Principes comptables & analytiques TRAINING LAF 2009

Training LAF Content 1. Axes analytiques 2. Utilisation des comptes Comptabilité des Représentations 4. Comptabilité des Formulations 5. Comptabilité des MIP 6. Comptabilité des bourses 7. Transactions sur les autres centres de coûts 8. Qualité des libellés 9. PHQ

Training LAF NAVISON- NAVIREP La comptabilité de la CTB est conçue en deux parties :  La comptabilité générale, via les comptes généraux  La comptabilité analytique, via les axes analytiques

Training LAF NAVIREP BUT:  Fournir un outil informatique pour l’introduction dans la base de données Navision des transactions financières  Des représentations  Des formulations  Des MIP  Des bourses Frais de gestion ->HQ comptable RR Prestations -> HQ comptable projet Prestations -> HQ comptable bourses

Training LAF Axes Analytiques Comptabilité analytique  imposée par la loi de création de la CTB  Permet d’effectuer un suivi et/ou un reportage selon divers axes d’analyse Par exemple:  Dépenses par projet  Dépenses par ligne budgétaire  Dépenses MIP par pays

Training LAF Axe analytique – Section analytique  Un axe analytique est une « dimension » définie dans le but de pouvoir effectuer une analyse transversale de la comptabilité  Par pays  Par bailleur de fonds  Par mode de financement  …  Une « section analytique » est une valeur d’un axe analytique  RWA, VIE, RDC… pour l’axe A08 Pays  REGIE, COGESTION… pour l’axe A04 Mode de financement

Training LAF Les 10 axes analytiques de NAVISION CodeNomExemples A01Bailleur de fondsART5_COUTS, ART6_SURVIE A02Centre de coûtRWA060411T, PER , 21321REPNER A03Ligne budgétaireA_01_04, Z_01_02, M_08_015 A04Mode de financementREGIE, COGESTION, MIP A05Code secteur OCDE51010, A06N°matricule collaborateur CTB10150 A07N°matricule Boursier08MLI/5310, 08BOL/5134 A08PaysLAO, MOR, VIE, BOL A09ThèmeVARIOUS, SIDA, GENDER A10Schéma de comptabilisationPRESTATIONS, GENERAL, BOURSES

Training LAF A01: Bailleurs de fonds = source de financement d’un centre de coûts (projet) = Organisation qui met les fonds à la disposition de la CTB pour l’exécution et la gestion d’un programme (projet, mips, etc…)  Article 5  Article 6Gouvernement Fédéral Belge  Article 9  Article 7 Marché pour Tiers, Services Internationaux (les articles font référence à la loi de création de la CTB)

Training LAF A02 Centre de coûts = Code navision = « Entité » d’une entreprise à laquelle ont peut attribuer les dépenses Les 2 grands groupes d’« entitées » de la CTB sont:  Les « prestations »  Projets  Bourses  Mips  Formulations  Identifications  Les « frais de gestion »  Bureaux de représentation  Départements du siège

Training LAF Structure du Code Navision des projets RWA RWA : code pays 05 : année de création du code 038: numéro d’ordre du projet 1: cycle du projet, 1 pour l’exécution, 0 pour la formulation et 3 pour l’identification 1: indique la phase du projet; T indique un projet pour tiers Exemples: VIE : Formulation de la phase 1 du 36ème projet du Vietnam créé en 2008 SEN Exécution de la phase 2 du dix-neuvième projet du Sénégal créé en 2007 NB: Il y a des exceptions

Training LAF A03 Ligne budgétaire = Code budgétaire L’ensemble des « lignes budgétaires » (de type Volet/Résultat) définit le budget de chaque centre de coûts  Permet de suivre l’ensemble des dépenses (prestations et frais de gestion) par rapport au budget préétabli.  Chaque ligne budgétaire imputée doit correspondre à une valeur prédéfinie dans un budget approuvé et lié au Centre de coûts A02 utilisé dans la transaction.  A chaque ligne budgétaire correspond un « Code Budgétaire »

Training LAF Types de codes budgétaires  Prestations:  Projet ancien format (A_R1_03_A) plus utilisé et bloqué.  Projet format FIT  MIP  Formulation (Identification)  Gestion:  Départements HQ et RR

Training LAF A04 Modes de Financement Projets = manière dont les fonds sont mis à disposition et gérés. Déterminé par la convention de mise en oeuvre (CMO) ou le contrat passé avec le bailleur de fonds  Centre de coûts A02 projets 2 sections analytiques possibles: La Cogestion La CTB est co-gestionnaire des fonds avec le pays partenaire La Régie La CTB est seule gestionnaire des fonds

Training LAF A04 Modes de Financement Autres Prestations-Gestion  Centre de coûts A02 autres types de prestations: Formulation: FORMUL MIP: MIP Bourses: BXX (BEB, BEL, BEX, BMX, BSB, BSL, BST) Identifications: IDENTI  Centre de coûts A02 Gestion: Pour les transactions liées à la représentation ou aux Départements du siège cet axe A04 ne doit pas être complété SAUF pour les comptes 58

Training LAF A06 N°matricule collaborateur CTB  reprend sous l’axe A06 le n° unique qui identifie chaque personne titulaire d’un contrat de travail avec la CTB  Utilisé principalement pour les frais de gestion  Utilisé seulement avec certains types de dépenses Frais de personnel, frais de mission …  Concerne:  Les collaborateurs du siège (1XXXX exemple 10150)  Les collaborateurs du terrain titulaires d’un contrat de travail avec le siège (idem)  Les collaborateurs du terrain titulaires d’un contrat de travail avec la représentation (YYYXXXXX exemple: RDC00001)

Training LAF A07 N° matricule des boursiers Permet de faire un suivi par boursier  Etudiants gérés au siège:  Identifiés par un code unique (AACCC/XXXX. Ex: 06ALG/3363)  Bourses locales Précédemment: Rassemblés sous un code général par année et par pays. (LAACCC/000 ex: L08RDC/000 bourses locales 2008 du Congo) Actuellement:  Danino permet d’attribuer un n° matricule unique à chaque boursier  Les données de Danino sont exportées dans Navirep

Training LAF A010 Schéma de Comptabilisation  Permet de distinguer la comptabilisation des frais de gestion et la comptabilisation de nos prestations. (obligation légale).  Forme la base des valeurs comptables et analytiques pour chaque transaction  Détermine quels axes analytiques peuvent être combinés avec quels comptes généraux (croisements d’axes)  GENERAL: comptabilisation des mouvements financiers liés à nos frais de gestion (comptes généraux de 61 à )  BOURSES: comptabilisation des mouvements financiers liés aux bourses hors projets (comptes généraux de 608 à )  PRESTATION: comptabilisation des mouvements financiers de tout autre type de coopération : identification, formulation, projet, mip… (comptes généraux de 60 à et de à )

Training LAF Navirep - Contrôle des Axes Analytiques  Dans Navirep, chaque transaction comptable est accompagnée de données analytiques.  Pour permettre une analyse pertinente de la comptabilité, ces données analytiques doivent être cohérentes. Des contrôles logiques ont été intégrés dans Navirep Ces contrôles sont définis et paramétrès au siège

Training LAF Navirep - Contrôle des Axes Analytiques Contrôle 1  Chaque compte général, financier, d’immobilisés… est paramétré avec des champs à compléter par des codes analytiques.  Dans certains cas, une valeur par défaut est proposée  Dans certains cas, cette valeur par défaut peut être modifiée  Le paramétrage suivant détermine la valeur de ces champs:  Code obligatoire: Le champ doit être rempli  Même code: seule la valeur proposée par défaut sera acceptée  Blanco: Aucune valeur n’est obligatoire

Training LAF Navirep - Contrôle des Axes Analytiques Contrôle 2 : Croisements d’axes Exemple: Pourquoi les combinaisons suivantes sont-elles interdites? A02 RWA avec A01 ART5GESTION Une prestation ne peut pas être financée sur les frais de gestion A02 RWA avec A04 REGIE Une formulation doit avoir un A04 FORMUL A02 RWA avec A10 GENERAL Une prestation doit avoir A10 PRESTATION A02 RWA avec A10 BOURSE Une prestation doit avoir A10 PRESTATION A URGBDI avec A01 ART5GESTION Le financement de la cellule d’urgence se fait avec ART5_URGENCES

Training LAF Utilisation des comptes – Alimentations Tous cashcalls et alimentations à partir du siège pour les représentations et les projets Transferts Tout transfert entre les comptes et caisses de la représentation Tout transfert entre les comptes et caisses des projets (en FIT) Avances Toutes les avances vers des personnes physiques (missions) ou morales ou des projets obligatoirement remboursables dans les 3 mois.

Training LAF Comptabilité de la Représentation  Compte généraux : Voir le manuel Navirep « Synthèse des principes comptables et analytiques » p 30 à 38  Codes budgétaires: Il existe un lien unique d’un compte général vers une ligne budgétaire spécifique-> en encodant un compte général dans le journal financier, le code budgétaire A03 sera proposé par défaut. Catégorie 03 Fonctionnement:  Compte à (missions): remplacer la valeur par défaut par 21AA_INT, 21AA_FORM ou 21AA_LOC (voir p 40)  Tous les autres comptes : garder la valeur proposée par défaut

Training LAF Comptabilité de la Représentation Catégorie 2 Personnel  Comptes 61510X (Sauf : 21AA_FORM)

Training LAF Comptabilité de la Représentation Axes Analytiques des comptes de charge

Training LAF Comptabilité des Formulations Formulation = Prestation Comptes généraux: Comptes de la classe 60 (+ les 58)  et : Consultants et sous-traitance  à : Communications  : consommables  et : frais des véhicules  : Rapports, public, doc & Market  à : voyages et déplacements  : Autres frais de fonctionnement Voir détails dans le document « formulation.xls » en annexe du manuel Navirep  , et : Voir utilisation des comptes 58

Training LAF Extrait du Document Formulation.xls

Training LAF Comptabilité des Formulations Codes budgétaires: Un canevas budgétaire fixe a été défini pour toutes les formulations: F_01: Honoraires F_01_01 : Expertise internationale F_01_02 : Expertise nationale F_01_03 : Expertise CTB F_01_04 : Expertise partenaires locaux (Ministères locaux, autorités locales, …) F_01_05 : Personnel Représentation

Training LAF Comptabilité des Formulations F_02: Indemnités (forfaitaires) F_02_01 : Per diems Expert CTB HQ Logement Expert CTB HQ F_02_02 : Per diems collaborateurs CTB locaux Logement collaborateurs CTB locaux F_02_03 : Per diems partenaires locaux (Ministères locaux autorités locales, …) Logement partenaires locaux (Ministères locaux, autorités locales, …) F_02_04 :Autres

Training LAF Comptabilité des Formulations F_03: Transport F_03_01 :Transport international F_03_02 :Transport local F_03_03 :Autres F_04: Ateliers, réunions F_04_01 :Ateliers, réunions F_05: Autres frais F_05_01 :Communication, rapportage, visa, assurances,…

Training LAF Comptabilité des Formulations

Training LAF Comptabilité des MIP MIP = PRESTATION Comptes généraux: Comptes de la classe 60 (+ 58) Les dépenses sont imputées selon la nature des frais Exemples:

Training LAF Comptabilité des MIP Codes budgétaires: Structure fixe M_AA_XXX Exemple: M_08_015 Déterminés après la signature et l’attribution des enveloppes MIP Cas particulier: Frais bancaires non attribuables à un MIP particulier: M_AA_000 exemple M_08_000

Training LAF Comptabilité des MIP

Training LAF Comptabilité des Bourses Types de boursiers gérés par la représentation:  Boursiers « projet »: dépenses encodées comme les dépenses des projets sur le compte Allocations de bourses projet  Boursiers hors projet: Bourses belges: gérées par HQ (service bourses) dépenses encodées individuellement par boursier sur son n° matricule propre ( La table de ces n° matricule est accessible dans Navirep) Bourses locales: gérées par la représentation Les matricules crées dans Danino sont importés dans Navirep

Training LAF Comptabilité des Bourses Bourses hors projet = Prestations Comptes généraux: Comptes , et les 58 Exemples:

Training LAF Comptabilité des Bourses L’encodage du n° matricule du boursier fait apparaître automatiquement toutes les données analytiques liées

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts Concerne les frais payés à partir des comptes de la représentation. 1. Pour un centre de coût GESTION 2. Pour un centre de coûts PRESTATION 1. GESTION Il s’agit de dépenses payées pour le compte du siège (ou d’une autre représentation) Codes budgétaires: valeur par défaut proposée par Navirep SAUF frais de mission et activités spécifiques Une mission par un collaborateur du siège se fait sur base d’un ordre de mission approuvé, qui reprend le code budgétaire à utiliser. S’il n’est pas disponible, les informations nécessaires sont à demander au siège !!

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts Activités spécifiques Exemples: colloques ou séminaires En général: dépenses imputables à un département du siège avec un code budgétaire spécifique. la représentation doit demander au siège le centre de coûts et les codes budgétaires à utiliser !

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts GESTION

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts 2. PRESTATION Il s’agit de dépenses payées par la représentation pour le compte d’un projet. Déconseillé mais inévitable! Attention ! REGIE En cas d’urgence et en accord avec le chef de projet, des paiements pour des lignes budgétaires en REGIE peuvent être financés et imputés par la représentation.

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts  Comptes généraux: Comptes de la classe 60  Codes budgétaires: doit être transmis par le projet doit correspondre à une ligne budgétaire (FIT)  Axe A02 Centre de coûts: doit être celui du projet. COGESTION En extrême urgence et en accord avec le SMCL, pour des lignes en COGESTION, seules des avances ( A02 RR) sont envisageables, mais cette procédure est à éviter au maximum. Ces avances doivent être remboursées physiquement à la représentation dès que possible.

Training LAF Transactions sur les autres centres de coûts

Training LAF Qualité des libellés  Nombre de caractères limité à 50  Clair  Lisible  Significatif  Structuré Exemples: Achat d’alimentation pour la cantine Paiement de facture d’essence HML156 Paiement assurance voiture HML156 pour la période de mars à mai.03/07-05/07 Location bureau 01/01 à 30/06 Connexion Internet décembre

Training LAF PHQ (Payments by HQ)  Les transactions enregistrées pour le compte des projets directement par le siège ou par les représentations (PHQ) doivent être introduites manuellement dans FIT.  Chaque mois, les comptables du siège établissent la liste des PHQ et l’envoient au terrain.  Le comptable du projet doit encoder les transactions telles quelles en respectant les comptes généraux et les codes budgétaires indiqués.

Training LAF PHQ (Payments by HQ)  Si le code budgétaire n’est pas correct, 1. L’enregistrer quand même exactement comme indiqué dans le PHQ. 2. Signaler l’erreur au siège le plus rapidement possible afin qu’elle soit corrigée. 3. Le comptable du siège effectuera la correction qui sera envoyée au terrain dans les PHQ suivants.  Si le code budgétaire n’est pas correct, et qu’il n’est pas disponible dans FIT, 1. Signaler l’erreur au siège le plus rapidement possible 2. Laisser la transaction en suspens en attendant la correction dans les PHQ suivants.

Training LAF Coopération Technique Belge Rue Haute Bruxelles T F E