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Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation de demandes de déplacement.

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Présentation au sujet: "Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation de demandes de déplacement."— Transcription de la présentation:

1 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Business Scenario Explorer Domaines de gestion Scénario/Processus Ouvrir la légende Comptable aux comptes fournisseurs Description du scénario Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Personne en déplacementAuditeurApprobateur Assistant à la saisie des déplacements En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Cloud for Travel vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement. SAP Cloud for Travel est intégré à SAP ERP et SAP Cloud for Financials. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Cloud for Travel grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par . La configuration standard de SAP Cloud for Travel contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais. Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Autres informations + ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

2 Scénario/Processus Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Business Scenario Explorer Comptable aux comptes fournisseurs Description du scénario Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Personne en déplacementAuditeurApprobateur Cliquez sur les chevrons pour plus de détails En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Cloud for Travel vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement. SAP Cloud for Travel est intégré à SAP ERP et SAP Cloud for Financials. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Cloud for Travel grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par . La configuration standard de SAP Cloud for Travel contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais. Assistant à la saisie des déplacements Domaines de gestion Autres informations + ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés. Ouvrir la légende Légende Processus surtout piloté par l'utilisateur Processus surtout piloté par le système Processus manuel non supporté par le système Processus communiquant avec des logiciels externes (détails dans l'info-bulle) Processus pertinent pour la comptabilité financière Scénario lié Bouton Info pour plus d'informations Fermer la légende i

3 Scénario/Processus Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Utilisation de demandes de déplacement Business Scenario Explorer Description du processus La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet une demande de déplacement dans SAP Cloud for Travel pour son déplacement professionnel ou celui d'une autre personne. L'approbateur vérifie la demande de déplacement et l'approuve ou la refuse. La personne en déplacement est alors informée par de sa décision. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Exécuté par Personne en déplacement Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Utilisation de demandes de déplacement Envoyer une décision par Vérifier une demande de déplacement Créer une demande de déplacement ii i Assistant à la saisie des déplacements Approbateur X Domaines de gestion Autres informations + ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

4 Scénario/Processus Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne Business Scenario Explorer Description du processus L'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Cloud for Travel est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil. Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Cloud for Travel, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Vous pouvez également envoyer vos données ditinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Cloud for Travel et mises à disposition sous forme ditinéraire. Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question. Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié. Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Vérifier un itinéraire Synchroniser des données avec SAP Cloud for Travel Créer un itinéraire en ligne iii X Approbateur Cliquez iciCliquez ici pour afficher les variantes du processus Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Domaines de gestion Autres informations Exécuté par Personne en déplacement + Utilisation de demandes de déplacement ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

5 Scénario/Processus Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne Business Scenario Explorer Description du processus L'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Cloud for Travel est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil. Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Cloud for Travel, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Vous pouvez également envoyer vos données ditinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Cloud for Travel et mises à disposition sous forme ditinéraire. Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question. Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié. Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Envoyez vos données ditinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Votre itinéraire sera ensuite mis à disposition dans SAP Cloud for Travel. Réservation de prestations de déplacement en ligne Vérifier un itinéraire Synchroniser des données avec SAP Cloud for Travel Créer un itinéraire en ligne iii X Cliquez iciCliquez ici pour masquer les variantes du processus Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Domaines de gestion Autres informations i Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Approbateur Exécuté par Personne en déplacement + Utilisation de demandes de déplacement ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

6 Scénario/Processus Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Business Scenario Explorer Description du processus Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par . Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Cloud for Travel. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement. la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i X Cliquez iciCliquez ici pour afficher les variantes du processus Terminaux mobiles Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Gestion des frais Domaines de gestion Autres informations Exécuté par Personne en déplacement + ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

7 Scénario/Processus Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Business Scenario Explorer Description du processus Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par . Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Cloud for Travel. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement. la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i Cliquez iciCliquez ici pour masquer les variantes du processus Terminaux mobiles Ajouter une note de frais par i X Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Gestion des frais Domaines de gestion Autres informations Exécuté par Personne en déplacement + Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

8 Scénario/Processus Gestion des frais Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais Business Scenario Explorer Description du processus La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Cloud for Travel peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP Approuver le décompte des frais Contrôler le décompte des frais Créer un décompte des frais iiii X Auditeur Approbateur Comptable aux comptes fournisseurs Cliquez iciCliquez ici pour afficher les variantes du processus Domaines de gestion Autres informations Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements + Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

9 Scénario/Processus Gestion des frais Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais Business Scenario Explorer Description du processus La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Cloud for Travel peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP Approuver le décompte des frais Contrôler le décompte des frais Créer un décompte des frais iiii X Cliquez iciCliquez ici pour masquer les variantes du processus Enregistrer un décompte des frais dans SAP Cloud for Financials i Domaines de gestion Autres informations Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations Autres informations Auditeur Approbateur Comptable aux comptes fournisseurs Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements + Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

10 Scénario/Processus Traitement des paiements Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Traitement des paiements Business Scenario Explorer Description du processus Selon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque. Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Autres informations Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Gestion des frais Rembourser des frais avec SAP ERP X i SAP Cloud for Financials SAP ERP Cliquez iciCliquez ici pour afficher les variantes du processus Domaines de gestion Autres informations + Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

11 Scénario/Processus Traitement des paiements Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Traitement des paiements Business Scenario Explorer Description du processus Selon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque. Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Gestion des frais Rembourser des frais avec SAP ERP X i Cliquez iciCliquez ici pour masquer les variantes du processus Rembourser des frais avec SAP Cloud for Financials i Domaines de gestion Autres informations Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Autres informations SAP Cloud for Financials SAP ERP + Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

12 Gestion des frais et des remboursements Domaines de gestion Business Scenario Explorer Domaines de gestion Scénario/Processus Domaines de gestion Gestion des frais et des remboursements Cliquez sur les pictogrammes pour plus de détails Traitement comptabilité fournisseurs et paiements Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Description du domaine de gestion Les processus de gestion impliquent presque tous des flux de trésorerie à la fois au sein de votre entreprise et avec vos partenaires et clients. SAP Cloud for Travel vous permet de bénéficier d'un contrôle total sur l'aspect financier de toutes les étapes de vos processus de gestion. Vous pouvez configurer vos propres règles relatives aux frais et aux remboursements, suivre les frais de vos salariés et rembourser rapidement et facilement tous les frais approuvés. SAP Cloud for Travel est intégrée aux principaux outils de réservation en ligne. Ces outils peuvent être adaptés aux règles de déplacement de votre entreprise afin de garantir le respect des règles relatives aux coûts et des règles de votre fournisseur privilégié. Votre entreprise peut ainsi réaliser des économies sur les frais de déplacement et accélérer le processus de réservation. Autres informations + ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

13 Autres informations Gestion des frais et des remboursements Autres informations Business Scenario Explorer Scénario/Processus + En savoir plus SAP propose une documentation produit complète qui couvre tous les aspects du scénario de gestion. Pour plus d'informations, cliquez ici. cliquez ici Vous trouverez d'autres sources d'informations dans la section SAP Cloud for Travel de Business Center (cliquez ici).cliquez ici Accéder à d'autres informations * Notez que pour accéder aux liens ci-dessus, vous devez disposer d'un utilisateur dans Business Center. Si vous ne pouvez pas accéder directement à la page et si vous utilisez Microsoft Internet Explorer®, consultez Domaines de gestion ©© 2013 SAP AG. Tous droits réservés.


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