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Cette présentation est une introduction au logiciel E.care ED pour le service des urgences. Il demontrera comment notre logiciel peut supporter le trajet.

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2 Cette présentation est une introduction au logiciel E.care ED pour le service des urgences. Il demontrera comment notre logiciel peut supporter le trajet de soin. Cette présentation ne vous montrera qu‘ une partie du logiciel… Nous comptons sur votre imagination pour que cette présentation soit le point de départ de ce que nous pourrons atteindre ensemble.

3 ATTENTION: Toutes les listes d’examins, de spécialités, d’observations cliniques, etc ne sont que des exemples. Il faut les replacer dans votre contexte. Chaque hôpital a son propre mode de fonctionnement. E.care fourni des paramètres et des règlages pour adapter le logiciel à vos besoins. Les exemples utilisés peuvent être considérées comme irréaliste d’un point de vue clinique. Nous nous concentrons sur notre travail, tout en respectant vos connaissances et expérience.

4 Menu: Faites votre choix Voyez toute la présentation20:40 min ou par épisodes Ecran Cockpit et statusbar Ecran Cockpit et statusbar 3:20 min Base & TriageBase & Triage 1:50 min Tâches et soins infirmiers Tâches et soins infirmiers 2:00 min Evaluation medical 1:00 min Examens techniques and médication 4:30 min Evaluation medical Examens techniques and médication Time line Time line 0:30 min Finances Finances 1:40 min Documents & reportage Documents & reportage 2:20 min Transfère ou sortie Transfère ou sortie 0:50 min Epilogue Epilogue 0:35 min

5 Une journée aux urgences

6 Le Dr. Durand, chef de service des urgences, revient d’une réunion avec le conceil d’administration concernant le flux in et out des patients. Grace aux statistiques fournies par E.care ED, son discours était bien argumenté. Il insert sa Smartcard individuel dans le pc et regarde l’écran Cockpit. Un coup d’oeil lui permet de voir de prendre connaissance de l’activité de son département.

7 4 patients dans la salle d’attente. 2 ont dépassé la durée standard du tri.

8 11 patients dans les chambres. L’urgence varie de rouge (trés urgent) à bleu (pas d’urgence) avec jaune, orange et vert entre ces deux stades.

9 2 patients ont quitté les urgences pour des examens à l’extérieur (ex. RMI)

10 6 patients ont quitté le service, bien que leurs dossiers ne soient pas complets. First things first. E.care me rappellera les tâches administratives qui doivent encore être accomplies…

11 Depuis l’apparition de E.care le tableau blanc a disparu. Mais E.care propose plus qu’un aperçu général de la situation: Sur l’écran Cockpit les informations les plus importantes sont affichées, y compris le status de chaque partie du processus de soins de chaque patient. Regardons…

12 Couleur de tri Première observation Initiales du medecin responsable & infirmière Durée de séjour Nom de patient remarques dossier Informations patient importantes specialité Catégorie (ex. chirurgie) Présence famille mobilité Sexe Age Département de destination N° chambre

13 Mais pourquoi toutes ces couleurs ?

14 Et bien… nous appelons ces couleurs la STATUS BAR Chaque couleur indique l’état d’avancement du status de chaque partie du traitement du patient et fait réference à un onglet dans le logiciel.

15 Chaque couleur fait réference à une fonction particulière: - rouge pour une infirmière - bleu pour un docteur - rose pour un collaborateur administratif - Jaune et orange pour des tâches extérieur aux urgences Vert signifie: cette partie du traitement a terminé.

16 Déplacez la sourie sur une couleur et une bulle de texte indiquera à quel onglet cette couleur se réfère … - examins techniques (ex RMI, CT,….) - labo - médication - diagnostiques et documentation clinique - facturation - tâches - documents - régistrations administratives Mais savez-vous que…

17 …les gens connaissent immédiatement par coeur la signification de ces couleurs Nous appelons ça le COLOR REFLEX

18 Et qu’y a t-il dans le Cockpit ? Regardons et revenons à notre histoire du docteur Durand.

19 Choisissez

20 Le grand T en rouge prévient l’infirmière Bruni. Mr. Badluck est arrivé aux urgences il y a plus de 10 minutes et elle doit procéder au TRIAGE. Elle ouvre le dossier en cliquant dessus.

21 Elle constate que la plupart des données du patient ont déjà été complètées automatiquement. E.care est relié au HIS et récupère les données pertinentes. Pas de travail inutile !

22 Les autres données importantes seront complètées dans le “tab base” à un moment plus approprié. Les données relevantes peuvent être:

23 consultation prévue/ donnée Remarques dossier Docteur(s) Catégorie Specialité Destination: Chambre - service Remarques patient Information patient importante (ex.Allergie)

24 L’infirmière Bruni clique sur l’onglet “Triage”. On utilise la procédure de triage MTS (Manchester Triage System), une des méthodes supportées par E.care.

25 Après la première choix d’une syndrome, elle utilise le “MTS decision flow”, échelle de la douleur inclus. Le couleur de tri est le résultat du choix.

26 Le tri par couleur apparaîtra ici, mais aussi sur l’écran cockpit et au- dessus de chaque Onglet dans e.care Tous les évènements (objectifs et résultats) lié au Tri seront affichés ici. Déjà maintenant des signes vitaux et remarques peuvent être introduits dans l’onglet.

27 L’infirmière Bruni clique pour retourner sur l’écran du cockpit et déplace le patient vers le box2 (simplement cliquer et glisser) Elle assigne également une infirmière responsable (inf. Marotte) et un docteur (Dr Legrand)

28 Choisissez

29 Mme Marotte voit sur le cockpit qu’une tâche lui a été assignée pour Mr Badluck. Nouvelle réglementation gouvernementale: Pour toute personne agée de pus de 70 ans, un petit questionnaire doit être complèté par l’infirmière. En connaissant l’âge de Mr Badluck, E.care crée automatiquement une tâche. Depuis l‘utilisation d‘E.care Mme Marotte n‘oublie plus jamais les tâches obligatoires comme cele-ci. Mme Marotte ouvre l‘onglet „TACHES“

30 En cliquant le V, le questionnaire apparaît

31 Une fois remplie, cette tâche est affichée comme “complète” Les initiales et l’indication de l’heure sont ajoutées. L’indication rouge dans la Status bar redevient verte à nouveau.

32 L’onglet “Tâches” peut être aussi utilisé pour: - Prescrire des tâches (à effectuer aux urgences ou en dehors) La status bar vous préviendra à temps! et/ou - enregistrer des tâches ou actes non prescrits (ex: soins de plaies, repas …) Enregistrement facile et tout le monde est au courant sans avoir à demander

33 Dans la liste des tâches que vous utilisez, l’ imagination doit concorder avec pertinence: N’enregistrer uniquement que des informations pertinentes/requises (pour vous et vos collègues).

34 Mme Marotte est encore chez Mr. Badluck. En attendant l‘arrivé du Dr. Legrand, elle complète le questionnaire cliniqual pour infirmières. Elle ouvre l’ onglet “CLINIQUE”. E.care ouvre automatiquement le sous-onglet “infirmier”. (Mme Marotte aime bien que E.care utilise les informations du SmartCard pour ouvrir la foncionalité appropriée. Elle fait une réservation pour une chambre à l’hopital. Comme tout le monde sait que le moment de cette action est enregistrée, la disponibilité de chambres est gérée plus vite. Bizarre….

35 Aux urgences, l’équide utilise des checklists si possible. C’est une façon rapide et complète d’enregistrer les évènements. Mais même les textes ajoutés librement peuvent être classés par catégorie.

36 Alarm dans le Box 5. Mme Marotte enlève sa SmartCard et quitte sa place. E.care revient à l’écran cockpit et cache toutes les informations du patient. Nous ne voulons pas que Mr Badluck soit confronté à des données confidentielles concernant d’autres patients…

37 Faites votre choix

38 Dr. Legrand entre dans la chambre de Mr Badluck. Un oeil sur E.care et il sait tout ce dont il a besoin. Mr. Badluck apprécie de ne pas devoir répondre à nouveau aux mêmes questions. Le Dr Legrand semble au courant de tout et ne pose que des questions bien précises.

39 Pour l’anamnèse, le Dr Legrand n’aime pas d’utiliser une checklist, il peut donc créer un texte libre. E.care stocke cette information comme anamnèse de manière à ce que le Dr Legrand puisse l’utiliser dans une communication formelle plus tard (courrier, message au SIH, etc)

40 Pour ses examens cliniques, le Dr Legrand utilise des modèles prédéfini qu’il peut modifier ou complèter si nécessaire. Ces modèles peuvent contenir des cases à cocher ou des questions obligatoires et peuvent être présentés à tout le monde ou à certaines spécialités.

41 Dr. Legrand discute avec son collègue le Dr Gillet de sa façon d’utiliser les checklists pour la prescription d’un traitement. Dans E.care il définit sa propre liste comme une sorte d’outil pour l’aide à la décision. Ceci sera au planning du prochain E.care - user group. Intéressant comme E.care offre une structure et une approche individuelle en même temps…

42 Choisissez

43 Mais avant de prescrire un traitement ou avant d’établir un rapport clinique, quelques examens doivent être réalisés…. Lab, X-ray, Un traitement médicamenteux peut déjà être commencé…

44 Dr. Legrand ouvre l’onglet “examens techniques”. Il clique sur la zone à examiner

45 …il utilise une liste déroulante et des zones de texte pour entrée les informations pertinentes…

46 …et imprime un rapport (lisible) ou mieux envoie un message au département de radiologie …

47 La barre de statuts devient ROUGE. L’infirmière sait que le patient doit être amené au service de radiologie.

48 …Dans 10 min, la couleur deviendra bleue après que l’examen aie été marqué comme “réalisé”

49 …Dr. Legrand examinera les images en ouvrant le PACS via un bouton dans E.care ….

50 …Et examinera l’examen après avoir donné son rapport temporaire….

51 …Dr. Gillet préfère une autre vue: Il a l’habitude d’utiliser une liste. E.care peut proposer les deux….

52 Dr. Legrand ouvre l’onglet Labo. Il choisit une série d’examens

53 Il clique sur les examens désirés…

54 … une combinaison d’examens…

55 …et envoie la demande vers un laboratoire

56 La status bar affichera le panel de couleurs indicant l’état d’avancement des des différents processus: - Red = L’infirmière doit prélever un échantillon( sanguin) - Yellow = un échantillon doit être envoyé pour analyse - Orange = L’analyse est en cours, pas encore de résultats - Light blue = résultats partiels - Dark blue = résultats complets - Green = résultats vérifiés par le docteur Pour le plus grand plaisir des infirmières, E.care évite la recherche de résultats qui n’existent pas encore…

57 Encore mieux! E.care vous alertera quand un délai entre “échantillon envoyé” et “examen démarré” sera dépassé. Echantillon sanguin perdu, vous êtes prévenu après 10 minutes !

58 Le Dr. Legrand veut prescrire un traitement médicamenteux

59 Il sélectionne un catégorie

60 …et sélectionne un médicament. En cliquant sur le zone verte, il prescrit le dosage habituel. Il ne doit pas à chaque fois introduire le dosage, fréquence, …

61 La couleur devient ROUGE et redeviendra verte après administration par l’infirmière.

62 Parfois en cas d’urgence, Mme Marotte doit donner des médicaments qui n’ont pas été prescrits ou alors de manière verbale. Alors la STATUS BAR devient Bleue. Comme ça le système rappellera au Dr Legrand d‘utiliser sa SmartCard pour valider la médication.

63 Bien sûr, il y a beaucoup de cas reliés à la médication qui peuvent être enregistrés dans E.care: - Prescription d’un cocktail de médicament - Medication on ward - Traitement médicamenteux à la maison - Traitement médicamenteux après sortie - STOP de l’infusion - changement de dosage - …….

64 Lab, X-Ray, Medication, Tasks…. Trop compliqué trop de clics pour des urgences comme un polytrauma

65 Combinons tout en une seule Procédure ou standing order Sélectionnez “Standing Order” dans l’onglet “TACHES” Et mettez plusieurs procédures en route: - Demande d’examen de labo - Demande de radio - Traitement médicamenteux - Soins infirmiers - Création automatique de documents …même des évènements de facturation peuvent être liés

66 Et maintenant l’ utilisation de la status bar trouve tout son sens

67 Choisissez

68 Des patients peuvent rester plus longtemps que quelques heures aux urgences. Pour présenter dans un résumé toutes les étapes du traitement, E.care a dévelope la „Timeline“.

69 Etendre une partie de la procédure de traitement et regarder les détails. Evaluer et modifier les observations et changements

70 ..et entrer sur la „time line“ de nouvelles tâches, observations, traitements médicamenteux.

71 Choisissez

72 En tant que chef de service, le Dr Durand n’a pas seulement amélioré la qualité de se soins, Les bénéfices financiers sont aussi importants…. Regardons l’onglet “FACTURATION”

73 Sans entrer de données dans les champs, certains éléments à facturer sont déjà introduits!

74 - Une prescription pour les urgences sera créée automatiquement (parce qu’ E.care sait que lespatients entrent sans prescriptions) - Un ECG a été crée automatiquement (parce que l’ECG démarre d’E.care) - Certains produits seront facturés parce qu‘E.care sait qu‘ils sont indispensables pour certains examens. - Tous les examens réalisés (lab, X-ray,…) + traitements médicamenteux seront listés automatiquement.

75 Et bien sûr, nous pouvons ajouter des évènements manuellement.

76 Des enregistrements aisés signifient des enregistrements complets. Quelques chiffres provenant des sites-E.care: Augmentation grâce à E.care Analyses sanguines: +84% ECG: +124% Consulationt: +34% Matériel à facturer: +46% ………

77 Vos bénéfices sont directs (pour ce qui est facturable directement au patient) ou indirects (pour ce qui concerne le rapportage pour le gouvernement et la reduction des coûts + amélioration de l’ efficacité) Mais vous pouvez imaginer que le retour d‘investissement est considérable…

78 Choisissez

79 La bureau sans papier: illusion Ou non?

80 Ca dépend de vous…. Mais si nous parlons de documents, et rapport nous ne parlons pas nécessairement de papier: Ca peut être: - imprimé - Sauvé et ouvert dans un rapport adapté - Envoyer un message à un autre logiciel - Envoyer un courrier aux utilisateurs à un moment précis dans un format sélectionné (xls, pdf, doc,…) Et il peut contenir tous les évènements ou un résume des données disponibles dans E.care

81 Dr. Durand définit son propre portefeuille de documents E.care: Etape1 : Modèle en MS Word Etape 2 : Importation du modèle dans E.care Etape 3 : Ajout de marqueurs (références to E.care database context) à partir d’une liste Etape 4 : Ajout de rêgles de sécurités Signature électronique obligatoire Sauve en mode lecture seule Sauver plusieurs versions Etape 5: Assigner le document a un onglet/ bouton dans E.care Ready!

82 Une lettre au médecin traitant prendra au Dr Durand moins d’une minute

83 Il utilise la liste déroulante pour choisir un modèle parmi une liste de modèles

84 Prêt! Tous les marqueurs sont remplacés par des phrases complètes. Imprimer/envoyer maintenant ou plus tard

85 Tous les documents créés sont listés, même chose pour les doc scannées, ou documents liés au dossier au moyen d’un lectuer de code- barres.

86 Dr. Durand apprécie les rapports standards fournit par E.care delivered. Il l’informe au sujet de - Séjour moyenaux urgences - Temps de réaction des infirmières, docteurs - performance lab, X-ray, … - Moyenne d’âge par rapport au jour/mois.heure - Niveau social des patients - utilisation d’ ambulance - coût / profit par patient - ……

87 Et avec l’aide du département IT de l’hôpital, il créé ses propres rapports. E.care ED est ouvert et peut délivrer des données à MS Reporting Service ou tout autre système de rapport.

88 Depuis qu’il utilise E.care, le Dr Durand se joint au conseil d’administration avec des arguments valables. Faits et chiffres convaincants. Est-ce une coïncidence si le Dr Durand a été récemment invité à faire une présentation au congrès national de la médecine des urgences?

89 Choisissez

90 Mr. Badluck est prêt à être transfèrer dans un autre service - Tous les examens ont été vérifiés - Dr. Legrand a entré son diagnostic dans l’onglet clinique. - Les tâches administratives sont complètées. - Les aspects financiers également - Le traitement médicamenteux a été administré - ….. La STATUS BAR est verte Le patient peut quitter le département des urgences.

91 UN message avec un rapport complet sera automatiquement envoyé au HIS Les éléments facturables seront envoyés au logiciel de facturation. Médicaments et matériel seront commandés. Des rapports seront transmis au chef de départment, gouvernement… Dr. Durand a toutes les informations nécessaires pour garantir la bonne gestion. Le service d’urgences parfait est en route.

92 Choisissez

93 Epilogue E.care ED est complétement adapté à vos besoins. Un seul logiciel mais 100 façons de le configurer. E.care cache les fonctions que vous n’utilisez pas. E.care ED est indépendant de la langue. E.care ED utilise des technologies standard (.NET, Microsoft SQL) E.care ED is OUVERTS. Vos données sont à VOUS. E.care s’intègre aux autres logiciels. (HL7, webservices, XML, custom made)

94 E.care est une société qui évolue. Nous apprécions vos idées et les utiliserons pour améliorer notre logiciel. E.care bvba Campus Blairon Turnhout Belgium Tel:

95 Choisissez


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