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Gestion des commandes de vente SAP Best Practices for Retail (France) SAP Best Practices.

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1 Gestion des commandes de vente SAP Best Practices for Retail (France) SAP Best Practices

2 Vue d'ensemble du scénario – 1 Objectif Il s'agit d'un scénario B2B (Business-to-Business) : vous vendez des marchandises à des fournisseurs connus (avec enregistrement de données de base) qui, à leur tour, les vendent à leurs clients (commerce de gros). Outre ces fonctions de traitement des commandes client, ce scénario inclut également les étapes de processus suivantes : contrôle du plafond de crédit et contrôle de disponibilité, consignation, traitement des commandes en suspens, contrat client, catalogue de produits, points de vente en ligne, facture client, gestion des paiements et ristournes. Avantages La chaîne de documents complète (phase d'avant-vente, commande, actions consécutives) constitue un historique ou un flux de documents. Le flux de données circulant d'un document à un autre réduit le traitement manuel et facilite la résolution des problèmes. La répartition des stocks de retours dans les commandes en suspens vous permet de gérer la répartition des retours pour les commandes en suspens et les transferts de stock. Si l'article n'a pas été utilisé et qu'il peut être réexpédié facilement, il est plus rapide et plus économique de l'utiliser pour les commandes en suspens ou les commandes de transfert plutôt que de le transférer de nouveau vers le stock à utilisation libre pour qu'il soit prélevé et expédié ultérieurement. Principaux flux de processus pris en charge Création de commandes client standard, de commandes d'urgents, de commandes à livraison directe Traitement et réordonnancement des commandes en suspens Création de factures client Gestion des paiements Gestion des retours client Gestion des ristournes Gestion d'une consignation client Gestion d'un contrat client Gestion du catalogue de produits Objectifs et avantages :

3 Vue d'ensemble du scénario – 2 Applications SAP requises : Obligatoire SAP EHP3 pour SAP ERP 6.0 Rôles de l'entreprise impliqués dans les flux de processus Commercial dans la distribution Gérant de point de vente Chef magasinier dans la distribution Assistant de la comptabilité fournisseurs Assistant de la comptabilité clients

4 Diagramme du processus Chef magasinier dans la distribution Gérant de point de vente Commercial dans la distribution Traitement et réordonnancement des commandes client et commandes en suspens Commande client standard/ Commande d'urgents/ Commande à livraison directe Étapes Analyse du réordonnancement des documents de vente 4.4 Suivi du stock de retours après la répartition 4.3 Répartit. du stock de retours dans les commandes en suspens 4.5 Réordonnancement des documents de vente 3.6 Contrôle du plafond de crédit 3.7 Contrôle de disponibilité 4.1 Exécution de l'outil CATT 4.2 Suivi du stock de retours 4 Traitement et réordonnancement des commandes en suspens

5 Types de commande client Une commande client est une demande adressée par le client à la société pour qu'elle fournisse des marchandises ou des services à une date donnée. La demande est reçue par un domaine commercial qui devient responsable du traitement de la commande. Commande client standard : Les marchandises sont collectées ou livrées, puis facturées ultérieurement. Commande d'urgents : Les marchandises sont collectées ou livrées immédiatement et facturées ultérieurement. Commande à livraison directe : Les marchandises sont directement livrées par le fournisseur au client. La société de commande les facture au client. Commande client au comptant : Les marchandises sont collectées et payées immédiatement.

6 Options pour la création d'une commande (1) Vente croisée : En fonction de l'article entré, d'autres articles associés sont proposés. Proposit. de prod. dynamique : En fonction du client entré, les articles (Historique, PP...) associés à ce numéro de client sont proposés.

7 Options pour la création d'une commande (2) Le contrôle du plafond de crédit permet de contrôler si un client a déjà atteint son plafond de crédit et d'identifier les conséquences associées (avertissement, erreur ou blocage de livraison). Ce contrôle peut être effectué dans tous les documents de vente. La livraison d'un produit à une date précise n'est possible que si ce produit est disponible pour toutes les étapes de traitement à réaliser avant la livraison. Pour s'en assurer, la fonction de contrôle de disponibilité est utilisée dans la commande.

8 Traitement des commandes en suspens Traitement des commandes en suspens avec liste de sélection pour doc. vente Sélection et traitement des commandes en suspens pour un article spécifique Traitement manuel Affectation des quantités ATP Contrôle stocks de retours sur march. non endommagées et non utilisées Référencement des besoins pertinents pour les documents de vente

9 Réordonnancement Sélection des positions de doc. vente en cours pour l'article sélectionné, avec contrôle de disponibilité Analyse du dernier cycle de réordonnancement

10 Facture client La « facture client » est un terme générique qui désigne les factures, les avoirs, les notes de débit, les factures pro forma et les documents d'annulation. La facturation constitue la dernière étape de traitement d'une transaction commerciale dans l'administration des ventes.

11 Diagramme du processus Facture client Commercial dans la distribution 5.3 Génération de document(s) précédent(s) via eCATT 5.4 Création d'une facture en ligne à partir d'une livraison sortante 5.6 Encaissement dans FI 5.5 Génération d'une facture groupée en arrière-plan Solution 1 : Solution 2 :

12 Retour client Le retour de marchandises s'explique de diverses manières : - Les marchandises sont endommagées au point qu'elles ne peuvent pas être à nouveau transférées vers le stock normal, mais doivent être retournées au fournisseur. - Les marchandises ne conviennent pas au client qui souhaite les remplacer. Cependant, les marchandises peuvent être réutilisées entièrement ou partiellement. - Les marchandises ne conviennent pas au client qui souhaite être remboursé ou obtenir un avoir. Les marchandises peuvent être réutilisées entièrement ou partiellement. Lorsque les marchandises retournées sont reçues du client, elles sont d'abord enregistrées dans un stock de retours bloqués. Les marchandises retournées sont contrôlées et une décision est prise concernant leur destination. Par exemple : stock de casse (marchandises retournées au fournisseur ou détruites), ventes au personnel, transfert vers le stock normal ou répartition dans les commandes en suspens.

13 Diagramme du processus Retour client Commercial dans la distribution 6.3 Préparations 6.4 Exécution Transfert du stock de retours vers le stock bloqué Contrôle du stock Sortie de marchandises pour livraison ultérieure gratuite Création d'une livraison pour la livraison ultérieure gratuite Création d'une livraison de retours Enreg. transfert intégral dans stock à utilisation libre Contrôle du stock Validation des retours pour un traitement ultérieur Création d'un retour Suivi du stock de retours Transfert du stock bloqué vers le magasin du retour de livraison Contrôle du flux de documents Création d'une livraison ultérieure gratuite Suppression du blocage de la facturation Émission de l'avoir Création d'une commande de retour Enregistrement de l'entrée de marchandises pour les retours Enregistrement de l'entrée de marchandises pour les marchandises retournées Suivi du stock de retours 6.6 Création d'un retour avec livraison ultérieure gratuite Affichage du stock Création d'un avoir Transfert à la comptabilité Création d'une livraison de retours Enregistrement de la livraison de retours

14 Process de gestion des retours Finance :Logistique : Entrée des retours client Avoir ou Livraison ultérieure gratuite Stock Correction des stocks (entrée dans stock bloqué) Processus suivants Contrôle des factures logistique Entrée des retours client Entrée de marchandises Création d'un ordre de retour client Enregistrement de transfert de stock Dans le stock à utilisation libre ou Répartition dans commandes en suspens Enreg. transfert dans stock de retour livraison Processus suivants Retour de livraison au fournisseur Contrôle des factures

15 Arrivée des marchandises retournées Enregistr. dans le stock bloqué Enregistrement de l'entrée de marchandises

16 Évaluation des marchandises retournées Contrôle des marchandises Décision pour utilisation ultérieure Retour dans le stock à utilisation libre Transfert vers le stock de retours

17 Utilisation supplém. I – Stock à utilisation libre n Retour dans le stock à utilisation libre n Affectation aux commandes en cours

18 Utilisation supplém. II – Stock de retours n Transfert dans le stock de retours n Récupération et recyclage

19 Traitement ultérieur Retour de livraison au fournisseur

20 Gestion des ristournes Dans le cadre de la procédure des ristournes, vous pouvez offrir un prix réduit, par exemple, lorsqu'un client achète certaines quantités d'articles spécifiques en même temps, utilise une carte privative pour le paiement, ou atteint ou dépasse le volume d'affaires au cours d'une période convenue à l'avance.

21 Diagramme du processus Gestion des ristournes Commercial dans la distribution 7.3 Gestion des ristournes (dans ADV) 7 Gestion des ristournes Mise à jour du volume d'affaires Création d'un accord sur les ristournes Génération d'un « nouveau » vol. d'affaires Décompte des accords Affichage du statut de l'accord sur les ristournes Création dune commande client Affichage des données du volume d'affaires Flux de documents Création de la facture Création de la livraison Création et confirmation ordre de transp. avec sortie de march Livraison sortante Affichage des analyses descendantes Validation de l'accord pour décompte Réalisation d'un décompte partiel Validat. demande d'avoir pr calcul partiel de ristourne Facturat. demande d'avoir pr calcul partiel de ristourne Création d'un décompte final Facturat. demande avoir lié à ristourne pr décompte final Validat. demande avoir lié à ristourne pr décompte final Affichage de l'historique des paiements

22 Consignation client Les marchandises en consignation sont des marchandises stockées sur un site client, mais appartenant toujours à votre entreprise. En terme de planification, ce stock n'est plus disponible et est géré indépendamment. Le client n'est pas obligé de payer ces marchandises tant qu'elles ne sont pas retirées du stock d'articles en consignation. Le client peut aussi retourner les marchandises en consignation dont il n'a pas besoin. La gestion des articles en consignation est avantageuse pour les deux parties. Les clients stockent les marchandises en consignation dans leurs propres magasins. Le client peut accéder à tout moment aux marchandises dans l'entrepôt de consignation. Il est facturé pour les marchandises retirées de l'entrepôt et ce uniquement pour la quantité réelle perçue.

23 Diagramme du processus Consignation client Commercial dans la distribution 8.4 Réduction du stock en consignation chez le client Solution 1 : Prélèvement d'articles en consignation Création de la livraison Solution 2 : Prélèvement d'articles en consignation 8.5 Process. facult. après prélèv. art. consig. : retour art. consig Facturation ou avoir pr retour articles en consignat. créé Suppression du blocage de la facturation Entrée de marchandises Facturation Sortie de marchandises 8.3 Ordre de réapprov. d'articles en consignation Création et confirmation d'un ordre de transport Flux de documents Stock d'articles en consignation

24 Contrat client Les contrats client sont des contrats-cadres client présentant la date d'achat des marchandises au cours d'une période spécifique. Les contrats sont conclus avec le client afin d'estimer l'achat/la production et la vente des marchandises de façon plus optimale, ce qui permet ensuite de négocier de meilleures conditions.

25 Diagramme du processus Contrat client Commercial dans la distribution Création d'un appel sur contrat pour un contrat en valeur Création d'un appel sur contrat pr un contrat en quantité Contrat en valeur Contrat en quantité

26 Catalogue de produits Le catalogue de produits constitue la base des catalogues imprimés et électroniques. Le catalogue est géré dans le système SAP ERP et peut être transféré vers des systèmes externes, puis traité en tant que modèles pour les catalogues imprimés ou électroniques (CD- ROM ou Internet). Les IDoc et les BAPI sont disponibles pour l'exportation des données de catalogue.

27 Diagramme du processus Catalogue de produits Commercial dans la distribution 10.5 Création d'un catalogue de produits Création de données de base 10.4 Gestion de documents et de textes dans la fiche article Ajout manuel d'articles aux zones Détermination du prix dans le catalogue de produits Création manuelle d'une hiérarchie de structure Création de zones subordonnées Définition de la méthode de détermination des prix Création de hiérarchie de structure pr catalogue de prod Schéma client Gestion des articles Gestion des zones Gestion de textes et de doc. pr les articles et les zones Alternative : création automat. de hiérarchie de struct Lien établi entre une promotion et un catalogue de prod Prix de vente promotionnels 10.3 Création de fiches infos- document Ajout d'articles aux zones via l'article par défaut 10.6 Création d'un catalogue de produits de promotion Création d'une hiérarchie de structure Création de données de base

28 Légende SymboleDescriptionCommentaires relatifs à l'utilisation Bandeau : Identifie un rôle utilisateur (Examinateur des factures ou Commercial, par exemple). Ce bandeau peut également identifier une entité organisationnelle ou un groupe plutôt qu'un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. La table comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l'ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d'un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes : Contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (continue) : La ligne indique la séquence normale des étapes et la direction du flux dans le scénario. Ligne de flux (discontinue) : La ligne indique le flux de tâches utilisées de façon irrégulière ou de tâches conditionnelles dans un scénario. La ligne permet également d'accéder aux documents inhérents au flux de processus. Relie deux tâches dans un processus du scénario ou un événement hors étape Activité de gestion/Événement : Identifie une action interne ou externe au scénario, ou un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document Processus individuel : Identifie une tâche traitée étape par étape dans le scénario Correspond à une étape opératoire du document Référence à un processus : Si le scénario fait référence à un autre scénario dans son ensemble, saisissez ici son numéro et son nom. Correspond à une étape opératoire du document Référence à un sous-processus : Si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d'étape de ce scénario. Correspond à une étape opératoire du document Décision liée à un processus : Identifie un point de décision ou de choix pour l'utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du losange. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l'exécution d'une étape. SymboleDescriptionCommentaires relatifs à l'utilisation Du dernier diagramme/au suivant : Conduit à la page suivante / précédente du diagramme Le diagramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : Identifie un document, un programme ou un formulaire imprimé Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais sert à représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante Données réelles financières : Indique un document comptable financier Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais sert à représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante Planification budgétaire : Indique un document de planification budgétaire Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais sert à représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais symbolise une tâche effectuée manuellement (déchargement d'un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : Ce bloc concerne les données provenant d'un processus externe Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente les données provenant d'une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante Décision positive/négative du système : Ce bloc couvre une décision automatique prise par le logiciel Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente une décision automatique du système après l'exécution d'une étape. Externe à SAP Activité de gestion/Événement Processus individuel Référence à un processus Référence à un sous- processus Décisio n liée à un process us Lien au diagramme Impression / Document Données réelles financières Planification budgétaire Proces sus manuel Version/do nnées existante(s ) Décision positive/ négative du système

29 Copyright 2009 SAP AG All Rights Reserved © Copyright 2009 SAP AG. Tous droits réservés. Toute reproduction ou diffusion, intégrale ou partielle, sous quelque forme ou à quelque fin que ce soit, faite sans le consentement express de SAP AG est illicite. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Certains progiciels commercialisés par SAP AG et ses distributeurs comportent des composantes de logiciel qui sont la propriété industrielle dautres éditeurs. Microsoft, Windows, Excel, Outlook et PowerPoint sont des marques déposées de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli et Informix sont des marques commerciales ou des marques déposées de IBM Corporation. Linux est une marque déposée de Linus Torvalds aux Etats-Unis et dans dautres pays. Adobe, le logo dAdobe, Acrobat, PostScript, et Reader sont des marques commerciales ou des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux Etats-Unis et/ou dans dautres pays. Oracle est une marque déposée de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 et Motif sont des marques déposées de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame et MultiWin sont des marques commerciales ou des marques déposées de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML et W3C sont des marques commerciales ou des marques déposées de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java est une marque déposée de Sun Microsystems, Inc. JavaScript est une marque déposée de Sun Microsystems, Inc. (utilisation sous licence dune technologie inventée et mise en œuvre par Netscape). SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, et les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP AG en Allemagne et dans dautres pays. Business Objects et le logo Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius et les autres produits et services Business Objects mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de Business Objects S.A. aux Etats-Unis et dans de nombreux autres pays. Business Objects est une entreprise SAP. Tous les autres noms de produits et de services mentionnés sont des marques commerciales de leurs entreprises respectives. Les données contenues dans ce document sont uniquement mentionnées à titre informatif. Les spécifications des produits peuvent varier dun pays à lautre. Ces informations sont susceptibles dêtre modifiées sans préavis. Elles sont fournies par SAP AG et ses filiales («Groupe SAP») uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie daucune sorte. SAP Group ne pourra en aucun cas être tenu responsable derreurs ou domissions relatives à ces informations. Les seules garanties fournies pour les produits et les services SAP Group sont celles énoncées expressément dans les déclarations de garantie accompagnant, le cas échéant, lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire.


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