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Académie de Nantes Les Prélèvements automatiques dans GFC Prélèvement automatique Les avantages à utiliser les prélèvements Le travail préparatoire La.

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1 Académie de Nantes Les Prélèvements automatiques dans GFC Prélèvement automatique Les avantages à utiliser les prélèvements Le travail préparatoire La mise en œuvre dans GFC… Impact sur GFC … Le calendrier Laccompagnement : formation 1

2 Académie de Nantes Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC Avantages de lutilisation des prélèvements : Limitation des impayés, Eviter les mouvements de fonds, Rationaliser les encaissements, Service supplémentaire apporté aux familles dans la gestion de leur trésorerie, Recouvrement des créances - élèves : 4111 et 4112 Utilisation des transferts par EFCI. Inconvénients : Diminution de lindemnité du régisseur dun établissement rattaché à une agence comptable, Frais bancaires de 0,15 (ligne de prélèvement), à la charge de létablissement, Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements > sommes dues, etc.), Non prévu pour les cités scolaires. Des frais de mise en place peuvent être facturés aux familles Les prélèvements automatiques par GFC 2

3 Académie de Nantes Le travail préparatoire A mettre en œuvre pour la fin de lannée scolaire Communication au CA de la mise en place dun nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension. Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin dy faire figurer les prélèvements comme mode de règlement. Les prélèvements automatiques par GFC 3

4 Académie de Nantes A mettre en œuvre pour la fin de lannée scolaire Demande de NNE formulée auprès de la TG Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, il est distribué aux familles : Le règlement de la demi-pension, Une note explicative de ce mode de règlement, Les formulaires de demande et autorisation de prélèvement. Les données financières des élèves sont saisies lors des inscriptions (saisie responsable financier et RIB) 4 Le travail préparatoire Les prélèvements automatiques par GFC

5 Académie de Nantes Numéro National Emetteur (NNE) auprès de la Trésorerie Echéancier des prélèvements / calendrier BDF Tarification, par qualité délèves Montant minimum dun prélèvement Définir : Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique Compte utilisé pour les remboursements : 4664x, prévoir une subdivision. Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements. Le travail préparatoire Par établissement, mettre en conformité les paramètres de chaque établissement (juillet) : Les prélèvements automatiques par GFC 5

6 Académie de Nantes Un échéancier se termine toujours par un ajustement au 3 ème trimestre, Deux échéanciers sur un exercice comptable : les prélèvements sont initialisés sur une année scolaire, Dates déchéances : jours ouvrés de la Banque de France : Le Calendrier de la Banque de France : livré avec lapplication avec les dates connues au moment de la diffusion de G.F.C. : penser à le mettre à jour. 6 Le travail préparatoire Prélèvement automatique Echéancier des prélèvements : Les prélèvements automatiques par GFC

7 Académie de Nantes Prélèvement automatique Montant minimum dun prélèvement Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC) Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra sacquitter par un autre moyen. 7 Le travail préparatoire Les prélèvements automatiques par GFC

8 Académie de Nantes Initialisation des prélèvements (septembre) Vérification des paramètres de chaque établissement Réaliser lexportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC 8 La mise en œuvre dans GFC… Les prélèvements automatiques par GFC Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant dêtre réceptionné depuis ce même dossier dans GFC

9 Académie de Nantes Préparation : Autorisations ( en juin pour les inscriptions ) Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis BEE) Tarification ( en septembre tarif des avances par régime) Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour information des familles) Les demandes de prélèvements sont transmises aux agences bancaires, Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre. La mise en œuvre dans GFC… 9

10 Académie de Nantes Chaque débiteur concerné est initialisé : Le nom du titulaire du compte est conforme, Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation, La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est initialisée. Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le rattachement dun élève à un débiteur, Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a été saisi : La mise en œuvre dans GFC… 10

11 Académie de Nantes Par établissement, deux types de prélèvement : Le Prélèvement davance Comme son nom lindique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances. Le Prélèvement dajustement La mise en œuvre est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer lajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs. Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités. 11 La mise en œuvre dans GFC…

12 Académie de Nantes Prélèvement automatique Il est conseillé de travailler par trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement). Frais de prélèvement à la charge de létablissement (DAF – A3) Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Il ne reste que lordre de paiement à saisir. La mise en œuvre dans GFC… 12

13 Académie de Nantes Prélèvement Les débiteurs sont vérifiés et initialisés correctement avant de générer les fichiers de prélèvement. A chaque échéance (avance ou ajustement), il est généré un fichier transmis par EFCI Suivi Débiteurs (permet linitialisation des prélèvements mais aussi de visualiser les liens sur les créances élèves lorsquelles ont été réceptionnées), Historiques (permet la reprise des fichiers de prélèvements), Justification du compte davance (permet dexpliquer toutes les écritures générées automatiquement par le logiciel), Visualisation dune créance après sa réception (permet de visualiser le lien réalisé sur le débiteur). La mise en œuvre dans GFC… 13

14 Académie de Nantes Impact sur GFC Prélèvement automatique Préparation Autorisations Demandes de prélèvement et Autorisations de prélèvement = double mandat transmis simultanément Editées par G.F.C. Nombre dexemplaires A transmettre aux familles 14

15 Académie de Nantes Prélèvement automatique Préparation Réception de ScoNET – B.E.E. Responsables (débiteurs) Elèves Gestion manuelle des débiteurs possible 15 Impact sur GFC

16 Académie de Nantes Prélèvement automatique Préparation Information des débiteurs : échéanciers Montant des prélèvements Dates des prélèvements Quand ? En début dannée scolaire : envoi des échéanciers Avant chaque prélèvement dajustement pour un montant supérieur au montant initial de léchéancier : édition dun courrier Débiteurs à rembourser : édition dun courrier (facultatif ) 16 Impact sur GFC

17 Académie de Nantes Prélèvement Choix de léchéance (détermine le type de prélèvement), Saisie date de prélèvement, Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents, Transmission du fichier BDF par EFCI, Génération des écritures de prélèvements, 17 Impact sur GFC

18 Académie de Nantes Prélèvement automatique Suivi – Débiteurs Gestion complète des responsables et leurs élèves, réceptionnés ou créés. Informations générales Débiteur OK pour prélèvement Date début de prélèvement Elèves Opérations 18 Impact sur GFC

19 Académie de Nantes Prélèvement automatique Suivi - Historiques Prélèvements Remboursements Justification compte davances Aide à la justification du compte davances 4191x réservé au prélèvement automatique 19 Impact sur GFC

20 Académie de Nantes Les écritures liées au Prélèvement automatique Ecritures automatiques avances : 5116 / 4191x Ajustement : Encaissement pour ordre : 4191x / 4112 Encaissement dajustement : 5116 / 4112 Edition de la FE et de la FQE Remboursements : 4191x / 4664 Refus : 5117x / 5151(à traiter comme un rejet de chèque) Ecritures manuelles Liées au suivi du compte Trésor de létablissement : 5151 / Impact sur GFC

21 Académie de Nantes 21 Impact sur GFC

22 Académie de Nantes Juin Juillet Demande de NNE auprès de la TG Information du CA (réglementation demi pension + utilisation prélèvement) Information des familles Réglementation demi-pension Autorisation et demande prélèvement Saisie des données financières des responsables dans la BEE Paramétrage des établissements dans GFC Le calendrier 22

23 Académie de Nantes Septembre Vérification des paramètres GFC Réception des responsables depuis BEE Vérification des données financières des responsables/élèves puis « OK prélèvement » Edition et transmission aux familles des échéanciers Lancement du 1er prélèvement davance Le calendrier 23

24 Académie de Nantes Octobre Lancement du 2ème prélèvement davance Novembre Lancement du 3ème prélèvement davance Décembre Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés Vérification de lattachement des créances élèves aux responsables Lancement du prélèvement dajustement du 1 er trimestre Le calendrier 24

25 Académie de Nantes Janvier Lancement du 1 er prélèvement davance Février Lancement du 2 ème prélèvement davance Mars Lancement du 3 ème prélèvement davance Avril Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés Vérification de lattachement des créances élèves aux responsables Lancement du prélèvement dajustement du 2 ème trimestre Le calendrier 25

26 Académie de Nantes Mai Lancement du 1 er prélèvement davance Juin Lancement du 2 ème prélèvement davance Juillet Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés Vérification de lattachement des créances élèves aux responsables Lancement du prélèvement dajustement du 3 ème trimestre Le calendrier 26

27 Académie de Nantes Une formation est programmée par le CAFA : Une ½ journée Le mardi 8 juin à Nantes en matinée 22 places Possibilité de prolonger laprès-midi par des manipulations libres. Inscription sur demande auprès du CAFA Laccompagnement : formation 27

28 Merci de votre attention 28


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