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1 Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal RXI0402.

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1 1 Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal RXI0402

2 2 Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Aymeric Lavergne Hot Line informatique : accueil

3 3 Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Philippe Rouanet Hot Line informatique : accueil

4 4 LInterface Clic and Learn, les différentes zones écrans et les boutons : demander la parole répondre « OUI » à une question répondre « NON » à une question Interface « classe virtuelle »

5 5 sommaire contexte de la formation objectifs de la formation présentation générale de loutil publication

6 6 Objectif général A lissue de la formation RXI0402 intitulée «Publication sur un site Intranet avec SharePoint Portal », vous serez capable dutiliser les fonctionnalités dun site SharePoint portal (éditeur de contenu et webparts) afin de rédiger, de publier des pages dinformation et de communication et dinsérer des fichiers et des images dans ces pages. La formation est organisée en alternant des démonstrations et des travaux pratiques réalisés sur une base-école SharePoint Portal.

7 7 Documentation et plan de formation Les diapositives utilisées en cours sont disponibles en téléchargement sous la forme dun fichier Powerpoint sur la base école. La documentation de référence (fiches pratiques) est sur le site 100%pratique. Le module RXI0389 (2 jours en « présentiel ») traite des aspects création, paramétrage, gestion dun site SharePoint Portal.

8 8 présentation générale de loutil créer et publier une page « simple » –utiliser léditeur de contenu pour insérer du texte utiliser léditeur de contenu insérer liens, images, tableaux, fichiers en téléchargement dans une page utiliser les webparts insérer du contenu dynamique dans une page mise en page Objectifs intermédiaires / sommaire

9 9 - Où travaillez-vous et quel est votre métier ? - Avez-vous publié dans un site Intranet (Coquille, SPIP…) - Avez-vous déjà utilisé Sharepoint Portal ? - Quelles sont vos attentes concernant cette formation ? Tour de table « Tour de table »

10 10 présentation générale de loutil et de sa finalité

11 11 Quest-ce quOffice SharePoint Server 2007 (MOSS)? Solution serveur basée sur Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS) Intégration avec Office, Exchange et Communicator La première version, nommé SharePoint Team Services (STS), est sortie en même temps quOffice XP et était fournie avec Microsoft FrontPage par la suite cette version a pris le nom de Windows SharePoint Services v2 Création de sites web Gestion de contenu Partage de données structurées Gestion de la sécurité

12 12 Loffre DISU Nombre de sous sites (rubriques ou thèmes) illimité intégration à lActive Directory (AD : identification automatique) 3 principaux groupes dutilisateurs par défaut : Visiteurs, Membres (publicateurs) et Propriétaires attribution dune adresse de la forme nomdusite.domaine.ftgroup ou nomdusite-shp.domaine.ftgroup Limitation à 30 Go de stockage par collection de sites (espace « parent » + sous-espaces). 50 Mo maximum par fichier (pas de vidéos ni exécutables) 260 caractères max. pour nommer un lien URL Attention : éviter dutiliser des accents dans les noms de fichiers. Demande de création dun nouveau site par Rameau DMI

13 13 Le vocabulaire SharePoint Portal Site SharePoint : Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles. Dans SharePoint un site est toujours créé à partir dun modèle. sites parents et sites enfants : Le contenu dun site peut être réparti en différents sites pouvant être gérés séparément. Les sites parents peuvent avoir plusieurs sous-sites et les sous-sites eux- mêmes peuvent avoir des sous-sites. collection de sites : La structure complète d'un site Web de niveau supérieur et tous ses sous-sites Web est appelée une collection de sites web part : module de base pour afficher des informations sur un site ( texte, liens, flux RSS, image, boite de recherche…) web part zone : zone contenant des web parts active directory : base de données associant le Cu –Id et le mot de passe « e- buro »

14 14 Structure dun site et dune collection

15 15 Intitulé de la collection Arborescence dune collection de sites Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 « Sous-site » 5 Les sous-sites vont correspondre à des rubriques et sous-rubriques du site, à des thèmes, des équipes différentes …. Selon les choix dorganisation retenus. Chaque site de la collection est autonome : il possède sa propre URL, son contenu (pages et fichiers), sa propre ergonomie, sa propre navigation, ses droits daccès (on peut être publicateur dans un site, visiteur dans dautre et ne pas avoir accès à certains).

16 16 Arborescence de la base école formation B site de publication (Philippe) formation publicateur (Aymeric) « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 fiches pratiques vos droits sur la collection visiteur publicateur Accès interdit

17 17 Structure dun site (exemple) Sous-sites (rubriques)

18 18 publication

19 19 Mode opératoire de publication Une fois positionné dans la rubrique dans laquelle on souhaite créer une nouvelle page, ou sur la page que lon souhaite modifier, le bouton « Actions du site » permet daccéder à la fonctionnalité choisie :

20 20 Propriétaire dune collection de sites SharePoint Portal interne Groupe France Télécom principes de création de page Généralités 1) On se positionne à lendroit (dans la rubrique) où lon souhaite publier 2) Le publicateur choisit: -le titre de la page Autres paramètres modifiables à posteriori (propriétés de la page) – la description – lURL – une mise en page (modèle : page darticle, daccueil, de redirection) 3) Toutes les pages créées sont stockées dans une bibliothèque de pages

21 21 Modes opératoires de création et publication de pages

22 22 Mode opératoire : création dune page 1 2 Une fois positionné sur le site (dans la « rubrique ») concerné

23 23 Mode opératoire : création dune page (titre) choix du titre (pas de majuscule) cas dune page darticle Image qui ne sera pas visible sur la page publiée mais dans le résultat dune requête de contenu

24 24 Mode opératoire : ruban (onglet page) 2 onglets dans le ruban : page : gérer la page (enregistrer, archiver, modifier les propriétés)

25 25 Mode opératoire : archiver une page Conseil : après toute modification il est impératif darchiver la page, sinon elle reste à létat « extrait » et elle est donc verrouillée en écriture (ne pas utiliser « enregistrer et fermer ») Pour débloquer la situation, il fait aller dans la bibliothèque « pages » pour larchiver ou annuler lextraction

26 26 Mode opératoire : modifier les propriétés dune page (1) Sur le ruban : onglet page Si nécessaire simplifier lURL de la page (enlever les accents, …)

27 27 Mode opératoire : modifier les propriétés dune page (2) Sur le ruban : onglet page

28 28 Mode opératoire : choisir une mise en page Sur le ruban, onglet page : Les pages darticles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

29 29 Colonnes fixes ou flottantes texte vidéo texte bibliothèque flash image texte vidéo texte bibliothèque flash image texte

30 30 Mode opératoire : ruban (format du texte) 2 onglets dans le ruban : outils dédition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, …. Respecter la charte graphique et les règles éditoriales Police Arial, couleurs (noir, blanc, gris, orange), …. voir La Fabrique Nutiliser que les couleurs du thème

31 31 Mode opératoire : ruban (insérer) 2 onglets dans le ruban : outils dédition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….

32 32 Insérer un fichier à télécharger Parcourir : le poste de travail pour choisir le fichier Télécharger sur : « documents » (garder cette proposition, cf chapitre « alimentation des bibliothèques ») Le document est accessible en téléchargement dans la page (et stocké dans la bibliothèque) :

33 33 Structure dun site Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 « Sous-site » 5 Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images documents : pour stocker les fichiers proposés en téléchargement dans les pages images : pour stocker les images à afficher dans les pages pages : pour stocker les pages publiées dans une « rubrique »

34 34 insérer un lien Choix dun fichier déjà téléchargé dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général : Saisie du texte à afficher puis (copier/coller) de ladresse du site « visé » par le lien hypertexte : On peut définir des options : Pour un lien vers un autre site Pour un lien vers un fichier

35 35 insérer une image depuis son poste de travail Télécharger limage sur Sharepoint depuis son poste de travail ne pas enregistrer limage dans la bibliothèque « documents » mais dans la bibliothèque « images »

36 36 insérer une image déjà disponible dans Sharepoint Outils image : texte de remplacement (obligatoire : accessibilité de la page), redimensionnement, position par rapport au texte (possibilité dimage flottante à droite ou à gauche du texte), lien (uniquement sur un logo ou une bannière, ….) Choix dune image déjà téléchargée dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général :

37 37 insérer une image : Orange Brand Les images utilisées pour illustrer vos publications doivent correspondre à limage du groupe, être libres de droits Conseil : télécharger les images (format : taille minimum) depuis la banque dimages du groupe Orange Brand

38 38 insérer un tableau Tableaux : choix du nombre de lignes/colonnes Outils de gestion des tableaux : choisir la largeur du tableau en pixels (conseillé) ou en % de la largeur de page

39 39 Principe de lextraction/archivage dune page

40 40 Principes de lextraction / Archivage Extraction : –Pour être modifiée, une page doit être extraite (ce processus est automatique lors dune modification) –Lextraction permet à utilisateur de se réserver en modification une page. Toutes les autres personnes ne peuvent consulter la page quen lecture seule. –Tout fichier extrait apparaît avec une icône spécifique dans la bibliothèque où il est stocké –Les modifications qu'une personne apporte à un fichier pendant qu'il est extrait, ne sont pas visibles aux autres utilisateurs tant que le fichier n'est pas archivé Archivage : –Permet de rendre disponible en modification une page –Permet de rendre visible les modifications apportées à une page

41 41 Principes de lextraction / Archivage : conseil La page est alors « extraite » Enregistrer des modifications sans libérer lextraction : on continue de modifier, personne dautre ny a accès en écriture, les modifications ne sont pas vues par les visiteurs Enregistrer et libérer lextraction : les modifications sont publiées

42 42 Alimentation des bibliothèques

43 43 Structure dun site Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 « Sous-site » 5 Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images fichiers à télécharger illustrations pages publiées dans la « rubrique »

44 44 Contenu partagé au sein de la collection « Sous-site » 3 Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 4 « Sous-site » 5 Le contenu de ces 3 bibliothèques est en principe accessible à tous les publicateurs de la collection contenu réutilisable : « morceaux de pages » pouvant être utilisés tels quels par des publicateurs (mise à jour automatique sur toutes les pages utilisant ce contenu)

45 45 Sujets abordés Alimentation des bibliothèques Actions possibles sur un document

46 46 accéder aux bibliothèques Une fois positionné dans la rubrique (le site) souhaitée : Accéder aux bibliothèques pour télécharger fichiers ou images à utiliser dans les pages

47 47 gestion dune bibliothèque : organisation en dossiers Se positionner dans la bibliothèque concernée (ex: documents), puis utiliser les fonctionnalités du ruban 1 2

48 48 alimentation des bibliothèques –Bouton « Nouveau » – Nouveau document (créé « en ligne ») à éviter –Bouton « télécharger un document « ou le lien « ajouter un document » – Télécharger un document – Télécharger plusieurs documents

49 49 mode opératoire : alimentation de la bibliothèque (le téléchargement) Ajouter un document Ajouter un document : Télécharger un ou plusieurs fichiers depuis son poste de travail

50 50 Actions possibles sur un document Actions possibles sur un document (pointer le document, les fonctions apparaissent) – approuver / rejeter un document (*) –consultation / modification des propriétés – extraire pour modifier puis archiver un document – envoyer un lien de téléchargement du document par messagerie – être averti des modifications – supprimer un document (gestion de la corbeille : 30 jours) – historique des modifications (*) (*) si le gestionnaire a activé ce paramétrage

51 51 Utiliser les Webparts

52 52 Les Composants WebPart Définition : Brique modulaire qui contient sa propre logique daffichage On peut insérer des webparts dans nimporte quel type de page Intérêt : le contenu peut-être dynamique, et avec les pages « daccueil » (colonnes fixes ou flottantes) on peut maquetter laffichage des infos sur la page comme on le souhaite On peut ainsi afficher le sommaire du site, le contenu dune bibliothèque, le moteur de recherche de lintrannuaire, de la vidéo, du texte, …..

53 53 Présentation de quelques WebParts disponibles un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). conseil : créer des bibliothèques dédiées à cet usage Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens … Flash : pour insérer une animation Flash RSS : pour afficher un flux dinformations Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page Webdoc : insérer des liens vers des fichiers stockés dans Webdoc Webparts plutôt dédiés au gestionnaire de site : –Intrannuaire : lancer une recherche dans lintrannuaire groupe –Recherche avec le moteur KE : lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe –Table des matières (sommaire) –Arborescence –Requête de contenu

54 54 Paramétrage des WebParts Une fois ajouté dans la page, on paramètre le composant (sur la droite de lécran) :

55 55 WebParts de recherche Intrannuaire : Permet de lancer une recherche dans lintrannuaire groupe Recherche avec le moteur KE : Permet de lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe Zone de recherche : outil de recherche paramétrable (on peut en particulier restreindre la recherche au site, cf. fiche pratique MOA)

56 56 WebParts « bibliothèques » un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). Conseil : demander au gestionnaire de créer des bibliothèques dédiées à cet usage, et de paramétrer un affichage spécifique Utiliser la fonction : se connecter et exporter – ouvrir avec lexplorateur Windows pour se créer un favori réseau pour cette bibliothèque dans son poste de travail (facilités de copier/coller ou glisser/déplacer)

57 57 WebPart diaporama Il faut dabord créer un diaporama dans le site (afficher tout le contenu du site puis créer) On télécharge des fichiers images dans cette nouvelle « bibliothèque dimages » On intègre le webpart dans une page et on choisit le diaporama à afficher, la durée daffichage de chaque image … gestionnaire du site

58 58 WebPart éditeur de contenu Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens … Paramètres : titre, style de cadre (avec ou sans bordure et/ou titre)

59 59 WebPart flux RSS RSS : pour afficher un flux dinformations Copier/coller lURL du flux Fréquence de rafraichissement des données Afficher ou masquer les dates, les descriptions complètes ….

60 60 WebPart vidéo Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page Le fichier vidéo doit être hébergé par la DISU, service FT visio DISU (cf La Fabrique) qui fournit lURL Choisir la taille de la fenêtre vidéo et le mode de lancement (auto ou contrôles) taille de la fenêtre

61 61 WebPart flash Flash : pour insérer une animation Flash Choisir la taille de la fenêtre en pixels Le fichier swf peut-être hébergé dans une bibliothèque du site Sharepoint (copier/coller lURL du fichier)

62 62 Choisir une mise en page : « les pages daccueil » Les pages darticles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

63 63 Colonnes fixes ou flottantes texte vidéo texte bibliothèque flash image texte vidéo texte bibliothèque flash image texte

64 64 Mise en page : organiser les webparts On peut intégrer plusieurs composants dans chaque conteneur Il est possible de déplacer de conteneur tout composant webpart (cliquer-glisser avec la souris) : le webpart sélectionné est entouré de vert texte vidéo texte bibliothèque 1 flash image texte bibliothèque 2 image

65 65 Travaux pratiques

66 66 TP n°1 : créer une page darticle dans le site intitulé « formation publicateur (Aymeric) » Créer une page darticle intitulée « actualités de prénom » Saisir un court texte à laide de léditeur (ou utiliser le copier/coller) Publier cette page :

67 67 TP n°2 : insérer des liens Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : -Insérer un lien vers un fichier téléchargé depuis votre poste de travail (qui sera stocké dans la bibliothèque « documents ») Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de lenregistrer et de la publier)

68 68 TP n°2 bis : insérer des liens Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : -insérer un lien vers un site Intranet Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de lenregistrer et de la publier)

69 69 TP n°3 : insérer des images Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : -Insérer une image téléchargée depuis votre poste de travail (qui sera stockée dans la bibliothèque « images » du site) -Insérer une image déjà disponible bibliothèque « images » du site Publier cette page Remarque : le texte ne peut « entourer » limage, pour un tel effet il faut utiliser la fonction « position » de limage (à droite ou à gauche)

70 70 TP n°3 : insérer un tableau Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : -Insérer un tableau (4 colonnes et 3 lignes) dans cette page -Paramétrer ce tableau afin qua sa dimension soit de 500 pixels en largeur -Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de lenregistrer et de la publier)

71 71 TP n°4 : utilisation des webparts de recherche 1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » : Sur cette page insérer les webparts suivants: -recherche sur lintrannuaire -recherche sur lIntranet -zone de recherche Publier cette page 2°) modifier la page pour personnaliser le paramétrage de ces webparts afin den changer le titre (Apparence). Publier la page

72 72 TP n°5 : utilisation des webparts bibliothèques 1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » 2°) insérer le webpart associé à la bibliothèque « cr-reunion » ou « reporting » Publier cette page 3°) créer un « favori réseau » pour une de ces bibliothèques dans votre Explorateur Windows. Aller dans la bibliothèque puis :

73 73 TP n°6 : utilisation du webpart éditeur de contenu Créer une nouvelle page intitulée « flash info de prénom » Modifier la mise en page (ruban : onglet page) et choisir le modèle : Orange colonnes fixes ou flottantes Sur cette page insérer le webpart : éditeur de contenu pour rédiger quelques lignes dinformation, insérer des liens, des images, un tableau …. Publier cette page

74 74 TP n°7 : utilisation du webpart flux RSS (feedreader) Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webpart : -Flux RSS : copier lURL du flux depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » - Coller lURL dans les paramètres du webpart : - Publier la page

75 75 TP n°8 : utilisation du webpart vidéo Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webparts : -Vidéo : copier lURL de la vidéo depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » -Insérer durl dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre vidéo (ex : 250*250) et activer les contrôles -Publier la page

76 76 TP n°9 : utilisation du webpart flash Modifier votre page intitulée « flash info de prénom » Sur cette page insérer le webpart : -Flash : copier lURL dune animation flash depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash » -Insérer durl dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre -Publier la page

77 77 TP n°10 : mise en page (colonnes fixes/flottantes) Modifier la page intitulée « flash info de prénom » Tester les déplacements de webparts entre différents « conteneurs » Publier la page

78 78 Votre Identifiant : CODE IDENT Saisir le numéro de lactivité: Evaluation : accès à Full Eval


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