Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM

Présentation au sujet: "Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM"— Transcription de la présentation:

1 Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM
(TEAM uniquement pour la RDC dans cette session d’info) 25 Juin 2014

2 Contenu Introduction Provisions générales
Rapports: rapport d’activité et financier Lignes budgétaires Modèle de rapport financier Changements budgétaires

3 1. Introduction 2e Appel pour projets au sein de stratégies pays (2013, 2014) Durée Budget TEAM RDC Max. 4 ans Max EUR Initiative sud (Cuba, RD Congo, Ecuador, Tanzania, Uganda, Vietnam, Afrique du Sud et Ethiopie) Max. 2 ans Max EUR

4 2. Provisions générales Comment démarrer …
Contrats signés, “date de démarrage” … Ouverture d’un compte bancaire au pays partenaire Lien IS : pas de compte – pas de frais de coordination locale Préparer un budget Nord-Sud Accord financier entre partenaires

5 Contrat (accord tripartite)
Accord entre 3 parties prenantes du projet: VLIR-UOS Partenaire flamand enseignement supérieur Université partenaire Contrat contient de l’info de base et des obligations mutuelles des trois parties impliquées

6 Budget nord - sud Le budget contient des fonds pour dépenses en Belgique et au pays partenaire Une proposition de répartition est avancée, basée sur la concertation et les activités prévues entre partenaires: lieu de dépense à déterminer Cette répartition de budget Nord-Sud peut toujours être changée Basé sur cette répartition, un transfert d’argent peut être organisé rapidement…

7 Ouverture d’un compte bancaire au pays partenaire
Un compte séparé pour le projet: Dans une banque fiable et de bonne réputation Jamais au nom d’une personne, mais au nom de l’université Signataires du compte: Au moins 2 personnes doivent signer pour le retrait Ils doivent avoir l’autorisation de représenter l’université Monnaie? USD, EUR, monnaie locale?

8 Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire
4 transferts par année d’activité du VLIR-UOS au partenaire flamand (UGent; KU Leuven: note de débit) Les transferts sont toujours conditionnés aux financements reçus de la DGD. S = 25% Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 S1 < 1 mois après sign. Contrat : S1 Apr : 25% Rapports A1? Avr Rapports A2? Rapports A3? S2 < 1 mois après sign. Contrat :S 2 Juil S3 Oct. N Oct. S4 Jan. N+1 Jan.

9 Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire
Le partenaire flamand a sa propre politique pour effectuer des transferts vers le Sud Bonne pratique : fonctionner avec des appels de fonds (cash call) basé sur les activités planifiées et le budget y correspondant; des copies des justifications dépensées lors des appels de fonds précédents ? Copie de l’extrait bancaire montrant le besoin en fonds, cohérence avec le rapport de dépenses provisoires? Bonne pratique : cash call : T3 si 80% ou T1 a été justifié; T4 si 20% manquant ou T1 a été justifié et 80% du T2, etc… Bonne pratique : ne transferre pas de grosses sommes en une fois (risque de faillite bancaire, risque du taux de change, etc.) Bonne pratique : ne transferre pas d’argent avant la signature du contrat tripartite

10 Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire
Lorsque l’argent arrive, l’extrait bancaire indiquera le taux de change En principe, tous les transferts peuvent être considérés comme ‘avances’, et avant l’arrivée du transfert suivant, le précédent doit être largement dépensé et justifié Bonne pratique : envoie l’extrait bancaire au partenaire au Nord qui calculera le taux de change (dans le RFA)

11 Gestion du budget Procédures claires:
Qui approuve les dépenses? Qui effectue les paiements et qui les contrôle? Est-ce clair que les frais de personnel et d’autres allocations ne peuvent être modifiés sans l’accord des trois partenaires? Contrôle: veiller aux avances, réconcilier banque/cash, déclarations d’honneur (ne peuvent être fréquentes + doivent être approuvées par le responsable) Comptabilité et rapports Veillez à enregistrer correctement le E2

12 Comment dépenser l’argent ? (important)
Pour chaque dépense, nous avons besoin d’une justification correcte Clairement numéroté et archivé Les originaux sont gardés au pays partenaire, les scans/pdfs sont envoyés en Belgique

13 Comment dépenser l’argent? (important)
Qu’est-ce qu’une pièce justificative correcte? Pour chaque achat d’un bien ou service, il doit y avoir une facture du fournisseur Pour les per diems: une preuve signée de l’argent reçu (pas de jetons de présence!) Pour les ateliers: une liste de présence, signée par chacun + facture du fournisseur (restauration, boissons, etc.) Une facture pro forma n’est pas une justification valable Des paiements aux tiers de services: uniquement sur la base d’un contrat de service ou d’un contrat de travail Veillez à ce que les factures soient adressées à l’université et pas à un individu!

14 Comment dépenser l’argent? (important)
Achats au pays partenaire Achats supérieurs à 8,500 EUR ont besoin de minimum 3 factures pro forma pour le VLIR-UOS Si l’université a ses propres règles en la matière, elles devront être suivies Biens importés au pays partenaire Taxes douanières ou autres taxes doivent être payées par l’université partenaire, de ses ressources propres (si aucune exemption n’est accordée) En cas de biens achetés, ceux-ci doivent être enregistrés sur un inventaire et marqués par des stickers VLIR-UOS

15 Date de démarrage du projet
Informez le VLIR-UOS sur votre première dépense. Cette date sera la date de démarrage de votre année d’activité. La première dépense doit être effectuée avant le 31/12/2014.

16 Partage de connaissances et procédures
Planifie une session d’information avec le partenaire Sud Fonds : Appel de fonds ou Cash call Déviations du budget : procédure claire Justifications : Aspects formels Suivi Rapport : niveau de détails donnés dans les rapports P.e. per diem 20 EUR*5 jours du 20 juillet au 24 juillet + frais de logement 32 * 4 pour X : suivi de terrain P.e. billet d’avion écon. class, de Vietnam en Belgique dd 20/04 – 27/4 pour Prof X Dates limites : internes et vis-à-vis du VLIR-UOS

17 3. Rapports Rapport d’activité (RAA) et financier (RFA)
Annuellement le RAA et le RFA, et de manière continue! Rapport final à la fin du projet Suivant les formats du VLIR-UOS (voir site web) Timing: Pour les projets qui démarrent avant le 30/06/13: au plus tard le 31/08/14 Pour les projets qui démarrent entre le 01/07/13 et le 31/12/13: au plus tard le 28/02/15 Dates limites internes au sein de l’université?

18 Rapport d’Activité Annuel (RAA)
Information de base Aperçu des activités effectuées Comparaison entre ce qui était planifié et ce qui a été réalisé Commentaires sur la performance du projet Justification des differences entre le budget et les dépenses Perspectives pour l’année ou les années à venir “Indicateurs ‘Soft’ = information concernant: Attitudes liées aux prises de décision, résolution de conflit, articulation des idées, réflexion conceptuel et stratégique, etc. Liste contenant: Matériels achetés (investissements) Staff (personnel) impliqué dans le projet Boursiers (nom, type de bourse, durée/période, thème de l’étude, institution hôte) Aperçu de la mobilité internationale Facultatif: photos, interviews, anecdotes, matériel scientifique, articles de presse, etc.

19 Rapport Financier Annuel (RFA)
Il s’agit d’une liste de dépenses Format en excel du VLIR-UOS Consiste de plusieurs feuilles (sheets excel) Modèle IA: information de base Modèle IB: aperçu des dépenses par ligne budgétaire Modèle IC: détails des dépenses effectuées à partir du compte belge Modèle ID: détails des dépenses effectuées à partir du compte local Modèle IIB: aperçus de cash (espèces : livre de caisse) et de banque (livre de banque ou extraits de compte) Calcul du taux de change: moyenne pondérée basée sur des transferts d’argent de la Belgique vers le pays partenaire

20 Procédure de contrôle En réponse aux rapports reçus, le VLIR-UOS enverra des commentaires et des questions: Opportunité de répondre et d’adapter Tenez compte du risque de dépenses refusées ! Si des dépenses sont refusées, elles devront être payées par d’autres moyens, remboursées à titre individuel ou par le E2; frais de coordination (= somme forfaitaire) A la fin d’une année de projet, il y aura une comparaison entre des dépenses acceptées et les transferts effectués

21 Procédure de contrôle Dates limites : 1 date de soumission du RA (voir contrat), 1 rapport de contrôle du VLIR-UOS, 1 rapport formel adapté avec des réponses et des copies de l’info requise dans un timing donné (dans le délai de 1 mois ou une date alternative si c’est indiqué à temps). Risque de refus de dépenses. Attention : Une soumission tardive de rapport , ou de rapport incomplet (justificatifs manquants) mène souvent à des retards et augmente le risque de refus de dépenses. Bonne pratique financière : - discutez ce risque avec votre partenaire et respectez les dates limites - gardez les copies des justificatifs et des copies des marchés publics en Belgique - cash calls ou appels de fonds - utilisez des listes de contrôle (checklists sur le site web du VLIR-UOS) avant soumission du rapport au VLIR-UOS

22 4. Lignes budgétaires Frais d’investissement Frais de fonctionnement
C. Frais de personnel D. Frais de bourse E. Frais de coordination → Voir la proposition de projet, l’annexe ‘proposition de budget’

23 Budget lines TOTAL (EUR) A. Investment costs (max. 25% of the total budget) A.2. Equipment A.4. Office furniture A.5. Others B. Operational costs B.1. Preparation costs B.2. Maintenance of equipment B.3. Consumer goods B.4. Communication B.5. Representation costs (max. 500 EUR per year) B.6. Travel costs in Belgium and locally B.7. Congress registrations B.8. Local per diem B.9. International travel costs B.10. International overnight expenses B.11. Shipment costs B.12. Others C. Personnel costs (max. 25% of the total budget) C.1. Service contracts C.2. Topping-up C.3. Employment contracts D. Scholarship costs D.1. Short term funding in Belgium D.2. Study scholarships (e.g. Master) in Belgium D.4. Study scholarships (e.g. Master) in partner country Subtotal A-D E. Coordination Costs E.1. In Belgium (lump sum 5% of the A-D total) E.2. Local coordination costs (lump sum 5% of the A-D total)* TOTAL

24 A. Frais d’investissement
Biens durables (> 125 EUR) avec un long usage Doit être enregistré et soumis à l’université partenaire à la fin du projet A.1. Bâtiments Ne sont pas possibles: nouvelles infrastructures et rénovation d’infrastructure A.2. Equipement A.3. Vehicules Pas de véhicules pour les Initiatives sud A.4. Fourniture de bureau A.5. Autres

25 B. Frais de fonctionnement
Frais liés au projet, liés aux activités menant à un RI (résultat intermédiaire) défini ↔ frais de coordination pour la gestion générale du projet Ex.: Frais liés à l’organisation d’un atelier, Biens de consommation, Transport sur le terrain, Publications, Licences software/logiciel, Frais de voyage….

26 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées
B.1. Frais de préparation Activités préparatoires, ex. mission d’enquête par le promoteur flamand au pays partenaire Entre la date d’approbation du Ministre belge et la date de démarrage du projet max 2,500 EUR B.2. Entretien de l’équipement À budgétiser pour entretenir l’équipement à acquérir au projet B.3. Biens de consommation Consommables nécessaires pour l’atteinte des résultats du projet Ex. Petit matériel de labo, produits chimiques, livres, pièces de rechange, fournitures de bureau, carburant, ….

27 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées
B.4. Communication Téléphone, internet, fax, invitations, brochures,… Toujours basé sur des factures, pas de frais forfaitaires B.5. Représentation Max. 500 EUR par projet/an Diners, réceptions, petits cadeaux, …. Cela avait été budgétisé?

28 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées
B.6. Frais de voyage en Belgique et au pays partenaire Toujours basé sur des factures, pas de forfaits Attention: en cas d’utilisation de transport local dans la même ville durant une visite (internationale), le per diem est supposé de couvrir les frais En Belgique Transport public (train, bus) Taxi: uniquement avec une justification, dans des cas exceptionnels Au pays partenaire Bus: indemnité kilométrique fixe Ne peut dépasser le kilométrage fixé pour la Belgique (0,3461 EUR/km) Ce montant sera mis à jour sur le site web du VLIR-UOS Le montant doit couvrir les frais de carburant, le chauffeur, l’assurance, etc. Si nécessaire, un véhicule peut être loué Train, bâteau, bus, métro ou autres moyens de transport: Remboursement du billet Avion: vols en économie

29 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées
B.7. Enregistrements de congrès S’il y a une participation active (poster, présentation) B.8. Per diem local = Compensation forfaitaire pour couvrir des dépenses liées aux voyages (transport en ville, repas, communication, etc.) ≠ Salaire ou contrat de service Uniquement quand on voyage vers une autre ville = Basé sur des échelles locales: maximum 20 EUR/jour Frais d'hôtel basés sur les factures recues avec un maximum de 50 EUR/nuit (RDC: max 100 EUR/nuit)

30 Pour des frais de missions locales en RD Congo: 1. Suivi du budget
2. ou suivi des accords de stratégies pays per diem local en EUR Bukavu Max 34 Goma Max 37 Kinshasa Max 52 Kisangani Max 32 Lubumbashi Max 55 Autres endroits Max 23

31 B.9. Frais de voyage international
B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées B.9. Frais de voyage international Frais de voyage pour des visiteurs internationaux, PAS pour de boursiers Basé sur des factures Billet d’avion: classe économie, taxes aéroport, frais de manutention Autres frais: transport vers et à partir de l’aéroport visa (attention! visa pour la Belgique est gratuit!) passeport photos d’identités pour passeport Frais pour certificats assurances

32 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées
B.10. Frais de nuitées internationales Frais de logement pour visiteurs, PAS pour des boursiers Une visite peut prendre max. 21 jours Per diem international = forfait calculé sur nombre de nuitées passées au pays Liste des montants des per diem par pays (changements fréquents mise à jour sur le sur le site web du VLIR-UOS !) Per diem inclut le transport local (dans la ville de résidence), la nourriture, les boissons, les dépenses personelles, la communication,… Frais d'hôtel Basé sur la facture “maxima inficatifs” par pays PAS pour: repas, service chambre, internet, téléphone, etc.

33 B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées B.11. Frais d’expédition
Expédition de biens d’investissement et de consommation au pays partenaire Emballage, frais de transport et d’assurance Frais locaux comme le stockage, la sécurité, la manutention, le transport local, …. PAS: frais d’importation! Ceux-ci sont à la charge du pays partenaire qui devra prendre les démarches nécessaires auprès des autorités pour exemption de ces taxes B.12. Autres

34 C. Frais de personnel C.1. Contrats de service
C.2. Topping-up (salaire d’appoint) C.3. Contrats de travail max. 25% du budget total du projet Changements à ce budget doivent toujours obtenir l’approbation du VLIR-UOS Basé sur des performances Personnel belge académique doit être mis à disposition par l’institution flamande Conférenciers invités et visiteurs: pas d’honoraires sauf le remboursement de frais de voyage et de logement (incl. per diem) – pas d’indemnités d’enseignement

35 C. Frais de personnel: lignes détaillées
C.1. Contrats de service (max 25% du budget de personnel) Forces externes pour une tâche spécifique Échelles locales Rédiger un contrat C.2. Topping-up (salaire d’appoint) Supplément au salaire de personnel d’université impliqué au projet Max. 40% du salaire brut et max 25% du budget du projet Justification: fiche de salaire C.3. Contrats de travail (Temporaire) personnel d’université payé par le projet Académique (rechercheurs, etc.) , administratif (secrétaire, etc.), technique (chauffeur, etc.) Echelles salariales universitaires

36 D. Frais de bourse En Belgique:
Allocation à court terme (étude/recherche séjour – max. 6 mois) Bourse de master (bourse d’étude – max. 2 years) Bourse de PhD (doctorat) – uniquement pour TEAM Formule sandwich (1/3 Belgique, 2/3 pays partenaire); déviations à ce règlement sont à demander et à approuver par le VLIR-UOS, en tout cas max. 24 mois en Belgique et max. 4 années académiques Frais de transport des boursiers (PAS sur B.9) Les bourses visent à renforcer les capacités pour l’institution partenaire Lignes directrices détaillées (incl. montants) sur le site web VLIR-UOS, régulièrement mises à jour

37 D. Frais de bourse Points d’attention:
Montants corrects, sans mélanger les différentes lignes directrices Transparence des calculs dans le rapport financier Pas de double comptabilité de forfaits (ex. Frais de voyage indirects) Pas d’extras sur les forfaits attribués Visa pour la Belgique sont –si la procédure exacte est suivie avec une Ambassade Belge en RD Congo- gratuits Les frais ne peuvent dépasser la durée du projet Logement: gardez les pièces justificatifs, pas de comptabilité de cautions/garanties Participation aux congrès : Pour doctorants : pas de paiement de per diem vu que la bourse continue à être payée ; paiement d'hôtel à prévoire dans l’allocation de recherche Pour MsC: remboursement extra pour l’hôtel

38 D. Frais de bourse Frais de transport:
Billet d’avion en classe économique + assurance de voyage (pas sous B.9.) Frais de voyage indirects (visa = gratuit) Dépenses médicales pour l’obtention d’un certificat médical (y inclus les frais pour des vaccinations obligatoires et des medicaments nécessaires); Légalisation de documents (ex. photos); Transport vers et à partir de l’Ambassade et/ou aéroport dans le pays de résidence et en Belgique Si c’est nécessaire de voyager pour l’obtention du visa (ex. à la capitale) L’itinéraire le plus économique (vol ou bus, 1 billet économie) Un per diem de € 20 par jour Frais de logement à un maxi de € 50 par nuit pour maxi 10 jours si un séjour est requis par l’Ambassade (sur reçu ou facture de l’hôtel) Pas de frais de voyage en Belgique (ne sont pas remboursés) (↔ visits)

39 E. Frais de coordination
E.1. Frais de coordination en Belgique Forfait: 5% du total A à D E.2. Frais de coordination au pays partenaire Seulement si un compte local de projet a été ouvert pour la gestion de fonds locaux ! Avant 2013: 5% des dépenses réalisées (A-D)! ! Depuis 2013: 5% du budget approuvé (A-D)! Ceci donne la possibilité de augmenter la qualité de la gestion financière localement Les frais liés à l’administration et la coordination du projet ex. mailing, téléphone, loyer, frais bancaires, … Exception : Frais bancaires ont été acceptés pour la RD Congo sous “B. Frais de fonctionnement” vu que les banques en RDC sont extrèmement chères. Réservez une partie des frais de coordination au cas où certains frais seraient refusés par le VLIR-UOS! A prendre en compte (il faut une enregistrement comptable), mais ne doit pas être rapporté au VLIR-UOS, puisque forfaitaire…

40 5. Modèle de rapport financier
RFA = Rapport financier annuel Il s’agit principalement d’une liste de dépenses Format en excel du VLIR-UOS (voir site web) Consiste en différentes feuilles Modèle IA: information de base Modèle IB: aperçu de dépenses par ligne budgétaire Modèle IC: détails des dépenses effectuées à partir du compte belge Modèle ID: détails des dépenses effectuées à partir du compte local du pays partenaire Modèle IIB: registres cash et banque Taux de change: taux de change pondéré basé sur des transferts d’argent de la Belgique vers le pays partenaire

41 VLIR-UOS CODE DU PROJET :
RFA: Modèle 1A Modèle 1A COOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO - Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGO Relevé des versements € UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE : UNIVERSITE PARTENAIRE : ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : VLIR-UOS CODE DU PROJET : PERIODE : de : à : dotation DGD/VLIR-UOS pour le programme d'activité de l'année concernée : Dûment certifié, Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

42 VLIR-UOS CODE DU PROJET :
RFA: Modèle 1B Modèle 1B COOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO - Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGO Rapport Financier Annuel UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE : UNIVERSITE PARTENAIRE : ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : VLIR-UOS CODE DU PROJET : PERIODE : de : 00Jan1900 à : LIGNES BUDGETAIRES Budget Dernier Dépenses en EURO Différence Références au rapport d'activité Initial budget approuvé Cpte belge Cpte Local TOTAL 1C+1D+coord (Budget) - (Total 1C+1D+coord.) Modèle 1C Modèle 1D TOTAL 1C+1D A. Frais d’investissement 0,00 € B. Frais de fonctionnement C. Frais de personnel D. Frais de bourse SOUS-TOTAL A à D E. FRAIS DE COORDINATION E1. Frais de coordination Nord (forfait de 5% sur le budget initial) E2. Frais de Coordination Sud TOTAL E GRAND TOTAL (A à E) Dûment certifié, Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

43 RFA: Modèle 1C A. Frais d’investissement B. Frais de fonctionnement
A. Frais d’investissement B. Frais de fonctionnement C. Frais de personnel D. Frais de bourse Erreurs : Dûment certifié, Modèle 1C Nom et fonction du (de la) soussigné(e), N° Ligne budgétaire Date Facture n° pièce compt. Fournisseur description Montant local Devise locale Change EUR/DevLoc Montant EUR 1 EUR 1,000000 2 3 4 5 6 7 8

44 RFA: Modèle 1D A. Frais d’investissement B. Frais de fonctionnement
A. Frais d’investissement B. Frais de fonctionnement C. Frais de personnel D. Frais de bourse Erreurs : Dûment certifié, Modèle 1D Nom et fonction du (de la) soussigné(e), N° Ligne budgétaire Date Facture n° pièce compt. Fournisseur description Montant local Devise locale Change USD/DevLoc Montant USD Change USD/Eur Montant EUR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

45 RFA: Modèle 2B Registres banque et livre de caisse
Basé sur des dépenses réelles par banque et en espèces en caisse Modèle séparé 2B pour chaque monnaie utilisée Peut être remplacé par l’utilisation d’extraits bancaires

46 VLIR-UOS CODE DU PROJET : Calcul du taux de change (1)
RFA: Taux Change COOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO - Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGO Tableau de trésorerie et de calcul du taux de change moyen € UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE : UNIVERSITE PARTENAIRE : ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : VLIR-UOS CODE DU PROJET : PERIODE : de : 00Jan1900 à : Calcul du taux de change (1) Volet 1. Volet 2. Change USD/Eur transf. EUR vers compte local en USD Change USD/DevLoc transf. du compte USD vers compte en Dev. Locale = name Local Currency documents justificatifs : extraits de compte bancaire Taux de change moyen EUR/ USD = #DEEL/0! Taux de change moyen USD/ Devise Locale = Date de la transaction Montant EUR débité du compte belge (montant brut) Montant en USD versé sur le compte local (net) taux de change de la transaction Montant USD débité du compte local USD (brut) Montant en Dev. Locale versé sur le compte local (net) Transfert 1 Transfert 2 Transfert 3 Transfert 4 Transfert 5 Transfert 6 Transfert 7 Transfert 8 Transfert 9 Transfert 10 Transfert 11 Transfert 12 TOTAL: 0,00 Montant USD

47 RFA: taux de change Trois manières de calculer le taux de change:
Basé sur des transferts de la Belgique: un taux de change moyen sera calculé automatiquement pour toute l’année Le taux par transfert Le taux par dépense: nécessite de garder une preuve de tout! (taux journalier)

48 RFA: méthode de taux 1 = moyenne annuelle
Année d’activité 1: par transfert Montant brut en EUR transféré du compte belge (plus le frais bancaires de ce transfert) Montant net qui arrive sur le compte local en monnaie locale (montant moins les frais bancaires de ce tranfert) Taux de change moyen annuel: (Σ a) / (Σ b) Les charges bancaires des transferts devraient être inclus donc dans cette manière de calcul Année d’activité 2 et suivants: Même méthode Mais, le bilan local (solde) de l’année précédente devrait être inclus dans le taux calculé en utilisant la moyenne annuelle de cette année précédente

49 RFA: méthode de taux 2 = par transfert
Utilisez le taux indiqué par transfert pour ce montant, jusqu’à ce que le montant soit terminé Le taux suivant avec l’argent du transfert suivant En modèle 1D, ré-utilisez les formules existantes avec les taux de change corrects pour chaque montant utilisé

50 RFA: méthode de taux 3 = taux journalier
Pièce de justification requise pour chaque dépense En modèle 1D, ré-utilisez des formules existantes avec le taux de change correct pour chaque dépense Cette méthode n’est pas recommandée par le VLIR-UOS (prend beaucoup de temps) Est toutefois possible à travers:

51 Université ou Haute Ecole Flamande
Schema Université ou Haute Ecole Flamande Modèle 1C Complétez + vérifiez les erreurs Fusionnez les documents des Partenaires locaux avec celui de l’Univ. ou Haute Ec. Flamande + effetuez les contrôles qui s’imposent. Modèle 1A Introduction des celulles jaunes Modèle 1B Introduction des celulles jaunes Modèle 1B Centralisation de toutes les données. Local University Change: Y indiquer les transferts de fonds + Modèle 1D: Complétez + vérifiez les erreurs Modèle 2B: Complétez + vérifiez les erreurs

52 RFA: Points d’attention avant soumission
VOIR CHECKLIST SUR LE SITE WEB Respectez les directives financières Seulement la division en lignes budgétaires A à E est pertinente pour le reporting (pas de B.9, C.2 etc.) Listez toutes les dépenses individuelles en Modèle IC et ID Les dates de factures ne doivent dépasser l’année d’activité d’un projet Listez les dépenses dans la monnaie dans laquelle elles ont été payées, suivi d’un calcul en EUR et justification du taux de change si nécessaire Les couts de transfert font partie du calcul du taux de change (ne se fait pas de manière séparée) Les couts extra sur la facture d'hôtel sont à payer par le per diem

53 RFA: Points d’attention avant soumission
Description détaillée: p.e.: per diem: pays, montant par jour, dates Billet d’avion: trajet, dates, passagers Atelier: thème, montant des participants, repas,… (attention spéciale pour ces pays ayant des justifications en une langue étrangère que nous ne comprenons pas – Vietnam, Ethiopie,…) Pas de taxes d’importation Gardez des copies de pièces de justification (factures ou reçus) pour toutes les dépenses effectuées Pas d’avances ou d’engagements dans le RFA Frais de coordination rapportés comme un forfait, comptabilisé de manière séparée

54 6. Changements budgétaires
Changement de budget : changement de budget au sein d’une année d’activité, d’une ligne budgétaire à une autre p.e. de A. Investissements à B. Fonctionnement Transfert de budget: transfert du budget (d’une partie du budget) d’une année à une autre Prolongation de la période budgétaire: pour prolonger le projet, avec le même budget

55 Changement budgétaire
= changement de budget d’une ligne budgétaire à une autre au sein d’une année d’activité : Possible jusque 20% du dernier budget approuvé pour cette ligne budgétaire Avec une bonne justification et approbation du VLIR-UOS, il est possible de changer plus de 20% Demande électronique à travers des formats VLIR-UOS (voir site web): Document Word: justification narrative Document Excel: montants Ceci est à soumettre avant la fin de l’année d’activité

56 Transfert budgétaire Le solde d’un projet peut être tranféré aux années suivantes du projet Approbation nécessaire du VLIR-UOS Demande électronique à travers des formats VLIR-UOS (voir site web): Document Word: justification narrative Document excell: montants A soumettre au même moment que le RFA de l’année précédente

57 Information sur le site web
1. Hotel international et allocations per diem 2. Indemnité kilométrique 3. Directives de bourse 4. Directives financières 5. Formats de rapports 6. Formats de changement budgétaire 7. Checklists (listes de vérification) de controle 2014

58 Bonne chance !