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La mise à jour du calendrier de conservation Francine Légaré Congrès de lAssociation professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation.

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Présentation au sujet: "La mise à jour du calendrier de conservation Francine Légaré Congrès de lAssociation professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation."— Transcription de la présentation:

1 La mise à jour du calendrier de conservation Francine Légaré Congrès de lAssociation professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec 20 avril 2012

2 Plan de la présentation Les éléments déclencheurs Lanalyse préliminaire La collecte des données La mise à jour du calendrier de conservation Lapprobation du calendrier de conservation

3 Les éléments déclencheurs Changement organisationnel Changement du cadre légal et réglementaire Implantation dun système de GID

4 Lanalyse préliminaire Faire un état de la situation Identifier les problématiques

5 La collecte des données Pour chacune des règles de conservation Quelles règles sont utilisées et non utilisées? Qui est le détenteur? Qui lutilise? Combien de boîtes sont entreposées au Centre de documents semi-actifs? Combien de boites sont versées aux archives?

6 La mise à jour Travailler en mode projet Rédaction dun mandat incluant les objectifs et les échéanciers Élaboration dune méthodologie Élaboration de gabarits

7 Rédaction du mandat Le mandat doit présenter clairement les objectifs Le mandat doit indiquer clairement ce qui est inclus dans le projet de mise à jour et ce qui en est exclus Le mandat doit présenter un échéancier réaliste Le mandat doit identifier clairement les livrables

8 Élaboration dune méthodologie Quand doit-on créer une règle de conservation? Quand doit-on modifier une règle de conservation? Quand doit-on annuler une règle de conservation? Quelles sont les règles de rédaction et décriture?

9 Élaboration de gabarits Collecte des données Documentation de la démarche Approbation interne de la règle de conservation Formulaire de règle de conservation

10 Tableau pour la collecte des données

11 Documentation de la démarche

12 Approbation interne de la règle de conservation

13 Formulaire règle de conservation

14 Informations utiles Types de documents Cadre légal et réglementaire Document essentiel / Document confidentiel Plan de classification Remarques générales Recueils consultés

15 Création de sous règle

16 Les collaborateurs Les usagers Les conseillers en technologies de linformation Les conseillers juridiques

17 Les embûches Les priorités de lorganisation La disponibilités des ressources Archivage GD vs Archivage TI

18 Questions


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