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Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique AFFELNET Post 3 ème GUIDE DAIDE A LA SAISIE (Pour plus dinformations se reporter à

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1 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique AFFELNET Post 3 ème GUIDE DAIDE A LA SAISIE (Pour plus dinformations se reporter à la note technique du SAIO)

2 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique le chef détablissement doit déléguer les droits aux personnes qui saisissent les vœux Accès à lapplication Connexion : A partir du portail des applications pour les établissements de lEN, privés sous contrat et publics agricoles de lacadémie. A laide dun mot de passe pour les établissements agricoles privés de lacadémie et les établissements hors académie à demander à ladresse : https://bv.ac-clermont.fr/affelnet3horsaca Tous les traitements sont faits en utilisant un navigateur WEB. Délégation de droits : Avant toute saisie, le chef détablissement doit déléguer les droits aux personnes qui saisissent les vœux. Dans le menu : Ressources du Chef dEtablissement, Gestion des délégations, Délégation Personnes Désactiver le bloqueur des fenêtres publicitaires : -dans firefox : Outils – options – onglet « contenu » - décocher « bloquer les fenêtres popup ». -dans internet explorer : Outils – bloqueur de fenêtre publicitaire – cliquer sur « désactiver le bloqueur de fenêtres publicitaires. Chaque saisie, chaque modification est directement prise en compte. Les vérifications et les comptages seront directement accessibles. Vous pourrez visualiser, imprimer en format « PDF », ou exporter en format tableur les différents états qui vous seront proposés. En cas de difficultés : Difficultés liées aux procédures, contacter le SAIO. Difficultés techniques et difficultés liées à lutilisation du logiciel, contacter la plate-forme dassistance.https://bv.ac-clermont.fr/affelnet3horsaca Se connecter avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle académique. Initiale du prénom et le nom (cdupont)

3 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Lorsque lon clique sur longlet « Saisie des vœux », on obtient la liste des élèves de létablissement. Les élèves présents dans la liste sont extraits de la B.E.A. Le chef détablissement doit vérifier lexactitude des informations présentes dans la base. En dehors de cas extrêmes (absence de plusieurs dizaines délèves) aucun élève ne sera ajouté par le CIA. Par contre il est intéressant de nous le signaler car il nest pas normal que des élèves soient absents de la BEA. (mel : Les établissements peuvent saisir des élèves manquants (onglet « Ajouter »). Les pictogrammes permettent didentifier plus rapidement les onglets ayant des données incomplètes.

4 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Fenêtre de présentation de la liste des élèves Au départ tous les élèves ont la colonne « état » à blanc. Pour les compléter, cliquer sur les boutons « saisir » ou « modifier » ou sur leur INE.

5 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Onglet « Identification » Les saisies marquées dun * sont obligatoires Non utilisé dans lacadémie. Vérifier létat civil saisir au moins un numéro de téléphone pour pouvoir joindre la famille au moment du suivi post affectation. Saisir la zone géographique : la zone géographique est définie en référence au lieu officiel de domicile de lélève (et non à celle du collège fréquenté). Se reporter à larrêté de sectorisation des IA. Saisir la décision dorientation : cest la décision la plus favorable qui doit être saisie. Si lélève obtient le passage en 2 nde GT, il sera saisi 2 nde GT en décision dorientation même si lélève ne formule que des vœux en 2 nde pro. Validation obligatoire pour passer à longlet « Saisie des vœux ».

6 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Onglet « saisie des vœux » Les vœux daffectation doivent être compatibles avec la décision dorientation Les élèves doublants de 2 nde GT, 2 nde Pro, 1 ère année de CAP doivent être saisis dans lapplication AFFELNET Post 3ème Saisie de 3 vœux maximum Pour la voie générale et technologique : conseiller aux élèves de faire au moins un vœu dans leur lycée de secteur sur une section non contingentée (PAM sans note) Cas dappel : se référer aux préconisations concernant la saisie en page 8 de la note technique du SAIO Les vœux de recensement (apprentissage, enseignement privé, redoublement en classe de 3 ème, vœu hors académie) doivent être saisis pour information La modification des vœux ou de leur ordre est possible jusquà la fin de la campagne

7 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Onglet « Saisie des voeux » Cas ou le vœu de dérogation est « non », valider la saisie pour faire apparaître la fenêtre de saisie de lavis du chef détablissement. Valider pour revenir sur la fenêtre des vœux, pour ajouter un autre vœu ou retourner à la liste des élèves. Pour la voie générale et technologique, saisir le 2 ème Enseignement dExploration pour information (le 1 er étant obligatoirement un E.E. déconomie et ne donnant pas lieu à saisie)

8 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Cas ou le vœu de dérogation est « Oui ». Renseigner le ou les vœux de dérogation ainsi que lavis du Chef dEtablissement Valider la saisie

9 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Rappel concernant les dérogations Les demandes de dérogation ne concernent que laffectation en 2 nde GT. Une dérogation doit être demandée lorsque lélève souhaite fréquenter un lycée général et technologique situé dans un autre secteur, hormis pour quelques formations ( cf. annexe n°7 à la note technique SAIO) Une demande de changement détablissement pour suivre un enseignement dexploration qui nexiste pas en établissement de secteur relève uniquement du motif dérogatoire « pour convenance personnelle » Les élèves souhaitant rejoindre un pôle sportif en établissement doivent déposer une demande de dérogation pour parcours scolaire particulier L imprimé de demande de dérogation (cf. annexe n°9) doit être renseigné par la famille et remis à létablissement. La famille peut indiquer plusieurs motifs de demande de dérogation. Le(s) motif(s) de demande de dérogation sera(ont) saisis par le chef détablissement qui vérifiera la validité des informations communiquées pour chaque élève demandant une dérogation La liste des demandes de dérogation sera communiquée à lIA 63 à laide du tableau figurant en annexe n°10 avant le 17 juin les fiches individuelles de demandes de dérogation seront transmises aux IA du 03, 15 et 43 avant le 17 juin 2011.

10 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Onglet « Saisie des notes » Longlet de saisie des notes souvre, Ne pas saisir les notes des élèves qui passent le DNB. Celles-ci seront automatiquement importées entre le 9 et 10 juin. Si pas de saisie : cliquer sur annuler pour quitter longlet. Cas particuliers : certaines notes doivent être saisies manuellement (note des élèves déjà titulaires du DNB, des élèves de 2 nde, les notes des élèves des établissements publics de lagriculture, note dossier…cf. page 9 de la note technique). Lors de la bascule automatique des notes, les notes saisies manuellement sont conservées. Si besoin, après la bascule certaines notes peuvent être modifiées. Quelle que soit la classe dorigine (y compris donc pour les redoublants de 2 nde ), les notes prises en compte sont celles de 3 ème. Les notes déclarées par lAcadémie comme non obligatoires sont initialisées à « NN » (non notées).

11 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Suivi des saisies par létablissement : Compteurs Ce tableau permet de connaître la répartition par établissement de lensemble des vœux de vos élèves déjà saisis (dont les vœux de rang 1). Menu sélectionné

12 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Liste des élèves dont la saisie est incomplète

13 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Décisions dorientation Permet la saisie ou la modification après conseil de classe.

14 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique A la fin de la saisie des décisions dorientation, il faut passer le contrôle de cohérence : Ce contrôle indique : - La liste des élèves qui ne possèdent pas de décision dorientation - La liste des élèves pour lesquels la voie dorientation du vœu nest pas conforme à la décision dorientation. Le message ci-dessous apparaît lorsquaucune erreur nest détectée.

15 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Validation du chef détablissement A lissue de la saisie, le compte rendu doit être obligatoirement imprimé et signé par la famille. Une fois la saisie faite pour lensemble des élèves, le chef détablissement doit procéder à la validation : onglet « Validation chef détablissement » Sil subsiste des erreurs (incohérences), les fiches concernées doivent être corrigées et la validation doit être relancée. Si un dossier est laissé avec la mention « incomplet » il ne sera pas traité dans affelnet et cet élève se retrouvera sans affectation. Les traitements informatiques ne peuvent être lancés au niveau académique qu'après validation par tous les chefs d'établissement. Une fois que la saisie est correcte ne pas oublier de valider.

16 Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Les notifications des résultats Les établissements dorigine : -Les résultats daffectation ( récapitulatif des vœux et des décisions) seront notifiés par les établissements dorigine aux familles ou aux élèves majeurs le 29 juin 2011 Les établissements daccueil : -Les notifications pourront être jointes en parallèle par les établissements daccueil aux dossiers dinscription envoyés aux familles -lenvoi des notifications sur liste supplémentaire est à la charge des établissements daccueil.


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