Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP GTPA - 17 septembre 2009 1.Rappel des objectifs 2.Processus d’envoi des formalités 3.Lettre de formalités de départ personnalisées.

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1 Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP GTPA - 17 septembre 2009 1.Rappel des objectifs 2.Processus d’envoi des formalités 3.Lettre de formalités de départ personnalisées 4.Fiche de contrôle de départ sur EDH 5.Droits d’accès / Overview 6.Situations particulières 7.Démonstration / Questions - Réponses Formalités de départ personnalisées

2 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 2 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Rappel des objectifs & bénéfices attendus  Générer les circuits de départ personnalisés pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD) en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN  Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés  Améliorer le suivi des formalités de départ  Supprimer : l’impression et l’envoi de documents / papier le classement des lettres et circuits de départ la saisie des adresses privées

3 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 3 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Processus d’envoi des formalités  Membres du personnel payés (sauf SUMM) Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers Confirmation de départ dans Oracle HR Envoi automatique d’un e-mail final lien sur les formalités de départ personnalisées  Etudiants d’été Envoi d’un e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées  Utilisateurs et Attachés non payés Envoi d’un e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées

4 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 4 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières  Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR (voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.)  Rassemble des informations personnalisées ≠ visites obligatoires [Association du personnel (STAF et FELL) ; Bureau Uniqa (selon statuts et codes d’assurance)]  Remplace la lettre finale  Générée dans la langue préférée du membre du personnel  Enregistrée dans AisMedia  Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf

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6 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 6 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Fiche de contrôle de départ sur EDH  Générée automatiquement selon les informations contenues dans les différentes bases de données du CERN  Visites & formalités administratives obligatoires  Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel  Données rafraîchies quotidiennement  Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes.  Overview : rapport de type « PAF Overview » pour les services administratifs

7 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 7 Critères d’affichage

8 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 8 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel :  Complète :- sa future adresse privée (si différente) - son adresse e-mail personnelle  Transfert dans O*HR à la fin du contrat  Peut imprimer une feuille de route  Accomplit les formalités comme indiqué dans sa fiche de contrôle de départ

9 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 9 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Fiche de contrôle de départ sur EDH Les services visités :  Vérifient l’accomplissement des formalités de départ  Signent la fiche EDH sans routage prédéfini  Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH  Les signatures successives sont enregistrées  Peuvent utiliser un lecteur de code-barres :  pour rechercher la fiche de contrôle de départ  pour signer la fiche de contrôle de départ

10 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 10 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Fiche de contrôle de départ sur EDH  DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ Contrôlent les congés : o Lors du ‘Termination Memo’ o En cas de demande de congé après le ‘Termination Memo’ (vérification du solde ) Suivent l’accomplissement des formalités de départ en utilisant le rapport “overview” Rôles spécifiques :  GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…)

11 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 11 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Fiche de contrôle de départ sur EDH Rôles spécifiques (suite):  Le bureau des dossiers : Service expéditeur de l’e-mail final (records.office@cern.ch) Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème (dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia) Dispose d’un outil de mise à jour du contenu (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)  Dernier service : Contrôle l’accomplissement des formalités de départ Valide la totalité des formalités, même si un service n’a pas signé.

12 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 12 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Droits d’accès Les droits d’accès sont gérés par les ‘e-groups’ -Soit liste dynamique (selon l’unité organique) -Soit liste statique (liste de personnes, mise à jour par chaque service) Pour les DAOs et les GAOs, accès basé sur le rôle Tous les groupes doivent avoir un/une GAO Récapitulatif

13 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 13 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Situations particulières Après avoir reçu ses formalités de départ, que se passe-t-il si le membre du personnel : - reste au bénéfice d’un contrat payé sans interruption avec le contrat en cours, ou - bénéficie d’une extension de son contrat EDH détecte ce changement et annule automatiquement la fiche de contrôle de départ EDH Après avoir reçu ses formalités de départ, que se passe-t-il si le membre du personnel reste au bénéfice d’un contrat non payé : La fiche de contrôle de départ EDH reste active car les formalités de départ doivent être suivies (restitution des clés, carte suisse). Le nouveau contrat est indiqué ainsi que le pourcentage de présence

14 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES GTPA - 17 septembre 2009 page 14 Rappel desProcessus d’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits d’accès /Situations Objectifs des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverviewparticulières Démonstration et Questions/Réponses Exemple de fiche de contrôle de départ / EDH https://edh.cern.ch/Document/CheckSheet/4172250 Overview https://edh.cern.ch/Document/CheckSheetOverview/ Plan de mise en oeuvre octobre 2009 1 ère phase : membres du personnel payésoctobre 2009 janvier 2010 2 ème phase :utilisateursjanvier 2010 été 2010 3 ème phase : étudiants d’été été 2010