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Gestion des emplois du temps Présentation générale du logiciel Visual Timetabling Inès BARANGER Laurent GUITOU Inès BARANGER Laurent GUITOU Dpt GMP.

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1 Gestion des emplois du temps Présentation générale du logiciel Visual Timetabling Inès BARANGER Laurent GUITOU Inès BARANGER Laurent GUITOU Dpt GMP

2 Plan Historique Présentation Création des emplois du temps: Gestion des emplois du temps au quotidien Logiciel dadministration Bilan dun semestre en GMP Le logiciel VT pour tout lIUT? Historique Présentation Création des emplois du temps: Gestion des emplois du temps au quotidien Logiciel dadministration Bilan dun semestre en GMP Le logiciel VT pour tout lIUT?

3 Historique Notre cahier des charges Les solutions Mise en place en GMP Notre cahier des charges Les solutions Mise en place en GMP

4 Gestion dune hiérarchisation des groupes complexe Visualisation des emplois du temps sur au moins 6 semaines Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des conflits Partage des ressources avec plusieurs responsables de filière Création possible des emplois du temps à distance Nombre illimité dutilisateurs Gestion dune hiérarchisation des groupes complexe Visualisation des emplois du temps sur au moins 6 semaines Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des conflits Partage des ressources avec plusieurs responsables de filière Création possible des emplois du temps à distance Nombre illimité dutilisateurs Exemple Historique Cahier Charges SolutionsDpt GMP

5 GMP1 A1 A11 A12 A111 A112 A113 A2 A21 A22 A211 A212 A213 A3 A31 A32 A311 A312 A313 A4 A41 A42 A411 A412 A413 Hiérarchisation groupe complexe Retour

6 Matières GMP1-FI Responsable scientifique Responsable technologique GMP2-FI LP-MIEF LP-ISCM Partages des données entre filières Retour GMP1-FA GMP2-FA Responsable Groupes Partage des Profs et des salles Matières Responsable scientifique Responsable technologique Responsable Groupes

7 Hyper Planning Celcat VT Gestion des groupes Gestion des conflits Visualisation sur 1 semestre Utilisation sur plusieurs postes Consultation en ligne Nombre illimité d'utilisateurs Création de bilans Dépend du nbre De licences Dépend du nbre De licences Dvlt à réaliser par nos soins Historique Solutions Cahier ChargesDpt GMP Exemple Illimité

8 Année précédente : Chaque filière a une grille Excel différente Gestion manuelle des conflits Des problèmes!! Pas duniformité dans la désignation des ressources 8 feuilles Excel pour 6 filières Année : Année précédente : Chaque filière a une grille Excel différente Gestion manuelle des conflits Des problèmes!! Pas duniformité dans la désignation des ressources 8 feuilles Excel pour 6 filières Année : Dpt GMP Cahier ChargesSolutions Historique FévrierMarsAvrilMaiJuin...Septembre Tout les edt opérationnels 2 edt opérationnels (FA,LPISCM) Formation des responsables Mise en place Bdd Présentation aux responsables Découverte et test

9 Présentation Utilisation Avantages Techniques Utilisation Avantages Techniques

10 Logiciel demploi du temps adapté à tout type détablissement (emploi du temps hebdomadaire ou non) Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à lUniversité de Valenciennes 9 départements à LIUT de Valenciennes sont gérés avec VT Visualisation possible dans chaque cellule: Enseignement Prof Groupe Salle Emploi du temps étudiants Annuel Hebdomadaire Emploi du temps enseignants Logiciel demploi du temps adapté à tout type détablissement (emploi du temps hebdomadaire ou non) Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à lUniversité de Valenciennes 9 départements à LIUT de Valenciennes sont gérés avec VT Visualisation possible dans chaque cellule: Enseignement Prof Groupe Salle Emploi du temps étudiants Annuel Hebdomadaire Emploi du temps enseignants Présentation Utilisation AvantagesTechniques

11 Gratuit et encore développé : MAJ régulières Une seule BDD pour lensemble des ressources Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants, capacités des salles Possibilité de réserver des ressources. Emplois du temps des ressources. Création des états prévisionnels et définitifs Gratuit et encore développé : MAJ régulières Une seule BDD pour lensemble des ressources Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants, capacités des salles Possibilité de réserver des ressources. Emplois du temps des ressources. Création des états prévisionnels et définitifs Avantages UtilisationTechniques Présentation

12 Accessible depuis n'importe quel PC Windows relié à internet Le logiciel est composé de 2 exécutables : VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et la consultation des emplois du temps. VT Admin : e xécutable permettant de gérer les droits daccès (modification, mot de passe, données visibles…) des différents utilisateurs du logiciel. Les données sont toutes stockées dans une base de données Mysql sur internet Accessible depuis n'importe quel PC Windows relié à internet Le logiciel est composé de 2 exécutables : VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et la consultation des emplois du temps. VT Admin : e xécutable permettant de gérer les droits daccès (modification, mot de passe, données visibles…) des différents utilisateurs du logiciel. Les données sont toutes stockées dans une base de données Mysql sur internet Techniques UtilisationAvantages Présentation

13 Création des emploi du temps: Ressources Enseignements Séances Ressources Enseignements Séances

14 Chaque année Une seule fois La construction des emplois du temps se fait en 3 temps : 3- Placement des séances en fonction des disponibilités des ressources 1- Création des ressources 2- Création des enseignements Création des emplois du temps

15 Etudiants Groupes Profs Salles Matériels Etudiants Groupes Profs Salles Matériels Définis une seule fois pour tout le département (tout lIUT ?) Définis une seule fois pour tout le département (tout lIUT ?) Ressources EnseignementsSéances Création des emploi du temps

16 Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Etudiants Profs Salles Ressources

17 1 hiérarchie 1 groupe 1 calendrier Ressources EnseignementsSéances Création des emploi du temps: Etudiants Exemple

18 GMP1 A1 A11 A12 A111 A112 A113 A2 A21 A22 A211 A212 A213 A3 A31 A32 A311 A312 A313 A4 A41 A42 A411 A412 A413 Hiérarchisation groupe complexe Retour

19 Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Etudiants Profs Salles Ressources

20 Définition des profs Réservations possible Création des emploi du temps: Profs Ressources EnseignementsSéances

21 Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Etudiants Profs Salles Ressources

22 Création de salles et de zones… Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…) 1.Définition de lalias 2.Création du type 3.Création dune zone 1.Définition de lalias 2.Création du type 3.Création dune zone Création des emplois du temps: Salles Ressources EnseignementsSéances

23 Création de lensemble des enseignements dune matière: Cours TD TP Pour chaque type denseignement déclaration: Du nombre total dheures De la durée de chaque séance Des ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel) Enseignements RessourcesSéances Création des emplois du temps

24 Mise en place des séances depuis nimporte quelle ressource: Profs Salles Groupes Gestion des conflits Au fur et à mesure Après création des emplois du temps Mise en place des séances depuis nimporte quelle ressource: Profs Salles Groupes Gestion des conflits Au fur et à mesure Après création des emplois du temps Placement des séances

25 Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Création des Bilans

26 1- Modification de l emploi du temps Déplacement dune séance Changement dune ressource sur une séance Suppression une séance Ajout de séances Ajout de ressources … Modification VisualisationDiffusionBilans Gestion des emplois du temps au quotidien

27 2- Visualisation des disponibilit é s (salles, profs … ) Par salle(s) Par prof(s) Par groupe(s) Plusieurs ressources en même temps (prof+salle) (groupe+salle) (prof+groupe+salle) … Visualisation ModificationDiffusionBilans Gestion des emplois du temps au quotidien

28 Export pdf des edt étudiants Export pdf des edt profs, salles, ressources… Export au format v calendar (Outlook, pda…) Accès par vt réseau avec un compte de simple consultation Accès par le site web Export pdf des edt étudiants Export pdf des edt profs, salles, ressources… Export au format v calendar (Outlook, pda…) Accès par vt réseau avec un compte de simple consultation Accès par le site web Différents moyens de diffusion Diffusion VisualisationModificationBilans Gestion des emplois du temps au quotidien

29 Notre fonctionnement en GMP MAIL: EDT filière en pdf Etudiants EDT filière + EDT perso en pdf Profs VT Réseau: Accès par vt réseau avec un compte de simple Consultation pour: Secrétaires Profs Accès par le site web effectif Gestion des emplois du temps au quotidien Diffusion VisualisationModificationBilans

30 Bilans des séances effectuées Bilan du prévisionnel Réservation des profs Gestion des emplois du temps au quotidien Bilans VisualisationModificationDiffusion Version CSV Resultat après traitement sous excel Prévisionnel Version CSV Resultat après traitement sous excel Bilan des heures effectuées

31 Présentation du logiciel dadministration

32 Logiciel dadministration : Objectifs Gérer les droits des utilisateurs Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire) Gestionnaires des emplois du temps (autant dutilisateurs que de gestionnaires) : Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière Ajouter, modifier : les ressources quil partage (enseignants, matières, salles) Consultants (profs, personnel administratif...) Gérer les droits des utilisateurs Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire) Gestionnaires des emplois du temps (autant dutilisateurs que de gestionnaires) : Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière Ajouter, modifier : les ressources quil partage (enseignants, matières, salles) Consultants (profs, personnel administratif...)

33 Logiciel dadministration :Gestion des utilisateurs UTILISATEURS DEFINITION DE LUTILISATEUR DROITS DONNES A LUTILISATEUR

34 Logiciel dadministration : Objectifs Possibilité de gérer des groupes de partage pour limiter le nombre de ressources vues Partage des ressources entre différentes filières Partage des ressources entre différents départements (Ex: Salle QLIO S209) Partage des groupes détudiants pour travailler à plusieurs sur un même emploi du temps… Possibilité de gérer des groupes de partage pour limiter le nombre de ressources vues Partage des ressources entre différentes filières Partage des ressources entre différents départements (Ex: Salle QLIO S209) Partage des groupes détudiants pour travailler à plusieurs sur un même emploi du temps…

35 Logiciel dadministration :Gestion des groupes Droits sur les données partagées Groupes de partage Données à partager

36 Bilan dun semestre en GMP

37 Bilan dun Semestre en GMP Pour gagner du temps: Création de macros pour automatiser limpression des edt persos des profs (fichiers PDF) Création de macros pour automatiser l'édition des edt Access pour lenvoi des edt persos et complets (filière) Création dun tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à intégrer à Odyssée Pour gagner du temps: Création de macros pour automatiser limpression des edt persos des profs (fichiers PDF) Création de macros pour automatiser l'édition des edt Access pour lenvoi des edt persos et complets (filière) Création dun tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à intégrer à Odyssée Actuellement: Lensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT. Pas de conflits de salles ou de profs. Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait Exemple

38 Le logiciel VT pour tout lIUT? Méthodes Investissement Perspectives

39 Méthodes Une seule base de données Ressources uniques: Profs, salles définis dans chaque département et partagés au besoin avec les autres Noms uniques pour les ressources et les enseignements Exemple: GMP-Maths-S1 (matière) GMP-A1 (groupe) GMP-S209 (salle) Alias possible pour une meilleure lisibilité Une seule base de données Ressources uniques: Profs, salles définis dans chaque département et partagés au besoin avec les autres Noms uniques pour les ressources et les enseignements Exemple: GMP-Maths-S1 (matière) GMP-A1 (groupe) GMP-S209 (salle) Alias possible pour une meilleure lisibilité

40 Méthodes Dans chaque département Responsables de filières Correspondant pour ladministration des droits et le partage des ressources Dans chaque département Responsables de filières Correspondant pour ladministration des droits et le partage des ressources

41 Investissement Investissement dans chaque département Stricte minimum Formation au logiciel Structuration des groupes Gestion des droits Pour aller plus vite Macros Access (configuration) Excel pour les bilans (Odyssée) Investissement dans chaque département Stricte minimum Formation au logiciel Structuration des groupes Gestion des droits Pour aller plus vite Macros Access (configuration) Excel pour les bilans (Odyssée)

42 Perspectives-Besoins Futur proche: Hébergement pour la bdd Automatisation des conversions des fichiers csv xls A létude Automatisation des mises à jours des calendriers doutlook sur les comptes administratif (vcalendar) Optimisation du site internet Futur proche: Hébergement pour la bdd Automatisation des conversions des fichiers csv xls A létude Automatisation des mises à jours des calendriers doutlook sur les comptes administratif (vcalendar) Optimisation du site internet

43 Pour toute information supplémentaire Inès BARANGER: Laurent GUITOU: Site VT: visual.timetabling.free.fr Inès BARANGER: Laurent GUITOU: Site VT: visual.timetabling.free.fr Merci…


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