Ministère de la Santé et des Services sociaux Module 2 – Services communs Document de formation Version 2.2 (Mars 2014) Direction générale des technologies de l’information

Plan de formation Objectifs de la formation Rôles et responsabilités des intervenants Notions de participation et de refus Gestion de l’information et droits des usagers Processus de sécurité et d’accès au DSQ Conclusion Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs2

Objectifs de la formation Au terme de cette formation, un superutilisateur sera en mesure d’expliquer les aspects opérationnels des services communs du DSQ. Il pourra: Orienter l’usager dans sa prise de décision de participer ou non au DSQ; Connaître les mécanismes de soutien à l’utilisation du dispositif de sécurité; Orienter l’usager dans l’exercice de ses droits. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs3

Rôles et responsabilités des intervenants Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs4

Rôles et responsabilités des intervenants (1/3) Les médecins, pharmaciens, infirmières, infirmières auxiliaires, sages-femmes, biochimistes, microbiologistes, résidents et stagiaires en médecine et en pharmacie doivent: Diriger l’usager qui aurait des questions vers Services Québec, sa source première d’information à propos du DSQ; Systématiquement valider les informations d’identification des usagers avec la carte d’assurance-maladie, afin de bien identifier le patient; Lorsqu’ils sont habilités, consulter les renseignements du DSQ à partir d’une application locale, un DMÉ homologué ou le Visualiseur DSQ; Appliquer les lois, les règlements, les politiques et les procédures en matière de confidentialité, de protection des renseignements personnels et de sécurité des renseignements contenus dans le DSQ. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs5

Rôles et responsabilités des intervenants (2/3) Le soutien technique aux médecins et aux pharmaciens doit: Diriger l’usager qui aurait des questions vers Services Québec, sa source première d’information à propos du DSQ; Systématiquement valider les informations d’identification des usagers avec la carte d’assurance-maladie, afin de bien identifier le patient; S’ils sont habilités, soutenir les cliniciens auxquels ils se rapportent dans la consultation du DSQ; Appliquer les lois, les règlements, les politiques et les procédures en matière de confidentialité, de protection des renseignements personnels et de sécurité des renseignements contenus dans le DSQ. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs6

Rôles et responsabilités des intervenants (3/3) Les archivistes médicaux doivent: en collaboration avec le CMDP de l’établissement, établir les règles d’impression, de consignation au dossier local et de conservation; Diriger l’usager qui aurait des questions vers Services Québec, sa source première d’information à propos du DSQ pour, entre autres : –le contenu du DSQ; –les établissements privés et publics branchés au DSQ; –refuser d’avoir un DSQ; –participer au DSQ; –accéder à ses renseignements cliniques dans le DSQ, visibles par les intervenants ou contenus dans les banques de renseignements DSQ; –obtenir la liste des personnes ou organismes ayant eu accès aux renseignements le concernant; –demander la rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; –porter plainte. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs7

Notions de participation et de refus Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs8

Notions de participation et de refus (1/3) Le modèle de participation en place dans le cadre du DSQ est une participation implicite des personnes avec droit de refus. Participation implicite Pour tout usager, il est établi que, par défaut, il accepte de participer, qu’il ait reçu ou non des soins et services de santé. La participation inclut les données antérieures selon les dates de déploiement des domaines et de la région; l’information sur ces dates est disponible sur le site Web du DSQ. Droit de refus Chaque usager peut manifester un refus en tout temps –Une seule période de refus possible; –Le refus débute toujours au début du dossier; –Le refus peut se poursuivre indéfiniment ou prendre fin à une date passée, présente ou future. Les données collectées pendant la période de refus ne sont pas consultables. L’exercice du droit de refus ne fait pas l’objet de pression, de discrimination et n’enfreint pas le droit d’obtenir des soins de qualité. L’usager a l’opportunité de revenir sur sa décision de refus et de modifier ou retirer son refus en tout temps. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs9

Notions de participation et de refus (2/3) Qui a un DSQ? Entre janvier 2010 et juillet 2013, les régions de Québec, Lanaudière, Estrie et Montréal ont adhéré progressivement au DSQ. Depuis le 21 juillet 2013, toutes les personnes inscrites à la RAMQ, ou qui l’ont déjà été, peuvent bénéficier d’un DSQ. Toutes ces personnes peuvent se prévaloir du droit de refus. Les non-assurés seront informés dès qu’ils pourront bénéficier du DSQ. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs10

Notions de participation et de refus (3/3) Comment l’usager peut-il inscrire son refus ou le retirer? L’usager doit lui-même utiliser: –Internet: –la poste, en remplissant le formulaire sur le site Web et en le retournant à l’adresse indiquée; –le téléphone: Services Québec Les cliniciens et archivistes du réseau ne sont pas responsables de saisir les demandes des usagers. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs11

Gestion de l’information et droits des usagers Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs12

Gestion de l’information et droits des usagers (1/4) L’accès aux renseignements contenus dans le DSQ par les professionnels de la santé dans le cadre d’une prestation de soins s’effectue par les intervenants autorisés qui détiennent un certificat tel que prévu par la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé; à partir d’un poste configuré pour le DSQ; à partir d’une application locale homologuée ou du Visualiseur DSQ; pour un usager qui n’a pas refusé ou éventuellement, par dérogation, pour un usager en refus lors d’une situation d’urgence (cette disposition n’est pas en vigueur pour l’instant). Les renseignements du DSQ peuvent être imprimés un à un à partir du Visualiseur. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs13

Gestion de l’information et droits des usagers (2/4) À propos de l’accès aux renseignements contenus dans le DSQ par les professionnels de la santé en dehors d’une prestation de soins Même avec le consentement de l’usager, les renseignements d’un DSQ ne peuvent pas être visualisés par un professionnel de la santé lorsque l’usager le consulte dans le cadre d’une expertise médicale, p. ex. en cas d’accident de travail, lors d’une évaluation de son état de santé pour un contrat d’assurance, d’embauche ou en cours d’emploi. Toutefois, lorsque des renseignements du DSQ sont consignés au dossier local de l’usager, les règles locales de confidentialité et de transmission s’appliquent. Pour les consigner au dossier local: –par le Visualiseur: imprimer le renseignement et le classer au dossier local; –par un DMÉ homologué: utiliser les fonctionnalités prévues à cet effet dans l’application. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs14

Gestion de l’information et droits des usagers (3/4) Le droit d’accès L’usager a le droit de : –Obtenir une copie des renseignements visibles à l’écran; –Obtenir une copie des renseignements contenus dans les banques de renseignements DSQ; –Connaître le nom des intervenants et organismes qui ont consulté ou alimentés ses renseignements. L’usager peut utiliser le formulaire de demande d’accès disponible sur le site Web du DSQ et le transmettre au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels du MSSS. Il peut aussi obtenir ce formulaire en téléphonant à Services Québec. Si un usager demande à un clinicien de consulter son dossier, le clinicien n’a aucune obligation (ni empêchement) de lui montrer. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs15

Gestion de l’information et droits des usagers (4/4) La liste des intervenants ayant consulté un dossier Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs16

Droits des usagers face aux renseignements conservés (1/2) Le droit de rectification des intervenants Si un utilisateur constatait un renseignement erroné dans le DSQ d’un usager, il se doit de rapporter l’erreur à l’équipe centrale DSQ. Pour ce faire, il peut : –Compléter le formulaire de rectification disponible sur le site Web du DSQ; –Rapporter l’erreur potentielle au Centre de services DSQ; –Rapporter l’erreur à l’intervenant à l’origine du renseignement. Le droit de rectification des usagers L’usager a le droit de demander la rectification des renseignements le concernant qui sont inexacts, incomplets, équivoques ou dont la collecte, la conservation ou la communication ne sont pas autorisées par la Loi. L’usager a également le droit de demander l’ajout d’une directive manquante ou l’annulation d’une directive inscrite à son dossier. Il doit utiliser le formulaire de rectification disponible sur le site Web du DSQ et le transmettre au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels du MSSS. Il peut aussi en faire la demande à Services Québec. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs17

Droits des usagers face aux renseignements conservés (2/2) Le droit de porter plainte L’usager a le droit de porter plainte en tout temps sur le DSQ. Il doit utiliser le formulaire AH-615 disponible sur le site Web du DSQ ou en téléphonant à Services Québec. Le formulaire indique l’adresse de retour de la plainte. En second instance, l’usager peut porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information. Si l’usager déposait sa plainte auprès d’un commissaire aux plaintes du Réseau (régional ou local), celui-ci devrait réorienter la plaintes auprès de l’équipe centrale d’archives DSQ Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs18

Gestion de la sécurité et accès au DSQ Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs19

Gestion de la sécurité (1/2) Les intervenants peuvent accéder au DSQ si et seulement si: le GAA 1 de leur site leur a accordé un accès; l’AVI 2 leur a remis leur dispositif d’accès, sur présentation de 2 pièces d’identité 3 dont une avec photo; leur poste de travail a été configuré pour accueillir le DSQ; Ils ont été formés sur la navigation dans le DSQ et les règles inhérentes à son utilisation. 1 GAA: gestionnaire des autorisations d’accès 2 AVI: agent de vérification de l’identité 3 Pièce d'identité émise par une autorité gouvernementale reconnue Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs20

Gestion de la sécurité (2/2) L’utilisation du dispositif d’accès Le titulaire est responsable de la confidentialité du mot de passe permettant de déverrouiller son dispositif. Le titulaire doit prendre les mesures nécessaires pour que son dispositif demeure en tout temps sous son contrôle. Le titulaire doit réserver son dispositif à son usage exclusif et ne permettre à personne de l'utiliser. Le titulaire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que son dispositif est utilisé dans des conditions optimales de sécurité. Le titulaire qui soupçonne que son mot de passe a été dévoilé ou que son dispositif a été volé doit contacter immédiatement le Centre de services DSQ. Le titulaire doit signaler sans délai au Centre de services DSQ tout changement sur son identification ou son rôle professionnel. Le titulaire doit fermer sa session de travail lorsqu'il a terminé et retirer son dispositif du port USB du poste de travail. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs21

Les profils d’accès D’autres catégories d’intervenants (podiatres, nutritionnistes, ambulanciers, etc.) pourraient être ajoutés, sous réserve de modifications législatives. Pour l’instant, ceux-ci ne peuvent pas accéder au DSQ. Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs22

Pour les utilisateurs  Superutilisateur ou  Centre de soutien local : _________________________  Centre de services DSQ (pour tout problème applicatif, opérationnel ou avec le dispositif d’accès) AIDE (2433), option 5 ou  Aide en ligne du Visualiseur Pour la population ou pour des renseignements supplémentaires  Site Web du Dossier santé Québec  Services Québec Soutien au DSQ Version 2.2 (Mars 2014)Module 2 - Services communs23

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