compte des modifications effectuées dans la commande Cette procédure est applicable : Tant que le titre de recette na pas été créé pour un flux avec mise sous bordereaux. Tant que la facture na pas été comptabilisée pour un flux sans mise sous bordereaux. Contrat Périodique Commande client Convention Facture client Facture Convention Acompte Documents de vente Documents de facturation Facture Périodique ZCS ZF2A ZF2C ZWV1,2,3 ZF2BZFAZ ZWV4 Facture interne ZCI ZF2D Commande interne Document de facturation Règles de gestion

69 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 69 La transaction VF01 permet de créer une facture bloquée sur tous les types de documents de vente (commande client, commande interne, contrat périodique, ou convention). Renseigner le document de vente (commande ou contrat) dans les documents à traiter sur lequel la facture doit être créée. Il est possible de référencer plusieurs documents. Document de facturation Création de la facture VF01

70 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 70 En sélectionnant « Synthèse facture », Le système affiche toutes les données rapatriées dans la facture. Le système détermine automatiquement le type de facture en fonction du document de vente. De retour dans lécran initial, la création de la facture avec le code blocage se réalise en sauvegardant la transaction. Le système affiche alors le numéro de pièce de facturation qui vient dêtre créé, et précise que la facture est bien bloquée en comptabilité. Document de facturation Création de la facture VF01

71 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 71 Document de facturation Edition de la facture VF02 Sélectionner la catégorie de message (en fonction de la modélisation choisie) : ZSD0 pour limpression à partir de la facture créée. ZRD0 pour limpression à partir de la prise en charge de la facture. Cliquez sur

72 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 72 Document de facturation Edition de la facture VF02

73 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 73 Exercice 15 min Exercice 5 ou 6 Génération dune facture sur commande simple et édition Flux 2/3

74 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 74 En indiquant de numéro de pièce de facturation, la transaction VF03 permet de visualiser la facture qui vient dêtre créée. La transaction VF11 permet de supprimer la facture, de manière à pouvoir modifier la commande si les données saisies ne sont pas correctes: Aucune donnée nest modifiable Il suffit de sélectionner le document à supprimer, et de sauvegarder. Dès que la facture est mise sous bordereau, il nest plus possible de la supprimer Document de facturation Modification et suppression dune facture VF03 / VF11

75 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 75 La transaction F881 permet la saisie dune facture directe (subvention) avec mise sous bordereau ultérieure. Dans lécran dinitialisation, saisir un type de pièce SU (subvention). Dans lécran suivant de saisie, saisir : -Le client -La référence -Le montant Flux 1 Document de facturation Facturation sans commande F881

76 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 76 Puis saisir ladresse budgétaire en cliquant sur Comptes généraux. Enfin, saisir les données dimputation complétives en cliquant sur Imputation Cliquer sur Retour. Puis sauvegarder la pièce complètement. Flux 1 Document de facturation Facturation sans commande F881

77 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 77 La transaction FV70 permet la saisie dune facture directe (subvention) sans mise sous bordereau ultérieure. Utiliser variante de saisie des postes Z_REC_LIQUIDATION_DIRECTE Saisir : -Le client, -La date de facture, -Le montant (TTC), -Les imputations comptables et budgétaires Puis sauvegarder. Le travail de lordonnateur sachève à la sauvegarde, le comptable prend le relais pour la suite. Flux 2/3 Document de facturation Facturation sans commande (liquidation directe) FV70

78 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 78 Exercice 15 min Exercice 7 Saisie dune facture sans commande (Flux 2 et 3) Flux 2/3

79 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 79 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

80 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 80 Dès lors quune facture erronée a été mise sous bordereau, il est impossible de la supprimer afin de modifier le document de vente. SIFAC permet dans ce cas de réaliser des réductions de recettes, Si la réduction est également erronée, SIFAC permet de réaliser des annulations de réductions de recette. Les factures de réduction sont éligibles à la mise sous bordereau de recette Réduction, annulation de recettes et réimputations Généralités Flux 1

81 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 81 Une réduction de recette se réalise par la saisie dune demande davoir en référence à une facture comptabilisée, suivie dune facture de type avoir. Une annulation de réduction de recette se réalise par la saisie demande dannulation davoir en référence à la facture davoir, suivie dune facture de type annulation davoir. Facture client Avoir Client Annulation Avoir Client Documents de vente Documents de facturation comptabilisés Facture Périodique Demande Avoir Client Demande annulation avoir ZF2A ZG2 A ZDR ZL2 A ZF2C ZCR Facture Interne ZF2D Avoir interne Annulation Avoir interne Demande Avoir interne Demande annulation avoir interne ZG2I ZDRI ZL2I ZCRI Facture Convention ZF2B Réduction, annulation de recettes et réimputations Généralités

82 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 82 Les demandes davoir et les demandes dannulation davoir reprennent obligatoirement les données dimputation de poste de la facture initiale. La valeur nette totale des demandes davoir ne peut être supérieure à la valeur nette initiale de la facture quelles référencent. La valeur nette totale des annulations davoir ne peut être supérieure à la valeur nette initiale de lavoir quelles référencent. Pour modifier limputation dune facture comptabilisée, il est possible de : Réaliser un avoir total, suivi dune nouvelle commande sur limputation correcte Réaliser une réimputation imputant les 3 comptabilités Réduction, annulation de recettes et réimputations Généralités

83 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 83 Les types de documents ZCR et ZDR de la transaction de commande client (VA01) permettent de saisir respectivement une demande davoir et une demande dannulation davoir. Demande davoir : Après avoir sélectionner le type de commande ZCR et les données organisationnelles, le système demande dindiquer la facture auquel la demande davoir doit faire référence Réduction, annulation de recettes et réimputations Demande davoir VA01

84 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 84 Le système reprend toutes les données de poste de la facture référencée. Dans longlet Conditions des données de poste, il est alors possible de saisir le montant de lavoir qui viendra en déduction du montant de la facture. Réduction, annulation de recettes et réimputations Demande davoir VA01

85 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 85 Il est obligatoire dindiquer un motif pour la demande davoir dans longlet Ventes des données den-tête. Puis sauvegarder. Le système créé alors une pièce de demande davoir, prête à être facturée La facture davoir avec code blocage se réalise de la même manière que les factures sur commande client dans la transaction VF01 en renseignant le numéro de pièce de la demande davoir créée. Réduction, annulation de recettes et réimputations Demande davoir VA01

86 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 86 La demande dannulation davoir se réalise de la même manière que la demande davoir, en référençant cette fois un avoir. Une fois la demande dannulation davoir réalisée, la facture dannulation davoir avec code blocage se réalise de la même manière que les factures sur commande client dans la transaction VF01 en renseignant le numéro de pièce de la demande dannulation davoir créée. Après avoir sélectionner le type de commande ZDR et les données organisationnelles, le système demande dindiquer le numéro de lavoir auquel la demande davoir doit faire référence Réduction, annulation de recettes et réimputations Annulation davoir VA01

87 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 87 Exercice 15 min Exercice 8 Réduction (Annulation) dune facture comptabilisée Flux 2/3

88 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 88 Cas de la saisie dune facture directe (facturation client sans commande préalable) Il faut saisir un avoir direct, du montant total de la facture, avec la transaction FV75 Il faut ensuite re-saisir une facture directe, du montant total de la facture, avec la transaction FV70 Dans le cas dun flux de recettes sur commande Si aucun document nest à renvoyer au client et que limputation au niveau de larticle et du compte budgétaire est correcte, utiliser la transaction F-02 (transaction comptable) Dans tous les autres cas Saisir un avoir total Créer une nouvelle commande, puis une nouvelle facture. NB : Lors de lannulation dun flux puis de la création de nouvelles pièces, le rapprochement du compte client se fera via la transaction F-32 (comptable) Flux 2/3 Réimputations Saisie dune réimputation

89 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 89 La transaction F891 permet de réaliser une réimputation de recette. Dans lécran dinitialisation, il est nécessaire de saisir : -La date de la pièce -Le type de pièce (« SB » pour une réimputation de recette) -La société -La devise Flux 1 Réimputations Saisie dune réimputation F891

90 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 90 Lécran de saisie sorganise en 2 parties : Les données de montant et dimputation émettrices Les données de montant et dimputation destinataires Données destinataires Données émettrices Flux 1 Réimputations Saisie dune réimputation F891

91 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 91 Saisie des données émettrices : Après avoir le saisi le compte budgétaire et le montant dans lécran de saisie des données émettrices, le système navigue sur lécran dimputation, celui-ci permet de saisir : -Le centre de profit (émetteur), -Le domaine dactivité, De retour dans lécran de saisie, le centre profit a dérivé : -Le centre financier (émetteur), -Le fonds (émetteur), Et le compte budgétaire (émetteur) saisi a dérivé le compte général (émetteur). Il est également nécessaire dindiquer un code TVA valide (TVA collectée uniquement). Flux 1 Réimputations Saisie dune réimputation F891

92 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 92 Saisie des données destinataires : De la même manière que pour les données émettrices, après avoir saisi le compte budgétaire et le montant dans lécran de saisie des données destinataires, le système navigue sur lécran dimputation, celui-ci permet de saisir : -Le centre de profit (destinataire), -Le domaine dactivité, De retour dans lécran de saisie, le centre profit a dérivé : -Le centre financier (destinataire), -Le fonds (émetteur), Et le compte budgétaire (destinataire) saisi a dérivé le compte général (destinataire). Il est également nécessaire dindiquer un code TVA valide (TVA collectée uniquement). Flux 1 Réimputations Saisie dune réimputation F891

93 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 93 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

94 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 94 Dans la modélisation du flux de recette contenant un visa, un champ apparaît au niveau de la facture. Ce champ apparaît sur longlet donné supplémentaire des données dentête de la facture. Ce statut est initialisé à 0 à la création de la facture. Il est passé à 2 par un ordonnateur supérieur (dun point de vue autorisation, via la transaction ZREC022), pour que le comptable puisse comptabilisé la facture via la transaction ZVFX3. Flux 3 Visa Généralités

95 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 95 Pour que le comptable puis comptabiliser la facture le document doit avoir un visa 2. Transaction : ZREC022 Visa Apposition du visa Flux 3 ZREC022

96 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 96 Valider votre pièce Le statut passe à 2 après la validation Visa Apposition du visa Flux 3 ZREC022

97 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 97 Exercice 11 5 min Exercice 10 Le visa ordonnateur TOUS

98 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 98 Exercice 40 min Exercice 11 Facturation / Réduction /Prise en charge / Rejet (Processus sans bordereau) Flux 2/3

99 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 99 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

100 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 100 Mise sous bordereau Dans un flux avec service fait non valorisé, les factures client et les avoirs (ainsi que les réimputations) doivent donner lieu à un titre de recette au comptable pour prise en charge, Les pièces de facturation et davoir (et de réimputation) sont pour cela transformées en titres de recettes par lapposition dun numéro réglementaire et regroupées en bordereaux de titres de recettes pour transfert au comptable, La numérotation réglementaire des bordereaux de mandats est fonction de la catégorie dordre (voir tableau ci-dessous) et se réalise sur 7 caractères, est continue par exercice, et commence à 1. Les 2 premiers n° représente lannée Le troisième numéro représente la catégorie dordre Ex : pour lannée 2007 et la catégorie dordre 2 Catégorie dordre 01-paiement02–acceptation03-compensation04-paiement déduction 05-acceptation déduction Signification Mandat (facture)Titre de recetteCertificat de réimputation Ordre de reversement Réduction de titre de recette Flux 1

101 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 101 Mise sous bordereau Il est tout dabord nécessaire de créer un numéro de titre de recette SAP (non réglementaire) avec la transaction ZREC001 à partir des documents de facturation recette. Ce numéro de titre SAP est complété par le numéro de titre réglementaire à la mise sous bordereau. Dans lécran de sélection, indiquer les critères de sélection des factures, puis Exécuter. Le système ramène alors les factures éligibles. Sélectionner la/les factures pour lesquelles créer un titre de recette, puis cliquer sur Création pièce. Puis rafraîchir. Puis Retour. Flux 1

102 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 102 Mise sous bordereau La transaction ZSIFACFITR_BORD permet la création du bordereau de recette. Pour démarrer le regroupement, cliquer sur Regroupement. Flux 1

103 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 103 Mise sous bordereau Le système affiche alors lécran de sélection des pièces à mettre sous bordereau. Réaliser la sélection en indiquant obligatoirement un type de pièce. Renseigner les autres critères pour réduire la sélection. Le groupe de centres financiers représente les centres financiers de niveau UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Il est possible de créer des variantes de sélection après avoir renseigné les champs désirés, puis cliquer sur Sauvegarder comme variante. Flux 1

104 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 104 Mise sous bordereau Le système affiche alors les pièces ramenées par la sélection. Il faut alors cocher les pièces à regrouper puis cliquer sur Regrouper, autant de fois que lon souhaite faire des bordereaux différents. Puis sauvegarder Le système créé le bordereau et attribue le numéro réglementaire. Flux 1

105 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 105 Mise sous bordereau La transaction ZSIFACFITR_BORD permet lédition et la validation des bordereaux créés précédemment.. Pour éditer et valider les bordereaux, cliquer sur Édition et Validation Flux 1

106 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 106 Mise sous bordereau Le système affiche alors lécran de sélection des bordereaux à éditer et valider. Le système affiche alors les bordereaux ramenés par la sélection. Il faut alors cocher les bordereaux à éditer/valider. Puis cliquer sur Editer. Les numéros réglementaires sont générés et les dates mises à jour Le bordereau est imprimé automatiquement Les données den-tête de la facture portent (dans lordre): - Le numéro de titre SAP (non réglementaire) - Le numéro réglementaire du bordereau - Le numéro de titre réglementaire Flux 1

107 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 107 Edition de bordereau Flux 1 N° de titre de recette N° de bordereau

108 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 108 Titre de recettes Flux 1 N° de titre de recette N° de bordereau Imputation comptable

109 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 109 Titre de recettes – Pièce comptable Flux 1 N° de titre de recetteType de pièce « Titre de recettes » N° de bordereau

110 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 110 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

111 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 111 SIFAC permet la consultation : Des documents de vente (commandes clients, contrats périodiques, contrats sur convention) ; Des factures émises ; Du suivi de lexécution budgétaire. Chaque utilisateur ne pourra consulter que les restitutions et les éditions pour lesquelles il est habilité. Editions et Consultations Généralités

112 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 112 Les listes des documents de vente de types commande client, et commande de prestations internes, demande davoir, sont consultables via la transaction VA05, Les listes des documents de vente de types contrat périodique, et contrat sur convention, sont consultables via la transaction VA45 (par article ou par client), Les listes des factures de vente de types facture, avoir, annulation davoir, sont consultables via la transaction VF05 (par article ou par client), Ces listes de document sont visualisables selon des critères (type de document, éléments organisationnels). Editions et Consultations Commandes de vente & Factures de vente VA05 / VA45 / VF05

113 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 113 A tout moment, il est possible grâce à la transaction FMKFR01 de consulter la situation dune adresse budgétaire. Sélection de ladresse budgétaire à consulter Editions et Consultations Suivi de lexécution budgétaire FMKFR01

114 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 114 Document de vente Vérification de la situation budgétaire FMKFR01 Budgété : Montant total budgété Prev. recette : Montant total doc de vente Reste à émettre : Reste à facturer Reste à réaliser Adresse budgétaire Impact en CB : facture impact cpt budg+liquid directe Explication des ratios : -budgété : montant total budgété. Crédits ouverts. -Prev.recette : total des commandes et contrats de vente (liquidation directe exclue). -Impact en CB : facture avec impact budgétaire (facture de vente prise en charge + liquidation directe + facture de vente flux 2 non comptabilisée) -Reste à émettre : reste à facturer (quand facture non créée + flux3 facture non comptabilisée). -Reste à réaliser : budget – consommations (impact en CB + reste à facturer).

115 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 115 Démonstration 30 min Exercice 12 Consultation des commandes de vente et suivi de l'exécution budgétaire

116 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 116 Sommaire Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de Facturation et édition Réduction, annulation de recettes et réimputations Les Visas Mise sous bordereau Éditions consultations Conclusion

117 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 117 Rappeler limportance de la qualité des données de base Mettre laccent sur la fonctionnalité de création de commandes, de contrats, et de clients et darticles par copie, sans sous estimer la charge de vérification induite Étant donné le grand nombre de types de documents de vente différents, rappeler le risque derreur dans la sélection du document, et lattention nécessaire à porter à lanalyse du document à créer Mettre laccent sur limpossibilité de modifier les données dune facture créée à partir dune commande, et sur limpossibilité de supprimer une facture dont le titre de recette est mis sous bordereau Mettre laccent sur la mise à jour en temps réel des états et des restitutions Conclusion Conseils aux formateurs

118 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 118 Document de vente : regroupe les commandes simples, les commandes de prestation interne, les contrats périodiques, les contrats sur convention, les demande davoir, et les demandes dannulation davoir. Document de facturation : permet la facturation de chacun des documents de vente. Regroupe les factures simples, sur prestation interne, sur contrats périodiques, sur contrats sur convention, les avoirs, et les annulations davoir. Fonctions partenaires : au nombre de 4 en « recettes », elles permettent dattribuer à un client des partenaires spécifiques Donneur dordre : entité commandant une marchandise ou une prestation Destinataire facture : entité à qui doit être envoyée la facture pour la marchandise la prestation Payeur : entité responsable du paiement de la marchandise ou de la prestation Réceptionnaire marchandise : entité à qui la marchandise ou la prestation doivent être livrés Conclusion Glossaire

119 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 119 ANNEXES

120 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 120 Processus de recette : Émission de titres de recette et de bordereaux Commande Contrat (convention / loyer) Facture N° F1 Titre N° T1 Bordereau Impression Bordereau Prise en charge du bordereau Comptabilisation F1 Facture N° F2 Titre N° T2 « Blocage en comptabilité » automatique statut A Création de la facture [VF01] ou [ZVF04] Création du titre de recette [ZREC001] Regroupement des titres [ZSIFACFITR_BORD] « Titre émis sous numéro FI » =>renseigné sur la facture « Numéro dordre » =>renseigné sur les factures F1,F2 Édition/Validation [ZSIFACFITR_BORD] Prise en charge [ZSIFACFITR_BORD] « Numéro Réglementaire « titre =>renseigné sur la facture Annulation de F2 (facture dannulation) Validation T1Rejet T2 Numéro bordereau rejet =>renseigné sur la facture La transaction [ZSIFACFITR_BORD] permet également de suivre les titres et le bordereau Création documents [VA01] ou [VA41] ORDONNATEURORDONNATEUR COMPTABLECOMPTABLE [Transaction] [Transaction] : Flux périodique Ré imputation et facturation directe (éventuelles) Ré imputation [F891] et Facture directe [F881] Bordereau Impression Bordereau Prise en charge du bordereau Facture directe Ré imputation

121 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 121 Processus de recette : Sans émission de titre et de bordereau de recette - Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable CommandeContrat (convention / loyer) Facture N° F1Facture N° F2 Création de la facture manuelle [VF01] ou [ZVF04] Comptabilisation unitaire de la facture ou en masse [VF02] ou [ZVFX3] Facture dannulation N° F3 Facture N° F2 comptabilisée Annulation [VF11] Création documents [VA01] ou [VA41] « Blocage en comptabilité » automatique statut A [Transaction] ZCS ZWV1,2,3 ZWV4 ZCI ZDR ZCR ORDONNATEURORDONNATEUR COMPTABLECOMPTABLE [Transaction] : Flux périodique Facture N° F2 rejetée / annulée Facture dannulation N° F4 Processus de recette : Sans émission de titre et de bordereau de recette - Impact en comptabilité budgétaire au moment de la facture SD bloquée en comptabilité Visas

122 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 122 Transactions Recettes et Conventions

123 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 123 Transactions Recettes et Conventions

124 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 124 Transactions Recettes et Conventions

125 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 125 La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SAP via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Lors de lexécution des flux, les dépenses et recettes sont enregistrées avec un code de TVA au niveau de chaque pièce. Le code de TVA peut être hérité du contexte dépense / recette ou saisi manuellement dans les documents Gestion de la TVA

126 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 126 Gestion de la TVA La sectorisation de la TVA La notion de sectorisation (imprimé facultatif 3310-ter mis à la disposition par lAdministration Fiscale) est définie dans SIFAC via la définition des activités économiques distinctes (non soumises à des dispositions identiques au regard de la TVA) et donc des secteurs dactivités distincts suivants : Secteur exonéré (opérations - principalement formations initiale et continue - qui, conformément à la réglementation, sont dans le champ dapplication de la TVA mais sans être soumises à cet impôt en raison dune exonération prévue par la loi et qui, partant, nouvrent pas droit à déduction), Secteur taxé (opérations placées dans le champ d'application de la TVA, dont certaines sont effectivement soumises à l'impôt et d'autres exonérées en application des règles de territorialité et ouvrant toutes droit à déduction) Secteur activité dédition Secteur activité location de locaux nus à usage professionnel si option à la TVA (imposition à la TVA des loyers recouvrés)

127 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 127 Gestion de la TVA La sectorisation de la TVA Chaque dépense (et ipso facto chacune des opérations –livraison de bien meuble corporel et prestation de services - réalisées, au titre de chacun des secteurs érigés, par un établissement en sa qualité dassujetti à la TVA) doit être affectée dès l'origine à un secteur dactivité. Dans le cas où une dépense ne peut être affectée à l'un des secteurs constitués, il y a lieu de la regarder comme étant utilisée soit par deux ou trois secteurs dactivité distincts, soit pour l'ensemble des activités de l'Etablissement (dépenses dites mixtes).

128 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 128 Gestion de la TVA Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : C pour collectée D pour déduction totale I et J pour opérations d'auto-liquidation A pour auto-liquidation N pour absence de déduction P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex- prorata) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Quand le libellé du code TVA est porteur de la notion "déductible", la déduction est intégrale. Lorsque cette déduction est partielle, on trouve la notion "coefficient TF", l'absence de déduction est, elle, portée par la notion "non déductible". Les codes I et J retracent 2 types d'opérations dauto-liquidation : Celles qui relèvent des règles qui leur sont propres, en vigueur avant le 01/09/2006 (par ex., acquisition intracommunautaire de biens, prestations immatérielles) Celles qui relèvent des règles en vigueur depuis cette date (cf. instruction BOI 3A-9-06) Tous les codes relatifs aux charges à payer sont entendus comme "potentiellement" déductibles entièrement ou forfaitairement ou non déductibles.

129 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 129 Identification du code de TVA collectée : les deux notions principales à prendre en compte sont lopération effectuée et la qualité du client. 1. Lopération : 1er critère discriminant : nature de lopération (au sens produit/article générique dans SAP) Livraison de biens meubles corporels Prestation de services (se définit par défaut : tout ce qui nest pas un bien meuble corporel) En distinguant les opérations à titre onéreux des autres opérations, lesquelles sont dites non imposables, cest-à-dire placées hors du champ dapplication de la TVA 2ème critère discriminant : opération taxée ou exonérée, nouvrant pas droit à déduction Ex : exonération pour formations initiale et continue, location de locaux nus à usage dhabitation ou professionnel (dans ce dernier cas, possibilité de formuler une option pour soumettre volontairement à la TVA les loyers), analyses de biologie médicale… 2. La qualité du client 1er critère discriminant lié à la notion de client interne ou externe Dans le cas dun client interne (prestation interne), facturation sans TVA (facture pro forma) 2ème critère discriminant : Notion de territorialité Ex. cession dun brevet (prestation immatérielle) à un non assujetti ou à un assujetti. Gestion de la TVA

130 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 130 Gestion de la TVA Lutilisateur peut se faire une liste personnelle des codes TVA quil utilise le plus souvent dans une transaction : Exemple : cas dune saisie de pièce de ré imputation 1. Sélectionner C0 pour le mettre dans la liste des favoris 1. Cliquer sur le bouton « Favori »

131 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 131 Lutilisateur peut se faire une liste personnelle des codes TVA Gestion de la TVA 3. Le bouton « liste personnelle » apparaît. Cliquer dessus. 4. La liste personnelle apparaît Permet de supprimer un favori Permet de revenir à la liste générale « Toutes les valeurs ». Les listes personnelles peuvent être faites pour différents types de données (domaine fonctionnel par exemple), dès lors que le bouton apparaît en bas de la liste.

132 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 132 Gestion de la lucrativité Dans le cadre de SIFAC, le domaine dactivité est défini comme porteur de la notion de secteur dans une optique fiscalité directe et permet ainsi disoler les opérations lucratives. La gestion de domaines dactivité permet : De sectoriser les activités répondant aux critères de la lucrativité définis par ladministration fiscale Didentifier dans chaque opération son caractère lucratif ou non via laffectation dun domaine dactivité aux axes dimputation sans pour autant démultiplier ces objets dimputation De produire une comptabilité spécifique à la nature dactivité en isolant les charges, produits et postes de bilan.

133 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Recettes 133 Gestion de la lucrativité Trois domaines dactivité sont définis dans SIFAC et affectés aux éléments dimputation (centre de coût, élément dOTP, etc.) : 0001 Non lucratif 0002 Lucratif 0003 Exonéré Exemple


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