CONDUITE DE RÉUNION

SOMMAIRE 1. La réunion: une situation de communication 2. Préparer une réunion: le TOP  Thème  objectif  Objectif  plan  méthode  durée 3. Animer une réunion: PEGASUS 4. Les 3 rôles de l’animateur 5. Les règles de comportement des participants 6. Quelques conseils pour prendre des notes 7. Quelques conseils pour bien rater une réunion

Conduite d’entretien et de réunion Importance du feed back Importance du non verbal Ecoute active et reformulation Attitudes de Porter Positionnement physique en synchronisation Attention aux rôles et aux rapports de force Méthodologie de la communication 1 La réunion: une situation de communication

2 Préparer une réunion: le TOP  LE THEME, c'est ce dont on va parler. Un thème peut amener à choisir entre plusieurs objectifs  L'OBJECTIF c'est le résultat qu'on aura obtenu à l'issue de la réunion Objectifs Méthodes Public Timing  LE PLAN, c'est l'ordre des séquences et des méthodes qui vont permettre d'atteindre l'objectif. ! !

THÈME  OBJECTIF A partir d'une problématique large et souvent floue se fait un premier travail, déterminant, de choix des objectifs. Ce choix est également conditionné par la réponse aux questions suivantes:  de combien de temps disposez-vous ? A réunion courte, objectif léger et méthodes appropriées.  combien de personnes sont concernées : on peut informer, convaincre une vaste assemblée. Pour travailler ensemble l’idéal, c'est 8 personnes. Ou alors, prévoyez des ateliers.  quelles sont les stratégies des personnes concernées, quelles chances ai-je d'entraîner l'adhésion sur mon objectif?

OBJECTIF  PLAN  MÉTHODES  DURÉE S ÉQUENCEMÉTHODEDURÉE 1 identifier les causes du problème- Brainstorming 20' 2 identifier la cause à traiter de façon prioritaire - Vote pondéré 20' 3 Trouver une solution- Brainstorming + vote pondéré 40’ OBJECTIF: avoir trouvé en équipe une solution au problème de…

3 PEGASUS : Une méthode pour animer une réunion P. P RÉSENTER LES OBJECTIFS  énoncer le résultat attendu  les écrire  formulation dynamique et positive E. E XPLIQUER LA TÂCHE  Donner le plan, l'ordre des séquences (cf. TOP)  donner les règles du jeu : rôles, timing G. G AGNER LES PARTICIPANTS AUX OBJECTIFS  s'assurer de la compréhension de l'objectif par TOUS  obtenir l'accord A. A CTIVER SON ATTENTION AU GROUPE  observer, écouter, ressentir... pour RÉGULER S. S YNTHÉTISER CHAQUE ÉTAPE IMPORTANTE  résumer et boucler chaque étape (cf. TOP)  on progresse! U. U TILISER LA CHASSE AUX DIGRESSIONS  poser la question: "est-ce en rapport avec...? »  ne pas s'écarter de l'objectif S. S YNTHÉTISER À LA FIN DE LA RÉUNION  valider l'atteinte des objectifs  synthétiser les actions à venir  remercier, féliciter, prendre congé

4 Les 3 rôles de l’animateur (1)  L' ORGANISATION : elle consiste à organiser la production du groupe 1/ En veillant au BIEN ÊTRE des participants 2/ En gérant le TEMPS  la salle  le confort: sièges, chauffage, ventilation, éclairage  le rétroprojecteur  le tableau et les feutres  papiers, crayons, gomme  documents à distribuer  date, heure et durée de la réunion connus par tous  durée de la réunion respectée  ordre du jour connu et respecté  plan de la réunion préparé  réception et prise des messages organisées

4 Les 3 rôles de l’animateur (2) o L A PRODUCTION Elle consiste à apporter au groupe :des informations et des idées, des moyens d'avancer. L'animateur est producteur à chaque fois qu'il "produit" des éléments qui concernent le contenu de la réunion, quand il intervient sur le FOND quand il propose des outils et des méthodes pour faciliter la production du groupe

4 Les 3 rôles de l’animateur (3)  L A RÉGULATION Elle consiste à faciliter l'expression de chacun et la cohésion du groupe L'animateur de la réunion, quand il assume son rôle de régulateur, intervient sur la FORME et non sur le FOND → En posant des questions qui ouvrent ou relancent la discussion → En faisant réagir: reformulation des interventions → En clarifiant: → les interventions confuses → les oppositions → En écoutant, en montrant de l'attention et de la tolérance

5 PARTICIPER A UNE REUNION 1  Savoir ce qu’on fait là  Avoir prévu les informations qu’on peut apporter sur le sujet  Ne pas attendre tout de l’animateur  Écouter les arguments des autres  Ne pas s’emparer des idées des autres, s’y rattacher nommément  Contribuer à faire parler les discrets  Ne pas accaparer la parole et l’animateur

PARTICIPER A UNE REUNION 2  Savoir émettre autant d’approbations que de critiques  Synthétiser pour soi et les autres (« si j’ai bien compris… »  Ne pas donner un accord formel auquel on n’adhère pas vraiment  Ne pas attendre d’être sorti pour donner son point de vue

6 LA PRISE DE NOTES EN REUNION  1 FEUILLE = 1 POINT DE L’ORDRE DU JOUR  Mode paysage divisé en 3  QUI parle?  SENS de son intervention par rapport à ce qui précède? Accord, restriction, opposition = choix du verbe: « ajoute », « remarque », « remarque cependant » « demande », « s’interroge », « s’inquiète », « s ’oppose », « rejette », « s’élève »  CONTENU de ses propos

7 Comment rater une réunion:  Laisser s ’instaurer le bavardage, l’expression d’opinions, les critiques personnelles  Manquer au devoir de bienveillance vis à vis des participants  Prendre parti dans un conflit ou l’expression d’un désaccord  Jouer les professeurs, les vedettes, les donneurs de leçon, se mettre en avant  Sortir de son chapeau en fin de réunion la décision ou la solution qui prouvera aux participants que la réunion était parfaitement « bidon ».