La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Formation Microsoft ® Access ® 2010 Concevoir les tables dune nouvelle base de données.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Formation Microsoft ® Access ® 2010 Concevoir les tables dune nouvelle base de données."— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft ® Access ® 2010 Concevoir les tables dune nouvelle base de données

2 Contenu du cours Vue densemble : planifier une conception de qualité Leçon : inclut neuf sections dinstructions Suggestions de tâches de travaux pratiques Test Aide-mémoire Concevoir les tables dune nouvelle base de données

3 Vue densemble : planifier une conception de qualité Concevoir les tables dune nouvelle base de données Vous débutez sur Access 2010 ? Ici, vous allez apprendre les bases dAccess, en commençant par la réalisation de conceptions de qualité, ce qui permettra à votre base de données de capturer toutes vos données avec précision. Ce cours se concentre essentiellement sur la conception des tables et des relations dune nouvelle base de données.

4 Objectifs du cours 1.Planifier la structure des tables dune nouvelle base de données 2.Planifier les champs (les colonnes individuelles dans chaque table) 3.Planifier les champs de clé primaire permettant les relations entre vos tables 4.Créer les tables dune base de données Web (une base de données que vous publiez sur un site Microsoft ® SharePoint ® ) Concevoir les tables dune nouvelle base de données

5 Commencer avec un plan Concevoir les tables dune nouvelle base de données Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Pour ce cours, imaginez que vous gérez les données relatives aux biens de votre société : les ordinateurs, les bureaux et autres équipements. Jusquà présent, vous utilisiez une feuille de calcul pour entrer et gérer ces données, mais le fichier est devenu tellement volumineux quil est difficile de trouver et de changer des données. Par ailleurs, certains des enregistrements sont incorrects. Le déplacement de ces données vers une base de données Access peut faciliter votre travail, mais par où commencer ?

6 Commencer avec un plan Concevoir les tables dune nouvelle base de données Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Le jargon lié à la conception de bases de données est parfois assez technique, vous entendrez des termes tels que « formulaires normaux », mais voici les notions de base : Commencez par observer les données que vous avez besoin de capturer. Combien de fois ces données sont-elles répétées ? Par exemple, combien de fois votre feuille de calcul liste-t-elle les fournisseurs ? Recherchez ces données répétées et déplacez-les dans une table à part.

7 Commencer avec un plan Concevoir les tables dune nouvelle base de données Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Par ailleurs, vérifiez que chaque table contient bien des données uniques. Par exemple, une table de données de biens ne contiendra pas des informations de vente, et une table de données relatives à des salaires ne pourra pas contenir des dossiers médicaux. Le processus de division de vos données en tables plus petites est appelé normalisation.

8 Commencer avec un plan Concevoir les tables dune nouvelle base de données Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Après avoir normalisé vos données, vous les « remariez » en liant vos tables avec des relations. Limage illustre cela. La feuille de calcul originale insère les données dans une longue liste, tandis que la base de données les divise en tables. Ensuite, les tables sont liées les unes aux autres dune façon vous permettant de rechercher des informations et de donner un sens à vos données.

9 Commencer avec un plan Concevoir les tables dune nouvelle base de données Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Cet ensemble de tables et de relations est la clé de voûte de toute base de données relationnelle. Sans cet ensemble, vous navez pas de base de données. Par conséquent, poursuivez votre lecture, nous allons vous montrer le processus de conception, étape par étape.

10 Établissez un objectif Concevoir les tables dune nouvelle base de données Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment La première étape de la planification dune nouvelle base de données consiste à écrire son objectif. Dans ce cas, vous devez entrer et gérer les données de biens de votre société. Mais, ne vous arrêtez pas là. Demandez-vous qui va utiliser la base de données et comment ils vont lutiliser. Veillez à ce que votre énoncé dobjectif rencontre lensemble de ces divers besoins et utilisations.

11 Établissez un objectif Concevoir les tables dune nouvelle base de données Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment Conservez votre énoncé dobjectif à portée de main et reportez-vous y lorsque vous créez vos tables. Nessayez pas non plus de créer lénoncé parfait. Vous pouvez toujours le modifier, et vous le ferez probablement.

12 Établissez une liste des données que vous voulez stocker Concevoir les tables dune nouvelle base de données Toutes les données à conserver Une bonne structure de base de données vous évite davoir des données en double. Elle vous permet de veiller à ce que vos données soient complètes, mais plus important, quelles soient précises.

13 Établissez une liste des données que vous voulez stocker Concevoir les tables dune nouvelle base de données Toutes les données à conserver Pour atteindre ces objectifs, commencez par répertorier les données que vous voulez capturer. Vous pouvez commencer avec vos données existantes, en loccurrence, votre feuille de calcul. Ou, si vous utilisez des formulaires ou des grands livres en version papier, rassemblez des exemples de ceux-ci. Nhésitez pas à demander à vos collègues ce dont ils ont besoin.

14 Établissez une liste des données que vous voulez stocker Concevoir les tables dune nouvelle base de données Toutes les données à conserver Pour identifier les informations que vous avez besoin de stocker, vous pouvez également créer un diagramme de flux des tâches associées à vos données. Par exemple, qui entrera les données et comment ? Quels formulaires devront être utilisés ?

15 Établissez une liste des données que vous voulez stocker Concevoir les tables dune nouvelle base de données Toutes les données à conserver Et, tant que vous y êtes, pensez aux rapports ou publipostages que vous voulez créer à partir de la base de données. Par exemple, voulez-vous savoir quand les bureaux et les chaises doivent être remplacés ? Qui a besoin de ces informations ? Lexamen des données que vous voulez entrer et utiliser peut vous aider à déterminer les données à stocker.

16 Regrouper les données par sujet Concevoir les tables dune nouvelle base de données Ensembles dinformations uniques En répertoriant les données que vous voulez capturer, vous vous apercevrez quelles entrent dans un ou plusieurs groupes ou catégories. Par exemple, vos informations peuvent être regroupées comme suit : Les données des biens, par exemple, les modèles, les dates dachat et les coûts.

17 Regrouper les données par sujet Concevoir les tables dune nouvelle base de données Ensembles dinformations uniques Les données des fournisseurs, à savoir ceux qui fournissent les ordinateurs, les bureaux et les autres équipements. Cette catégorie inclura probablement les noms de sociétés, les adresses, les numéros de téléphone et les noms de contact. Les données du service de support, à savoir ceux qui réparent et entretiennent les équipements. Ces données ressembleront à des données de fournisseur parce quelles incluent également le nom des sociétés et des contacts.

18 Regrouper les données par sujet Concevoir les tables dune nouvelle base de données Ensembles dinformations uniques Le regroupement est important parce que chaque groupe peut correspondre à une table, telle que Biens, Support et Fournisseurs. Vos groupes peuvent ne pas résulter en une liste complète de tables, mais ils sont un bon point de départ. Nayez pas peur de les recréer. Vérifiez juste que chaque groupe contienne des données uniques : uniquement les données des biens dans un groupe, uniquement les données des fournisseurs dans un autre, etc.

19 À partir des groupes, créer des champs Concevoir les tables dune nouvelle base de données Commençons avec les petits détails Létape suivante de votre conception consiste à dresser la liste des champs pour chaque table. Dans une table Access, les colonnes sont appelées des champs et les enregistrements individuels sont appelés des lignes. En règle générale, chaque champ dune table est lié à dautres champs. Par exemple, dans une table de données de contacts professionnels, vous avez généralement des champs pour le prénom, le nom, la société, les numéros de téléphone, etc.

20 À partir des groupes, créer des champs Concevoir les tables dune nouvelle base de données Commençons avec les petits détails Chaque champ doit être lié aux autres et chaque champ doit sappliquer uniquement aux contacts professionnels. Cet ensemble de champs liés est appelé une relation, doù le terme de base de données relationnelle. Vous planifiez vos champs en déterminant les informations spécifiques que chacun de vos groupes doit capturer. À nouveau, vous pouvez faire référence à vos données existantes : la feuille de calcul, un grand livre ou même votre boîte à fiches.

21 À partir des groupes, créer des champs Concevoir les tables dune nouvelle base de données Commençons avec les petits détails Pour votre base de données de biens, vous souhaiterez probablement répertorier chaque élément et chaque information pour chaque produit, comme les dates dachat et les coûts. Dans ce contexte, essayez de réduire chaque champ à son plus petit composant logique. Dans une bonne structure, un champ représente une donnée unique et le nom du champ identifie clairement cette donnée.

22 À partir des groupes, créer des champs Concevoir les tables dune nouvelle base de données Commençons avec les petits détails À un moment donné, vous souhaiterez peut-être utiliser les données dune table dans une autre. Par exemple, limage montre que le groupe Biens inclut des champs pour les fournisseurs et les services de support. Cest normal, vous voyez comment mettre vos tables en relation et nous parlerons de ces relations dans un instant. Pour le moment, incluez tous les champs que vous voulez inclure dans chacune des tables.

23 À partir des groupes, créer des champs Concevoir les tables dune nouvelle base de données Commençons avec les petits détails Pour terminer, au cas où vous vous poseriez la question, les lignes ne se planifient pas. Elles apparaissent automatiquement lorsque vous entrez des données dans vos champs.

24 Planifier les types de données Concevoir les tables dune nouvelle base de données Chaque champ reçoit un type de données Après avoir indiqué les champs de chaque table, vous devez déterminer un type de données pour chaque champ. Un type de données est une propriété qui contrôle ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Par exemple, si vous voulez stocker des données textuelles telles que des noms et des adresses, vous définissez vos champs sur le type de données Texte. Si vous voulez stocker des dates et des heures, vous définissez le champ sur le type de données Date/Heure.

25 Planifier les types de données Concevoir les tables dune nouvelle base de données Chaque champ reçoit un type de données Les types de données sont une norme pour toutes les bases de données relationnelles et garantissent la saisie de données précises. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer un nom dans un champ configuré pour contenir des dates et des heures. En outre, les types de données vous permettent de contrôler la taille de votre base de données, dans la mesure où ils déterminent la taille de vos champs. Vous ne gaspillerez pas de lespace en insérant une petite quantité de texte dans un grand champ.

26 Planifier les types de données Concevoir les tables dune nouvelle base de données Chaque champ reçoit un type de données Access facilite la définition des types de données. Pour linstant, pendant que vous répertoriez vos champs, notez le type de données pour chacun.

27 Planifier vos clés primaires Concevoir les tables dune nouvelle base de données Un champ critique pour toutes les tables Létape suivante de votre plan consiste à ajouter un champ de clé primaire dans chacune de vos tables. Une clé primaire est un champ, ou une combinaison de champs, avec une valeur qui fait de chaque enregistrement (chaque ligne dans une table) un enregistrement unique. Par exemple, la compagnie de téléphone assure le suivi de tous les Marc Durand en les identifiant avec une valeur de clé primaire unique.

28 Planifier vos clés primaires Concevoir les tables dune nouvelle base de données Un champ critique pour toutes les tables Outre lidentification de chaque enregistrement dans votre base de données, vous utilisez également des clés primaires dans les relations entre vos tables. En fait, les clés primaires sont tellement importantes que nous avons une règle qui leur est réservée : Chaque table dans votre base de données doit avoir une clé primaire. Sans clé primaire, vous ne pouvez pas créer de relations et extraire des informations significatives à partir de vos données.

29 Planifier vos clés primaires Concevoir les tables dune nouvelle base de données Un champ critique pour toutes les tables Access offre plusieurs façons de créer des clés primaires. Étant donné que vous débutez dans Access, la façon la plus simple consiste à planifier un champ « ID », tel que « IDBien » ou « IDFournisseur », pour chacune de vos tables, puis à définir ce champ sur le type de données NuméroAuto.

30 Planifier vos clés primaires Concevoir les tables dune nouvelle base de données Un champ critique pour toutes les tables Access incrémentera dès lors la valeur de ce champ dune unité chaque fois que vous ajouterez un nouvel enregistrement. Par ailleurs, si vous planifiez de publier votre base de données sur SharePoint, vous devez utiliser des champs NuméroAuto comme clés primaires pour toutes vos tables.

31 Planifier vos clés étrangères Concevoir les tables dune nouvelle base de données La clé des relations : partager vos clés. Nous avons mentionné plus tôt dans ce cours quaprès avoir réparti vos données dans des tables différentes, vous les réunissez à laide de liens appelés relations. Les relations de table peuvent devenir complexes et nentrent pas dans le cadre de ce cours. Pour linstant, vous devez les planifier, et pour cela, vous devez déterminer lendroit où placer les clés étrangères.

32 Planifier vos clés étrangères Concevoir les tables dune nouvelle base de données La clé des relations : partager vos clés. Une clé étrangère est simplement une clé primaire que vous utilisez dans une autre table. Limage illustre cela : Vous pouvez voir comment les clés primaires des tables Fournisseurs et Support sont devenues des champs dans la table Biens. Ces champs en double dans la table Biens sont des clés étrangères.

33 Planifier vos clés étrangères Concevoir les tables dune nouvelle base de données La clé des relations : partager vos clés. À ce stade, vous pensez peut-être : « Attendez, en partageant des champs de cette façon, certaines données sont dupliquées ! ». Ne vous inquiétez pas, ce type de duplication est acceptable. Les valeurs de clés primaires sont petites et vous ne pouvez pas extraire dinformations de votre base de données à moins de les utiliser dans des relations. Par conséquent, lors de la conception de votre base de données, indiquez vos champs de clé étrangère.

34 Créer des tables pour SharePoint Concevoir les tables dune nouvelle base de données Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. La dernière étape du processus de conception consiste à décider si vous allez publier votre base de données sur SharePoint. Si cest le cas, vos tables ne pourront pas utiliser certaines des fonctionnalités fournies par Access. Par exemple, vous pouvez utiliser le mode Feuille de données uniquement pour créer des tables, et non le concepteur de tables.

35 Créer des tables pour SharePoint Concevoir les tables dune nouvelle base de données Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. En outre, les seuls types de relations que vous pouvez créer sont appelés les champs Liste de choix. Il sagit dun type de relation qui vous permet de sélectionner les valeurs résidant dans une table à partir dune liste dans une autre table.

36 Créer des tables pour SharePoint Concevoir les tables dune nouvelle base de données Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. Access impose ces limites parce que le processus de publication convertit votre base de données en HTML dynamique et ECMAScript. Vous devez donc éviter de créer des composants de base de données (Access les appelle des objets) qui ne peuvent pas être convertis dans ces langages. Par conséquent, lors de la dernière étape de votre plan, indiquez si vous allez publier la base de données. Cest un petit détail, mais il est important.

37 Suggestions de travaux pratiques 1.Commencer votre planification 2.Explorer le modèle de base de données Biens 3.Découvrir les façons déviter les données redondantes sans créer de tables Concevoir les tables dune nouvelle base de données Travaux pratiques en ligneTravaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010)

38 Test - Question 1 Quelle est la fonction dune clé primaire ? (Choisissez une réponse.) Concevoir les tables dune nouvelle base de données 1.Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table. 2.Elle sert à chiffrer et déchiffrer votre base de données. 3.Elle sert à sassurer que vous entrez des données dans la table correcte.

39 Test - Question 1 Concevoir les tables dune nouvelle base de données Cest effectivement la fonction des clés primaires et toutes vos tables doivent comporter un champ de clé primaire. Quelle est la fonction dune clé primaire ? Réponse : 1. Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table.

40 Test - Question 2 Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont : (Choisissez une réponse.) Concevoir les tables dune nouvelle base de données 1.Toujours sauvegardées. 2.Complètes et précises. 3.En double, pour pouvoir les consulter plus facilement.

41 Test - Question 2 Concevoir les tables dune nouvelle base de données Il est essentiel que les données soient complètes et précises pour pouvoir prendre de bonnes décisions. Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont : Réponse : 2. Complètes et précises.

42 Test - Question 3 Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées. (Choisissez une réponse.) Concevoir les tables dune nouvelle base de données 1.Vrai. 2.Faux.

43 Test - Question 3 Concevoir les tables dune nouvelle base de données Si vous devez seulement stocker et gérer quelques produits, vous pouvez utiliser un champ Liste de choix qui contient une liste de valeurs. Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées. Réponse : 2. Faux.

44 Test - Question 4 Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ? (Choisissez une réponse.) Concevoir les tables dune nouvelle base de données 1.Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance. 2.Un 3.Deux

45 Test - Question 4 Concevoir les tables dune nouvelle base de données Ca peut être une table ou ça peut être des dizaines de tables. Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ? Réponse : 1. Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance.

46 Test - Question 5 Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en : (Choisissez une réponse.) Concevoir les tables dune nouvelle base de données 1.Fusionnant la Table A avec la Table B. 2.Liant la Table A à la Table B. 3.Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement).

47 Test - Question 5 Concevoir les tables dune nouvelle base de données Lorsque vous ajoutez un champ de clé primaire à une autre table et que vous créez une relation, ce nouveau champ devient une clé étrangère. Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en : Réponse : 3. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement).

48 Aide-mémoire Pour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce cours, consultez l Aide-mémoire.Aide-mémoire Concevoir les tables dune nouvelle base de données

49 Utilisation de ce modèle Consultez le volet Commentaires ou affichez la page complète des commentaires (onglet Affichage, Page Commentaires) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.


Télécharger ppt "Formation Microsoft ® Access ® 2010 Concevoir les tables dune nouvelle base de données."

Présentations similaires


Annonces Google