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0 Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des ressources humaines Atlas dans des pays en crise.

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1 0 Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des ressources humaines Atlas dans des pays en crise

2 1 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

3 2 Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle: Mettre en avant les changements clefs sous le système Atlas et leur impact sur les processus principaux Renforcer les compétences en termes du processus en mettant laccent sur les points d'intégration Pratiquer quelques transactions spécifiques du système en utilisant loutil OnDemand - permettre aux personnes deffectuer des transactions en Atlas dans leur domaine fonctionnel Parler des rôles et responsabilités Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de loutil OnDemand

4 3 Le scénario du bureau de pays de Cofokama servira de base pour nos discussions Nous sommes le bureau de pays de Cofokama - nous sommes chargés de relever le défi d'aider le Cofokama à se reconstruire suite à la lutte pour l'indépendance Afin de reconstruire la région, administrer et gérer le pays à l'avenir, le Cofokama a énormément besoin de personnes qualifiées et instruites Le bureau de pays de Cofokama veut mettre en place un programme durgence déducation et de formation pour réaliser le suivant : – organiser un programme de formation professionnelle immédiate et de courte durée, et – développer la politique de léducation et de la formation au Cofokama

5 4 L'équipe de P.M. nous a demandée de recruter un FTE supplémentaire pour le projet - nous passerons par les étapes principales dans le processus de recrutement Plan de travail Créer la demande de poste Créer le poste Embaucher un candidat Saisir les données des candidats

6 5 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

7 6 Les transactions des projets dans le Schéma opérationnel intégré Gestion et suivi du projet Activer le projet Finalisation du Projet Financement du projet Elaboration du projet Gérer les contributions Gérer les contributions Gérer liquidités Investissements & risques financiers Gérer liquidités Investissements & risques financiers Gestion des événements personnels Gestion des événements personnels Gestion des événements professionnels Gestion des événements professionnels Séparation Gérer les talents & la performance Gérer les talents & la performance Gérer lapprentissage Gérer lapprentissage Gestion de la carrière Gestion postes vacants Embaucher Préparer & traiter le bon de commande Préparer & traiter le bon de commande Recevoir & accepter les biens ou services Recevoir & accepter les biens ou services Gestion des Stocks Initiative dachat Initiative dachat Gestion paiements Effectuer audits financiers Effectuer audits financiers Projets Les finances Ressources HumainesLes Achats Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers Gestion des fournisseurs Traitement & salaires Traitement & salaires Approuver un poste Approuver un poste Evaluation du projet

8 7 facturation Contrats Comptes à rece voir GERER LES CONTRIBUTIONS GERER LACTIF DU PROJET (inventaire) Gestion des biens Actif DETAILLLER LA PLANIFICATION 1 LE SUIVI DU PROJET PROJETS SUBVENTI ONS Grand livre Traitement & salaires Initiatives dAchats Réception Comptes à payer Bons de Commande Matching à 3 GERER LES DEPENSES Embaucher Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés

9 8 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

10 9 Vue densemble du projet durgence déducation et de formation Vue densemble du projet L'équipe de la gestion de projet (P.M.) a créé une proposition pour le programme durgence d'éducation et de formation La proposition a été copiée d'un projet précédent et a été modifiée pour ladapter aux besoins spécifiques du programme de Cofokama – ceci a épargné l'équipe de P.M. une quantité considérable de travail et a facilité la préparation de la proposition dans un délais plus court L'équipe a alors commencé à définir les activités de projet et le budget afférent en détail et ensuite le projet était approuvé Vu que nous avons actuellement une nouvelle structure budgétaire, regardons à quoi ressemblera ce nouveau budget

11 10 Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau Ressource Activité Projet CO Définition PeopleSoft Entité Opérationnelle Fournit la structure pour une activité Analyse des tâches – les taux GMS sont assignables à ce niveau Budgets sont faits au niveau des activités Ressources allouées aux différentes activités Un résultat est obtenu grâce une série d'activités

12 11 Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités Pré par er Pro pos itio n D éf in ir b u d g et Dé fini r act ivit és Défi nir pro posi tion Éva lua tion en inte rne Né goc ier les con diti ons Le budget seffectue au niveau des activités D é fi n ir p r o j e t

13 12 Name of Activity (description) Duration of Activity (estimate) Activity Budget (total budget for activity) Budget Periods Cost Recovery Rate (FA rate & base) 1. La formation professionnelle 2 moisUS$ 273, /10/03 – 31/12/03 5% 2. La planification et le développement dune politique éducative 14 moisUS$ 84,000 US$ 262, /10/03 – 31/12/ /01/04 – 31/12/04 5% 3. Activités de suivi 9 mois (4 semaines) US$ 0 US$ 52, /10/03 – 31/12/ /01/04 – 31/12/04 N/A 5% L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (1/3) Les activités de définition Pré par er Pro pos itio n D éf in ir b u d g et Dé fini r act ivit és Défi nir pro posi tion Éva lua tion en inte rne Né goc ier les con diti ons D é fi n ir p r o j e t

14 13 Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget d'ici le dernier jour (31 décembre) de l'année Par exemple, un budget prévu pour courir du 1er octobre jusquau 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusquau 31 décembre et un autre du 1er janvier jusquau 31 janvier. La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes

15 14 Name of Activity (description) Inputs Needed for Each Activity Estimated Cost to Finance each Input Who will Finance Each Activity For UNDP portion, which department pays cost share amount 1. La formation professionnelle EQUIP PERINT TRAVEL MISC US$ 44,000 US$ 80,000 US$ 20,000 US$ 116,400 Donateur de lUE N/A 2. Planification & Développ- ement politique éducative PERINT TRAVEL MISC US$ 50,000 US$ 15,000 Donateur de lUE N/A 3. Activités de suivi N/A L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (2/3) Définition du budget : Période Budgétaire 1 13/10/03 – 31/12/03 Pré par er Pro pos itio n D éf in ir b u d g et Dé fini r act ivit és Défi nir pro posi tion Éva lua tion en inte rne Né goc ier les con diti ons D é fi n ir p r o j e t

16 15 Name of Activity (description) Inputs Needed for Each Activity Estimated Cost to Finance each Input Who will Finance Each Activity For UNDP portion, which department pays cost share amount 1. La Formation professionnelle N/A 2. Planification & développ- ement politique éducative PERINT TRAVEL MISC US$ 190,000 US$ 30,000 Donateur de lUE N/A 3. Activités de suivi PERINT TRAVEL US$ 30,000 US$ 20,000 Donateur de lUE N/A L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (3/3) Définition du budget : Période budgétaire 2 01/01/04 – 31/12/04 Pré par er Pro pos itio n D éf in ir b u d g et Dé fini r act ivit és Défi nir pro posi tion Éva lua tion en inte rne Né goc ier les con diti ons D é fi n ir p r o j e t

17 16 Le plan de travail annuel (AWP) remplacera lactuel document de projet Le plan de travail annuel (AWP) contient : Output prévu précisant: Les objectifs annuels Activités pour atteindre loutput précisant: Le temps nécessaire pour mener à terme les activités Objectifs réalisables par rapport à lactivité Ressources prévues précisant: Personne responsable La source des fonds Description budgétaire Montant du budget AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus dune section narrative

18 17 Le Format proposé du budget– proposition de S&H Nécessite de définitions précises des Output Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output Sources de financement identifiées par ligne budgétaire

19 18 Conception du document budgétaire pour PS Final report format may vary Fonds/Donateurs détails des Origine des fonds Description des lignes de budget Example Exemple Ressources liées à l'activité : budget centré sur lactivité

20 19 Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet durgence déducation et de formation Expected Outputs Key Activities/ Annual Output Targets TimeframeResponsible Party Planned Budget Q1Q2Q3Q4 Source of Funds Budget Description Amount Monitoring ActivitiesTimeframeResponsible Party Budget Q1Q2Q3Q4Budget Line Description Amount

21 20 Le projet a été approuvé, le donateur a payé le premier acompte et les activités sont maintenant en cours Léquipe de PM team a énuméré les détails spécifiques du projet (léquipe de projet, les activités, les délais, étc.) Le financement du projet a été boulé – lUE est le seul donateur Le projet a été approuvé par tous les dépositaires principaux, les documents nécessaires ont été signés et le projet a été lancé Nous venons de recevoir de lUE le premier acompte pour notre projet – maintenant l'équipe de P.M.fait en sorte que le plan de projet devienne une réalité L'équipe de P.M. cherche à acheter les marchandises et à embaucher quelqu'un pour le projet, ils veulent faire le suivant: –acheter 48 boites doutils et 96 bleus de travail, et –Embaucher un expert ayant une expérience dans le développement de politiques État du projet

22 21 La nouvelle embauche pour le projet est à temps plein - s'ils étaient sur un contrat SSA ou un contrat de services ils seraient contrôlés dans la module des achats La gestion des contrats SSA et des contrats de service: Le paiement des SSA et des contrats de service de lembauche pour le projet seront faits à travers la module des achats dans PS Ceci pourrait être contrôlé par le RH ou l'équipe de CAPM, selon la façon dont le bureau décide de partager les responsabilités Si cest au RH de contrôler les SSA et les contrats de service ils devront faire ainsi à travers la module des achats

23 22 Passons par les étapes nécessaires du processus de recrutement pour pouvoir embaucher le candidat approprié en utilisant les détails fournis par l'équipe de P.M. L'équipe de P.M. a demandé que nous les aidons à embaucher à plein temps un expert en matière éducatif de développement de politique Pour le poste de conseiller en politique d'éducation, le Programme des Nations Unies pour le développement (le PNUD) au Cofokama recrute un coordonnateur à long terme, responsable de la gestion d'un programme durgence d'éducation et de formation et du développement d'un programme de politique d'éducation en coopération avec le gouvernement de Cofokama

24 23 Nous devons travailler avec les équipes de P.M. et des finances pour créer le poste et la demande de poste La gestion de projet Points dintégration : Unité/région responsable Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par léquipe de P.M. aussi bien que par celle des ressources humaines Poste / Processus de création de la demande de poste Ap pro bati on du pos te Vérif icati on du bud get pour le post e Déte rmin er la sour ce de finan cem ent Poste vacan t/ besoi n identif ié Cré er le po ste Créa tion de la dem ande de post e La gestion de projet RHFinances RH

25 24 Nous devons travailler avec l'équipe de P.M. pour recruter un candidat approprié pour le projet Points dintégration : Unité/région responsable Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par léquipe de P.M. ou ou par celle des ressources humaines La gestion de projet RH Processus de la création de poste ContratContrat OffreOffre ApprobationApprobation Sélection candidat Sélection candidat M e n e r e n tr e ti e n s R é c e p ti o n d e s C V D év el o p pe r le s cr itè re s de tri P u bl ie r p o st e Fix er les en tre tie ns RH La gestion de projet RH

26 25 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

27 26 Il y a 9 processus principaux dans la gestion des ressources humaines La gestion des ressources humaines 1. La gestion des postes vacants Les ressources humaines incorporent des procédés pour développer et contrôler une stratégie globale de ressources humaines basée sur des buts du PNUD et des résultats désirés, identifiant et développant les compétences requises pour réaliser ces buts, lembauche et la rétention du personnel, la gestion des contrats et des systèmes d'évaluation de la performance. 2. Embaucher 3. La gestion des talents et des performances 4. La gestion des connaissances 5. La gestion de carrière 6. La gestion des événements professionnels 7. La gestion des événements personnels 8. La séparation 9. Traitement & Salaire

28 27 Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine des ressources humaines dus à l'exécution d'ERP La gestion des ressources humaines 1. La gestion des postes vacants 2. Embaucher 3. La gestion des talents et des performances 3. La gestion des talents et des performances 4. La gestion des connaissances 5. La gestion de carrière 6. La gestion des événements professionnels 6. La gestion des événements professionnels 7. La gestion des événements personnels 7. La gestion des événements personnels 8. La séparation 9. Traitement & Salaire Des changements dans lenvironnement ERP Délégation des responsabilités au bureau de pays, utilisation des patrons, séparation des postes des individus Moins de traitement par papier qui prend du temps, possibilité dutiliser le recrutement en ligne Systémisation, un processus profilé Dépistage du personnel à travers lorganisation Systémisation, un processus profilé, pour garder une trace de lhistorique et permettre le libre-service Systémisation, un processus profilé Saisie de données par les bureaux de pays, différentes formes de paiement, une interface directe avec le GL, les revenus et les déductions effectué à travers le système de paie

29 28 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

30 29 La gestion des postes au PNUD/UNOPS/FNUAP A l'Onu, le peronnel est classifié par poste. Des codes de travail sont utilisés pour la classification générale, mais des postes sont utilisés pour lidentification unique de chaque rôle lié au code de travail. Par exemple, une position liée au code de travail de lassistant administratif pourrait se référer à un adjoint administratif au département de marketing ou à un adjoint administratif au service des ressources humaines. Les postes ont habituellement un rapport linéaire avec des employés, à la différence des codes de travail, qui ont habituellement un rapport multiple. L'Onu a décidé dutiliser la pleine gestion de postes, ceci signifie que chaque employé a besoin d'un poste. Pour le PNUD, la gestion de postes sera décentralisée au niveau des bureaux de pays pour des postes spécifiques, à savoir les postes financés à partir de ressources secondaires et de chacun des postes de niveau série 300.

31 30 La gestion de postes pour le Programme de Cofokama Au cours de lélaboration de la proposition pour le programme durgence d'éducation et de formation, l'équipe de P.M. a décidé de recruter un FTE supplémentaire qui remplira un rôle double: Servir de conseiller en politique d'éducation (rôle principal) Prendre en charge la gestion de projet de ce projet en particulier Aujourd'hui vous avez reçu une demande par de l'équipe de P.M. pour créer le poste pour ce FTE supplémentaire Allons voir en détail le processus commercial de gestion de postes vacants

32 31 La gestion des postes vacants A p pr o b at io n d u p o st e Véri ficat ion du bud get pou r le post e Déte rmin er la sour ce de finan cem ent Pos te vac ant/ bes oin ide ntifi é Processus de la création de poste CréerleposteCréerleposte Principales modifications sous ERP Répertoire du ToR Contrôle des engagements A détailler de façon complète Points dintégration Cr éa tio n de la de m an de de po st e Mise en projet Plan Comptable Approbation en ligne Suppression de la certification Décentralisation La gestion de projet La gestion de projet RHFinances RH Saisie des données à la source Stockage électronique des documents

33 32 Déterminer les données nécessaires pour créer un poste Avant qu'on ne puisse créer une position, on doit s'assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles PeopleSoft vous oblige de finir la transaction dun seul coup, vous ne pouvez pas laisser la création de poste en suspens Pour ce scénario, les données requises pour créer le poste pour le nouveau membre du projet devront venir de l'équipe de P.M. Utilisons OnDemand pour déterminer les données nécessaires pour créer un poste. Au cours de l'exemple, préparez une liste de toute l'information requise

34 33 OnDemand comprend quatre étapes – voyons au cours de notre identification de ce quil faut pour créer un poste Voyez-le! Sachez-le! Faites-le! Essayez-le! 4ème étape à effectuer lorsque le système est live Comment faire

35 34 Création de poste dans OnDemand Nous créerons maintenant un poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Position Management Cliquez sur Learn about Position Management… Cliquez sur Create a Position Ici on vous montrera comment créer un poste

36 35 Avez-vous reçu toutes les informations nécessaires? Vérifiez l'information que vous avez reçue de l'équipe de P.M. (polycopiés) avec la liste de données nécessaires que vous venez de créer. Avez-vous toutes les informations nécessaires pour la création de poste ? Si la réponse est non, il faudra recontacter léquipe de PM team avant de créer le poste Match?

37 36 La création de poste – la décentralisation pour le PNUD Chacun des postes LOCAUX de série 100 peuvent être créés localement à lexception des postes approuvés par le Conseil exécutif, les postes non affectés et ceux de niveau général - Aucun besoin de venir voir lOBR Vérifiez le document de type de poste (polycopié) pour plus de détails La gestion des postes exigera dorénavant que des postes soient crées pour TOUT LE personnel qui sera payé à travers le livre de paie global Tout en améliorant le processus d'affaires, il décale également la responsabilité (c.-à-d. les bureaux de pays sont maintenant responsables) Le cadre de contrôle doit assurer la division de travail proportionnée et des points de contrôle financier suffisants (séparation des responsabilités)

38 37 Exercice – il faut les faire avant de lancer le Live Pilot Pour lexercice, vous devez créer la demande de poste dans OnDemand avant que nous ne fassions l'exercice dans Live pilot Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Create a Job Requisition Ici on vous montrera comment créer une demande de poste

39 38 Rôle de l'administrateur de poste dans la gestion des postes vacants Ladministrateur de poste va créer/modifier un poste ou son financement pour les NOUVEAUX postes – changement de statut à PROPOSE Type de Contrat - Détermine le type de poste Niveau– Détermine le groupe de paie Durée – Détermine les dates réelles Plan Comptable - Détermine les lignes de distribution du poste Pourcentages – Détermine le Pourcentage de chaque ligne de distribution Autres données – fournit dautres données nécessaires pour pouvoir enregistrer le poste Transmettre à ladministrateur des finances pour approbation

40 39 Rôle de l'administrateur des finances dans la gestion des postes vacants Ladministrateur des finances fera le suivant: Vérifier le type de poste et les conditions budgétaires Vérifier les combinaisons du Plan Comptable Vérifier les fonds disponibles contre la disponibilité des fonds des combinaisons du Plan Comptable Approuver la création de poste ou le changement de répartition des fonds Informer ladministrateur de poste de son approbation ou des modifications effectuées Ensuite ladministrateur de poste changera le statut à Approuvé

41 40 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

42 41 L'équipe de P.M. a créé le TOR pour le poste supplémentaire et a publié une annonce sur le site Web du PNUD Plusieurs candidats ont postulé et vous, en tant que l'équipe RH, avez fait une présélection des candidats appropriés Les informations sur les candidats pré-sélectionnés seront saisies dans le système Des entretiens dembauche avec les candidats restants ont été tenus et, dans un effort partagé avec l'équipe de P.M., vous avez choisi un candidat approprié pour le poste Le candidat choisi sera offert un contrat Voyons de près le processus dembauche Le recrutement pour le Programme de Cofokama

43 42 Le processur dembaucher A détailler de façon complète Points dintégration Tout au long du processus il y a une interaction intense avec l'équipe de P.M. ContratContrat OffreOffre ApprobationApprobation S él e ct io n d u c a n di d at M e n e r e n tr e ti e n s R é c e p ti o n C V Dé vel op per crit ère s de tri P u bl ie r l a n n o n c e Le processus dembaucher Fix er entr etie ns de mb auc he Principales modifications sous ERP La gestion de projet RH La gestion de projet RH Approbation en ligne Suppression de la certification Décentralisation Saisie des données à la source Stockage électronique des documents

44 43 Réception des CV – quel lien avec PeopleSoft? PeopleSoft nous permet de stocker et de dépister les informations sur les candidats (par exemple l'adresse, parcours éducatif, et même des CV et lettres de motivation complets) On peut décider d'enregistrer les informations sur tous les candidats reçus, seulement pour ceux qui ont été sélectionnés pour un entretien ou juste celles du candidat sélectionné pour le poste. Au Cofokama on a décidé de nenregistrer que les informations des candidats interviewés afin que le comité ait accès à toutes les informations avant la tenue des entretiens Passons à OnDemand pour voir comment enregistrer les informations de candidat. Créez une liste du des informations nécessaires de base pour enregistrer les informations de candidat

45 44 Ajouter un candidat externe à une demande de poste Nous ajouterons maintenant les candidats externes à la demande de poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Add an External applicant Ici on vous montrera comment ajouter des informations sur les candidats externes

46 45 Création de loffre et du contrat Le candidat pour le poste de conseiller en politique d'éducation a été choisi par le comité et maintenant nous devons refléter ceci dans PeopleSoft Le statut du candidat sélectionné changera de 020 – Postulé (ou 060 – Entretien) à 080 – Prêt pour lembauche Le statut des autres candidats à cette demande de poste changera de020 – Postulé to Rejeté Vous préparerez le contrat du candidat sélectionné

47 46 Mise à jour des informations du candidat dans OnDemand Nous mettrons à jour maintenant l'information sur un candidat pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Update/View/Correct Applicant info Ici on vous montrera comment modifier les informations dun candidat

48 47 Lembauche dun candidat dans OnDemand Nous embaucherons maintenant lun des candidats en tant que membre de projet dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Hire Cliquez sur Learn about the Hire process Cliquez sur Hire 100/300 series local & 300 IP Ici on vous montrera comment embaucher quelquun pour un poste spécifique

49 48 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

50 49 Transactions pour gérer les talents et les performances - pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Définir le cadre de nos compétences Assigner des compétences aux postes Évaluation des compétences personnelles Comparaison des compétences Exécuter la recherche de compétences En Externe RCA (Évaluation des résultats et des compétences) CRG (Groupe dexamen des carrières) RCAC (Centre dévaluation du Coordonnateur Résident) SME (Exercice de gestion de la succession) LEAD Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

51 50 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

52 51 Transactions pour gérer les connaissances – pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Définition des ressources de formation Définition des détails du programme/du coût Gérer le Budget de formation Sélection des Participants Gérer la Participation Le traitement des demandes de formation Rapports de formation/de programme En externe Cours d'atelier La formation en externe VDA (École virtuelle du développement) / MDC (Centre de développement de la gestion) Congés sabbatiques / EAP (Programme d'Aide d'Éducation) ICDL Réseaux De Pratique CMSCW Atelier sur les qualités relationnelles et la gestion du changement MSP/MSMP (Prog.de gestion) Formation ERP Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

53 52 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

54 53 Transactions pour la gestion de carrière – pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Évaluation des résumés de carrière Dépistage des compétences / Accomplissements Préparation du plan de carrière Rapports de carrière Identification des postes clés La planification de la succession En externe Consultation de carrière Recherche demploi SME (Exercice de gestion de la succession) Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

55 54 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

56 55 La gestion des mandats (organisation événementielle) Il y a différents changements d'organisation possibles qui sont reflétés dans la section des mandats: Ré-affectations (avec et sans la demande de poste) Changements de salaire Promotions (y compris lindemnité de fonctions - SPA) Rétrogradations Congés spéciaux (avec ou sans paie) Principales modifications sous ERP Tout le personnel du bureau de pays (de séries 100 & 300) est géré dans un seul système Les données RH précises et à jour sur des postes et les employés sont saisies et préservées localement

57 56 Exercices supplémentaires sur la gestion des mandats dans OnDemand Pour lexercice, il faut réaffecter un employé dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Manage Assignments (Organization Events) Cliquez sur Learn about Reassignments Cliquez sur Reassignments resulting from Ad Hoc/SME Re-organization Ici on vous montrera comment réaliser une ré-affectation

58 57 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

59 58 Transactions pour gérer les événements personnels PeopleSoft Changement de statut marital Changement de statut de visa Changement de nationalité Modification des personnes à charge Congé annuel/maladie Octroi des indemnités Récupération des avances (octroyées dans la module des finances) PAIE RH

60 59 Exercices supplémentaires sur la gestion des événements de la vie dans OnDemand Comme exercice, il faut faire une changement personnel pour un employé dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Manage Life Events Cliquez sur Learn about Personal Data Cliquez sur Enter a marital status change Ici on vous montrera comment changer les données personnelles

61 60 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

62 61 Séparation et arrêt (1/2) La séparation désigné sous le nom Termination dans PeopleSoft La séparation change le statut de lemployé en inactif et l'employé reste sur le livre de paie jusquà la veille de la date réelle de l'arrêt La séparation déclenche également un avis d' aux directeurs des ressources humaines Une séparation ne calculera aucun montant dû à l'employé tel que les soldes exceptionnels de congé, l'indemnité de la séparation ni aucun montant à récupérer par l'organisation de l'employé tel que le paiement des factures de téléphone, les avances sur les déplacements ou la documentation (LP's, G4's) Ces calculs continueront à être effectués en dehors de du système et seront inclus dans le dernier chèque de règlement

63 62 Séparation et arrêt(2/2) Notez qu'à moins que l'administrateur du livre de paie en est informé, le dernier chèque de règlement sera transmis automatiquement à l'employé L'administrateur de livre de paie retiendra le salaire final jusqu'à ce que tous les calculs pour le chèque de règlement soient complet Si l'employé choisit de participer aux avantages post emploi (after service benefits), ceci doit être enregistré aux pages d'inscription des avantages

64 63 Exercices facultatifs – vous pouvez vérifier le processus dune séparation dans OnDemand Exercices facultatifs – vous pouvez vérifier le processus darrêt dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Separation & Termination Cliquez sur Learn how to process terminations Cliquez sur Process separation or Process separation – Separation package SLWFP Ici on vous montrera comment traiter une séparation

65 64 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

66 65 Livre de paie– Le Cycle de vie Budget Embaucher un employé Poste Lancer le livre de paie Inscrire lemployé dans le livre de paie Traiter les entrées du livre de paie Inscription des avantages Effectuer le paiement de salaires Flux des informations

67 66 La structure de base du livre de paie (1/2) Pay Entity : est la banque et la devise de source. Pay Group : est un groupement logique des employés payés en même temps. Ils partagent les mêmes caractéristiques. Payee : lemployé qui reçoit le salaire. Eligibility Group : éléments spécifiques pour lesquels une certaine population de bénéficiaire peut être éligible. Element Group : sont des groupes personnalisés de revenus, de déductions ou d'éléments d'absence. Element : sont les modules du livre de paie. (codes de taux, dates, durées, formules, listes de processus, règles darrondissement, des revenus, des déductions) Element Element Group Eligibility Group Payee Pay Group Pay Entity

68 67 Lidée de base du livre de paie(2/2) Payroll Run Control : Lancement du livre de paie ou du processus dabsence Calendar Group ID : Quelles périodes seront traitées lors dun lancement spécifique du livre de paie. Calendar ID : Quels bénéficiaires seront traités. Rassemble le groupe de salaire et la période. Run Type ID: Quels éléments seront traités. Par exemple, le livre de paie ou les absences. Calendar Period ID: Quelle période de paie sera traitée. Payroll Run Control Calendar Group ID Calendar ID Run Type ID Calendar Period ID

69 68 Traductions dans la terminologie de lOnu Payroll Run Control: Des processus en lots lancés au niveau global suivant un planning établi par le PNUD. Pay Group: quels employés seront traités: MAC_PM (personnel national) MAC_INT (personnel international – ALDs) Calendar ID : Quels employés seront traités et et pour quelle période. MAC_PM 2003M04 MAC_PMA 2003M04 = MAC (Pays) = PM (paiement mensuel) PMA (Absences mensuelles) = 2003 (année) = M04 (Mois) Payroll Run Control Pay Group Calendar ID

70 69 Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand Cherchez Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de lécran Cliquez sur Global Payroll Cliquez sur les différents sous-menus Ici on vous montrera comment changer les données du livre de paie

71 70 Nous avons embauché un expert en matière de politique d'éducation pour le programme durgence d'éducation et de formation Nous avons acheté, et avons payé l'équipement de formation (léquipe de CAPM en coopération avec les équipes de P.M. et de FRM) Nous avons reçu et avons saisi léchéancier de remboursement des contributions et des contributions liées dans Atlas Le RR a demandé un rapport détaillant le progrès du projet par rapport aux activités exécutées aussi bien que létat financier du projet Le P.M. a créé un rapport en utilisant Atlas qui fournira au RR les informations à jour sur le programme durgence déducation et de formation Mise à jour du projet Mise à jour du projet:

72 71 Agenda Objectifs Points dintégration Vue densemble du projet Vue densemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

73 72 Rôles et Responsabilités au service des ressources humaines 6 profils d'utilisateur ont été identifiés dans la module RH dAtlas : Manager HRGP Administrateur des ressources humaines Administrateur du livre de paie global Administrateur de poste Responsable du traitement des absences Super-Utilisateur commercial

74 73 Schéma du processus RH - Rôles et responsabilités Entrée du livre de paie Absences Revenus & Déductions Gestion de poste Embauche de lemployé Établir lien Employé au groupe de salaire Lancer le livre de paie Processus central en batch Payer vos employés Rôle: Administrateur De poste Rôle: Administrateur des Ressources humaines Rôle: Responsable du traitement des absences & Administrateur du livre de paie global Rôle: Administrateur livre de paie global Maintenant voyons en détail chaque profil dutilisateur

75 74 HRGP Manager – qui sera-t-il? Membres d'une équipe de gestion dans un bureau qui ont des responsabilités dans le domaine des ressources humaines et du livre de paie Les directeurs dun bureau de pays pourraient inclure le RC/RR, le directeur de pays, le DRR, le directeur des opérations, et dans quelques bureaux l'ARR. Les directeurs à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

76 75 HRGP Manager – que fera-t-il/elle dans PS? L'accès de HRGP Manager permet l'examen des données et des transactions, aussi bien que des rapports dans tout le système Atlas RH/ livre de paie global. Il permet les managers de regarder les dossiers historiques, actuels et futurs. Il permet également aux managers de mettre à jour des dossiers futurs Un manager peut aussi ajouter un dossier dans les domaines suivants: Recrutement, RH, benefits, le livre de paie & le traitement des absences Pour plus de détails veuillez vérifier à la polycopié sur les profils d'utilisateur

77 76 Administrateur des ressources humaines– qui sera- t-il? Un employé qui effectue un ensemble de transactions dans les domaines suivants - recrutement, ressources humaines et benefits. En fonction de la taille du bureau, elle peut être exécutée par un ou plusieurs employés Ladministrateur RH dans un bureau de pays peut être le chef du personnel, le responsable des ressources humaines ou le directeur des opérations. L'administrateur RH à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

78 77 Administrateur des ressources humaines – que fera- t-il/elle dans PS? (1/2) Recrutement - écrit l'information des candidats sur la liste finale, enregistre le processus d'entretien, enregistre l'information RH de du candidat réussi. Dans la vague 2, E-Recrute aura automatisé toutes ces étapes Ressources humaines – traite une embauche directement ou à partir dun tableau des candidats, saisit toutes les données personnelles et biographiques, prépare les contrats, saisit les coordonnées durgence, le passeport et les données de la carte didentité, saisit des données du poste (par exemple le poste, le département, le lieu, le plan de salaire, la catégorie). Traite tous autres Actions/Raisons (actions de personnel) qui ont lieu pendant la durée du service de lemployé, par exemple des promotions, des ré- affectations, du SLWOP et des séparations.

79 78 Administrateur des ressources humaines – que fera- t-il/elle dans PS? (2/2) Benefits - saisit des données sur des personnes, les bénéficiaires et les membres du ménage, traite des changements à ces derniers, inscrit les employés et dépendants/bénéficiaires dans l'assurance- maladie, la assurance-vie et les fonds de pension de retraite. Installent des indemnités telles que l'allocation de langue. Installent ASHI et ASLI pour des retraités et des employés dans SLWOP Traitement des fournisseurs – Dans la Module des achats, saisit/modifie les données sur les fournisseurs dans le Tableau de fournisseur, lance des demandes, écrit des ordres d'achat, prépare les contrats. On accordera à l'administrateur RH l'accès sécurisé dans la module des achats pour traiter cette transaction particulière Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

80 79 Administrateur du livre de paie global– qui sera-t-il? Un employé qui exécute les fonctions de livre de paie qui sont habituellement déterminées avec l'aide du point focal RH. En fonction de la taille du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés. Administrateur GP dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations. Ladministrateur GP à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

81 80 Administrateur du livre de paie global – que fera-t- il/elle dans PS? Effectuer des transactions ayant un impact sur le livre de paie telles que les revenus et les déductions uniques ou récurrentes, les primes, le paiement d'heures supplémentaires et l'allocation de transport Administration de la rétroactivité, des récupérations et des ajustements Maintien des calendriers dabsence pour le lieu en question Validation des résultats d'essai du livre de paie avant le dernier lancement de la paie Maintien des données bancaires des employés Dépistage et ajustement des soldes de congé ayant un impact sur la paie Communication de lactivité du livre de paie aux Managers. Production de rapports et denquêtes de paie Production des fiches de paie pour les employés La gestion des recevables et des sommes à payer ayant un impact sur le livre de paie y compris la facturation des avantages pour les retraités et SLWOP Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

82 81 Ladministrateur des ressources humaines contre Ladministrateur du livre de paie global Pour assurer une bonne séparation des responsabilités, il est vivement recommandé que l'administrateur GP et ladministrateur RH ne devraient pas être le même individu.

83 82 Administrateur de poste– qui sera-t-il? Un employé qui exécute les fonctions de budget qui détermine les dispositifs de financement pour la création et les prolongements des postes clés et des postes secondaires au du PNUD (OBR seulement). En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés Ladministrateur de poste dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations - ou quelqu'un dans le PSU.. L'administrateur de poste à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes Ladministrateur de poste au sein du PNUD (au niveau local) pourrait être aussi ladministrateur GP

84 83 Administrateur de poste– que fera-t-il/elle dans PS? Création ou mises à jour/modifications des postes dans le Tableau de postes Association du plan comptable aux postes sur le Tableau de distribution de poste Des ajustements/amendements du plan comptable si besoin est Reportage des données du poste Reportage des données du plan comptable par rapport à ces postes Des ajustements/amendements du GL si besoin est Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

85 84 Responsable du traitement des absences – qui sera- t-il? Un employé qui rassemble et surveille les dossiers dabsence pour les employés. En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés Les moniteurs de congé dans un bureau local peuvent être au niveau d'associé, dassistant ou de secrétaire. Les moniteurs de congé à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

86 85 Le responsable du traitement des absences – que fera-t-il/elle dans PS? Entrer, modifier ou mettre à jour les dossiers de congé des employés Produire des équilibres de congé pour distribution et signature Pour plus dinformations veuillez consulter la polycopié sur les profils dutilisateur

87 86 Super-utilisateur – qui sera choisi? Se rapporte à l'accès de plus haut niveau de sécurité à toutes les fonctionnalités et à toutes les actions dactylographiées dans Atlas Ce niveau de l'accès est global -- il fournit l'accès d'utilisateur à toutes les fonctionnalités au sein dAtlas Le profil de super-utilisateur sera accordé à quelques directeurs principaux au niveau du siège -- ce profil d'utilisateur sera également accordé par la suite au niveau sous-régional ou régional Les super-utilisateurs auront également des remplacements afin de garantir le déblocage permanent à tout moment

88 87 Super-utilisateur – que fera-t-il/elle dans PS? Sera censé connaître ou apprendre toutes les transactions des profils d'utilisateur précédents Il/elle devra pouvoir exécuter toutes les transactions dans toute les modules concernées

89 88 Mieux travailler!! Accès en ligne aux données RH, au livre de paie et aux rapports Plus besoin de chasser les gens – linformation est au bout des doigts! Tout en un seul système Possibilités augmentées de gestion de ressources humaines, procédures claires dans toute l'organisation Partage global des données RH Partage des connaissances/ expériences avec dautres centres dactivité/bureaux de pays, le partage des données sur le personnel (p.ex. les transferts) Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines(1/2) Nouvelles capacités/ Nouveaux outils Avantages Résultat

90 89 Plus de responsabilité au niveau du bureau de pays permet plus d'agilité dans des processus RH. Le bureau de pays peut répondre plus rapidement et de manière plus précises aux situations spécifiques du pays/projet Délégation de certaines tâches au bureau de pays (p.ex.la création de poste) Mieux travailler!! Permet la flexibilité parce que les fonctions principales peuvent être exécutées à distance. Les transactions RH peuvent être exécutées par d'autres bureaux de pays et être approuvées en ligne par lemployé désigné Le système intégré tient compte des lieux multiples d'accès simultanément Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines (2/2) Nouvelles capacités/ Nouveaux outils Avantages Résultat

91 90 Questions-réponses


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