LES DEMARCHES ACTUELLES Mise en place d’un système de suivi, propre au Projet, basé sur les activités du Projet dont le processus se résume comme suit.

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2 LES DEMARCHES ACTUELLES Mise en place d’un système de suivi, propre au Projet, basé sur les activités du Projet dont le processus se résume comme suit :  Inventaire de tous les secteurs d’activités du Projet.  Inventaire des toutes les données pouvant être collectées et suivies au sein de chaque secteur d’activité en tenant compte des indicateurs des différents tableaux de bords et des rapports à sortir.  Création d’un « dictionnaire de données » pour chaque activité

3  Détermination d’un administrateur pour chaque type de donnée pour lever les incohérences (seul l’administrateur pourra modifier la donnée qui lui est attribuée)  Stockage de toutes les données au sein de la base de données et programmation par un informaticien  Création d’un masque de saisie pour chaque cellule où elle modifie et met à jours tout simplement les données qui la concernent.  Création d’un logiciel de mise à jours et de compilation automatique des données au niveau de la cellule Suivi évaluation.

4  Liaison des données avec un logiciel SIG (Mapinfo) des données en vue de la cartographie.  Détermination, en collaboration avec les cellules techniques, des tableaux de suivi périodique des activités propre à chaque cellule.  Création d’une interface pour permettre un retour d’information au niveau de chaque cellule.  Programmation de sortie automatique des tableaux de bord et des rapports (RIMS, MAEP, UNOPS…)  Formation des responsables de la cellule suivi évaluation au logiciel mis en place.

5 LE MODE DE FONCTIONNEMENT  Les données sont centralisées au niveau du suivi évaluation  Chaque agent des cellules techniques collecte les données utiles pour remplir la masque de saisie à partir des fiches établies par les chefs de cellule.  Les chefs de cellules remplissent la masque de saisie  Le RSE retourne aux chefs de cellule les données traitées et tableaux de suivi pour chaque cellule

6 AVANTAGES ET INCONVENIENTS L’ INCONVENIENT : Système nécessitant un temps long et une mobilisation de ressources pour sa conception et sa programmation. LES AVANTAGES :  Système conçu par l’équipe de Projet pour le projet, donc adapté à la formulation du Projet et aux activités spécifiques du Projet

7 LES AVANTAGES :  Système souple et paramétrable en fonction des demandes d’informations de chaque utilisateur (sortie des tableaux de bord mensuel, trimestriel….sous différents formats)  Système dynamique et permettant de suivre même les indicateurs qualitatifs, suivant certains critères. (évolution du niveau de maturité des association…)  Logiciel lié directement avec un logiciel SIG permettant de sortir directement à partir des données existantes et au moment voulu les cartes illustrant les données sur les tableaux.

8 REMARQUES GENERALES :  Ce système est conçu entièrement par l’équipe du Projet. Seule la programmation a été confiée à un consultant informaticien.  Ce système fonctionne à deux sens : la cellule suivi évaluation collecte les informations au niveau de chaque cellule, mais celle-ci reçoit, en retour d’information, tous les tableaux de suivi qu’elle souhaite mettre à sa disposition.