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1 Projet de stratégie du Secrétariat général de l'OEA en matière de ressources humaines Secrétariat aux questions administratives et financières.

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1 1 Projet de stratégie du Secrétariat général de l'OEA en matière de ressources humaines Secrétariat aux questions administratives et financières

2 POLITIQUE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DE L'ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS EN MATIÈRE DE RESSOURCES HUMAINES DÉCIDE : 1. De charger le Secrétariat général de présenter une Stratégie globale révisée relative aux ressources humaines au plus tard le 30 août 2012, y compris toute révision requise du chapitre III des Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général intitulé Personnel, ainsi que l'emploi doutils d'information sur les ressources humaines, notamment des organigrammes, des descriptions de postes et des dispositions de supervision pour tous les postes, à lexamen du Conseil permanent en vue de son approbation avant le mois de novembre La Stratégie globale révisée relative aux ressources humaines devrait aussi inclure un plan de réforme des mécanismes actuels de concours, dengagement sous contrat, de classement, de promotion, davancement et de notation en vue dassurer un processus de recrutement au Secrétariat général qui soit performant, transparent et compétitif pour tout le personnel sous contrat, y compris les titulaires de contrats à durée déterminée de série A. AG/RES (XLII-O/12)

3 3 Projet de stratégie du Secrétariat général de l'OEA en matière de ressources humaines Secrétariat aux questions administratives et financières I. Introduction

4 4 Vision Positionner le Secrétariat général de l'OEA au premier rang parmi les organisations internationales sur le plan de la transparence, la responsabilité et la fiabilité de sa structure de direction. Établir, au sein du Secrétariat général de l'OEA, des normes de fonctionnement internationales en adoptant pour cela les principes les plus stricts de performance reposant sur le mérite, la compétence et la probité. Aider le Secrétariat général de l'OEA à accomplir ses multiples mandats en le dotant d'un personnel talentueux, divers, compétent et motivé, capable de contribuer à la réalisation des buts institutionnels. Projet de stratégie en matière de ressources humaines: Introduction

5 5 Objectifs Aligner les mécanismes d'engagement du Secrétariat général de l'OEA sur les réalités actuelles. Accroitre la capacité de réaction et d'adaptation aux nouveaux défis en rationalisant les processus régissant les ressources humaines. Accroitre la responsabilité dans les pratiques appliquées aux ressources humaines en dotant lOrganisation d'informations complètes et exactes sur tout le personnel du Secrétariat général au moyen de la conception doutils d'information sur les ressources humaines. Disposer dun processus de recrutement et de sélection qui soit performant, rentable et qui renforce les principes d'équité et de transparence, en prenant en compte les compétences du candidat ainsi que la répartition géographique équitable et l'équilibre entre les hommes et les femmes. Améliorer la planification du Secrétariat général de l'OEA en matière de ressources humaines de sorte à prévoir les difficultés futures et planifier ses besoins de personnel en conséquence. Réduire le risque d'engagement de la responsabilité institutionnelle en faisant en sorte que :i) les droits du personnel soient observés conformément aux règlements du Secrétariat général de l'OEA et ii) le personnel bénéficie de conditions demploi qui soit justes et contribuent à la motivation du personnel et à son engagement envers l'Organisation. Projet de stratégie en matière de ressources humaines: Introduction

6 6 Projet de stratégie du Secrétariat général de l'OEA en matière de ressources humaines Secrétariat aux questions administratives et financières II. Contenu

7 Série A : Accordé dès l'engagement à l'issue d'un processus de recrutement par concours. Prévoit des examens d'aptitudes linguistiques. Sélection par entrevue en groupe avec le secteur demandeur, la DRH et le conseiller en recrutement et sélection (personne "indépendante" sélectionnée, à partir d'une liste de candidats possédant la probité et l'expérience voulues, par le président de l'Association du personnel et agréée par le SG). Prolongations annuelles conditionnées par des résultats satisfaisants. Approbation de l'octroi d'un contrat de série A pour les postes de grade inférieur à P-4 : SAF, avec la participation du président de l'Association du personnel. Pour les grades grade P-4 et les grades supérieurs, examen et recommandation du Comité consultatif de sélection et de promotion, et approbation du SG. Série B : Accordé après 4 ans de service continu sous contrat de série A, à condition : i) que lemployé ait obtenu des résultats satisfaisants aux notations du personnel pour au moins trois de ces quatre années et que les résultats de la notation de la quatrième année soient satisfaisants ; ii) que lemployé ait eu une bonne conduite pendant ses quatre années de service sous contrat de série A ; iii) que lemployé ait réussi à l'examen sur les connaissances générales de l'OEA ; iv) quil existe une attestation de financement pour le contrat rattaché au poste que lemployé occupe alors ; v) quil ny ait pas de lettre du supérieur hiérarchique exposant les motifs pour lesquels le contrat ne devrait pas être octroyé. Prolongations annuelles conditionnées par des résultats satisfaisants. Secrétaires exécutifs et de commission - Contrat de série B : Accordé dès l'engagement. Sélection en conformité avec les statuts de la commission concernée. Approbation de l'octroi d'un contrat de série B : SG. Personnel de direction - Contrat de série B : Accordé dès l'engagement. Examen et recommandation du Comité consultatif de sélection et de promotion selon la même procédure établie à l'article 44 des Normes générales. Examen et recommandation du Comité consultatif de sélection et de promotion, approbation du SG. Contrat continu : Accordé après 4 ans de service continu sous contrat de série B à condition : i) que lemployé n'ait obtenu de résultats non satisfaisants à aucune notation du personnel pendant les quatre dernières années et pas plus d'une notation à résultats non satisfaisants durant tout son service au Secrétariat général de l'OEA ; ii) que l'employé ait observé une bonne conduite et qu'il n'ait fait l'objet de pas plus d'un blâme écrit durant les quatre dernières années de service en tant que membre du personnel et n'ait pas fait l'objet d'une mesure disciplinaire au moyen de l'application d'une mesure plus sévère telle que recommandée par un comité de discipline ou un responsable d'audience dans le cadre du processus de licenciement sommaire prévu aux termes des présentes Normes générales ; iii) qu'il n'existe aucune lettre de son supérieur hiérarchique exposant les motifs pour lesquels un contrat ne doit pas être accordé ; iv) dans le cas où le membre du personnel est financé par le Fonds ordinaire, quil existe une certitude raisonnable que le poste occupé par ce membre du personnel ne sera pas éliminé dans le cadre dune réduction des effectifs durant les douze prochains mois ; et dans le cas où le membre du personnel est financé par des sources en dehors du Fonds ordinaire, quil existe une quantité suffisante de ressources dans la réserve établie à partir de sources en dehors du Fonds ordinaire pour verser les indemnités correspondantes en cas de cessation de service avant ou durant la clôture de lexercice budgétaire suivant. Remarque: Réduction de l'indemnisation pour cessation de service à deux semaines du salaire de base final par année de service, jusqu'à concurrence de six mois de salaire de base. Contenu de la stratégie en matière de ressources humaines : Cycle d'organisation des carrières des membres du personnel du Secrétariat général de l'OEA – Tous fonds Série BContrat continu Retraite à 65 ans Série A EngagementAnnée 4Année 8

8 Les autres ressources humaines du Secrétariat général de l'OEA sont : Contractuels indépendants : Des personnes engagées par contrat afin de réaliser une tâche précise ou de fournir des services au Secrétariat général de l'OEA. Durée maximale du contrat : 309 jours. Stagiaires : Des étudiants d'université ou récemment diplômés universitaires qui fournissent au Secrétariat général de l'OEA des services supervisés mais sans rémunération. Durée du contrat : 3 mois. Bénévoles : Des personnes qui fournissent au Secrétariat général de l'OEA des services à titre gratuit. Durée maximale du contrat : 3 mois. Jeunes cadres : Des diplômés d'université âgés de moins de 40 ans qui fournissent au Secrétariat général de l'OEA des services contre rémunération. Durée maximale du contrat : 2 ans. Contenu de la stratégie en matière de ressources humaines : Autres ressources humaines

9 Stratégie en matière de ressources humaines: Planification et avancement des carrières des membres du personnel du Secrétariat général de l'OEA Lessentiel : 1.Chaque nouveau poste sera classé et certifié par un expert des Nations Unies 2.Chaque poste devenu vacant sera classé par un expert de l'ONU, sauf si le poste a fait l'objet d'un classement adéquat au cours des 5 dernières années. 3.Chaque poste fera l'objet d'un classement au moins une fois tous les 6 ans. 4.À l'exception du Secrétaire exécutif au développement intégré, désigné Directeur général de lAICD et des secrétaires, conseillers et assistants du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint, qui sont nommés à des postes de confiance, chaque poste vacant sera pourvu au moyen d'un processus de recrutement par voie de concours. 5.Tous les concours seront des concours externes, à l'exception de ceux concernant les postes reclassés, auxquels au moins deux candidats qualifiés ont postulé au moyen d'un processus de concours interne.

10 10 En ce qui concerne les secrétaires exécutifs, le recrutement obéit aux dispositions des organes respectifs et la nomination est approuvée par le SG En ce qui concerne le personnel de direction, un concours menant à loctroi dun contrat de série B à travers le Comité consultatif de sélection et de promotion (CCSP) et avec l'approbation du SG. Projet de stratégie en matière de ressources humaines : Lessentiel

11 11 Des conditions égales pour tous les membres du personnel, quel que soit le fonds (Fonds ordinaire, fonds RCI, fonds spécifiques) Des concours organisés avant l'octroi de contrats de série A et pour les promotions : oSélection sur recommandation d'un groupe de 3 personnes comprenant le directeur du secteur, un spécialiste de la DRH et une personne sélectionnée à partir d'une liste, nommée par le président de l'Association du personnel et approuvée par le SG. oGrade inférieur à P-4 : Approbation par le SAF, avec la recommandation du groupe (droit de veto du président de l'Association du personnel ; en cas de veto, le dossier est renvoyé au CCSP pour examen) oP-4 et grades supérieurs : Recommandation du CCSP, approbation du SG Projet de stratégie en matière de ressources humaines : Lessentiel

12 12 Les contrats de la série A peuvent être prolongés pendant une période n'excédant pas 4 ans. Les contrats de série B sont accordés la 5 e année aux membres du personnel qualifiés Les contrats continus sont accordés la 9 e année aux membres du personnel qualifiés Indemnisation pour cessation de service sous contrat continu = 2 semaines par année de service, à concurrence de six mois Projet de stratégie en matière de ressources humaines : Lessentiel

13 13 Stratégie en matière de ressources humaines Projet de plan de transition 1.Établissement d'une liste de tous les membres du personnel actuels par date d'entrée en service. 2.Tous les membres du personnel sous contrats de série A (court terme) qui, au moment de la prise d'effet de la nouvelle stratégie, comptent plus de 4 ans mais moins de 8 ans de service sous ce type de contrat seront admissibles à des contrats de série B (long terme) et un processus de concours externe sera planifié conformément à la nouvelle règle. 3.Tous les membres du personnel sous contrats de série A (court terme) qui, au moment de la prise d'effet de la nouvelle stratégie, comptent plus de 8 ans de service seront admissibles à un contrat continu et un processus de concours externe sera planifié conformément à la nouvelle réglementation. 4.Tous les membres du personnel sous contrats de série B (long terme) qui ont été nommés à l'issue d'un concours conformément à larticle 44 des Normes générales et qui, au moment de la prise d'effet de la nouvelle stratégie, comptaient plus de 4 ans de service après avoir remporté le concours deviennent admissibles à un contrat continu, s'ils réunissent toutefois les conditions prévues dans la nouvelle réglementation. 5.Pour tous les membres du personnel sous contrat de série B (long terme) qui n'ont pas été nommés par concours conformément à larticle 44 des Normes générales, un concours externe sera organisé. Si les membres du personnel remportent un concours et comptent plus de 8 ans de service sous ce type de contrat, ils deviennent admissibles à un contrat continu s'ils réunissent les conditions conformément à la nouvelle réglementation. Processus de concours

14 14 Les membres du personnel qui, au moment de la prise d'effet de la nouvelle stratégie, étaient admissibles à un contrat continu et comptaient au moins 8 ans de service sous des contrats de série A ou de série B ou les deux, financés par le Fonds ordinaire, auront droit à une indemnisation pour cessation de service aux termes de la réglementation actuelle, à condition de recevoir un contrat continu. En ce qui concerne les membres du personnel qui auront droit à un contrat continu après la prise d'effet de la nouvelle stratégie : si ce contrat est accordé, ils auront droit à une indemnisation pour cessation de service aux termes de la nouvelle réglementation. Indemnisation pour cessation de service pour les contrats continus Stratégie en matière de ressources humaines Projet de plan de transition

15 Catégorie d'emploiRéglementation actuelleStratégie proposée PersonnelPersonnel Fonction publique internationale Élimination progressive Personnel sous contrat continu (à durée indéterminée) Admissibilité et catégorie de fonds : Pour le personnel financé par le Fonds ordinaire uniquement, une fois qualifié et après concours Pourcentage cible : Entre 40 % et 50 % du personnel financé par le Fonds ordinaire Indemnité pour cessation de service : Un mois par année de service, à concurrence de 9 mois. Admissibilité et catégorie de fonds : Pour tous les fonds, accordé à des membres du personnel qualifiés, après 8 ans de service Pourcentage cible : Pas de limite Indemnité pour cessation de service : Deux semaines par année de service, à concurrence de 6 mois Personnel sous contrat de série A (court terme) Nomination : Nomination directe, sans concours Prolongation : Jusqu'à 3 ans Nomination : Nomination après concours externe Prolongation : Jusqu'à 4 ans Personnel sous contrat de série B (long terme) Nomination : Accordé après concours Prolongation : prolongations illimitées Catégorie de fonds admissible : Fonds ordinaire uniquement, à quelques exceptions près Nomination : Accordé aux membres du personnel qualifiés après 4 ans sous contrat de série A Prolongation : jusqu'à 4 ans Catégorie de fonds admissibles : Tous fonds Postes de confianceNomination : Nomination directe, à la discrétion du SG Pourcentage cible : à concurrence de 4 % des postes financés par le Fonds ordinaire Nomination : Nomination directe, à la discrétion du SG Pourcentage cible : à concurrence de 4 % des postes financés par le Fonds ordinaire Personnel de directions/oObjectif : Directeurs de départements Nomination : Contrat de série B, après concours externe Secrétaires exécutifss/oNomination : Conformément aux règles de l'organe de tutelle Personnel localObjectif : Engagés localement comme spécialistes ou personnel d'appui conformément au droit du travail du pays où ils fournissent leurs services Catégories : i) Cadres locaux ; ii) Personnel d'appui temporaire Objectif : Engagés localement conformément aux règles établies par leur lieu d'affectation ; fournissent des services professionnels ou d'appui Catégorie : i) Personnel local Personnel associéObjectif : Réalisent un travail de nature professionnelle, technique, administrative ou scientifique Accord : Conformément à un accord conclu avec une institution participant à des programmes dintérêt commun Restrictions : Ne bénéficie pas des droits et avantages sociaux accordés aux membres du personnel Aucun changement proposé Stratégie en matière de ressources humaines Récapitulatif – Personnel du Secrétariat général de lOEA

16 Catégorie demploiRéglementation actuelleStratégie proposée Autres ressources humaines Contractuels (CPR)Objectif : Fournir des biens ou des services Durée : Jusqu'à 309 jours Renouvellement : Après une interruption de 56 jours Aucun changement proposé StagiairesDurée : Trois mois Rémunération : Aucune Aucun changement proposé Bénévoless/oObjectif : Des personnes fournissant leurs services à titre gratuit Rémunération : Aucune Durée : Jusqu'à 3 mois Jeunes cadress/oConditions requises : Diplômés d'université, âgés de moins de 40 ans Durée : Jusqu'à 2 ans Nomination : Sélectionnés à partir d'une liste de personnes qualifiées. Sous réserve de disponibilité de fonds Rémunération : Oui Stratégie en matière de ressources humaines Récapitulatif – Autres ressources humaines

17 17 Projet de stratégie en matière de ressources humaines du Secrétariat général de lOEA Secrétariat aux questions administratives et financières III. Outils dinformation sur les ressources humaines

18 Outils dinformation sur les ressources humaines En 2011, le Secrétariat général a commencé à élaborer une nouvelle série d'outils d'information sur les ressources humaines gérés par Internet à l'intention de la direction, du personnel et des États membres. Ces outils sont inclus dans la base de données du personnel de l'OEA (OPDB) qui centralise toutes les informations concernant les ressources humaines de l'Organisation. À l'heure actuelle, l'OPDB couvre tous les membres du personnel, le personnel associé, les stagiaires et les contractuels. L'OPDB présente des organigrammes en temps réel pour tous les secteurs de l'Organisation. Certaines données actualisés récemment, qui concernent les relations hiérarchiques, sont en cours de saisie. Tous les utilisateurs devraient avoir accès au système d'ici le 4 e trimestre

19 Outils dinformation sur les ressources humaines L'OPDB regroupera des informations provenant de tous les systèmes dinformation sur les ressources humaines de l'OEA : – Notifications administratives (engagement, renouvellement de contrat, promotions) – Système de gestion des stagiaires et bénévoles – Système de gestion des congés – Notation du personnel – Système de gestion des contrats à la tâche (RBCS) pour les contractuels – Système de gestion des projets (suivi de l'emploi des ressources humaines dans les projets) L'OPDB est opérationnel en partie (parties vertes du diagramme suivant). D'autres modules sont en cours de restructuration (vert-gris) ou sont nouveaux (gris). 19

20 LP – Cadres locaux 20 Outils dinformation sur les ressources humaines OPDB - Base de données – Personnel de lOEA PARS – Système de requête de notifications administratives Système de gestion des stagiaires et bénévoles RBCS – Système de gestion des contrats à la tâche LMS – Système de gestion des congés PES – Système de notation du personnel PMS – Système de gestion des projets OASES – OAS Enterprise System Rapports Organigramme Paie Système en exploitation Système actuel en révision Système en cours délaboration TSP – Personnel dappui temporaire

21 OPDB - Base de données du personnel de l'OEA Contrats du personnel par catégorie 21

22 22 OPDB - Base de données du personnel de l'OEA Répartition du personnel par sexe

23 23 OPDB - Base de données du personnel de l'OEA Membres du personnel et contractuels

24 24 OPDB - Base de données du personnel de l'OEA Membres du personnel par nationalité

25 25 OPDB - Base de données du personnel de l'OEA Répartition du personnel par tranche dâge

26 26 OPDB - Organigramme Relations hiérarchiques du personnel

27 27 OPDB - Organigramme Hiérarchie au sein du personnel et des contractuels

28 28 OPDB - Organigramme Données concernant un membre du personnel

29 29 RBCS – Système de gestion des contrats à la tâche Contrats à la tâche actifs

30 30 RBCS – Système de gestion des contrats à la tâche Détails d'un contrat à la tâche

31 PES – Système de notation du personnel Nouvelle version du système de notation 31

32 32 PMS – Système de gestion des projets Détails dun projet


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