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28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 1 Formation à

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1 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 1 Formation à

2 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 2 Interface et environnement Plan Général : Les calculs Les fonctions Les graphiques La feuille de calculs introduction Conclusion Les listes de données En savoir davantage

3 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 3 introduction Excel est un tableur c'est-à-dire un programme informatique dans lequel on ouvre un classeur contenant des feuilles de calculs. Ces feuilles de calculs contiennent des lignes et des colonnes dont lintersection sappelle une cellule. Chaque cellule peut contenir toutes sortes de données et de formules de calculs (plus de 350 fonctions sont déjà prédéfinies) Excel permet de gérer toutes sortes dapplications familiales, associatives ou professionnelles. Stockage, traitement, présentation, publication des informations font dExcel un puissant outil de productivité personnelle doù lutilité dapprendre pour mieux sen servir, cest le but de cette formation dinitiation. Cest quoi Excel et comment on sen sert ?

4 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 4 Linterface dExcel 2003 Excel fait partie de la suite bureautique MS Office éditée par le géant américain du logiciel Microsoft, auteur de lantique Multiplan de La suite Microsoft Office 2003 contient Excel, les autres outils bureautiques Word, Power Point, Access et Outlook. Microsoft Excel est un logiciel de type « Tableur ». Il n'est donc pas destiné à une utilisation spécifique mais représente un outil de travail polyvalent, adapté à la gestion des tableaux, listes, calculs et tous traitements de données. Excel a conservé la même logique de son interface jusquà la version En revanche, celle-ci a été profondément remaniée avec la version 2007 Excel 2003Excel 2007

5 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 5 Linterface dExcel 2003 Lors du démarrage, Excel crée un Classeur comportant 3 feuilles par défaut, nombre qui peut être diminué ou augmenté selon les besoins (255 max.) Ouvrons un classeur pour y retrouver : La barre de titre La barre de menu La barre doutil La barre de formule La zone daffichage La barre détat

6 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 6 Barre de titre Barre des menus Barre doutilsBarre des formules Zone daffichage 3 feuilles Barre détat Cellule active Réf. Cellule active

7 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 7 Les menus La barre de menus

8 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 8 Les menus Les menus contextuels En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous accédez à un menu contextuel se rapportant à un objet donné

9 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 9 La barre doutils Plusieurs barres doutils peuvent être affichées en même temps, chacune étant personnalisable à souhait

10 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 10 Les fenêtres La gestion des fenêtres permet de gérer leur taille, les déplacer, les réorganiser, avec deux fonctions utiles : Fractionner et Figer les volets pour afficher différentes parties dune feuille ExcelFractionner et Figer les volets Supprimer le fractionnement

11 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 11 La gestion de fichiers Les fichiers Excel sont enregistrés avec une extension.XLS pour les classeurs et une extension XLC pour les graphiques.

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13 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 13 La feuille de calcul Une feuille de calcul Excel 2003 contient lignes et 256 colonnes. Une feuille de calcul Excel 2007 contient lignes et colonnes. On appelle "cellule" l'intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale). Les cellules Excel sont référencées par leur numéro de colonne suivi de leur numéro de ligne. Chaque cellule peut contenir diverses données : Alphanumérique, Numérique, Date, Heure, et commentaires. Le contenu de chaque cellule peut être modifié, supprimé, transféré, formaté selon la présentation souhaitée. Excel dispose dune fonction de collage spécial de cellules très pratique et très complète.

14 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 14 Comment créer un tableau ? L'élément de base pour le travail sur Excel est le tableau. Un tableau est un ensemble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour former des cellules permettant une représentation synthétique des données. Une cellule est identifiée par sa colonne et sa ligne d'appartenance. Par exemple, la cellule « C2 » se trouve à l'intersection de la colonne « C » et de la ligne « 2 ». Pour insérer des données (Texte, nombre, date.) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus avec la souris et de saisir les données grâce au clavier. Alors que vous saisissez ces éléments, les modifications apparaissent simultanément dans la cellule et dans la zone de formule. D'ailleurs, à chaque fois que vous sélectionnez une cellule, son contenu apparaît dans la zone de formule vous permettant d'y apporter d'éventuelles modifications.

15 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 15 Comment créer un tableau ? Essayons de créer rapidement ce Tableau Saisir janvier puis tirer sur la poignée de recopie jusquà juin Saisir lundi puis tirer sur la poignée de recopie jusquà dimanche A présent, il va falloir faire la mise en forme de ce tableau car par défaut, dans chaque cellule : le texte est cadré à gauche les nombres sont cadrés à droite sans format personnalisé

16 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 16 Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet nombre / personnalisé Choisir la séparation des milliers et laffichage de 2 décimales

17 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 17 Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet Alignement Choisir centré car par défaut cest lalignement sur le bas

18 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 18 Choisir un format pour chaque cellule On peut poursuivre la mise en forme avec les deux autres onglets : Menu Format de cellule / onglet Police et Motifs de façon à obtenir la présentation souhaitée

19 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 19 Choisir une mise forme en automatique Excel a prévu une fonctionnalité appelée « Mise en forme automatique » qui permet de faire une mise forme rapidement et en une seule étape. Après avoir sélectionné la zone à mettre en forme du tableau, allez dans le menu « format » et choisissez « Mise en forme automatique ». Dans le fenêtre qui s'affiche à l'écran, il suffit de choisir le modèle qui vous convient (en cliquant dessus) et de valider par OK.

20 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 20 Définir une zone dimpression Définir une zone dimpression permet de délimiter la partie de la feuille qui sera imprimée. Une action à faire très tôt car très utile pour afficher un aperçu avant impression de façon à vérifier le rendu final du travail. Sélectionner le groupe de cellule puis Aller dans le menu Fichiers / Zone dimpression / Définir Cliquer sur licône Définir est encore plus simple et rapide

21 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 21 Mise page Après avoir définie une zone dimpression, aller dans fichier Mise page pour finaliser la présentation : dimensionner les marges, ajuster les lignes et les colonnes, insérer En-tête et Pied de page etc…Astuce : utiliser le bouton aperçu avant impression.

22 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 22 Quelques raccourcis clavier dExcel

23 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 23

24 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 24 Calculer avec Excel Les bases du calcul simple La vocation première dun tableur comme Excel est de réaliser des calculs simples ou complexes : une puissante calculatrice ! Lavantage est de pouvoir conserver les calculs, les mettre en forme, les imprimer, les communiquer, les exploiter avec dautres logiciels ou avec dautres correspondants. Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme dune Formule. Une formule commence toujours par le signe = et peut comporter divers éléments : des références de cellules, des valeurs constantes, des opérateurs arithmétiques : addition, multiplication, puissance… des opérateurs de comparaison = … des fonctions somme(), …

25 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 25 Calculer avec Excel Les bases du calcul simple Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme dune Formule. Exemples : =B1+B2 où B1 et B2 sont des références de cellules et + est un opérateur arithmétique =B1*9 ou B1 est une référence de cellule, * un opérateur et 9 est une constante numérique =somme(B1:B8) où SOMME(…) est une fonction et B1:B2 est la référence à un groupe de cellule

26 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 26 Calculer avec Excel Les opérateurs arithmétiques sont les suivants : + pour laddition * la multiplication ^ la puissance - pour la soustraction / la division Dans les formules comportant plusieurs opérateurs, la priorité dexécution est la suivante : ^ la puissance puis * la multiplication et / la division puis + laddition et - la soustraction

27 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 27 Calculer avec Excel Exemples de priorités des opérateurs arithmétiques : =B1+B2/2 Excel calcule dabord B2/2 puis ajoute le résultat à B1 =B1*B2^2+B3 Excel calcule dabord B2 à la puissance 2 puis multiplie le résultat obtenu par B1 puis additionnera le tout à B3 Utiliser les parenthèses pour forcer la règle de priorité : =(B1+B2)/2 Excel calcule dabord B1+B2 puis divisera le résultat obtenu par 2

28 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 28 Calculer avec Excel Exercice 1 : Corrigé 1 :

29 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 29 Calculer avec Excel Références pour représenter ladresse dune cellule dans une formule : Référence relative : La référence relative désigne une adresse de cellule calculée par rapport à la cellule contenant la formule. La référence relative d'une cellule est l'expression de sa position par rapport à une autre cellule Référence absolue : La référence relative désigne une adresse fixe quelle que soit la cellule contenant la formule. En mode A1: la référence absolue à une cellule se fait en précédant le numéro de ligne et le numéro de la colonne par le signe $. $LettreColonne$NumeroLigne Référence mixte : On appelle référence mixte, une référence dans laquelle la position horizontale de la cellule est exprimée de manière absolue et la position verticale de façon relative, ou inversement. $C5 ou F$18. Référence nommée : Il est possible de donner un nom à une cellule ou un groupe de cellule. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis d'aller dans Insertion > Nom > Définirnom à une cellule

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31 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 31 Les Fonctions Toute la puissance dun tableur : Une fonction est une formule prédéfinie sous Excel permettant deffectuer en automatique des calculs simples ou complexes. Excel en propose plusieurs centaines : mathématiques, financières, logiques, statistiques, textes, Date/heure.plusieurs centaines Un assistant fonction vous permet de les découvrir et vous guide dans leur application, qui peut-être assez complexe selon la fonction choisie. L'assistant fonction peut-être affiché soit par le menu Insertion / Fonction..., ou plus directement par le bouton fx dans la barre d'outils. Une fonction se compose dun nom et dun couple de parenthèse entourant les arguments (réf. de cellules ou des constantes). Si plusieurs arguments sont nécessaire au calcul dune fonction, ils sont séparés par le signe point virgule.

32 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 32 Les Fonctions Excel propose 2 façons dinsérer une fonction dans une formule : Soit en tapant la fonction directement dans la barre de formules (utilisateurs avancés) par exemple : Soit en utilisant lassistant de fonctions (fortement recommandé pour les débutants) par exemple :

33 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 33 Les Fonctions La fonction SOMME() : La fonction la plus courante est sans doute la somme automatique, d'ailleurs elle a droit à son propre bouton dans la barre d'outils standard. Pour additionner une série de chiffres, il suffit de procéder de la manière suivante : Sélectionner la cellule dans laquelle doit s'afficher le résultat (la somme). Cliquez sur le bouton "Somme automatique" de la barre d'outil. Vérifiez la sélection proposée par Excel et validez. Le résultat s'affichera à la place de la formule =SOMME(Cx:Lx).

34 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 34 Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple dun tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie;alors vrai;sinon faux) Exemple : =SI(Réel>Prévu;Dépassement du Budget;Ok)

35 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 35 Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple dun tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie;alors vrai;sinon faux) Exemple : dépouiller les résultats dun questionnaire à choix multiple (QCM), réponse unique A, B, C,ou D à chaque question

36 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 36 Les Fonctions Calculer lâge dune personne : Plusieurs formules permettent calculer lâge dune personne en fonction de sa date de naissance :calculer lâge =ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365) Formule 1 : =ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365) Mettre la date de naissance dans la cellule A1 Mettre la formule dans la cellule A2 Résultat : affichage du nombre dannées Formule 2 : =SI(A1;ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365,25)&" ans "&MOIS(AUJOURDHUI()-A1)&" mois";"-") Mettre la date de naissance dans la cellule A1 Mettre la formule dans la cellule A2 Résultat : affichage du nombre dannées et du nombre de mois (approximativement) avec un tiret si la date est inconnue

37 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 37 avec

38 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 38 Les graphiques Lassistant dExcel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix.

39 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 39 Les graphiques Lassistant dExcel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix.

40 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 40 Exemple : la gestion dun fichier dadhérents

41 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 41 Les listes de données Gérer un fichier adhérents : EXCEL peut fonctionner en mode système de gestion de base de données sans atteindre la puissance de Microsoft Accès en cas de très gros volume de traitement. EXCEL savère surtout très pratique pour gérer jusquà plusieurs centaines dadhérents dans le cadre de la vie associative.plusieurs centaines dadhérents Il suffit douvrir une ligne par adhérent avec les renseignements classés dans autant de colonnes que nécessaires : civilité, nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, , et toutes les informations complémentaires : date entrée sortie dans lassociation, cotisations diverses, participation aux activités, données financières, comptables, statistiques, etc… La qualité du suivi et de la mise à jour du fichier est un facteur clé de réussite du système dinformation et de la relation avec les adhérents (publipostage, suivi comptable etc…)

42 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 42 Les listes de données Pouvoir trouver rapidement une information : La fonction recherche est facilement accessible sous Excel. Aller dans Menu Edition / Rechercher Il est possible de personnaliser la barre doutil pour y placer le bouton rechercher

43 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 43 Les listes de données Pouvoir trier les enregistrements : Dabord, choisir et activer les lignes à trier (toujours des lignes entières pour que toutes les colonnes suivent le tri) Aller dans Menu Données / Trier et choisir le critère sur laquelle on indexe le tri.

44 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 44 Les listes de données Pouvoir concaténer le contenu de deux colonnes : Fusionner entre elles des colonnes contenant du texte sappelle la concaténation. Avec Excel, on peut concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce à l'opérateur & par exemple le nom et le prénom Solution : Hypothèse le nom est en colonne A et le prénom en colonne B, créer une colonne vide en C puis entrer et répéter la formule suivante à partir de la cellule C2 (laisser un espace entre les guillemets) : =A2&" "&B2 Créer une colonne D et copier les valeurs de la colonne C à laide du collage spécial.

45 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 45 Les listes de données Procéder à des extractions en utilisant les filtres : Dabord, activer la ligne des titres (en-têtes nom, prénom…) puis aller dans Menu Données / Filtrer et choisir Filtre automatique Aller sur la colonne Commission et choisir Com

46 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 46 Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur loriginal. Solution 1 avec le Filtre élaborée : Sélectionner la colonne susceptible des doublons. Aller dans le menu Données / Filtrer / Filtre élaborée Cocher Extraction sans doublon puis Ok

47 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 47 Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur loriginal. Solution 2 avec la fonction =SI() : Trier le fichier sur la colonne susceptible de comporter des doublons Exemple, si cette colonne à dédoublonner est en A, insérer une colonne vierge en la colonne A et la colonne B. Puis insérer dans la cellule B2 et suivantes, la formule suivante : =si(A2=A1;"******";"") En clair, si le contenu de la cellule A2 est égale à la cellule A1, alors on écrit des étoile en cellule B2 Il suffit de trier à nouveau le fichier sur la colonne B pour regrouper les lignes comportant des étoiles et de les supprimer.

48 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 48 Les listes de données Procéder à des envois courriels Créer le message en entier dans loutil de messagerie habituel, Ouvrir la feuille de calcul dExcel, sélectionner la liste des adresses e- mails et copiez les dans le presse papier (touche ctrl + C) Retourner dans le courriel en instance denvoi et coller la liste des adresses s dans la rubrique Cci (touche Ctrl + V)

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50 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 50 Pour aller plus loin … Le site de FREELANG Le site de FREELANG : les premiers pas avec un Tableur Le site INFOWEB17 Le site INFOWEB17 : trucs et astuces sur EXCEL Le site de CulturePc Le site de CulturePc : formation Excel 2003 Le site de Microsoft Le site de Microsoft : lespace Office… 2007 Le site de PcAstuces Le site de PcAstuces : trucs et astuces sur EXCEL

51 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 51 Conclusion Excel est un outil de calcul et de gestion de données utilisé par les professionnels et de plus en plus par les particuliers, le prix dOffice familial étant devenu accessible. Sa prise en main peut être rapide avec un peu de pratique régulière dans la mesure où les bases sont maîtrisées. De nombreux sites internet fourmillent de trucs et astuces pour répondre aux questions courantes. Excel reste un formidable outil pour gérer ses comptes et affaires personnelles ou associatives. Excel senrichit de nouvelles fonctions avec la version 2007 et avec la nouvelle version Encore de quoi à apprendre …version 2010

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53 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau Diapo 53 Nom de cellule Par défaut, vous utilisez les étiquettes de colonnes et de lignes pour faire référence aux cellules dans la feuille de calcul (A1, J4, B2 :C10 ?). Vous pouvez également créer des noms explicites pour représenter les cellules, les plages de cellules et les formules. Un nom est une chaîne de caractères définie par l'utilisateur et facile à interpréter, pour remplacer les classiques références de cellules. Par exemple, =A1*Coefficient est plus facile à comprendre que =A1*G5. Le nom ne doit pas contenir d'espace ni de caractère spécial. Le caractère underscore _ est accepté. Un nom ne peut pas commencer par une valeur numérique. Pour nommer une cellule ou une plage de cellule: Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules que vous souhaitez nommer. Cliquez dans la zone Nom, à gauche de la barre de formule. Saisissez un nom qui servira de référence pour la cellule. Validez en appuyant sur la touche Entrée. Vous pouvez aussi ajouter un nom en utilisant le menu Insertion/nom/Définir. La boîte de dialogue qui s'affiche permet aussi de visualiser tous les noms existants dans le classeur. Saisissez le nom dans le champ Noms dans le classeur. Spécifier l'adresse de la cellule ou de la plage dans le champ Fait référence à :. Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton OK pour valider. Nommer les formules: Cette méthode a de nombreux avantages: * Raccourcir la longueur des formules dans la barre de formules. Il est possible de nommer plusieurs portions de formules (La limite de chaque nom est de 256 caractères). * Nommer les formules permet d'accélérer sensiblement le temps de calcul. * Les formules sont masquées dans la feuille de calcul. * les formules matricielles nommées ne sont plus à valider par Ctrl+Maj+Entrée. Pour attribuer un nom, tout d'abord, rédigez votre formule normalement dans la cellule. Sélectionnez la fonction dans la barre de formules. Faites un Copier de la formule (Ctrl+C). Revalidez votre formule (Touche Entrée). Ensuite, utilisez le menu Insertion/Nom/Définir. Dans le champ "Noms dans le classeur": Saisissez le nom que vous souhaitez donner à la formule (par exemple EssaiNom). Dans le champ "Fait référence à": Effacez la référence qui s'y trouve et faites un collage de la fonction (Ctrl+V). Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton OK pour valider. Effacez la formule contenue dans la cellule et remplacez la par: =EssaiNom.


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