Guide du gérant Par : Josée Corbei l

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1 Guide du gérant 2014-2015 Par : Josée Corbei l
Adapté par : Sandra Colletti , secrétaire AHMB

2 Contenu du guide 2 Mot de bienvenue… 3 Tâches & responsabilités… 4
Les documents (Cartable)… Feuille de match et alignement… 7 Exemple d’un alignement conforme… 8 Calendrier annuel… 9 Organisation des tournois… 10 Informations générales… 11 Matériel promotionnel… 12 Infos-intercités CC & BB… 13 Commandites et remboursements 14 Où trouver les documents… 15 Outils / Modèles… Références… 2

3 Bienvenue Chers gérants, Dans ce guide, on retrouve des renseignements ainsi que des exemples pour organiser le cartable de gérant. J’espère que ce guide vous donnera une bonne idée de votre rôle pour la saison Si vous avez des questions ou besoin de certains modèles, n’hésitez pas à communiquer avec moi par courriel à l’adresse suivante: Le bureau de la secrétaire est ouvert , UNIQUEMENT, le mercredi de 19h à 20h30 et sera fermé pour la période des fêtes du 21 décembre 2014 au 4 janvier Je profite de cette occasion pour vous souhaiter une bonne saison Sandra Colletti Secrétaire A.H.M.B 3

4 Tâches & responsabilités
Un gérant commence son travail, toujours en collaboration avec l’entraîneur, lorsque l’équipe est formée et se termine quand les jeunes ont tout remis. Faire le lien entre l’entraîneur et les parents. Organiser une réunion de parents dès la formation de l’équipe. Faire une liste des numéros de téléphone et courriel de chaque joueur en indiquant le nom des parents responsables, ainsi que les coordonnées des entraîneurs. Distribuer, faire remplir et récupérer les différents documents. (voir annexes Trouver et planifier les tournois avec l’aide de l’entraîneur. Faire une liste de nom des joueurs avec leur numéro de chandail . Suggérer des idées de financement pour amasser l’argent nécessaire pour la saison. Faire des états de comptes aux parents afin d’informer où va l’argent de l’équipe. Organiser les soupers d’équipe, le party de fin d’année. Le gérant peut aussi s’occuper d’acheter les trophées, cadeaux … Faire un groupe pour vos courriels. Une méthode facile et efficace. Ramasser les chèques relatif au dépôt demandé pour le chandail au montant de $, daté du 1er avril Bien vérifié la date sur le chèque. Il est important de s’occuper du bien-être des joueurs, à leur sécurité hors glace et lors des tournois. Tout au long de l’année, le gérant s’assure de bien donner les informations nécessaires aux parents. Dites vous que des parents bien informés sont des parents heureux!! 4

5 Les documents 5 Cartable du gérant
Liste des joueurs avec leur numéro de chandail, feuille santé ainsi que leur numéro d’assurance maladie, date d’expiration et allergie. Feuille avec le nom des parents associés à l’enfant avec les numéros de téléphone. Les coordonnées du personnel de l’équipe. Étiquettes Avery 5163 remplies (alignement autorisé) en quantité suffisante. Numéros de l’Association (ex.: Directeur du niveau, Vice-président, Président etc.) L’horaire des matchs. Le classement des équipes. (fortement suggéré) Le formulaire «Rapport d’accident de hockey Canada» Le formulaire médical de chacun des joueurs Le formulaire d’autorisation de prise de photos et de vidéos de chacun des joueurs. Certains préfèrent utiliser des outils électroniques. Assurez –vous d’avoir toutes les informations nécessaires et que l’appareil a suffisamment de charge… On ne sait jamais! 5

6 Les documents (suite…)
Cartable d’équipe Il vous sera remis par la secrétaire avant votre premier tournoi. Afin que la registraire puisse le préparer, vous devez avoir remis tous les chèques de dépôt de chandail ainsi que les codes d’éthique signés. Enregistrement de l’équipe (T112) et signé des membres de l’équipe (joueurs et entraîneurs) ATTENTION… Veuillez vous assurez qu’il soit à jour. L’horaire des parties de la saison régulière de votre équipe Le permis du tournoi Feuille de pointage des 5 derniers matchs (feuille rose) IMPORTANT Lors d’un tournoi, vous devez laisser le cartable au registraire pour la durée du tournoi donc ne pas oublier de le récupérer à la fin. Il sera récupérer à la fin de la saison avec le bac de chandails et l’équipement prêté. 6

7 Feuille de match & Alignement
Voici les recommandations pour l’alignement et la feuille de match pour la nouvelle saison L’alignement doit être fait sur les étiquettes autocollantes Avery 5163 ou l’équivalent. C’est OBLIGATOIRE pour toutes les catégories. Les joueurs doivent être placés par ordre croissant numérique sous la forme suivante : 10 Guy Lafleur (le prénom doit précéder le nom) L’alignement doit contenir : Le nom de l’équipe complet (Ex : Bastions 1 Blainville) La catégorie (Bantam) Classe (Ex : B) Division (Ex : 1) Le numéro du match L’alignement des joueurs avec JA s’il y a lieu Les entraîneurs (tous les noms, même un remplaçant) La signature de l’entraîneur chef (premier autocollant) Si il y a suspension, l’indiquer clairement à droite du nom (Ex : 1/1) Encercler le gardien partant du match L’alignement doit être remis au marqueur 15 minutes avant le match et il ne pourra être modifié par la suite (Ex : si oubli d’une suspension) Assurez vous de toujours récupérer votre copie rose de la feuille de match avant de quitter Merci beaucoup de votre collaboration! Cela facilitera énormément la tâche de tous et chacun. Bonne saison! Josiane Arsenault Gestion des marqueurs 7

8 Exemple d’un alignement conforme
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9 Calendrier annuel 9 Saison Régulière Intercité
Novice: 15 novembre 2014 au 8mars parties Atome: 11 octobre 2014 au 22 février parties Pee-Wee: 26 septembre au 22 février parties Bantam: 26 septembre au 22 février parties Midget : 26 septembre au 22 février parties Séries :  du 26 février au 8 mars 2015. * Aucun match ne devra être joué le 24 décembre 2014 et le 4 janvier * Intercité Atome: 10 octobre 2014 au 22 février parties * Aucune parties ne peuvent être jouées avant le 1er octobre 2013 * Pee-Wee, Bantam et Midget: 19 septembre au 22 février parties Championnats Régionaux 23 mars au 29 mars 2015 Championnats Provinciaux 15 avril au 19 avril 2015 9

10 Organisation des tournois
Il est important d’organiser les tournois le plus tôt possible. Voici les tâches pour l’organisation des tournois. Choisir et réserver les tournois avec l’entraîneur. Rechercher les hôtels / motels, si applicable, en discuter avec les parents et réserver. Trouver le restaurant qui convient à tous (attention aux allergies) et effectuer la réservation. S’assurer d’avoir tous les papiers nécessaires dans son cartable. Vérifier votre enregistrement d’équipe (T112) S’assurer qu’aucun joueur, entraîneur ou entraîneur adjoint ne soit suspendu sur les feuilles de match. Payer les tournois avec le fond de l’équipe. Pour toutes les catégories un maximum de 2 tournois ou d’échanges culturels par équipe sont permis durant la saison régulières et un autre hors saison. Pour la catégorie MAHG ont la possibilité de participer à 3 festivals + le festival de Blainville. Pouvez vous me revenir sur le point des tournois… max 2 durant la saison régulière + un autre hors saison ??? Merci! 10 10

11 Informations générales
Les «matchs» Lors des matchs, le gérant s’assure que les entraîneurs ont tout ce dont ils ont besoin. Après vérification, le gérant ne doit pas rester dans la chambre seul l’entraîneur et ses adjoints peuvent être présents. Si un des joueurs a un besoin, le gérant fait le lien avec le parent. (Ex.: un manque d’équipement, une blessure etc.) À la fin d’un match, le gérant récupère la feuille de match et la garde précieusement dans son cartable d’équipe. Remettre la quantité nécessaire d’étiquette «AVERY 5163» pour la partie. J’aurais besoin de l’information au sujet des JA = le maximum de game pour rester JA et non devenir joueur régulier pour l’équipe… Merci! Réservation de salle Vous devez effectuer votre demande auprès de la secrétaire qui l’acheminera au bon endroit. Pratique hors glace Une demande doit être effectuée auprès de votre directeur. 11 11

12 Matériel promotionnel
L’utilisation du logo des Bastions est INTERDITE Seule CLB uniforme peut utiliser le logo de l’Association pour les équipes. Manteau d’hiver, manteau printemps / automne, survêtement, tuque . Les casquettes sont disponibles au bureau de l’AHMB au coût de 10$. Photographie Graf-I-Tech Logo de l’A.H.M.B L’utilisation du logo est STRICTEMENT INTERDITE. Si vous avez des besoins pour effectuer une liste des joueurs format pochette pour les parents et entraîneur … une demande doit être effectuée à la secrétaire, Sandra Colletti, par courriel. AUCUNE REPRODUCTION PERMISE 12

13 Info – Intercités CC & BB – Suite…
Équipement de base pour les pratiques Chandail de pratique officiel de l’A.H.M.B, sauf si se sont les anciens. Bas personnel privé, pas les bas des Bastions Tenue sportive, officielle de l’A.H.M.B ou survêtement privé Soulier sport Règle de base Drogue, alcool, Redbul ou autre boissons énergétiques = STRICTEMENT INTERDIT Doit se présenter minutes avant une pratique ou selon le règlement interne de l’équipe Doit se présenter minutes avant une partie ou selon le règlement interne de l’équipe Doit donner une image positive de son équipe Coupe de cheveux «propre et acceptable» Douche obligatoire ou selon le règlement interne de l’équipe. (Norme d’hygiène sportive) 13

14 Commandites et remboursements
L’AHMB n’émet plus de reçus d’impôt pour les donateurs. Vous pouvez donc accepter les dons et l’ajouter au fonds amassés par votre équipe. Si le donateur désire un reçu, vous pourrez alors leur remettre une facture de matériel ou de services obtenus pour l’équipe. (ex: achat de manteaux, paiement de tournoi, photographies…) Remboursements Si un parent désire un remboursement, il doit remplir le formulaire qui se trouve sur le site web. Il faut alors remettre les chandails et le formulaire au directeur qui remettra le tout à la responsable des finances. Un montant de 50$ sera conservé et le chèque sera envoyé par courrier. Il est à noter que les paiements sont effectuer le 15e jour de chaque mois et qu’aucune demande de remboursement ne sera acceptée après le 31 décembre. Le formulaire de rabais famille se trouve aussi sur le site web. Il doit être complété et envoyé par courriel à avant le 5 janvier Les remboursements se feront à compter du 12 janvier. 14

15 Où trouver les documents
Sur le site internet des Bastions, vous y trouverai plein d’informations nécessaires pour votre saison Voici où les trouver: Coin des entraîneurs: Plainte envers officiel Rapport d’accident de hockey Canada Règlements hockey Québec Etc. À votre droite Éthique de l’entraîneur, du participant et du spectateur Horaire des glaces Règlement officiel Hockey Québec Site internet gratuit pour votre équipe Trouver un tournoi 15

16 Outils / Modèles Modèle Ordre du jour 16

17 Outils / Modèles, suite…
Liste des joueurs - format pochette (pour les parents / entraîneurs) 17

18 Outils / Modèles, suite…
Code d’éthique 18

19 Outils / Modèles, suite…
Budget 19

20 Outils / Modèles, suite…
Liste de joueurs (pour le cartable personnel) 20

21 Outils / Modèles, suite…
Formulaire Rapport d’accident de Hockey Canada (Il y a 2 pages) 21

22 Outils / Modèles, suite…
Formulaire Autorisation photo et vidéo 22

23 Outils / Modèles, suite…
Formulaire Fiche médicale 23

24 Références 24 Document approuvé par: Philippe Magnenat, Président
Manon Blanchette, VP Finances Mario Duquet, VP Hockey Francis Boulay, VP Opérations Pierre Gingras, VP Admin + Serv aux membres Références Document de Josiane Arsenault: Feuille de match et alignement 24