1 Atelier « Communiquer autour de son projet » Mairie de Paris Carrefour des Associations Parisiennes

Introduction L’organisation matérielle :  La formation dure 3 heures.  Une pause de 10 minutes sera organisée au milieu de la formation. Les méthodes pédagogiques :  Présentation sous forme d’exposé interactif d’une méthodologie nécessaire à acquérir pour communiquer autour de son projet.  Échanges sous forme de « questions-réponses » afin de nous assurer de votre compréhension.  Atelier sous forme de cas pratique. 2

Introduction Pour que la formation soit efficace nous attendons de vous :  Que vous soyez attentifs aux apports.  Que vous osiez poser toutes vos questions.  Que vous participiez à la réalisation des cas pratiques.  Que vous soyez tolérant les uns avec les autres et que vous vous écoutiez. La demi-journée de formation a pour objectifs pédagogiques de :  Savoir définir sa stratégie de communication.  Savoir construire un message.  Savoir choisir les bons supports. 3

Le réseau de soutien parisien à la vie associative Les maisons des associations :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. Le Carrefour des Associations Parisiennes :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. 4

Communiquer c’est définir :  Qui ? (l’association),  Dit quoi ? (le message)  A qui ? (les cibles du message)  Comment ? (supports, fréquence, lieux …)  Pourquoi, pour quels effets ? (les objectifs, le but de la communication) La communication 5

Définir pourquoi communiquer :  Toute communication doit avoir un but.  Il faut définir le but avant de savoir où, quand, comment et avec quel support communiquer. Définir sur quoi communiquer :  Les valeurs de l’association.  Les projets.  Un évènement.  Une action. Définir auprès de qui communiquer (la cible) :  Les membres.  Les futurs adhérents.  Les partenaires privés et/ou publics.  Les financeurs… Les axes de la communication 6

Définir quand communiquer :  La temporalité est importante, il ne faut ni communiquer trop tôt, ni trop tard. Il faut tenir compte des autres évènements du calendrier de l’association et du monde associatif. Définir comment communiquer :  Il faut définir de quelles ressources on a besoin pour communiquer (ressources humaines, matérielles, financières, techniques,…)  Sur quels supports : informatique, papier,… Les axes de la communication 7

Définir combien communiquer :  Quelle communication d’un point de vue quantitatif (quantité d’ informations, nombre de supports… ).  Si les supports sont imprimés (affiches, tracts, plaquette,…) il est nécessaire de quantifier précisément les besoins. Définir où communiquer :  Dans quels lieux diffuser les supports ? Les axes de la communication 8

Pourquoi Quoi Qui Quand Comment Où Combien La stratégie de communication 9

Il existe principalement deux types de communication :  La communication institutionnelle, sur le projet associatif : basée essentiellement sur les valeurs et les objectifs stratégiques.  La communication sur les actions de l’association davantage fondée sur :  Les activités et manifestations (Ex : cours, ateliers, conférences, animation pour enfants…).  Les services offerts aux adhérents. (Ex : garde d’enfant, service à la personne, café littéraire, épicerie solidaire,…) 10 Les types de communication

L’organisation de la communication Mettre en œuvre la communication autour de son projet/action nécessite de :  Définir les valeurs, l’image et le positionnement du projet sur lequel on va communiquer  Faire un état des lieux de sa communication  Définir sa stratégie de communication  Planifier le plan de communication  Elaborer les supports de communication 11

Les valeurs, l’image et le positionnement du projet Il s’agit de définir les éléments clés de votre communication :  Les fondements du projet,  Les valeurs  L’image  Le positionnement par rapport aux cibles La communication sera réussie lorsque l’association disposera d’une image perçue conforme à l’image désirée. 12

Les objectifs de communication de l’association : Définition des objectifs de communication :  Quels sont les problèmes à résoudre ?  Problème de notoriété (je dois me faire connaître).  Problème d’image (je dois me faire aimer).  Problème de fréquentation de l’association (je dois attirer du public). Les objectifs de communication sont dépendants des orientations définies au sein du projet Étape 1 : État des lieux et enjeux 13

Les objectifs de communication sur chaque cible Adhérents Attirer, Fidéliser … Informer … Faire augmenter la participation …. Prescripteurs/Partenaires Séduire, se faire connaître … Informer, convaincre, argumenter … Obtenir des financements, du prêt de matériel … Cibles internes : salariés et bénévoles Faire circuler l’information Faire adhérer au projet Valoriser Recruter, motiver et impliquer Étape 2 : Ciblage et segmentation 14

Les messages doivent être :  Issus du positionnement de l’association.  Liés aux valeurs et discours délivrés en interne.  Axés autour d’un « thème » de communication.  Des phrases fortes et simples.  Intégrés en interne.  Crédibles et durables.  Intégrés et partagés sur l’ensemble des supports.  Adaptés aux cibles. Étape 3 : Contenu du message 15

La construction et la diffusion des supports :  Quelle charte graphique ?  Quelle identité visuelle ?  Construction des supports en fonction des cibles.  La mise en forme : faire ou faire faire ?  Pertinence des lieux de diffusion. Étape 4 : Supports et outils de communication 16

Les supports papiers : spécificités, atouts, contraintes :  Le panneau d’affichage.  Les courriers.  Les rapports et bilans.  La plaquette.  Les affiches.  Les « Flyers ».  La Presse Quotidienne Régionale.  Les cartes de visites.  Les marques-pages et cartes postales… Étape 4 : Supports et outils de communication 17

Les supports informatiques spécificités, atouts, contraintes :  Le CD ou le DVD de présentation.  Les réseaux sociaux.  Le site Internet.  Le blog.  Les ings et la newsletter. Étape 4 : Supports et outils de communication 18

Les autres supports : spécificités, atouts, contraintes :  Les journées portes ouvertes.  La participation à un salon.  Les événements (forum des associations...)  Les animations.  Les relations presse.  … Gardez à l’esprit que le support doit être en accord, cohérent avec le message et les valeurs. Étape 4 : Supports et outils de communication 19

Etape 5 : Budget communication Le budget de communication doit comprendre les charges liées à :  La conception et l’impression des supports.  La diffusion (par la Poste par exemple).  L’achat de logiciels spécifiques (ou logiciels libres).  L’achat de fournitures.  La consommation téléphonique.  Les éventuels frais de la personne en charge de la communication. 20

Les stratégies des moindres dépenses :  La recherche d’un stagiaire en école de communication.  L’impression par l’association de ses supports.  L’impression en grand nombre d’exemplaires.  La réalisation en interne du site Web.  La négociation d’un parrainage avec un imprimeur.  Les partenariats : échanges de marchandises. Étape 5 : Budget communication 21

Le plan de communication : Étape 6 : Organisation et planification ACTIONS / CIBLES Adhérents potentiels Collectivités territoriales Grand public Bénévoles Janvier Mai Février Mars Avril Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre  Dans ce tableau seront intégrées les actions de communication à réaliser (ex : Réalisation de la maquette de la plaquette de l’association…) 22

Le suivi et l’évaluation du budget communication :  Suivi du coût des dépenses.  Échéancier des actions menées. Intitulé de l’action Prévue le/pour :Réalisée le/pour : Écart (prévisionnel – réalisé) Orientations à donner Étape 7 : Suivi et contrôle 23

Exercice pratique Lancement des exercices pratiques guidés grâce au livret « exercice ». Aide et conseils du formateur durant le temps de travail. Débriefing collectif à partir du cas d’un des participants. 24

Clôture du stage Remise de la bibliographie des ouvrages disponibles au CAP. Tour de table. Evaluation écrite du stage de formation. 25

POUR ALLER PLUS LOIN LA BOITE A OUTILS EST A VOTRE DISPOSITION… 26

La boite à outils Elle est disponible au centre de ressources et comprend : 1. Le PowerPoint détaillé avec les fiches sur les supports de communication. 2. Des fiches outils « élaborer son budget de communication », « faire un plan d’action de communication »… 27

Pour toute question complémentaire Contact téléphonique : Contact électronique : 28