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Formation Affelnet 6 ème 2011 / Directeurs décole Application daide à la gestion et au pilotage de laffectation des élèves pour lentrée au collège.

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1 Formation Affelnet 6 ème 2011 / Directeurs décole Application daide à la gestion et au pilotage de laffectation des élèves pour lentrée au collège

2 1.Généralités

3 Lapplication AFFELNET 6 ème est une application entre la base des élèves du 1 er degré (BE1D) et la base des élèves du 2 nd degré (SCONET base élève); elle recueille les vœux des responsables des élèves, propose les affectations, transfère les dossiers des élèves affectés dans la base élève de SCONET et permet déditer des statistiques. La partie «Directeur décole» de lapplication AFFELNET6 ème est destinée à recueillir les vœux des élèves de primaire qui doivent aller au collège => Utilisée dans les écoles élémentaires, elle doit avoir une présentation et une ergonomie proche de celle de BE1D dans le contenu de ses pages. 3 BE1D AFFELNET6 SCONET

4 2.Pré requis et accès

5 Le directeur décole ne peut commencer à utiliser AFFELNET6ème que lorsque la campagne de saisie des vœux est ouverte; cela nécessite que lIA ait paramétré lapplication et intégré les dossiers des élèves issus de la base BE1D. Accès Le directeur accède à AFFELNET 6 ème par un portail didentification et se connecte grâce à une clé OTP. Les directeurs autorisés à accéder à lapplication sont ceux des écoles publiques de lacadémie. 5

6 3.Ergonomie générale

7 3.Ergonomie générale des écrans 7 MenuMenu Liens présents sur le bandeau inférieur: -Accueil : Retour sur la page daccueil -Aide : affiche laide relative à la page en cours -Documentation : Lien vers le guide utilisateur -Quoi de neuf : Lien vers les actualités de lapplication -Contacts + Fil conducteur (prochainement) -Quitter : Lien de déconnexion Informations Bandeau haut : -logo du ministère -nom et statut de la personne connectée -établissement -étape du menu -nom de lapplication Bandeau bas: -Nom de lacadémie -Version de lapplication Menu et sous menu : laccès aux différents sous menus se fait par simple clic sur leur intitulé

8 3.Ergonomie générale des listes 8 MenuMenu Tri possible des colonnes : flèche ascendante et descendante située prés des entêtes de colonne de la liste Principe de cases à cocher pour la sélection de lignes: -de manière individuelle : cliquez sur la ou les cases à cocher en face de la ou des lignes à sélectionner puis cliquer sur un bouton d « Action » (ex:éditer..) -la totalité : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les entêtes de colonne Message derreur : affiché en cas de champs non saisis ou incorrectement saisis Ouvrir et/ou enregistrer la liste en format tableur Revenir à la page daccueil ou page précédente Imprimer la liste Critères de recherche : -Saisir ou sélectionner un ou plusieurs critères et cliquez sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés -Cliquez sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche et éviter les filtres persistants

9 4.Page accueil

10 10 Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre Dossiers élèves Affectation des élèves 3 MENUS Résultats Calendrier des différentes activités du processus daffectation

11 5.Saisie des dossiers élèves

12 Avancement de la saisie 12

13 5.1 Avancement de la saisie 13 Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison Dossiers élèves Les contrôles présents à certaines étapes de la saisie permettent de générer des compteurs relatifs à lavancement des dossiers Total : élèves importés de BE1D pour cette école Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

14 Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison 14

15 5.2 Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison 15 Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Edition volet1 fiche de liaison Avancement de la saisie Dossiers élèves A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Ce volet1 est adressé aux responsables et leur permet de renseigner ladresse de lélève à la rentrée. Il peut également consulter la fiche récapitulative de lélève ou modifier le dossier élève si le volet1 de la fiche est édité. Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 1 édité ou non Le directeur peut constituer le fichier PDF avec les fiches de liaison pré-remplies des informations des élèves sélectionnés : -Editer les fiches sélectionnées : Le directeur sélectionne ses élèves (1) puis clique sur le bouton «Editer les fiches sélectionnées»(2) -Editer une fiche vierge : ouvre une fiche qui nest pas pré-remplie nécessaire dans certains cas Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Deux liens possibles sur le nom de lélève : -si le volet1 de la fiche de lélève est édité(date non nulle), le lien accède au dossier élève (modifiable) -si le volet1 nest pas édité, le lien accède à la fiche récapitulative (non modifiable)

16 5.3. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison 16 Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Edition volet1 fiche de liaison Avancement de la saisie Dossiers élèves Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : Bouton «Action» :Editer le volet 1 de la fiche de liaison dun ou plusieurs élèves Editer le volet 1 dune fiche de liaison vierge Lien sur le nom de lélève :Consulter la fiche récapitulative de lélève (lorsque le volet 1 na pas été édité) Modifier le dossier de lélève (lorsque le volet 1 est édité) Dossier de lélève (volet 1 édité)Fiche récapitulative de lélève (volet 1 non édité) Fiche de liaison volet 1 dun élèveFiche de liaison volet1 vierge 2 cadres principaux : Elève et Responsables légaux Informations modifiables Informations non modifiables Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

17 Saisie des dossiers après retour volet 1 de la fiche de liaison 17 Saisie (de masse) des langues étudiées à lécole Saisie (de masse) du collège de secteur Saisie individuelle du collège de secteur/langue – dossier élève

18 5.4. Saisie (de masse) des langues étudiées à lécole 18 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Dossiers élèves Après retour des volet1 des fiches de liaison, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à lécole et accéder à la mise à jour des dossiers élèves. Avancement de la saisie Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la langue étudiée Le directeur peut affecter la langue étudiée dans son école à un ou plusieurs élèves: (1)-Sélectionner par le système des cases à cocher un ou plusieurs élèves (2)-Sélectionner une langue (3)-Cliquez sur le bouton «Saisir pour la sélection» Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Deux liens possibles sur le nom de lélève : -si le volet1 de la fiche de lélève est édité(date non nulle), le lien accède au dossier élève (modifiable) -si le volet1 nest pas édité, le lien accède à la fiche récapitulative (non modifiable) ATTENTION : la coche rouge dans la colonne adresse indique une adresse incomplète

19 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 5.5.Saisie (de masse) du collège de secteur 19 Saisie du collège de secteur Dossiers élèves Après retour des volet 1 des fiches de liaison, le directeur peut saisir le collège de secteur de ses élèves (en fonction de ladresse à la rentrée de lélève) et également accéder à la mise à jour de leur dossier. Avancement de la saisie Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le collège de secteur Affecter un collège de secteur à un ou plusieurs élèves : Ce collège dépend de ladresse de lélève à la rentrée(renseignée par les responsables sur le volet1) (1)-Sélectionner par le système de cases à cocher un ou plusieurs élèves (2)-Sélectionner un collège grâce à laide à la saisie «?» (3)-Cliquer sur «Saisir pour la sélection» (lors de la validation, un message indique quun nouveau collège va être affecté au dossier) Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Possibilité de consulter/modifier le dossier dun élève en cliquant sur son nom

20 5.6. Saisie individuelle du collège de secteur/langue – dossier élève 20 Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 2 Onglets disponibles pour visualiser ou renseigner lélève : -Informations de lélève -Responsables légaux Dossiers élèves Saisie du collège de secteur Edition volet1 fiche de liaison Avancement de la saisie Ajouter ou modifier linformation au niveau de ces onglets : -Saisir linformation dans le champs de saisie, ex:Adresse -Utiliser laide à la saisie (?) : Cliquer sur le point dinterrogation, une fenêtre souvre, une liste de choix apparaît, la sélection se fait par simple clic sur le lien 2 Actions: Valider : enregistrer les informations modifiées Retour : retour à la liste des élèves sans modification Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Consultation des données figées de lélève issu de la base BE1D=>ouverture dune fenêtre

21 Edition du volet 2 de la fiche de liaison 21

22 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 5.7. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison 22 Avancement de la saisie Dossiers élèves Cet écran permet déditer les volets 2 de la fiche de liaison et daccéder aux dossiers élèves. Le volet2 des fiches de liaison est adressé aux responsables et leur permet de renseigner les vœux daffectation. Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 2 édité ou non Editer les fiches sélectionnées : cette action ouvre un fichier PDF contenant la fiche de ou des élèves sélectionnés avec le système de cases à cocher (voir page suivante) Editer une fiche vierge : ouvre une fiche qui nest pas pré- remplie nécessaire dans certains cas Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Un lien possible sur le nom de lélève : -Accès au dossier de lélève : modification possible

23 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Avancement de la saisie Dossiers élèves 5.8. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison 23 Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de lélève. Les Responsables légaux renseignent les vœux de lélève 23 Lidentification de lélève et son collège de secteur sont renseignés. A RENSEIGNER PAR LES RESPONSABLES : LANGUE VIVANTE : -Langue vivante1/vivante2 pour la 6 ème Formation demandée : -Choix 6EME : correspond au collège de secteur ou un autre collège différent du collège de secteur -Choix SEGPA : ce nest pas une demande de dérogation -Choix AUTRE FORMATION : cest une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation -Choix CLASSES A HORAIRES AMENAGEES cest une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation Choix AUTRE que le collège public de secteur: -au maximun 3 demandes de dérogation -Pour chaque demande de dérogation, les responsables devront saisir un motif Page 2 -LISTE DES FORMATIONS PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE -LISTE DES LANGUES VIVANTES PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE

24 Saisie des dossiers après retour volet 2 de la fiche de liaison 24 Saisie (de masse) des vœux de secteur Saisie des vœux – Dossier élève Saisie (de masse) des décisions de passage

25 5.9.Saisie (de masse) des vœux de secteur 25 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Avancement de la saisie Dossiers élèves Après retour des fiches de liaison - Volet 2 complété par les responsables, le directeur décole va pouvoir saisir et/ou compléter les vœux des élèves : Formation et Langue vivante 1 étudiées en 6 ème. Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom Saisie des vœux : FORMATION ET LANGUE VIVANTE -le directeur sélectionne un ou plusieurs élèves(1) puis sélectionne un choix dans la liste déroulante des langue vivante 1(2) et enfin, clique sur le bouton «Saisir loffre de secteur pour la sélection»(3) ATTENTION : si une demande existe déjà pour un élève, elle sera supprimée Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Dans le cas dune demande différente du vœu de secteur ou si le directeur décole souhaite modifier le dossier dun élève, le lien présent sur le nom permet douvrir le dossier de lélève qui contient un onglet supplémentaire «Choix de la famille»

26 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 5.10.Saisie des vœux – Dossier élève 26 2 cas possibles pour la Demande: -Choix formation 6 ème collège de secteur : la saisie est terminée -Choix autre : le directeur doit sélectionner une formation(1) et dans le cas dune formation autre que SEGPA, celle-ci constitue donc une demande de dérogation et le directeur doit saisir un identifiant collège(2) et un motif de dérogation(3) ATTENTION : Dans le cas dune demande de dérogation, -le couple type de formation/collège doit appartenir aux offres de formation gérées par lIA -Pour saisir un motif, sélectionner un motif puis cliquer sur le lien Ajouter, si plusieurs motifs sont sélectionnés, lapplication prendra en compte le plus prioritaire Valider toute modification Avancement de la saisie Dossiers élèves Si laffectation demandée est un collège public du département, le directeur doit saisir une langue vivante 1(1) et une demande (2)(secteur ou non), dans le cas contraire laffectation nappartient pas au périmètre dAffelnet6 Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

27 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Validation de la saisie Saisie des décisions de passage 27 Saisie des vœux Colonne Nom/Prénom + Date de naissance Les liens dossiers élèves ne sont plus présents dans ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.) Avancement de la saisie Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Cet écran permet dinitialiser les décisions de passage des élèves susceptibles dentrer au collège 5.11.Saisie (de masse) des décisions de passage Saisie des décisions de passage: -(1)Sélectionnez le ou les élèves -(2)Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante -(3)Cliquez sur «Saisir pour la sélection» ATTENTION : Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», ces demandes daffectation seront supprimées, dans ce cas, un message avertit lutilisateur Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la décision de passage (Appel/maintien dans le cycle/décision de passage)

28 Validation de la saisie 28

29 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Validation de la saisie Saisie des décisions de passage 29 Avancement de la saisie Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Cette page permet au directeur de signaler quil a terminé sa saisie de dossiers et demandes Validation de la saisie Affichage des indicateurs de contrôle avant validation : -Lorsque tous les indicateurs sont à 0, le bouton Valider apparaît et le directeur peut soumettre sa validation -Si un indicateur est différent de 0, le bouton Valider nest pas visible

30 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Validation de la saisie Saisie des décisions de passage 30 Avancement de la saisie Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Règles de gestion appliquées lors de la validation de la saisie par le directeur décole 5.13.Validation de la saisie contrôles OKcontrôles non OK La saisie nest pas validéebouton « valider » accessible liste des problèmes, bouton « valider » absent La saisie a déjà été validée, il y a eu des modifications dans les dossiers bouton « valider » absent message : « Tous les dossiers sont valides » liste des problèmes, bouton « valider » absent message : « Vous devez corriger les dossiers listés ci-dessus » La saisie a déjà été validée, il ny a pas eu des modifications dans les dossiers bouton « valider » absent message : « Tous les dossiers sont valides » sans objet

31 6.Période dAffectation des élèves

32 32 De manière transverse au processus de complétude des dossiers élèves, le directeur décole peut visualiser les demandes de ses élèves et consulter leur dossier. Cette liste récapitulative est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA(période daffectation) Dossiers élèves Affectation des élèves Liste récapitulative Résultats Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom 6.1.Liste récapitulative Accès à la fiche récapitulative de lélève

33 7.Résultats

34 34 Cette liste permet au directeur décole de visualiser létablissement daccueil de ses élèves. Dossiers élèves Affectation des élèves Bilan de lentrée en 6ème Résultats Recherche délèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom 7.1.Bilan de lentrée en 6ème Accès à la fiche récapitulative de lélève

35 8.Traitement dun exemple

36 36 1.Avant Edition de la fiche : nom/prénom/cycle Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Déclaration de complétude des dossiers Saisie des décisions de passage Edition volet1 fiche de liaison 1.Après Edition de la fiche : nom/prénom/cycle/Date du jour de lédition Avant Edition, le lien sur le nom renvoie au dossier élève Après Edition, le lien sur le nom renvoie à la fiche récapitulative 8.1.Traitement dun exemple

37 37 La Fiche Volet 1 Editée sera envoyée aux responsables de lélève : Les Responsables légaux vérifient les informations de la fiche. Ils renseignent la langue vivante et modifient ladresse de rentrée si elle est différente de ladresse issue de BE1D Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Edition volet1 fiche de liaison Validation de la saisie 2.Fiche de liaison Volet 1

38 38 3. Retour des fiches volet 1, le directeur décole complète ladresse de certains élèves, puis saisie la langue étudiée à lécole Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie

39 39 4.Retour des fiches et saisie du collège de secteur en fonction de ladresse de lélève à la rentrée Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Saisie du collège de secteur ATTENTION : si des demandes existent déjà, elles seront supprimées Validation de la saisie

40 40 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 5.Edition du volet 2 de la fiche de liaison afin de connaître les vœux des responsables de lélève Validation de la saisie

41 41 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 6. Volet 2 de la fiche de liaison : partie vœux des responsables de lélève Validation de la saisie Lidentification de lélève et son collège de secteur sont renseignés. A RENSEIGNER PAR LES RESPONSABLES : LANGUE VIVANTE : -Langue vivante1/vivante2 pour la 6 ème Formation demandée : -Choix 6EME : correspond au collège de secteur ou un autre collège différent du collège de secteur -Choix SEGPA : ce nest pas une demande de dérogation -Choix AUTRE FORMATION : cest une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation -Choix CLASSES A HORAIRES AMENAGEES cest une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation Choix AUTRE que le collège public de secteur: -au maximun 3 demandes de dérogation -Pour chaque demande de dérogation, les responsables devront saisir un motif Page 2 -LISTE DES FORMATIONS PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE -LISTE DES LANGUES VIVANTES PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE

42 42 7. Saisie des vœux : 1 er traitement : affecter des vœux collège de secteur Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Edition volet2 fiche de liaison Validation de la saisie

43 43 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage 8. Saisie des vœux : 2ème traitement : affecter un vœu différent du vœu collège de secteur : cas de la SEGPA non banalisée Validation de la saisie 43

44 9. Saisie des décisions de passage : cas du passage en 6ème Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des décisions de passage Saisie des vœux Validation de la saisie 44

45 10. Saisie des décisions de passage : cas du maintien dans le cycle Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des décisions de passage Saisie des vœux Validation de la saisie ATTENTION : -cas dun maintien dans le cycle : les demandes sont supprimées 45

46 Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à lécole Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Validation de la saisie Saisie des décisions de passage Le directeur passe par les DOSSIERS élèves pour corriger et compléter les informations élèves 11. Validation de la saisie par le directeur décole 46


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