IMAG’IN remplacera à terme l’application JURY :

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1 IMAG’IN remplacera à terme l’application JURY :
Système d’Information Mission Affectation pour la Gestion des INtervenants Examens IMAG’IN s’adresse aux établissements, aux enseignants et aux services de gestion (rectorats et inspections académiques). IMAG’IN remplacera à terme l’application JURY : - élargit les fonctionnalités existantes - ajoute de nouvelles fonctionnalités - offre une convivialité « web » L’application IMAG’IN « Système d’Information Mission Affectation pour la Gestion des INtervenants examens » gère les missions des personnes susceptibles de participer aux travaux de jury des examens et concours. Les missions gérées pour ces travaux regroupent les opérations : - d’élaboration des sujets, - d’harmonisation des corrections, - de correction, - d’interrogation, - de délibération des jurys, - … L’application s’adresse aux établissements, aux enseignants et aux services de gestion des rectorats et des inspections académiques. IMAG’IN qui s’appuie aujourd’hui sur les données de l’application JURY actuelle la remplacera à terme. Elle élargira les fonctionnalités existantes et en ajoutera de nouvelles tout en offrant la convivialité des services Web. Á la pointe de la technologie moderne, IMAG’IN est réalisée avec de nouveaux outils. Elle offre à l’utilisateur l’interactivité et la convivialité des services Web et permet une prise en main aisée des différentes fonctionnalités. IMAG’IN est un produit innovant qui préfigure les futurs services. IMAG’IN exploite de nouvelles technologies de développement. IMAG’IN préfigure les futurs services .

2 L’application Jury JURY est un outil de gestion des missions d’harmonisation, de correction, d’interrogation et de délibération pour le domaine examens et concours. Établissement : intervenants enseignements Saisie par Jury Réglementation Réglementation OCEAN télématique OCEAN Réglementation Jury Organisation Intervenants missions Enseignant : Vœux L’application JURY existante permet de gérer entre autres les missions d’harmonisation, de correction, d’interrogation et de délibération pour le domaine des examens et concours. JURY gère un « vivier » d’intervenants constitué à partir des bases EPP relais et EPP privé. Les informations qui concernent les intervenants peuvent être complétées grâce à des services de saisie télématique : Les intervenants et les enseignements peuvent être complétés au niveau de l’établissement d’exercice de l’enseignant, Les vœux des enseignants peuvent être saisis par les enseignants eux-mêmes. L’application de gestion des examens et concours OCEAN peut générer directement dans JURY les missions liées aux candidats. Les autres missions sont saisies par le service gestionnaire. L’application automatise l’association mission-intervenant. Elle s’appuie sur la réglementation issue de l’application OCEAN qui peut-être complétée par une réglementation adaptée aux besoins de JURY. L’application permet de réaliser différentes éditions : - les convocations, - les listes de travail, - les étiquettes pour les enveloppes des correcteurs, - … Intervenants Base relais / EPP Privé - enseignants, - enseignements - établissements

3 Les étapes IMAG’IN sera mise en place progressivement : Lot 1 :
Le service web pour les établissements et les centres Mai 2006 Lot 2 : Les fonctionnalités élargies de l’application Jury actuelle Automne 2007 Le comité utilisateur du 11 avril 2005 a décidé la refonte de l’application JURY afin de prendre en compte : - les évolutions dans les besoins des maîtrises d’ouvrage, - l’obsolescence des technologies utilisés, - le contexte de la LOLF. Le comité Utilisateurs, réuni le 1er juin a confirmé le principe de la mise en œuvre de la refonte par lots fonctionnels et calendaires. Le lot 1 livré en mai 2006 est le service Web à destination des établissements et des centres d’examen. Le lot 2 qui sera livré à l’automne 2007 regroupera les fonctionnalités élargies de l’application JURY actuelle. Le lot 3 dont la date de livraison n’est pas encore arrêtée concernera la simulation des coûts de vacation et de déplacements séjours. Le lot 4 livré ultérieurement permettra de réaliser la liquidation des frais de mission en liaison avec l’application Chorus qui remplacera à terme l’application Khéops. Lot 3 : Engagement, simulation de coûts Date ultérieure Lot 4 : Liquidation financière Date ultérieure

4 Les mots clés d’Imag’in
Mission Une mission est une charge liée au déroulement et aux corrections des épreuves d’examen et de concours. Un certain nombre d’informations sont nécessaires pour définir une mission : session, type, centre d’examen, date, heure, durée et informations concernant épreuves ou candidats selon le type. Intervenant L’intervenant est la personne à qui est confiée la mission (enseignants, professionnels, …). Affectation L’application IMAG’IN manipule des mots clés dont les significations sont les suivantes : Une mission est une charge qui est liée aux corrections d’examens et de concours. Chaque mission est définie par un certain nombre d’informations : La session d’examen, Le type de mission, Le centre d’examen, son adresse, Les dates et heures de la mission, sa durée, Pour les missions qui concernent les épreuves : l’examen, la spécialité, l’épreuve, l’option, Pour les missions concernant les candidats : le nombre de candidats prévus, les établissements d’origine des candidats concernés. Un intervenant sur une mission peut être un enseignant de l’académie ou un Titulaire sur Zone de Remplacement, un personnel professionnel hors Éducation Nationale ou un enseignant hors académie. L’affectation d’un intervenant est la désignation d’un intervenant sur une mission. Un groupe de mission est un ensemble de missions de même nature. Exemple : groupe de missions de correction de l ’épreuve de mathématiques non spécialistes en série ES au baccalauréat général, groupe de missions de délibérations Jury 1er groupe, ... L’affectation est la désignation d’un intervenant sur une mission. Groupe de mission Ensemble de missions fortement liées par la procédure du jury (exemple : les interrogations orales sur une épreuve).

5 1 - Le nouveau service web
Le nouveau service web à votre disposition : - en tant que Chef d’établissement : Vous visualisez les missions de vos enseignants, et déclarez leurs indisponibilités. - en tant que Chef de centre : Vous consultez les missions des enseignants affectés dans votre centre. Le lot 1 de l’application IMAG’IN est un nouveau service Web qui vous permet : En tant que chef d’établissement De consulter les missions de vos enseignants et de déclarer leurs indisponibilités. Les enseignants considérés sont les personnels dont l’établissement principal d’exercice est votre établissement. En tant que chef de centre De consulter les missions des enseignants affectés et convoqués dans votre établissement. Ce service Web est administré par le service gestionnaire de la division des Examens et Concours. Le service est administré par les gestionnaires des divisions examens et concours.

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Architecture de fonctionnement Serveur Web Base Jury Imag ’in Établissement Intranet Racine Agriates Imag’in s’utilise à partir d’un poste de travail connecté sur l’intranet (réseau Racine Agriates). La connexion est sécurisée. Á cette étape, il vous permet d’exploiter les données de la base Jury actuelle avec une interface moderne et conviviale. La nouvelle application est une application Web. IMAG’IN s’utilise à partir d’un poste de travail connecté sur l’Intranet à travers le réseau sécurisé Racine Agriates. Á cette étape, il vous permet d’exploiter directement les données de la base JURY dans sa version la plus actualisée. Gestionnaire rectorat

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Utilisation Imag ’in est accessible aux établissements et aux centres d ’examen connectés à l’intranet Racine Agriates *. Un ordinateur de génération actuelle disposant d’un accès rapide à Internet (ADSL ou Numéris) Et des outils logiciels : WEB Imag’in un navigateur du lecteur « Acrobat Reader » Internet Explorer 6 ou sup., Mozilla firefox 1.6 ou sup IMAG’IN s’adresse aux établissements d’exercice ou aux centres d’examens qui sont connectés au réseau sécurisé Racine Agriates. Les autres établissements se connecteront via une adresse sécurisée qui leur sera communiquée par le service gestionnaire des examens et concours. IMAG’IN est accessible à partir d’un poste de travail de génération actuelle qui dispose d’un accès rapide à Internet. Le poste de travail doit être doté d’un navigateur de type Internet Explorer 6 ou supérieur, Mozilla firefox 1.6 ou supérieur. Les documents produits par IMAG’IN sont au format pdf et nécessitent de disposer du lecteur « Acrobat Reader ». Ce dernier est téléchargeable gratuitement sur Internet à l’adresse indiquée. Téléchargeable sur internet * Ou par une adresse internet sécurisée fournie par le service gestionnaire pour les autres établissements.

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Le chef d’établissement En tant que chef d’établissement : - vous consultez et éditez les affectations de vos enseignants convoqués aux missions de Jury, - vous signalez les indisponibilités de vos enseignants au service gestionnaire académique, - vous consultez l’avancement des affectations. Le service IMAG’IN vous permet de consulter les informations qui concernent les enseignants dont l’établissement d’exercice principal est votre établissement. Vous pouvez consulter les missions auxquelles ils sont convoqués. Vous avez également la possibilité de déclarer au service gestionnaire académique l’indisponibilité de vos enseignants. Si un enseignant est déjà affecté aux dates déclarées indisponibles, un mèl est adressé aux gestionnaires du ou des examens concernés pour les alerter. Vous pouvez suivre l’avancement des affectations pour les épreuves qui ont fait l’objet d’une convocation. L’accessibilité au service web est pilotée par le service gestionnaire académique. L’accès au service n’est possible que lorsqu’il est ouvert par le gestionnaire académique.

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Le chef de centre En tant que chef de centre : - vous consultez les missions pour votre centre d’examen, - vous éditez la liste des intervenants par groupe de missions (exemple : les intervenants convoqués pour une délibération), - vous consultez l’avancement des affectations. L ’application IMAG’IN vous permet de consulter les informations qui concernent les enseignants convoqués dans votre établissement pour y exercer des missions de jury d’examen. Vous pouvez consulter les missions convoquées pour votre centre d’examen. Vous pouvez également éditer la liste des intervenants affectés dans votre centre et ceci par groupe de missions. Par exemple : éditer la liste des intervenants convoqués pour une délibération de jury ou pour une correction. Vous pouvez suivre l’avancement des affectations pour les épreuves qui ont fait l’objet d’une convocation. L’accessibilité au service web est pilotée par le service gestionnaire académique. L ’accès au service n’est possible que lorsqu’il est ouvert par le gestionnaire académique.

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Le gestionnaire académique Le rôle de l’administrateur du service : Le gestionnaire académique : - saisit les contacts gestionnaires examens (adresse mèl), - ouvre et ferme le service établissement, - supervise le mot de passe des établissements. L’application IMAG’IN comprend un service Web gestionnaire dont l’utilisateur est le gestionnaire académique de la division des examens et concours. Ce service gestionnaire a pour objectif de superviser et gérer l’ouverture et la fermeture du service établissement par catégories (exemple : collèges, lycées,…). Les fonctionnalités disponibles pour le service gestionnaire sont : la saisie de l’adresse mèl qui sera utilisée par les établissements lors de la déclaration des indisponibilités des intervenants, l’ouverture et la fermeture du service établissement, la supervision du mot de passe d’un établissement en cas de perte.

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Ergonomie : l’accès Vous accédez à partir de n’importe quel poste de travail connecté sur Intranet avec authentification . Votre code établissement Le service s’ouvre sur l’écran d’authentification. Vous devez saisir votre code établissement et votre mot de passe puis cliquer sur le bouton « Valider ». Lors de la première utilisation d’IMAG’IN, le mot de passe est initialisé à la valeur du code de l’établissement. Afin de sécuriser votre accès, vous serez invité(e) à personnaliser votre mot de passe. En cas de perte, vous devrez contacter votre correspondant de la Division des Examens et Concours. Votre mot de passe Votre accès est sécurisé et vous est personnel

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Ergonomie : disposition des écrans Une disposition d’écran normalisée (EPLE) L’en-tête Partie haute La zone de consultation/saisie Le menu d’accès L’application IMAG’IN présente une disposition d’écran normalisée suivant la charte ergonomique des EPLE. L’écran est composé de 4 zones : L’en-tête présent sur tous les écrans regroupe les informations d’identification, les accès à l’aide et à la documentation. La partie gauche est réservée au menu d’accès aux fonctions. La fonction active est en bleu foncé. Les fonctions grisées ne sont pas accessibles avec votre profil utilisateur. Seules les fonctions non grisées peuvent déclencher une action. La zone de consultation/saisie de l’écran affiche les éléments correspondant à la fonction en cours. Elle est divisée en deux parties : - La partie haute présente la liste issue de la recherche, - La partie basse présente les informations de détail de l’élément sélectionné dans la liste ou une zone de saisie d ’informations concernant cet élément. La zone console/aide permet d’accéder aux messages d’information relatifs aux erreurs et alertes ainsi qu’à l’aide contextuelle détaillée correspondant à l’écran. Partie basse La console

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Ergonomie des écrans : l’en-tête L’en-tête est présent sur tous les écrans L’identification de votre établissement Pour quitter Imag’in (se déconnecter) Pour imprimer les données écran Sur chaque écran, vous pouvez cliquer sur le lien « Guide » pour télécharger sur votre poste de travail, le guide fonctionnel de l’application qui est au format pdf. Le lien « Aide » vous permet d’obtenir pour chaque écran une information détaillée sur son contenu. L’aide est affichée dans la partie console de l’écran et peut-être affichée en plein écran en cliquant sur le signe +. Sur chaque écran, il est possible d’imprimer la zone de consultation/saisie en cliquant sur le lien « Imprimer ». Le service IMAG’IN propose sur chaque écran un lien qui vous permet de « Quitter » l’application. À tout moment, des messages d’alerte sont affichés sur la console pour vous informer sur la marche à suivre en cas de mauvaise manipulation. Pour afficher l’aide en ligne dans la console Pour afficher le guide utilisateur

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Ergonomie des écrans : l ’aide en ligne Une aide contextuelle est accessible sur tous les écrans. 1 - Affichage de l’aide dans la console en cliquant sur l ’onglet. 2 - Affichage plein écran de l’aide en cliquant sur le + de l ’onglet. Une aide détaillée et contextuelle est accessible à tout moment en cliquant sur le lien « Aide » de l’en-tête ou sur l’onglet « Aide » de la console. L’aide contextuelle est alors affichée dans la partie console de l’écran. Vous pouvez également la consulter plein écran dans une nouvelle fenêtre en cliquant sur le bouton + situé sur la droite de cet onglet. L’aide présente les informations détaillées sur le contenu de l’écran courant ainsi que les actions possibles sur cet écran. Si vous affichez l’aide en plein écran, cliquez sur la croix de la fenêtre d’aide pour le refermer et revenir sur IMAG ’IN. L’aide sur la console se referme en changeant de fonction ou en cliquant sur l ’onglet « Console ».

15 1 - Le nouveau service web
Ergonomie des écrans : le menu d’accès Le menu pour accéder aux différentes fonctions La fonction active (en bleu) Les autres fonctions (en noir) Pour accéder à une fonction, vous cliquez directement sur le menu correspondant, à n’importe quel moment de votre consultation. L’accès aux fonctionnalités du service IMAG’IN est rapide. Il est personnalisé en fonction du profil de l’utilisateur identifié. La sélection de la fonction se fait sur le menu d’accès aux fonctions en cliquant sur l’item correspondant. La fonction active est en bleu, les fonctions disponibles sont en noir. Les fonctions non autorisées sont en gris. Le titre de la fonctionnalité sélectionnée s’affiche dans la zone de consultation.

16 1 - Le nouveau service web
Ergonomie des écrans : la zone de consultation La zone de consultation présente les informations que vous souhaitez consulter La partie haute affiche le premier niveau d’information (dans l’exemple : la liste des enseignants de l ’établissement). Après avoir sélectionné la fonctionnalité dans le menu des fonctions, la partie haute de la zone de consultation affiche les informations correspondant à la fonction. Les informations sont présentées sous forme d’un tableau. Suivant les dimensions de votre écran, un ascenseur vertical permet de naviguer dans le tableau et un ascenseur horizontal donne accès aux différentes colonnes d’informations. En cliquant sur un des éléments du tableau, la partie basse affiche le détail de l’élément sélectionné. Les champs affichés en partie basse sont définis selon la fonctionnalité choisie. La partie basse affiche le détail de l’élément sélectionné en partie haute (dans l’exemple les missions de l’enseignant choisi).

17 1 - Le nouveau service web
Ergonomie des écrans : interactifs et dynamiques La zone de consultation s’adapte à vos besoins de visualisation : 1 - Vous modulez la largeur des colonnes 3 - Vous avancez ou reculez dans la liste selon vos besoins. Votre position dans la liste La zone de visualisation peut s’adapter à vos besoins. La largeur des colonnes est modulable. Pour modifier la largeur d’une colonne, vous devez positionner le pointeur de la souris sur la limite droite de la colonne pour obtenir le symbole  (double flèche). Il suffit alors de cliquer et de tirer pour élargir ou rétrécir la colonne. Le contenu de chaque colonne peut être trié dans un ordre croissant ou décroissant. Il suffit de cliquer sur le symbole flèche vers le haut ou flèche vers le bas pour obtenir le tri souhaité. Vous pouvez naviguer dans le tableau de la partie haute en sélectionnant la page désirée à partir des boutons situés à gauche du bandeau supérieur. Vers première page dernière 2 - Vous listez chaque colonne dans un ordre croissant ou décroissant Vers page précédente suivante Page courante

18 1 - Le nouveau service web
Ergonomie des écrans : accès aux informations Un accès rapide et intuitif à l’ensemble des informations exemple : consulter les missions d’un enseignant de votre établissement 1 - Vous choisissez la fonction 2 - Vous cliquez sur le nom de l ’enseignant L’accès aux fonctionnalités de l’application IMAG’IN est rapide et intuitif. Vous sélectionnez la fonction souhaitée en cliquant sur l’action correspondante dans le menu d’accès aux fonctions. La zone de consultation s’affiche. Dans cet exemple, il s’agit de la consultation par enseignant. En cliquant sur le nom d’un enseignant, vous accédez aux missions pour lesquelles il a été convoqué. Les informations concernant les missions sont présentées sous forme de colonnes. Vous pouvez trier les colonnes selon l’ordre qui vous convient. 3 - La liste des missions affectées et convoquées de votre enseignant s’affiche. Vous pouvez trier les colonnes selon l’ordre qui vous convient

19 2 - Fonctionnalités Jury élargies (en cours de réalisation)
Première étape dans la mise en place d’un service complet qui remplacera l’application Jury actuelle Gestion des intervenants : Interfacée avec plusieurs autres produits, IMAG’IN constituera pour vous un « vivier » des intervenants avec : - leur état civil - leur établissement d’exercice, - les épreuves d’examen pour lesquelles ils sont compétents, - leur disponibilité détaillée. Ce vivier sera automatiquement et régulièrement mis à jour à partir des autres produits du système d’information GRH. Un service web établissement permettra d’ajuster la notion de compétence de l’enseignant au regard des épreuves examens. Le lot 2 de l’application IMAG’IN est la première étape dans la mise en place d’un service complet qui remplacera l’application JURY actuelle. IMAG’IN assurera la gestion des intervenants et sera interfacée avec plusieurs autres produits afin de constituer de façon automatique le « vivier » des intervenants. Pour chaque intervenant, les informations suivantes seront enregistrées : L’état civil : identité, adresse de résidence, téléphone personnel et professionnel, corps et grade, nationalité, commune de naissance, date de naissance… Les établissements d’exercice : adresse, nature de l’établissement (principal ou secondaire), discipline de poste, Les épreuves examen pour lesquelles il est compétent, La disponibilité : période(s) et motif(s) d’indisponibilité. Ce « vivier » des intervenants sera automatiquement et régulièrement mis à jour à partir des informations connues des systèmes d’information GRH. Il sera complété par le gestionnaire pour les intervenants d’une autre académie ou les intervenants hors éducation nationale. Un service Web à destination de l’établissement ou de l’enseignant permettra d’ajuster la notion de compétence de l’enseignant au regard des épreuves examen.

20 2 - Fonctionnalités Jury élargies (en cours de réalisation)
Première étape dans la mise en place d’un service complet Gestion des missions: Les missions de correction, d’interrogation et de jury de délibération pourront être générées automatiquement dans IMAG’IN à partir d’OCEAN (Application de gestion des examens et concours). Une création manuelle de missions sera également possible. Le lot 2 permettra également la gestion des missions d’examens. Les missions de correction, d’interrogation et de jury de délibération pourront être obtenues directement à partir des informations de l’application OCEAN. Les missions pourront également être créées de toute pièce par le gestionnaire examen dans l’application IMAG’IN en saisissant toutes les informations nécessaires. Les affectations des intervenants sur les différentes missions pourront se faire de façon collective et automatique en rapprochant épreuves d’examens et compétence de l’enseignant. Une affectation individuelle restera possible pour traiter les cas particuliers. Affectations et remplacements Imag ’in automatisera l’affectation collective des intervenants sur les missions. Une affectation individuelle restera possible pour un intervenant.

21 2 - Fonctionnalités Jury élargies (en cours de réalisation)
Gestion des convocations : Imag ’in vous permettra des ajustements de dernière minute en cas d’indisponibilité de l’enseignant. Gestion des statistiques : Imag ’in apportera un nouveau service de statistiques pour les gestionnaires d ’examen. IMAG’IN vous permettra d’éditer des convocations en cas d’indisponibilité de dernière minute d’un enseignant. IMAG’IN apportera un nouveau service de statistiques aux gestionnaires de la division des examens et concours.

22 Les autres lots (en cours d’étude)
3 - Engagements, coûts Simulation de l’engagement financier des vacations et des déplacements séjours. 4 - Liquidation L’application IMAG’IN sera complétée par les fonctionnalités du lot 3 qui prévoit une simulation de l’engagement financier des vacations et des déplacements . Le lot 4 permettra de réaliser la liquidation financière en liaison avec l’application CHORUS qui doit remplacer l’actuelle application KHEOPS. Interface pour la liquidation financière en liaison avec l’application Chorus (actuel Khéops).