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LA DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS PLAN DE TRAVAIL 2012-2013 Collège Ahuntsic.

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1 LA DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS PLAN DE TRAVAIL Collège Ahuntsic

2 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS 1.La direction des services financiers 2.Le Service de la comptabilité 3.Le Service de lapprovisionnement 4.Les Services autofinancés 5.La résidence étudiante 2

3 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.1 : Intégrer les exigences de la réforme de la comptabilité gouvernementale aux processus de gestion financière du Collège et assurer le suivi auprès des instances du Collège Se préparer à la production dinformations financières trimestrielles Premiers trimestriels : Septembre 2013 Échéance : continu Collaborations Service de la comptabilité Tous les gestionnaires du Collège 3

4 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.2 : Adjudication du contrat pour les auditeurs indépendants du Collège Préparation dun devis, appel doffres sur invitations, analyse des soumissions et recommandation au CA de novembre Échéance : novembre 2012 Collaboration Service de la comptabilité 4

5 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.3 : Formation sur les règles budgétaires et le financement du Collège Membres du Conseil dadministration Nouveaux cadres Échéance : décembre

6 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.4 : Montage financier des demandes dagrandissement (?) Échéance : à déterminer selon les réponses et la collaboration du Ministère Réaménagement du bloc C : déménagement de la Coop Remplacement des classes modulaires par une construction permanente ? Collaboration Services de léquipement 6

7 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.5 : Révision du R-04 et du R-05 Ajustements mineurs Mises à jour Simplification de certains processus Échéance : avril ou juin 2013 Collaborations Service de la comptabilité Secrétariat général 7

8 DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Objectif 1.6 : Développer un outil qui permettra davoir une planification quinquennale pour le MAOB et dassurer le suivi de cette planification Intégration du plan quinquennal des TI Consultation plus modeste que pour les TI Échéance : juin 2013 Collaborations Service de linformatique Services de léquipements Directions-adjointes à lenseignement Service de lapprovisionnement 8

9 9 LE SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

10 SERVICE DE LA COMPTABILITÉ Objectif 2.1 : Assurer le suivi de la réforme comptable gouvernementale et son intégration aux processus comptables du Collège États financiers intérimaires : septembre 2013 Développements nécessaires Organisation du travail et répartition des tâches Impacts dans tous les secteurs du Collège Échéance : continu Collaborations Service de lorganisation de lenseignement et de la formation continue Services autofinancés Tous les gestionnaires 10

11 SERVICE DE LA COMPTABILITÉ Objectif 2.2 : Assurer la mise en œuvre des recommandations du rapport sur lanalyse de nos contrôles internes Mis sur la glace dans le contexte du projet de loi sur la gouvernance Engagement au Comité exécutif : suites données à chaque recommandation Touche dautres services du Collège Changement à certains processus de gestion Échéance : mai 2013 Collaborations Directeur des services financiers Service de lapprovisionnement Services autofinancés Service de linformatique Service des ressources humaines Service de lorganisation de lenseignement et de la formation continue Secrétariat général 11

12 SERVICE DE LA COMPTABILITÉ Objectif 2.3 : Mise à jour du guide des processus et des contrôles internes Version actuelle : janvier 2008 Mises à jour pour tenir compte des changements à certains de nos contrôles et de nos processus de gestion, de louverture de la résidence, etc. Échéance : juin 2013 Collaborations Service de linformatique Services autofinancés Résidence étudiante Services de léquipement Service de lorganisation de lenseignement et de la formation continue 12

13 SERVICE DE LA COMPTABILITÉ Objectif 2.4 : Intégration, formation et encadrement de nouveaux employés Postes clés : paie, budget, comptes à payer Échéance : continue Collaboration Service des ressources humaines Tous les gestionnaires 13

14 14 LE SERVICE DE LAPPROVISIONNEMENT

15 SERVICE DE LAPPROVISIONNEMENT Objectif 3.1 : Préparer un procédurier des opérations du Service de lapprovisionnement Tâches courantes récurrentes vs tâches annuelles Calendrier des opérations Approvisionnement en et magasins en Échéance : avril

16 SERVICE DE LAPPROVISIONNEMENT Objectif 3.2 : Acquisition de simulateurs de conduite pour SPU et techniques policières Préparation dun devis, appel doffres publics et analyse des soumissions Analyse des possibilités daffaires avec lacquisition de ces simulateurs : enseignement régulier et formation continue Échéance : janvier 2013 Collaboration Service de linformatique Directions adjointes à lenseignement Départements SPU et TAJ Service de lorganisation de lenseignement et de la formation continue Services de léquipement 16

17 SERVICE DE LAPPROVISIONNEMENT Objectif 3.3 : Acquisition et intégration dun logiciel de préparation de documents dappel doffres Acquisition et implantation du logiciel Formation des utilisateurs Tests, validations et ajustements Première utilisation au printemps 2013 ? Échéance : mars 2013 Collaboration Service de linformatique 17

18 SERVICE DE LAPPROVISIONNEMENT Objectif 3.4 : Mise en place du site intranet du Service de lapprovisionnement Mettre en ligne des informations pour guider les utilisateurs lorsquils ont des achats à faire Responsabilités, catalogues, liens internet, FAQ Échéance : Décembre 2012 Collaboration Service de linformatique Service des communications 18

19 19 LES SERVICES AUTOFINANCÉS

20 SERVICES AUTOFINANCÉS Objectif 4.1 : Améliorer les services à la clientèle à la salle de musculation Rapport de la firme Diobri Mise en œuvre des recommandations du rapport : Contrôle de laccès, hygiène des utilisateurs, évaluation de la condition physique, programmes dentraînement personnalisés Application informatique Tarification ??? Prévention et sécurité Échéance : continu Collaborations Services aux étudiants Service de linformatique Service de la sécurité Département déducation physique 20

21 SERVICES AUTOFINANCÉS Objectif 4.2 : Révision du service de soutien à lauditorium Augmentation de la fréquentation de lauditorium : soirs et fins de semaine Besoin régulier de techniciens, difficulté de recrutement Connaissance du fonctionnement et des caractéristiques des équipements de lauditorium Réflexion nécessaire sur lorganisation du travail technique Échéance : janvier 2013 Collaborations Service de lapprovisionnement Service des ressources humaines Services de léquipement 21

22 SERVICES AUTOFINANCÉS Objectif 4.3 : Intégrer le centre sportif au système de gestion des magasins Utilisation de COBA pour gérer linventaire et les prêts déquipements au centre sportif Création dun magasin, informatisation des données, formation du personnel Échéance : Janvier 2013 Collaborations Service de linformatique Service de lapprovisionnement 22

23 SERVICES AUTOFINANCÉS Objectif 4.4 : Renouvellement du parc de photocopieurs Poursuivre le renouvellement des photocopieurs Trouver et implanter une solution de remplacement aux cartes à puce pour les photocopieurs décentralisés Échéance : janvier 2013 Collaborations Service de lapprovisionnement Service de linformatique 23

24 24 LA RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

25 RÉSIDENCE ÉTUDIANTE Objectif 5.1 : Finaliser limplantation du nouveau logiciel de gestion de la résidence Corriger les anomalies et les erreurs Finaliser la formation du personnel Développer et se familiariser avec les outils de gestion disponibles avec le logiciel (tableaux, listes, correspondance, formulaires, etc.) Identifier les développements nécessaires Échéance : continu Collaborations Service de la comptabilité Service de linformatique 25

26 RÉSIDENCE ÉTUDIANTE Objectif 5.2 : Finaliser le développement des outils de promotion pour la résidence Site internet de la résidence Photos Vidéo Sites spécialisés Documents de promotion (ceux du Collège et les publications spécialisées) Création de formulaires interactifs sur le site internet de la résidence Échéance : Février 2013 Collaborations Service des communications Service de lapprovisionnement Service de linformatique 26

27 RÉSIDENCE ÉTUDIANTE Objectif 5.3 : Préparer un plan dentretien de la résidence Préserver la qualité des logements Préparation des locations estivales Minimiser le recours aux fournisseurs externes afin de diminuer les coûts Meilleure planification et meilleure organisation : tirer profit des expériences et des erreurs des quatre premières années Échéance : mars 2013 Collaboration Services de léquipement 27

28 RÉSIDENCE ÉTUDIANTE Objectif 5.4 : Augmenter loccupation de la résidence durant lété Analyser les différents scénarios pour augmenter loccupation de la résidence durant lété Adhésion ou inscription à certains sites internet ou certaines associations Mise en place des ressources, des structures et des processus permettant daugmenter loccupation durant lété Échéance : mars 2013 Collaborations Services de léquipement Service des ressources humaines 28

29 29 Direction des services financiers Yvon Pépin Directeur Service de la comptabilité Sophie Boutin Coordonnatrice Monika Heang Adjointe administrative Service de lapprovisionnement Jean-Yves Guilbeault Adjoint administratif Résidence étudiante Rachel Therrien Régisseuse Services autofinancés Martin Falardeau Coordonnateur 11 employés 2 professionnels 9 soutien Comptes à payer Comptes à recevoir Paie Assurances collectives États financiers Budgets Dossiers spéciaux 12 employés de soutien 3 magasins dont 2 ouverts de 8 h à 23 h Acquisitions Prêts déquipements Inventaires Réception des marchandises Service de camionnage 11 employés de soutien Centre sportif Piscine Locations Auditorium Stationnement Services alimentaires Imprimerie 4 employés de soutien 268 unités 429 résidents Budget de 2,1 M $ Entièrement autofinancée 46 employés répartis dans 4 secteurs


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