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Modalités de gestion des rémunérations et de lindemnité de transport pour les Groupements Solidaires Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -1.

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1 Modalités de gestion des rémunérations et de lindemnité de transport pour les Groupements Solidaires Modalités de gestion GS - 20/03/

2 Sommaire n 1.Habilitations n 2.DéFraiMy n 3.RemuNET n 4.Responsabilité du GS n 5.Obligations des OF n 6.Assistance de proximité n 7.Questions diverses Modalités de gestion GS - 20/03/

3 1.Habilitations Modalités de gestion GS - 20/03/

4 1.Habilitations - Mode de gestion > Mode de gestion délégué : Le mandataire du GS délègue la gestion des dossiers de demande aux différents OF intervenants sur le parcours. => Une habilitation spécifique GS doit être demandée pour la gestion des dossiers. Lhabilitation de chaque gestionnaire doit être validée par : - Le mandataire du groupement solidaire - Le directeur du centre de formation dont dépend le gestionnaire. > Mode de gestion GS : Le mandataire du GS gère tous les dossiers de demande et réalise la déclaration des frais et des états de présence pour la durée du parcours. => Il valide les demandes de création de compte uniquement pour les utilisateurs de lorganisme mandataire du GS. Il peut cependant donner des droits de consultation aux gestionnaires des autres organismes de formation qui font partie du GS. Remarque : Les habilitations sont de niveau GS et non pas de niveau parcours. Elles sappliquent donc au GS pour lensemble des parcours quil gère. Modalités de gestion GS - 20/03/

5 1.Habilitations – Mode de gestion Dans la demande dhabilitation on peut distinguer : n le mode enregistrement : Enregistrement de la saisie. On peut toujours intervenir pour modifier ou compléter la saisie. n le mode publication : Enregistrement et changement détat du dossier. On ne peut plus intervenir sur le dossier (sauf si on demande une dé-publication) Un gestionnaire dorganismes de formation peut avoir plusieurs habilitations : - Une habilitation spécifique OF pour les bons de commande au nom de lorganisme de formation, - Une ou plusieurs habilitations GS pour les bons de commande au nom du GS (en mode de gestion délégué ). En effet, un OF peut faire partie de plusieurs GS. Modalités de gestion GS - 20/03/

6 1.Habilitations - Modèle fiche Habilitation DeFraiMY. Modalités de gestion GS - 20/03/ Signature du mandataire du GS = Validation de la demande 6

7 1.Habilitations - Modèle fiche Habilitation RemuNET Modalités de gestion GS - 20/03/ Signature du mandataire du GS = Validation de la demande 7

8 2.DeFraiMY Modalités de gestion GS - 20/03/

9 2.DeFraiMY - Contexte Modalités de gestion GS - 20/03/ n La gestion des dossiers de demande dindemnité de transport est conditionnée par les données transmises par la Région. Cest le flux ARCA (Extranet Région) qui précise dune part, léligibilité des actions de formation et dautre part, leur mode de gestion. Ainsi, si le bon de commande est rattaché à un groupement solidaire, la gestion des dossiers se fera sous lhabilitation groupement solidaire. n Lidentification des modules de formation à lintérieur des parcours sera impossible. n Lensemble des stagiaires sera rattaché à laction de formation. Chaque gestionnaire détenant une habilitation GS visualisera lensemble des stagiaires mais ne devra intervenir que pour ses stagiaires et pour la durée de son parcours de formation. n Si le nombre de stagiaires par bon de commande est important cela peut nuire à la lisibilité de linterface. LASP ne dispose daucun élément pour filtrer les informations. 9

10 2.DeFraiMY - Gestion des DVI En fonction du mode de gestion GS : > Mode de gestion délégué : Le dossier de Demande de Versement de lIndemnité de transport est établi par le centre de formation qui reçoit le premier le stagiaire. > Mode de gestion GS : Le dossier est établi par le centre mandataire du groupement. Modalités de gestion GS - 20/03/

11 2.DeFraiMY - Saisie des frais > Mode de gestion délégué : Chaque centre au moment où il intervient dans le parcours déclare les frais pour les mois qui le concerne. Ex. Mois Mars => OF 1 (sous habilitation GS) Mois Avril => OF 1 (sous habilitation GS) Mois Mai => OF 2 (sous habilitation GS) > Mode de gestion GS : Le mandataire centralise toutes les données de présence et les déclare sous DeFraiMY. Modalités de gestion GS - 20/03/

12 2.DeFraiMY - Saisie des frais : cas particulier Modalités de gestion GS - 20/03/ CAS PARTICULIER : Dans le mode de gestion délégué, il peut arriver pour un mois donné que 2 centres doivent intervenir sur la même déclaration de frais de déplacement. 2 solutions sont alors possibles : Le centre mandataire centralise les données de présence pour le mois concerné et les saisit sous Defraimy = moins de risque derreur. Chaque centre saisit en se concertant, la plage qui le concerne = plus risqué (une note technique sera publiée pour expliquer comment procéder dans ce cas). LASP demande à privilégier le mode de gestion GS pour ce type de parcours. 12

13 3.RemuNET Modalités de gestion GS - 20/03/

14 Modalités de gestion GS - 20/03/ RemuNET - Contexte On distingue deux modes de gestion : > Mode de gestion délégué : Le mandataire du GS délègue la gestion des dossiers de demande de rémunération et les suivis aux différents OF intervenants sur le parcours. > Mode de gestion GS : Le mandataire du GS assume toutes responsabilités en terme de suivi des dossiers. Il gère les dossiers de demande de rémunération ainsi que les états de présence pour la durée du parcours. Dans ce cas, il est conseillé au mandataire du GS dhabiliter au minimum en «consultation» les OF qui composent le groupement afin de faciliter la transmission dinformations aux stagiaires (proximité de lOF). 14

15 3. RemuNET – Mode de Gestion Délégué Modalités de gestion GS - 20/03/ Dans ce cas : - Chaque organisme de formation assure tout ou partie du parcours, - Plusieurs cycles de formation peuvent être constitués à lintérieur dun même parcours, - Chaque cycle pourra se décomposer en plusieurs sessions. Un cycle de formation RemuNET sidentifie par : - une période de formation continue bornée (date début et date fin), - un ensemble de stagiaires, - un organisme identifié qui assure linstruction des dossiers durant de cette période. 15

16 3. RemuNET – Mode de Gestion Délégué Modalités de gestion GS - 20/03/ Tous les OF habilités au sein dun même GS visualiseront lensemble des cycles. Les cycles pourront être identifiés par un libellé sous RemuNET afin de faciliter la recherche. Lors de la saisie dun dossier afin davoir une meilleure lisibilité au niveau du suivi des dossiers, lintitulé de formation saisi (page 4 du RS1) devra être suffixé du nom de lOF qui accueille le stagiaire et de la commune où est situé lOF. Ex : Pour un BC – GS INSTEP/IRFA – dont lintitulé de formation est POI Si lOF qui accueille les stagiaires est lINSTEP à Toulouse, il faudra saisir au niveau de lintitulé de formation dans longlet 3 REMUNET : POI INSTEP TOULOUSE Ainsi lASP créera un cycle qui pourra se décomposer en plusieurs sessions De la même manière, pour les stagiaires accueillis par lIRFA, il faudra saisir : POI IRFA (commune) Un dossier simplifié devra être adressé à lASP à chaque changement de cycle et/ou dOF à lintérieur dun même parcours. Une fonctionnalité de duplication de dossier RS1 permettra de récupérer les données stagiaire et facilitera ainsi la constitution du nouveau dossier. 16

17 3. RemuNET – Mode de Gestion GS Modalités de gestion GS - 20/03/ n Dans ce cas, il nest pas possible de décomposer le parcours de formation dans le temps et suivant chaque organisme de formation. n Il sagit de parcours dans lesquels le calendrier de formation nest pas figé, chaque stagiaire peut avoir un parcours individualisé (exemple : pour la semaine 1 : x jours sur un module géré par l'OF 1 et y jours sur un autre module géré par l'OF 2). n Cest donc le mandataire du GS qui assure toute la phase dinstruction des dossiers et les suivis mensuels. 17

18 3. RemuNET – Mode de Gestion GS Modalités de gestion GS - 20/03/ n Dans ce mode de gestion, le mandataire du groupement solidaire sera le seul interlocuteur de lASP. Il gérera le suivi et la cohérence entre les divers organismes de formation dans lesquels se réalisent les différents parcours. 18

19 3. RemuNET – Règles communes Modalités de gestion GS - 20/03/ Deux cas peuvent se présenter : n Dans le cas où le parcours est géré comme un cycle RemuNET unique : La durée dinterruption à lintérieur du parcours de formation est inférieure ou égale à 15 jours. Un dossier de formation unique est constitué pour lensemble du parcours, La période dinterruption devra être signalée sur les états de présence, Dans ce cas, il est important de noter que durant la période dinterruption le stagiaire relève toujours de droit du statut de stagiaire de la formation professionnelle. n La durée dinterruption à lintérieur dun même parcours de formation est supérieure à 15 jours et inférieure à 3 mois. Lentité gestionnaire (organisme de formation ou le mandataire du groupement solidaire) devra clôturer le dossier sous RemuNET, Un nouveau dossier « simplifié » sera constitué. 19

20 3. RemuNET – Dossier Complet Modalités de gestion GS - 20/03/ Un dossier complet est un dossier dûment complété, signé et accompagné de la copie des pièces justificatives suivantes : - Justificatif didentité en cours de validité à lentrée en stage, - Relevé didentité bancaire non manuscrit et au nom du stagiaire, - Attestation vitale (et non copie de la carte vitale), - Tous justificatifs conditionnant la base de rémunération en fonction de la situation dans laquelle se trouve le stagiaire. Rappel : Le rappel des activités antérieures doit être renseigné chronologiquement jusquà la veille de lentrée en formation Une copie du bon de commande et de son tableau annexe devra être jointe à lenvoi du premier dossier et à chaque nouvelle session. Il nest plus nécessaire denvoyer les listes stagiaires. La Région Midi-Pyrénées adresse, chaque semaine, à lASP un flux de données issu de son Extranet. 20

21 3. RemuNET – Dossier Simplifié Modalités de gestion GS - 20/03/ Un dossier simplifié est un dossier dûment complété, signé et accompagné de la copie des pièces justificatives suivantes : - Décision de prise en charge du stage précédent, - Relevé didentité bancaire non manuscrit et au nom du stagiaire, - Tous justificatifs ayant une date de validité (ex : Titre de séjour, RQTH, Attestation CAF …) Au niveau du rappel des activités antérieures il nest pas nécessaire de tout reprendre. Renseigner uniquement la période située entre la fin du stage précédent et lentrée dans le nouveau stage même si aucune activité. 21

22 4. Responsabilité du GS Modalités de gestion GS - 20/03/

23 4. Responsabilité du GS Modalités de gestion GS - 20/03/ Dans ce nouveau mode de fonctionnement la responsabilité du mandataire du GS est capitale. n Il reste linterlocuteur privilégié de lASP, n Il est le garant du bon fonctionnement et assure la cohérence de la gestion des dossiers de rémunération et de lindemnité de transport, n Il a la charge de lattribution des habilitations sur les Extranet RemuNET et DefraiMY, n Dans le cas où il ne délègue pas, il doit assurer toutes les opérations de gestion en respectant les délais dinstruction. 23

24 5. Obligations des OF Modalités de gestion GS - 20/03/

25 5. Les obligations des OF Modalités de gestion GS - 20/03/ n Utiliser les Extranet RemuNET & DeFraiMY, n Saisir avec rigueur lensemble des informations demandées dans lExtranet Région, notamment les informations sur léligibilité des demandeurs (statut, type rémunération, date de début et de fin daction de formation, etc.), n Déterminer le type de suivi : temps partiel / temps plein, n Informer les stagiaires sur leurs dossiers et leurs paiements ainsi que sur les modalités de consultation sous RemuNET «stagiaires». NB : Evolution fonctionnelle de DeFraiMY (Septembre 2013) 25

26 6. Assistance de proximité Modalités de gestion GS - 20/03/

27 6.Assistance de proximité Modalités de gestion GS - 20/03/ Pour tout complément dinformation technique ou réglementaire, vous pouvez contacter notre assistance de proximité du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00. 27

28 7. Questions diverses Modalités de gestion GS - 20/03/


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