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Slide no 1 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 mise en production.

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1 Slide no 1 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 mise en production

2 Slide no 2 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 AGENDA Date mise en production Ce qui change Aperçu de la version Web Situation par ateliers : –Développements effectués –Points en suspens –Planning des développements futurs Futur

3 Slide no 3 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 DATE DE MISE EN PRODUCTION : –Proposée : lundi 27/06/2005 –Dépend du résultat des tests IMPACT : –Arrêt de Baan le vendredi 24 à midi pour permettre le bouclement dans lancien système avant export de la base de données –Arrêt des jobs prévus pour le vendredi après-midi –Utilisateurs du système : anticiper la fermeture et liquider les tâches en suspens avant midi LUNDI 27 : Démarrage dans le nouveau système

4 Slide no 4 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 CE QUI CHANGE DANS LE STANDARD : –Nouvelle interface (Web) mais interfaces c/s et ascii toujours supportées –Certaines sessions ont été réécrites –Intitulés en anglais pour linstant -> version française en juillet –Idem pour help files et fonctionalité du calendrier SINON : –Structure des tables identique –Fonctionalité : la même que dans le système actuel DANS LES SPECIFIQUES : –Un certain nombre daméliorations et de nouveaux développements ont été implémentés (détails évoqués dans prochains slides)

5 Slide no 5 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 – WEBTOP

6 Slide no 6 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 – WEBTOP Touches fonction C/S -> WEB Page écran c/s Page écran Webtop

7 Slide no 7 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 – WEBTOP Page écran (suite)- 1ère ligne de fonctions: Pointer la souris sur chaque option pour voir la fonctionalité proposée

8 Slide no 8 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 – WEBTOP Deuxième ligne : pointer la souris sur licone pour afficher la fonctionalité proposée: Si quelques icônes ont changé, la fonctionalité proposée dans la transaction est identique au c/s

9 Slide no 9 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAAN IV c4 Situation des développements par secteur 1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles 3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats 5 - Magasins spécifiques 6 - EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables

10 Slide no 10 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Gestion du stock Situation : développements demandés DescriptionDétailsSessions concernées Seuil de livraison directe pour magasin 00 (doit être 0 sauf si stock existant) -modification de linterface LIMS (Before) -ou script spécifique (cf upd_art_53.sql) -Interface LIMS - Script dans /usr/baan/cern/sql Déclassement des articles-Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours) -Script pour supprimer automatiquement: -association article/mag -association article/empl. -nouvelle session édition -Nouvelle session Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne) Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à ladresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001) -Emplacemens à créer -Articles à associer -transferts de stock à effectuer pour articles avec stock -interface Qualiac/Distribution interne à modifier DEVELOPPEMENT EN SUSPENS

11 Slide no 11 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Articles Situation : Décisions DomaineNature du problèmeStatut Numérotation des demandes EDH Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilité Contre: trous dans la numérotation Code signauxCodes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI-LS Ensuite mise à jour des articles (via SQL) par IT- AIS Pas de nouvelles de FI/LS Emplacement de quarantaineFI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles. Fonctionalité souhaitée à préciser IncotermsSi incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre dachat) Besoin à confirmer Problèmes de réseau Bât.73Pertes de connection répétitives par les utilisateurs Proposé : statistique sur une semaine par un utilisateur, bilan et aviser expert Pas de réponse sur la solution proposée NomenclaturesGérer des articles issus dune architecture de composants Besoin à confirmer Implémenté dans BaanIV c4

12 Slide no 12 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 – Articles Situation : développements demandés DescriptionDétailsSessions concernées Articles de remplacementDans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si larticle souhaité est déclassé -Nouveau développement à demander à léquipe EDH Gestion des articlesAjouter de nouveaux champs dans lécran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat tiitm001m000 Deux écrans à modifier Calcul prix de revientAvant le calcul, production dune liste des commandes en cours pour faciliter les corrections Nouvelle session à developper Pas de décision FI-LS pour linstant Spécifications à préciser Recopie des articlesModifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs En attente dune liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI-LS Fait

13 Slide no 13 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Ventes Situation : développements demandés DescriptionDétailsSessions concernées Adresses spécifiquesModifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies tdsls4103s000 modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles Impression ordre de ventePossibiliter dimprimer un ordre de ventetdsls4410m000 – Edition standard à customiser? Besoin à confirmer Feedback EDHDans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs Nouveau développement à demander à léquipe EDH Confirmation du désenlogementEnvoi dun mail automatique à lutilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom) tdsls9202m000 Layout du mail à fournir par LT Session à modifier + report mail spécifique Confirmation partielle dun pickingAjout dun nouveau champ dans lécran de DPA pour permettre dexclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP) cdddev0015m000 + tdsls9202m000 Modification structure table cddev011 + modification sessions Attente confirmation FI-LS Ecran simplifié pour demandes emportéesMise en place dune session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles Développement extérieur Prix = 9600 CHF Codes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer laccord pour lecran standard (sans ajout supplémentaire) Fait ???

14 Slide no 14 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 – Achats Situation : décisions DomaineNature du problèmeStatut LIMSAtelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées Date de latelier non encore précisée Recopie lignes appel doffre en ordre dachat Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps. Fonctionalité testée par IT-AIS, environ 1 mn pour effectuer la recopie Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LS Réponse : lié à fréquence utilisation Edition de commandeLes utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays dorigine qui est édité à la fin de la commande Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard) Contrôle de qualitéDéfinir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable. Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ? Décision en attente Fax non transmis – messages derreur Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages derreur sont générés Exemples à communiquer par FI-LS Seuil denvoi dune commande par fax Actuellement, ce seuil est à 5000 CHFSeuil à confirmer par FI/LS Réapprovisionnement automatique Mise en place dune nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, dautomatiser les traitements depuis la génération des INV à lenvoi de la commande par fax au fournisseur Décision en attente JOBIMP, JOBMTMise en place dune procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider -> approche finalisée

15 Slide no 15 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 – Achats Situation : développements demandés DescriptionDétailsSessions concernées Echéance des contratsProduction dune liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais Nouvelle session à développer et à systématiser Demande à confirmer par FI-LS Blocage au niveau des montantsAffichage dun messge davertissement si le montant du contrat est dépassé Ce message devrait apparaitre au niveau de lINV; après, cest trop tard. Demande à confirmer Fonctionalité à préciser Relance fournisseursGénérer la liste des reliquats dachat en même temps que la liste des relances, cest à dire le mardi matin Job systématique à replanifier Recherche dun lot par le no de lot ou par le certificat Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001 Retour de la confirmation Isofax directement à lutilisateur Les confirmations doivent retourner à lutilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment Cinq sessions édition Baan à modifier. Solution testée. Mise en place définitive à effectuer Relance automatique1-Production dune liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours 2-Envoi au fournisseur dune demande de confirmation des délais Première partie implémentée et proposée à FI-LS Attente dune décision et de spécifications pur la deuxième partie Adresses fournisseursGérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur Modification structure table tccom022 Modification session tccom2103m000 Impact sur Interface Qualiac FAIT

16 Slide no 16 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 – Magasins spécifiques Situation SSM DomaineNature du problèmeDécision - Statut Machine à conditionner Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes Machine plus utilisée Customisations à abandonner Inventaires selfsInventaire par pistolet Customisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem) Customisations à abandonner Inventaire SSMIT-LS nest pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans linventaire ni du nombre darticles proposés par jour Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS: -fréquence -Nombre articles/jour à inventorier Job systématique SELFS Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées Revoir le job SELFS et supprimer la partie désenlogement FuturMaintien dun conditionnement spécifique pour le SSM?Fonctionalité maintenue FAIT

17 Slide no 17 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BaanIV c4 – Magasins spécifiques Situation PC Shop (CH) DomaineNature du problèmeDécision - Statut Délai de réapprovisionnement Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre dêtre en rupture Gestion par lotsComment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties Nouveau développement à prévoir. Création dune nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donné Attente décision PC Shop Composants et accessoires non définis dans Baan Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ?En raison de laspect ponctuel, le PC-Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan Mac IntoshesIntégration dans Baan?Pas dintégration dans Baan. Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs Location PCUtilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop Solution présentée à examiner par le PC Shop Attente décision pour implémentation éventuelle Déménagement au 73 en cours

18 Slide no 18 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Magasins spécifiques Situation Labo Telecom (LT) DomaineNature du problèmeDécision - Statut Gestion des lotsPossibilité daccéder au lot soit par le no de lot, soit par le no de certificat (= no dappel) et non plus article/lot Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001 Confirmation du picking Message à envoyer à lutilisateur pour linformer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH Session tdilc9202m000 Modifications à ajouter Perspectives futuresPas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom DONE

19 Slide no 19 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Pool électronique (STO) DomaineNature du problèmeDécision - Statut Code budgétaires inactivés Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé? En attente décision EPool Problème marginal (09/06/2005) Saisie des articlesLe STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc… Prochaine saisie darticle à faire en commun avec IT-AIS pour identifier les problèmes En attente EPool Facture anticipée pour approbation déppenses Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock Solution proposée : utiliser le module Devis de Vente A évaluer par EPool en vue implémentation Suivi des coûts de maintenantce Exploiter sous forme de rapports linformation maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…) Spécifications à fournir par Epool Nouveaux développements EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités Liste fournie – développements à planifier Profil de locationPossibilité dutiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs Fonctionalité non envisagée Vente déquipementEtendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit lachat soit la location déquipement Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool Abandonné

20 Slide no 20 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Situation EDI DomaineNature du problèmeDécision – Statut EDI pour PC ShopLe PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI Spécifications à préciser par PC Shop cXMLRemplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDIFournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée BossardRenouvellement du contrat en coursQuid du futur fournisseur CarbagazGérer dans Baan la location des bouteilles de gazNouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires Angst & PfisterEnvoi de la liste de désenlogement par au lieu de fax manuelContacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000) FarnellProblème de gestion des anomaliesRéunion à organiser avec le fournisseur RadiosparesDeux options: -commander directement sur le catalogue du fournisseur -intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares Discussion en cours avec le fournisseur Désenlgement partielPossibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais) Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA -modif session tdilc9202m000 Achats directs sur site fournisseur Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur Exemple à fournir par PC Shop pour vérification Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture. Problème pour changer la règle du jeu: -FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général -Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé -Voir avec FI si le délai peut être raccourci -voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée DONE

21 Slide no 21 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 - Situation interfaces InterfaceNature du problèmeDécision – Statut FOUNDATIONSPas de problème particulier QUALIAC (Fournisseurs) Clash en cas de suppression physique dun fournisseur dans QualiacInterface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalementCode à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité QUALIAC (commandes) Problème de consistance de données char-> varchar Workaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer ORIACAutomatisation du bouclement (ou dune partie) Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI A envisager après installation C4 si bug financier Baan résolu Nb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement CETPas de problème particulier CFUNombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit linterface soit directement CFU Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles? -Linterface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan EDHFeedback EDH à revoir: -texte pour livraison interne -texte pour Labo Telecom -texte pour date de livraison prévue -Bug si suppression demande (via en-tête) Nouveaux développements à prendre en compte Affichage du feedback (interne EDH) : -pour linstant inexploitable (lignes mélangées) Nécessité dajouter un tri par ligne Nouveau développement à demander à léquipe EDH DONE

22 Slide no 22 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANIV c4 – Situation interfaces (2) InterfaceNature du problèmeDécision – Statut CATALOGUEMise dans le été catalogue darticles pour lesquels les prix nont pas été calculés Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides LIMSPrise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS? Exemple à communiquer par FI-LS Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000) Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV Exemple à communiquer par FI-LS EDIPas de problème particulier DONE

23 Slide no 23 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION BAANiv C4 – Situation: aspects financiers Le bug des 3% ayant disparu dans c4, il est maintenant permis denvisager ces améliorations ProblèmeNature du problèmeDécision – Statut 3% à lentréeModuler cette surcharge à lentrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4 Synchronisation bouclement Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI Non envísagé pour linstant: -Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement -Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général

24 Slide no 24 14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION FUTUR Développements Cern en attente –Calendrier + priorités à définir Demandes suspendues: –Ecran simplifié saisie ordres de vente emportés –Achat de la version light de Office integration Nouveaux développements : –Gestion du magasin MP par emplacements, gestion du désenlogement décentralisée –Demandes emportées : flux de plus en plus important dutilisateurs -> envisager mise à disposition décrans de saisie pour les clients qui pourraient entrer linformation (au besoin avec un écran simplifié), le magasinier opérant seulement la partie désenlogement Futures orientations ????


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