La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Gestion Electronique des Documents et de lInformation GEDI.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Gestion Electronique des Documents et de lInformation GEDI."— Transcription de la présentation:

1 Gestion Electronique des Documents et de lInformation GEDI

2 Gestion Automatisée de lInformation: –Documentations en tout genre rapports ressources pédagogiques ou autres modes demplois présentation publication … –Le courrier –Les devis GEDI (1)

3 Gestion Automatisée de lInformation: –Actes administratifs –Comptes rendus - Procès verbaux - Notes - … –Statuts –… –Evenements –Manifestations –Réunions (cf appli des salles) –Nouvelles brèves –Les bonnes adresses (veille technologique) GEDI (2)

4 Lapplication GEDI: exemple Fichier déposé par glisser/déposer Personnes ou groupes de personnes informées par Choix du type de document suivant une arborescence dont chaque nœud constitue un mot clef. Qui a accès? Internet: tous, Intranet; l établissement, Extranet; une liste énumérées de groupes ou de personnes Choix de mots clefs complémentaires Localisation géographique du document papier avec lien au document Tableau des documents déposés Un « document » peut appartenir à plusieurs catégories Destinataires pour info ou pour suite à donner Résumé / ordre du jour / … Réponse attendue le ? Référence (automatique), service exp., S/C, agent

5 Lapplication GEDI: Le courrier Plusieurs type de références possibles Enregistré pour un service différent du sien Mots clefs additionnels

6 Lapplication GEDI: les actes administratifs

7 Lapplication GEDI: Les documents

8 Lapplication GEDI: le cas particulier des devis Un « document » peut appartenir à plusieurs catégories

9 Lapplication Gestion Automatique de lInformation Informer les destinataires: le « push » Destinataires Accès à lannuaire de létablissement (cf application annuaire)

10 Les Événements

11 Lapplication Gestion Automatique de lInformation Informer les destinataires: exemple dun mail Lien WWW pour accéder directement au document

12 Lapplication Gestion Automatique de lInformation Affectation multi-type et gestion des types

13 Accès en lecture au document Internet Intranet Extranet

14 Lapplication GEDI: exemple de laccès WEB (Actes administratifs) Cette page est une page dynamique: les menus du cadre de gauche (Actes, Docs) et des catégories en entête de page sont totalement dynamiques car définis à laide de lapplication GEDI La zone de recherche est puissante (extensible) et repose sur une base de données relationnelles Le contenu (centre de page) est dynamique et sa présentation peut être améliorer.

15 Les Evénements

16 à retenir

17 Dépôt via le Web

18 Dépôt via le Web (1) Après authentification

19 Dépôt via le Web (2)

20 Application « FaxViewer » Lecture des télécopies en réseau Présentation Mode demploi

21 Principe de fonctionnement (hors télécopieurs individuels) Les télécopies (Fax) arrivent sur un (des) serveur(s) Elles sont stockées sous forme de fichiers (au format G3) en même temps quelles peuvent être imprimées sur une imprimante Postscript en réseau!

22 Principe de fonctionnement: (hors télécopieurs individuels)

23 Lapplication de lecture FaxViewer Cest une application WebObjects développée par le CRI Elle reprend les grandes caractéristiques de celles qui existaient sous NextStep/OpenStep Elle sappuie sur les mêmes serveurs Elle améliore (en lecture) les fonctionnalités de lapplication précédente

24 Lapplication de lecture FaxViewer (2) Nouveautés: –Conversion et lecture des télécopies au format PDF –Affectation à un destinataire via un mail avec en fichier PDF attaché la télécopie (lisible partout et sur tout!) –Classement et publication possible sur le WEB (initialement prévu pour les devis réalisés par le CRI) –Quelques bricoles!!

25 FaxViewer Fenêtre principale Le nom du télécopieur Pour affecter/attribuer à dautres personnes que celles de votre service Mode Affectation ou Consultation Liste des télécopies reçues Rotation de la télécopie Lexpéditeur, s il existe, nest détecté qu à la sélection de la télécopie (ici pas dindication) Les membres du service

26 FaxViewer Fenêtre Préférences => votre télécopieur préféré!

27 FaxViewer Fenêtre principale => sélection du télécopieur Sélectionner le télécopieur à visualiser si vous en avez le droit bien sûr!

28 FaxViewer Fenêtre principale (2) Lidentification de lexpéditeur

29 FaxViewer Fenêtre principale => période de réception Choisir une période de réception

30 FaxViewer Double click sur la sélection => visualisation PDF Pages de la télécopie

31 FaxViewer Visualisation après rotation Rotation de la télécopie

32 FaxViewer Attribuer (par ) à une personne « connue » Choisir le destinataire par le début du nom Sélectionner le destinataire Envoyer la télécopie On peut choisir plusieurs destinataires il saffichent ici

33 FaxViewer Réception dune télécopie par mail

34 FaxViewer Classement publication des devis Il est possible lorsqu il s agit dun devis par exemple de le classer, le référencer et même le publier sur le WEB. Pour cela cliquer dans le menu « Service->Publier ce devis » et la fenêtre suivante apparaîtra: IL est demandé alors de donner un nom explicite à la télécopie en vue de son enregistrement

35 FaxViewer Classement publication des devis

36 Gestion des thèses Projet ULR cas particulier de lapplication GED

37 Hypothèses Lauteur du document a reçu ou dispose dune formation à la rédaction électronique Le document est fourni dans au format XML ou dans un format permettant sa conversion au format XML

38 Procédure Le document électronique est déposé en base de données par lauteur ou son délégué via lapplication GED de létablissement et en vue des traitements possibles suivants.

39 Traitement: avant soutenance Lecture et annotation éventuelle par une ou plusieurs (groupe) personnes autorisées par lauteur Assistance à la rédaction/indexation par le service de documentation Reproduction papier individuelle à la demande ou en « masse »par le service de reprographie de létablissement

40 Traitement: post soutenance Verrouillage après 3 mois du document. Production de la notice bibliographique, automatisable dans le cas dun document XML, par le SU. Intégration du lien (référence au document au format XML ou PDF ) dans la notice. Mise en ligne du document (ouverture de laccès suivant autorisations explicitées par lauteur)

41 Lapplication GEDI Numéro de la notice bibliographique du système local pour synchronisation et maintien du lien au document HTTP HTML PDF Java XML SIGB SU et/ou PDF XML Édition papier Reprographie Enregistrement et stockage initial

42 Lapplication saisie des publication à intégrer dans GEDI

43


Télécharger ppt "Gestion Electronique des Documents et de lInformation GEDI."

Présentations similaires


Annonces Google