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Microsoft Excel Utilisation de Microsoft Excel Maria ZIMINA Systèmes linguistiques, énonciation et discursivité (SYLED - EA 2290) ILPGA, 2002-2003 Un.

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2 Microsoft Excel Utilisation de Microsoft Excel Maria ZIMINA Systèmes linguistiques, énonciation et discursivité (SYLED - EA 2290) ILPGA, Un aperçu des outils permettant de créer et de gérer des chiffres sous forme de tableaux et de graphiques …

3 Introduction EXCEL EXCEL est un logiciel de Microsoft permettant la création, la manipulation et lédition de données organisées sous forme de tableaux. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA, TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

4 1. FONCTIONS DE BASE Structure dun classeur Excel Options d affichage des données Insertions et suppressions Mise en formes des données Calculs : exécution, fonctions, etc. Création des graphiques Impression TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

5 Description générale Description générale Barre des menus Barres doutils standard Barre doutils de mise en forme Colonnes Lignes Cellules Barre des formules Somme automatique Coller une fonction Assistant graphique TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

6 Notion de classeur Microsoft Excel Dans Microsoft Excel, un classeur est le fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos données. Chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles. Vous pouvez organiser différentes sortes d'informations au sein d'un même fichier. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

7 Notion de feuille de calcul Les feuilles de calcul du classeur servent à répertorier et analyser des données. Vous pouvez renseigner ou modifier des données dans plusieurs feuilles de calcul et effectuer des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles. Vous pouvez placer un graphique sur la même feuille de calcul que les données qui s'y rapportent ou sur une feuille distincte. Click droit sur l onglet de la feuille concernée TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

8 Structure de données sous Excel (i) Une base de données est composée d'enregistrements. Chaque enregistrement est subdivisé en champs. Dans Excel, les enregistrements se présentent en lignes et les champs en colonnes. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

9 Structure de données sous Excel (ii) Les champs d une base de données se distinguent par leur nom. Le nombre maximum de champs est de 256. Le nombre d'enregistrements dépend du nombre de lignes de la feuille (65 536) et de l'espace mémoire disponible. Au sein d'un même classeur, plusieurs feuilles peuvent contenir des données. On parle alors de tables. La base de données étant représentée par le classeur. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

10 Importation de données Conversions des fichiers Importation de données Conversions des fichiers *.txt *.xls *.xls *.txt TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

11 Saisie de données Le masque de saisie permet l'encodage vertical de données. La rangée d'en-têtes du tableau sert de structure au masque de saisie. Le masque de saisie permet également de réaliser des recherches simples (zone Critères) Dobs?n trouve Dobson, Dobsan, Dobsin,... Bru* trouve Bruxelles, Brussels, Brugge,... *pont trouve Dupont, Depont, Lepont,... Et *pon* trouve Despontin, Dupond,… TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

12 Options d affichage Options d affichage Excel Sous Excel, vous pouvez ajuster la largeur des lignes et des colonnes pour afficher le contenu des enregistrements en entier. Placez le curseur de la souris entre deux boutons de colonnes ou de lignes jusqu'à voir apparaître des flèches de redimensionnement. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

13 Figer des panneaux... Il est très désagréable de voir disparaître les lignes et les colonnes contenant les intitulés lors de la consultation du tableau. Pour remédier à ces mouvements intempestifs, il est possible de bloquer certaines lignes et colonnes. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

14 Masquer des colonnes... Certaines lignes et colonnes, ne servent que à la mise en œuvre de calculs intermédiaires du tableau. Leur affichage nétant pas indispensable il est possible de cacher ces lignes et colonnes. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

15 Insertions et suppressions Insertions et suppressions Vous pouvez gérer linsertion et la suppression de lignes, de colonnes et de cellules : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

16 Collages spéciaux Collages spéciaux Objectifs : Copie de cellules visibles uniquement ; Transformation de lignes en colonnes, et inversement ; Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats de cellule uniquement ; Déplacement, copie de données contenues dans des cellules. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

17 Format de cellule (i) TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

18 Format de cellule (ii) TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

19 Faire des commentaires... Avec la barre d'outils Révision, vous pouvez insérer des commentaires. Si un commentaire existe déjà pour une cellule, vous pouvez effectuer des modifications. Pour afficher les commentaires, sélectionner Affichage - Commentaires... TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

20 Mise en forme rapide avec des styles ou des formats prédéfinis Microsoft Excel Microsoft Excel propose des styles pour mettre en forme des nombres en tant que monnaie, pourcentage ou à l'aide de la virgule comme séparateur des milliers. Pour mettre en forme une liste entière vous pouvez lui appliquer un modèle de tableau prédéfini : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

21 Format conditionnel Un élément de tableau montre des signes de faiblesse … le tableur doit en avertir. Cette méthode d'analyse porte le nom de format conditionnel. Pour une même cellule ou un groupe de cellules, plusieurs formats d'affichage sont possibles en fonction des valeurs contenues. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

22 Modèle de classeur Certaines feuilles ou classeurs sont utilisés comme base de calcul avec des données différentes. Leur structure peut être sauvegardée comme modèle. Les formules de calcul, les graphiques et les rapports font partie intégrante du modèle. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

23 Opérations arithmétiques Pour effectuer des opérations arithmétiques simples ou calculer des expressions mathématiques dans une feuille Excel, utiliser le champ "=" (Formule). Vous pouvez utiliser ce champ avec des références à des cellules. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

24 Opérateurs arithmétiques Les opérateurs indiquent le type de calcul que vous voulez effectuer sur les éléments d'une formule. Les opérateurs arithmétiques réalisent les opérations mathématiques de base telles que l'addition, la soustraction ou la multiplication, combinent des nombres et produisent des résultats numériques. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

25 Exécution d un calcul (i) Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparaître le résultat. Dans la barre de formule cliquez sur =. Cette barre permet de saisir ou modifier les valeurs ou les formules des cellules. Pour faire référence au contenu d'une cellule, cliquez sur la cellule correspondante ou saisissez les références de la cellule. Par exemple : Recettes Tarif plein = Tarif plein * Nb Entrées au Tarif plein TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

26 Exécution d un calcul (ii) Pour répéter une formule dans plusieurs cellules adjacentes, cliquez sur la partie inférieure droite de la cellule contenant la formule et faites glisser le curseur : NOTE : Excel recalcule automatiquement les formules lorsque les valeurs dépendent de cellules qui ont été modifiées. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

27 Références relatives et références absolues Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnées des cellules en fonction de leur position relative est automatique. $ La mise en absolu de la référence d'une cellule au sein d'une formule de calcul s'effectue via le caractère $. $ Le symbole $ bloque la référence de la cellule concernée dans la formule : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

28 Cellule nommée Il existe une autre méthode de mise en absolu des références de cellules. Excel Excel autorise la création d'étiquettes pour une cellule ou un groupe de cellules. Les étiquettes utilisent des références absolues par défaut. Par exemple, on peut définir l'étiquette TVA pour la cellule H106 : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

29 Utilisation de fonctions Excel Excel propose différentes catégories de fonctions pour satisfaire un large panel d'utilisateurs. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

30 Traquer les erreurs... Utilisez la barre d'outils Audit pour traquer les erreurs de vos calculs : Cliquez sur l'icône Repérer une erreur. en rouge Toutes les cellules impliquées dans le processus sont marquées en rouge. en bleu Les cellules susceptibles d'être à l'origine de l'erreur sont marquées en bleu. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

31 Création des graphiques (étape 1) Excel Dans la barre de menu, sélectionner Insertion - Graphique. Excel ouvre l'assistant graphique. Cet outil guide l'utilisateur au travers de 4 étapes pour la réalisation de graphiques. Les éléments sélectionnés au sein de cet assistant ne sont pas définitifs. Par la suite, toutes les modifications utiles et nécessaires au parachèvement de l'ensemble peuvent être apportées. Assistant graphique, étape 1 de 4, Type de graphique. Excel propose de nombreux types de graphiques standard et personnalisés. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

32 Création des graphiques (étape 2) Cette étape propose de définir la zone de données source du graphique. Si la sélection d'une zone source est réalisée a priori, ses coordonnées apparaissent dans la Plage de données. Le nom de la feuille et les paramètres de la zone sont repris. La lecture de cette zone s'effectue soit horizontalement (Lignes), soit verticalement (Colonnes). Les 2 lectures produisent des graphiques différents. Assistant graphique,étape 2 de 4 Assistant graphique, étape 2 de 4, Données source du graphique. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

33 Création des graphiques (étape 3) 4 titres sont accessibles selon le type de graphique sélectionné : le titre général du graphique, le titre de l'axe des X, le titre de l'axe des Y et le titre de l'axe des Z. Assistant graphique, étape 3 de 4, Options du graphique. Titres. Excel Pour Excel, l'axe des Y se situe à droite du graphique. L'axe des Z se situe à gauche ou dans la profondeur pour une représentation tridimensionnelle. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

34 Création des graphiques (étape 4) Assistant graphique, étape 4 de 4, Localisation du graphique. Le graphique est créé soit sur une nouvelle feuille, soit comme objet au sein de la feuille courante. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

35 Personnaliser un graphique... En plus du graphique, Excel affiche une barre d'outils Graphique spécifique. Pour chaque élément sélectionné, vous pouvez définir plusieurs paramètres spécifiques, par exemple : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

36 Types de graphiques Anneau TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

37 Types de graphiques Boursier TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

38 Types de graphiques Bulle TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

39 Types de graphiques Histogramme TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

40 Types de graphiques Radar Radar TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

41 Types de graphiques Secteurs Secteurs TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

42 Types de graphiques Courbes Courbes TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

43 Imprimer les tableaux... L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant sur Imprimer dans la barre d'outils standard. Cependant, pour s'assurer de la bonne réalisation de cette opération, il s'avère utile d'effectuer préalablement un aperçu avant impression : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

44 2. ANALYSE DE DONNEES Classement Filtres automatiques Filtres élaborés Sous-totaux Plan automatique Tableaux croisés dynamiques TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

45 Classement (ordre de tri) Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les enregistrements du tableau. Le classement s'effectue d'abord sur la première clé. S'il s'avère impossible de réaliser une distinction entre les éléments de cette première clé, la deuxième clé est consultée. La troisième clé est utilisée si aucune distinction n'est possible entre les enregistrements sur les deux premières clés. Outils - Options - Listes personnalisées Vous pouvez également créer l ordre de tri personnalisé : Outils - Options - Listes personnalisées TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

46 Filtres automatiques Les opérations de filtrage permettent de retrouver un sous- ensemble de données contenant une certaine valeur ou répondant à des critères de sélection. Un filtre ne réorganise pas les données du tableau. Il permet de visualiser les données que lon souhaite et de masquer le restant du tableau. Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions à une colonne à l'aide de la commande filtre automatique. Positionnez le curseur dans la liste. Dans la barre de menu, sélectionnez Données - Filtre - Filtre automatique : TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

47 Filtres élaborés : zone de critères Si vous devez appliquer trois conditions ou davantage à une colonne, utiliser des valeurs calculées comme critères ou copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous devez utiliser des filtres élaborés. ET OU Plusieurs critères placés sur une même ligne utilisent l'opérateur relationnel ET. Des critères placés sur des lignes différentes utilisent l'opérateur relationnel OU. Visualiser tous les enregistrements relatifs au client Nelson (quels que soient le produit et la quantité), tous les enregistrements relatifs au client Page, mais uniquement pour ses commandes de Prod X (sans spécification de quantité), ou toutes les commandes de Prod A (quel que soit le client) dont la quantité est supérieure ou égale à 20 unités. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

48 Filtres élaborés : exécution Le curseur se trouvant au sein de la base de données, dans la barre de menu, sélectionner Données - Filtre - Filtre élaboré. L'action Filtrer la liste sur place affiche la sélection à l'emplacement de la base de données. L'action Copier vers un autre emplacement duplique les enregistrements sélectionnés dans une autre zone. Par défaut, la base de données est sélectionnée (Plages). La Zone de critères et la Zone de Destination doivent être spécifiées par l'utilisateur. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

49 Sous-totaux et plan automatique (i) Les outils Données - Sous-totaux permettent de réaliser une analyse plus détaillée du contenu d'un tableau. A chaque changement de Titre du film utilisez la fonction Somme. Ajoutez un sous-total à Entrées ; effectue un saut de page entre chaque groupe de données pour une base de données faisant plusieurs pages. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

50 Sous-totaux et plan automatique (ii) Sur le côté gauche de l'écran, une colonne reprenant les icônes est ajoutée. Ces icônes permettent de réaliser plusieurs vues du résultat. Excel Par défaut, Excel affiche le résultat en mode 3. Un clic sur l'icône 2 donne une vue réduite aux seuls totaux. TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

51 Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet d'effectuer une synthèse rapide et de croiser de grandes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour obtenir différentes synthèses des données sources, filtrer les données en affichant différentes pages, ou afficher les détails pour les zones qui vous intéressent. Tableaux croisés dynamiques TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

52 Utilisation de l aide TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,

53 Pour en savoir plus... Adresses et sites utiles TDs dInformatique – Maria Zimina ILPGA,


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