Environnement, santé et sécurité « Gestion du procédé d'examen du registre des incidents et des accidents de l'outil Business Workplace »

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1 Environnement, santé et sécurité « Gestion du procédé d'examen du registre des incidents et des accidents de l'outil Business Workplace »

2 Page 2 Introduction Ce document traite de la Gestion du procédé d'examen du registre des incidents et des accidents et identifie les échéanciers à suivre pour créer et évaluer un registre d'I/A. Pourquoi est-ce important? : Toute blessure en milieu de travail doit être rapportée, selon les exigences établies, à la Commission des accidents de travail qui doit évaluer une demande. Qui devrait lire cette mise à jour? : –Les superviseurs, les chefs d’unité et tout le personnel de supervision qui créent des registres d'I/A. –Les professionnels de la santé et de la sécurité de travail en région.

3 Page 3 Échéancier relatif à l'approbation du registre Quels sont les échéanciers relatifs à la création, à l'approbation et à l'examen des registres des incidents et des accidents (I/A)? Créateur du registre I/A : 24 heures pour que le superviseur mène une enquête sur l'incident, crée un registre I/A dans le SAP et fasse part au superviseur de deuxième niveau du nouveau registre aux fins d'approbation. Responsable d'approbation de deuxième niveau : 24 heures pour que le superviseur de deuxième niveau examine le contenu du nouveau registre et fournisse une rétroaction au superviseur ou approuve la demande d'indemnité en informant le superviseur et l'agent de prévention de son approbation du registre I/A. Évaluateur du registre I/A : 24 heures pour que l'agent de prévention examine le registre, fournisse une rétroaction ou donne son approbation au superviseur et au superviseur de deuxième niveau et modifie le statut du registre afin de permettre l'impression des formulaires.

4 Page 4 Gestion du procédé d'examen du registre des incidents et des accidents de l'outil Business Workplace I/A Log timeline and responsibility chart Premier 24 heures Prochain 24 heures Créer un registre d'I/A (Superviseur du premier niveau) Enquêter sur l’incident ou l’accident Creates log in CR status Mettre à jour et au besoin le registre d'I/A Imprimer et distribuer le registre d'I/A Examiner et/ou approuver le registre d'I/A ( 2 e niveau) Examiner et commenter le registre d'I/A Examiner le registre d'I/A (P rofessionnels de la sécurité ) Examiner et commenter le registre d'I/A Régler le statut de registre d'I/A et le type à imprimer

5 Page 5 Se familiariser avec l'outil Business Workplace du SAP dans le but d'examiner les courriels En tant que superviseur de deuxième niveau responsable de l'approbation des demandes d'indemnité, que dois-je faire lorsque je prévois m'absenter? Les registres I/A doivent être examinés selon les échéanciers prévus. Par conséquent, vous devrez nommer un remplaçant pour examiner et approuver les registres I/A pendant votre absence. Votre remplaçant doit être votre superviseur immédiat (palier supérieur suivant) ou un chef de relève. Vous pouvez modifier vos paramètres dans l'outil Business Workplace pour qu'un message d'absence soit transmis automatiquement pendant votre absence ou que vos courriels soient transférés automatiquement à l'outil Business Workplace du SAP de votre remplaçant. Qu'arrive-t-il si mon absence est imprévue et que je ne puis trouver un remplaçant pour faire fonctionner l'outil Business Workplace du SAP? Lorsque le créateur du registre I/A ne reçoit aucune réponse ou rétroaction après l'avis initial d'un nouveau registre, il doit revenir au registre I/A et envoyer une autre note au remplaçant de deuxième niveau aux fins d'examen et d'approbation par l'intermédiaire de l'outil Business Workplace.

6 Page 6 Affichage des messages dans l'outil Business Workplace Utilisation Un renvoi à un registre I/A sera envoyé au superviseur aux fins d'examen. L'avis relatif à un registre I/A imminent sera transmis au moyen de la boîte de réception de l'outil Business Workplace du SAP. Procédure 1. Sélectionnez l'icône de l'outil Business Workplace du SAP.

7 Page 7 Affichage des messages dans l'outil Business Workplace 2. Cliquez deux fois pour mettre le message sélectionné en évidence et l'afficher.

8 Page 8 Affichage des messages dans l'outil Business Workplace 3. Les renseignements de base sur le registre I/A sont affichés. Résultat : Après avoir lu le courriel, le superviseur de deuxième niveau prend en note le numéro du registre I/A, saisit la transaction CBIH83 dans le SAP et entre le numéro du registre I/A pour accéder au registre I/A précisé dans le courriel. Vous pouvez maintenant examiner le registre.

9 Page 9 Création d'une réponse automatique dans l'outil Business Workplace Utilisation Vos options de l'application SAP vous permettent de définir une option de réponse automatique durant une période indiquée. L'expéditeur sera avisé de votre absence au moyen d'une réponse automatique créée dans vos Options Office de l'outil Business Workplace. Procédure 1. Dans l'application Business Workplace, choisissez d'abord Options à partir de la barre de menus, puis sélectionnez Options Office.

10 Page 10 Création d'une réponse automatique 3. Dans l'onglet Réponse automatique, entrez les dates et le message que vous désirez afficher dans le champ de texte Réponse automatique. 4. Sélectionnez l'icône de transfert pour l'activer. 2. Précisez la durée prévue de l'absence.

11 Page 11 Création d'une réponse automatique Résultat L'expéditeur recevra le courriel de réponse automatique que vous avez défini dans vos Options Office de l'outil Business Workplace. Lorsqu'un expéditeur vous envoie plusieurs messages, il ne reçoit une réponse automatique que pour le premier message expédié. L'option de réponse automatique expirera à la date établie dans le Business Workplace. Il est également possible de désactiver cette option en supprimant manuellement les précisions relatives à la date.

12 Page 12 Création d'une retransmission automatique dans l'outil Business Workplace Utilisation Vos Options Office de l'application SAP vous permettent de définir une option de retransmission automatique durant une période présélectionnée. Cette option retransmettra automatiquement tous les courriels que vous recevez au destinataire du message que vous avez désigné et créé dans vos Options Office de l'application Business Workplace durant la période donnée. Procédure 1. Dans l'application Business Workplace, choisissez d'abord Options à partir de la barre de menus, puis sélectionnez Options Office.

13 Page 13 Création d'une retransmission automatique 2. Dans l'onglet Retransmission automatique, entrez le nom de la personne à laquelle vous voulez faire suivre vos messages et 3. Précisez la durée prévue de l'absence. 4. Sélectionnez l'icône de transfert pour l'activer.

14 Page 14 Création d'une retransmission automatique Résultat Tel que défini dans vos Options Office de Business Workplace, les messages de l'expéditeur seront retransmis automatiquement à la personne que vous aurez désignée. L'option de retransmission expirera à la date établie dans le Business Workplace. Il est également possible de désactiver cette option en supprimant manuellement les précisions relatives à la date.