1 / 18 Tranche Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008 Pour la gestion administrative page 2 Pour le suivi de l’activité scientifique et le pilotage page 7 Pour la science page 9 Pour tenir compte des évolutions du monde de la recherche page 13 Concernant la démarche qualité engagée par la DSI page 14 Concernant les infrastructures informatiques et services associés page 15 Pour les partenaires du Sud page 17 En orange : Eléments nouveaux depuis le dernier point d’avancement (en date du 30 juin 2008) Délégation aux systèmes d’information Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

2 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd semestre 2008) Projet mise en place de la paie dans SORGHO (projet terminé) : la gestion administrative et la paie sont en production depuis le 1er janvier 2006 ; cette mise en production s ’est déroulée dans de bonnes conditions et aucun blocage significatif n’a été constaté. Projet mise en place de la gestion des missions (projet terminé) : en production depuis le 1 er juin 2006 ; l’outil est déployé dans tous les centres. Projet évaluation de SORGHO-FI par des experts indépendants (projet terminé) : elle a été conduite par la société STERIA en février, mars 2006 (un expert en gestion financière publique, inspecteur du Trésor + un expert informaticien SAP intervenant sur le projet SAP du CNRS) ; les résultats de cette évaluation ont été présentés au CTPC du et au CA du et sont disponibles sur Projet stabilisation de SORGHO-FI : * : la direction des finances a conduit un premier plan d’action issu des recommandations de STERIA : simplification des adresses budgétaires ; désactivation de FI-SL ; formalisation des règles d’utilisation de RT) ; dispense par la DF de différentes formations (secrétariats des DU ; gestionnaires du siège ; gestionnaires de Nouméa ; le plan de formation au module « missions » a été mis en œuvre suite au nouveau décret (formation d’une trentaine de gestionnaires à Bondy et Montpellier au 1 er semestre 2007). Une version simplifiée de Z-enveloppe à l’attention des gestionnaires a été mise en oeuvre en novembre 2007 ; plusieurs procédures financières ont été formalisées. * Le premier semestre 2008 a marqué une étape importante : recomposition de la cellule SORGHO-finances de la DF (SI-FI), transfert de compétences de la DSI vers la DF à l’arrivée de la nouvelle responsable ; élaboration par la DF et mise en œuvre d’un plan de formation volontariste mettant les responsables métier au cœur du dispositif ; volonté de créer un réseau de référents... * Le chantier de mise à niveau de la documentation s’est poursuivi au second semestre 2008 : un projet d’élaboration et de mise en ligne des processus financiers et comptables a été initié (outil ARIS) ; le principe de remise à plat de la documentation utilisateur est acquis et un plan d’actions est en cours dans le cadre du projet de saut de version SAP. Projet industrialisation de l ’exploitation technique de SORGHO : * : un premier travail a été réalisé au niveau de la maîtrise des divers environnements (installation d ’un serveur de back up à Orléans mis en production fin décembre 2006) et de la gestion des « ordres de transport » ; les problèmes de connexion SORGHO au Brésil ont été solutionnés. Les tests de sauvegarde de la plate-forme SORGHO vers un serveur de back up situé à Orléans ont été menés ; * 2008 : le plan de reprise d’activité (PRA) est en cours de formalisation. Projets 1.6 et 1.7 – déconcentration de certaines fonctions vers les centres : * certaines fonctions RH (gestion des contractuels et vacataires, …) ont, à l’occasion de la relocalisation du siège à Marseille, été déconcentrées à Bondy et Montpellier. * à destination des unités, un outil de transfert de crédits a été développé et sera déployé début 2009 : il permettra aux unités de transférer des crédits d’une enveloppe à une autre (au sein de l’unité) ; aujourd’hui seule la DF peut réaliser cette opération. * le projet SIROCCO (voir projet 1.10), par une refonte des processus, va permettre la déconcentration – au cours du 1 er sem de l’élaboration des conventions dans les centres et représentations. Objectif 1 : Stabiliser le noyau du système d ’information administratif (SIA), en ouvrir l ’accès à de nouveaux utilisateurs, puis compléter sa couverture fonctionnelle (1/5) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

3 / 18 Projet infocentre administratif : * la plateforme technique de développement et de tests a été installée fin 2006 ; * infocentre « missions & déplacements » : il est en production depuis juillet Le projet, piloté par le SAS, avait démarré en mars 2007 et avait été découpé en 6 lots fonctionnels (suivi des déplacements ; coûts prévisionnels ; coûts réels ; suivi détaillé des déplacements ; représentation cartographique ; analyse des données fournies par le voyagiste). La lettre de mission du DG au directeur du SAS avait été signée en février 2007 et le contrat de projet entre la DSI et le SAS en avril 2007 (voir objectif 5 du SDSI ; projet 5.2). L’infocentre « missions » est en production depuis juillet 2007 ; les utilisateurs du SAS et de certains centres ont été formés (il convient de contacter le SAS pour exprimer ses besoins qui peuvent être satisfaits par une requête « presse bouton » permettant l’édition d’un état pré-programmé). L’infocentre « missions » a depuis été complété par les fonctionnalités suivantes : suivi détaillé des déplacements, représentation cartographique. * infocentre « suivi budgétaire » : il sera mis en production en janvier Il facilite l’accès aux données de suivi budgétaire : situation budgétaire, mouvements de crédits, commandes, factures. Une dizaine de requêtes sont concernées ; elles permettront aux structures, en particulier aux unités, d’obtenir des états de suivi budgétaire de manière conviviale. Cet infocentre « suivi budgétaire » viendra en complément de Z-enveloppe. La recette est en cours et la mise production planifiée début * les différents volets de l’infocentre sont accessibles depuis le portail du système d’information : Projet portail administratif : * plateforme technique de développements et de tests installée fin 2006 ; * portail « RH » : le projet, piloté par la DP, a démarré en mars 2007 et comporte plusieurs lots. La lettre de mission du DG au directeur des personnels a été signée en mars Le contrat de projet entre DSI et DP a été cosigné en sept Les lots « demande de congés » et « accès aux données personnelles » sont en production depuis octobre Le lot « évaluation en ligne des ITA » a été terminé pour la campagne d’évaluation 2007 qui s’est tenue de février à juin 2008 dans de bonnes conditions, y compris les CAP. Une enquête de satisfaction a permis d’en tirer les principaux enseignements et d’apporter quelques évolutions pour la prochaine campagne. Le lot « évaluation en ligne des chercheurs » est en cours de paramétrage pour une mise en production en avril * portail « demandes de missions » : la phase d’expression du besoin a été conduite au second semestre 2008 ; le paramétrage est en cours et la mise en production est prévue pour mai * le portail devient le portail du système d’information de l’IRD et sera dès janvier 2009 un point d’entrée aux applications et outils institutionnels : (voir projet 6.6) Objectif 1 : Stabiliser le noyau du système d ’information administratif (SIA), en ouvrir l ’accès à de nouveaux utilisateurs, puis compléter sa couverture fonctionnelle (2/5) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

4 / 18 Projet conventions et contrats (projet SIROCCO) : Lettre de mission du DG à la directrice du SAJ en février Signature d’un contrat de projet ente DSI et SAJ en avril Le processus d’élaboration des conventions a été repensé afin de permettre une déconcentration de l’élaboration des conventions au niveau des centres et représentations. Après consultation, le progiciel LEGAL SUITE a été choisi en janvier 2008, puis paramétré courant L’outil offre un workflow structuré autour de 4 activités totalement dématérialisées : l’évaluation de l’opportunité des projets ; la création des conventions afférentes; leur gestion ; leur consultation en ligne et leur archivage. Le nouveau dispositif organisationnel a été validé par le Directeur général et une note de service transmise aux différents acteurs. La reprise des données de l’ancien outil est en cours. Le nouveau dispositif organisationnel sera déployé, site par site, par le SAJ au cours du 1 er semestre Le projet a fait l’objet d’une large communication dans Recto-Verso n°76. Projets piloter le PRE de SORGHO (plan de régime établi : évolutions réglementaires) : Les besoins des maîtrises d ’ouvrage, évalués par la DSI et chiffrés en lien avec le prestataire de tierce maintenance applicative (TMA UNILOG) sont arbitrés chaque année par le SG. * Le PRE 2008 a été arbitré par le Secrétaire général ; les principales évolutions programmées sont les suivantes : - domaine finances : mise à niveau de certains modules SAP – support package ; mise en œuvre d’un nouvel outil de suivi budgétaire à l’attention des unités basé sur l’infocentre SAP-BW ; amélioration des outils de pilotage ; évolution des habilitations - domaine RH : refonte des grilles des catégories A et B ; déclarations CAFAT ; paramétrage de nouvelles populations (CDD sur conventions – CDI) - domaine missions : mise à niveau de modules SAP (support package) ; interface avec système d’information du voyagiste (factures) * Le PRE 2009 est en cours d’élaboration à partir des besoins exprimés par les maîtrises d’ouvrage ; il sera présenté au Secrétaire général, début 2009, pour arbitrage. La planification de sa mise en œuvre devra tenir compte du chantier de saut de version SAP (projet 6.8) planifié en 2009 et pour lequel une période de gel des évolutions fonctionnelles est d’ores et déjà acquise (novembre 2009 à mars 2010) Projet gérer et réaliser le PRE : * Les principales réalisations du PRE 2008 au 1er semestre 2008 sont les suivantes : - domaine finances : mise en oeuvre des extournes ;évolution et adaptations de l’état Z-ENVELOPPE ; mise en œuvre de nouveaux états de suivi budgétaire à destination des unités (voir projet infocentre) : développement en cours ; évolutions concernant le mandatement de la paie ; - domaine RH : évolutions DADS-Unifiée 2007 ; paramétrage de nouvelles populations ; états complémentaires (attestations ASSEDIC …) - domaine missions : évolution des justificatifs (ESD) - interfaces : mise en oeuvre d’une interface avec les conventions (cf projet 1.10). * Les principales réalisations du PRE2008 au 2 nd semestre 2008 sont les suivantes : - domaine finances : mise en œuvre de nouveaux états de suivi budgétaire à destination des unités (projet infocentre 1.8) ; gestion des dates comptables ; sécurisation de transactions par ajouts de contrôle … - domaine RH : les principales évolutions se rapportent au portail (évaluation des ITA) - domaine missions : évolution su le calcul des indemnités journalières - interfaces : mise en œuvre d’une interface avec le livre bleu. Objectif 1 : Stabiliser le noyau du système d ’information administratif (SIA), en ouvrir l ’accès à de nouveaux utilisateurs, puis compléter sa couverture fonctionnelle (3/5) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

5 / 18 Projet 1.14 : préparation budgétaire (projet terminé) : une application a été développée pour le dépôt des fichiers de la demande budgétaire 2008 ; les évolutions demandées par la DF pour la préparation du budget 2009 sont en production. Projet 1.15 – GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) : Lettre de mission du DG au directeur des personnels en mars Février/mars 2007 : présentation des possibilités de SAP pour la gestion des postes, des emplois et des compétences. Juin 2007 : priorité mise sur l’évaluation en ligne des ITA via le portail pour février 2008 (voir projet 1.9) ; Signature d’un contrat de projet entre DSI et DP en sept Décembre 2007 : validation du principe d’un travail commun de définition des besoins avec l’INRA ; la DSI propose un consultant d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Juin 2008 : l’évaluation des ITA est réalisée ; l’évaluation des chercheurs est au stade des spécifications générales ; la gestion de la masse salariale reste au niveau du cadrage. Décembre 2008 : Après signature d’un contrat de projet entre la DSI et la DP, l’évaluation des chercheurs est parvenue au stade de la conception détaillée et la mise en production est prévue pour avril La gestion de la masse salariale fait l’objet d’une conception générale en collaboration avec l’INRA ; ce travail commun a permis de partager des expériences sur des besoins communs. Projet 1.17 – Archivage électronique des bulletins de paie : la DP a élaboré le cahier des charges ; le contrat de projet DSI-DP doit être élaboré afin de préciser les objectifs du projet, d’en planifier les principales phases et de quantifier les ressources nécessaires (charges, coûts). A ce stade, le calendrier prévisionnel du projet est février 2009 – décembre Projet gestion de la fin de vie des anciennes applications : étude initialisée avec les maîtrises d ’ouvrage et avec les éditeurs ; arrêt de la maintenance de PLEIADES (ancien progiciel de paie) ; arrêt de la production de PLEIADES et des interfaces ; la liste des autres applications est arrêtée. Certaines sont encore en production dans l’attente de leur remplacement (concours ; calcul des coûts d’expatriation) ; d’autres sont maintenue en fonctionnement pour des besoins ponctuels de recherche d’information (gestion financière des conventions …). Contrats de maintenance résiliés : LOCUS (gestion de la formation ; FIORES ; ancienne application de gestion des élections). Projet gestion des élections statutaires (projet terminé) : Lettre de mission du DG à la directrice du SAJ en février Contrat de projet entre DSI et SAJ signé en avril Adaptation du logiciel utilisé par le CNRS. Recette de l’outil prononcée le 4 décembre Externalisation maintenance : TMA (tierce maintenance applicative) - voir projet 5.6 : la société LOGICA-UNILOG assure depuis août 2006 la maintenance corrective, la maintenance évolutive des applications SAP (SORGHO et ELEUSINE) ainsi que les paramétrages et développements afférents aux projets ci-dessus. Durée du marché : 4 ans. Le plan d’assurance qualité (relation DSI / UNILOG) est validé. Signature d’un contrat de service entre la DSI et la DF et l’agence comptable en août 2007 ; avec la DP en septembre 2007 (voir objectif 5). Signature d’un contrat de service entre DSI et SAS en juin Objectif 1 : Stabiliser le noyau du système d ’information administratif (SIA), en ouvrir l ’accès à de nouveaux utilisateurs, puis compléter sa couverture fonctionnelle (4/5) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

6 / 18 ACCOMPAGNEMENT DE LA DF PAR LA DSI SUR JALONS MAJEURS : à la demande de la Direction Générale, la DSI a mis en œuvre, en 2006, des moyens supplémentaires pour accompagner la DF sur 3 jalons métiers majeurs : mandatement de la paie 2006 ; mise en place budgets 2007 ; clôture 2006 ; un nouvel accompagnement renforcé a été mis en place la demande du Directeur général, début 2007 (voir projet 1.4) pour aider la DF à stabiliser la gestion financière de l’IRD avec SORGHO-FI ; accompagnement DSI sur organisation du pôle SORGHO de la DF = transfert de compétences vers le nouveau responsable de la cellule SORGHO (SI-FI) de la DF. Prochaines étapes (1er semestre 2009) Elargissement de l’infocentre à l’accès aux données budgétaires en complément de Z-enveloppe : janvier 2009 Mise en service du portail du système d’information de l’IRD comme point d’entrée à l’ensemble des applications et outils institutionnels : janvier 2009 Mise en service de la fonctionnalité permettant, au niveau des unités, des virements de crédits (au sein de l’unité) : janvier 2009 Déploiement de la nouvelle organisation de gestion des conventions et contrats : au cours du 1er semestre 2009, site par site Mise en service du portail « évaluation en ligne des chercheurs » : avril 2009 Mise en service du portail « demande de missions » : mai 2009 Poursuite de la réflexion avec l’INRA sur la gestion de la masse salariale Elaboration du contrat de projet DP-DSI relatif à l’archivage électronique des bulletins de paie (projet 5.3). Lancement du projet. Poursuite des actions lancées dans le cadre du saut de version SAP (voir projet 6.8) Poursuite des actions lancées dans le cadre de l’externalisation de l’administration (éventuellement de l’hébergement) des serveurs SAP (projet 6.2) Objectif 1 : Stabiliser le noyau du système d ’information administratif (SIA), en ouvrir l ’accès à de nouveaux utilisateurs, puis compléter sa couverture fonctionnelle (5/5) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez : - DSI : Philippe Pruvot Jean-François Le Bozec ( - Maîtrises d’ouvrage : ; ; ; ; ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

7 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd semestre 2008) Projets 2.1 et indicateurs et tableaux de bord (cadrage puis réalisation) : * 2007 : attente du recrutement d’un contrôleur de gestion au niveau SG ; initialisation d’une étude des besoins des centres de Montpellier et Bondy. * appui de la DSI à la DRI (voir projet livre bleu ci-dessous)) * présentation par la DSI à la DEI des données disponibles dans SORGHO ; transfert de compétences en cours pour que la DEI puisse interroger ces bases par elle-même. * décembre 2008 : lettre de mission du Directeur général donnant mandat à la DEI pour conduire ce projet avec l’appui de la DSI. Un contrat de projet DEI-DSI est attendu pour mi février 2009 présentant un plan d’action à court, moyen et long terme. Projets 2.3 et 2.4 – conception et réalisation d’une base de donnée de description de l’activité scientifique : approche modulaire, à défaut de pouvoir conduire une approche globale : - gestion des fiches des personnels d’une unité mixte : maquette réalisée avec l’unité DIA-PC ; réalisation validée par l’unité ; appropriation de l’application par un nouvel agent de l’unité DIA-PC. - automatisation du livre bleu : rédaction par la DRI d’un cahier des charges pour la mise en œuvre d’un site à l’intention des représentants permettant de décrire l’activité scientifique sous l’angle d’un pays ; application développée au second semestre 2007 ; produit recetté en décembre 2007 ; Réalisation d’extractions dans SORGHO et l’infocentre pour initialiser le livre bleu ; mise en service pour les directeurs de centres et représentant en mai 2008 en vue d’une production automatique du livre bleu et d’une consultation en ligne ; saisies au second semestre. Le livre bleu est désormais complètement intégré dans le dispositif de suivi de l’activité scientifique et pris en compte pour l’alimentation des tableaux de bord trimestriels de la Direction générale. Faisant suite aux préconisations d’un audit, des améliorations techniques et ergonomiques vont être apportées afin de faciliter l’utilisation de l’application. - dans le cadre du projet conventions (projet 1.10) : décision de mettre en place dans le futur outil : la base des partenaires ; la classification des conventions selon des axes de gestion de l’activité scientifique. - gestion de la demande unique de reconnaissance de l’Unité (DUDR) : approche pilotée par la DEI ; cette DUDR peut être le point d’entrée d’une description de l’activité des unités et du recueil de ces activités au fur et à mesure de la vie de l’unité ; ce chantier est lancé avec le double éclairage de la DUDR et de la mise en place de GRAAL, outil de gestion des laboratoires des universités ; cette double entrée s’inscrit pleinement dans la politique de l’IRD et peut constituer enfin le point de convergence attendu sur ce sujet. - homogéneisation des terminologies : DRI et DEI se sont entendues sur une homogénéisation des terminologies employées afin notamment d’éviter les doublons dans leurs demandes respectives auprès des DU et représentants et s’inscrivent dans la perspective d’un travail commun. - un contrat de projet entre la DSI et la DEI est en cours de rédaction pour la conception puis la réalisation d’une base de données sur l’activité scientifique ; le contrat de projet concerne également les tableaux de bord du Directeur général (projets 2.1 et 2.2). Des ressources ont été spécifiquement affectées à la DEI ; la DRI sera associée en vue de la mise en œuvre d’indicateurs trimestriels sur l’activité e l’IRD avec ses partenaires étrangers. Objectif 2 : Créer le système d ’information de pilotage de l ’Institut ; soutenir le processus d ’évaluation des unités et le traitement des informations associées (1/2) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

8 / 18 Projet 2.6 (projet terminé) - PARADOX de la DEI a été migrée à iso-fonctionnalités sous ACCESS ; l ’application ACCES a été installée et recettée par la DEI en juin 2007 ; elle donne satisfaction mais n ’est pas maintenable en l ’état par la DSI ; la DEI doit préciser ses besoins quant à la facilitation du travail des commissions. Prochaines étapes (1er semestre 2009) Production du livre bleu et amélioration de son ergonomie Elaboration d’un contrat de projet entre la DEI et la DSI (indicateurs, tableaux de bord ; base de suivi d’activité scientifique) (projet 5.2) Réalisation d’une base pour le suivi de l’activité scientifique Réalisation de tableaux de bord à destination de la Direction générale Objectif 2 : Créer le système d ’information de pilotage de l ’Institut ; soutenir le processus d ’évaluation des unités et le traitement des informations associées (2/2) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez : - DSI : Philippe Pruvot ; - Maîtrises d’ouvrage : ; ; ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

9 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd sem. 2008) APPUI A L’INFORMATIQUE SCIENTIFIQUE (IS) Informations développées : rubrique informatique scientifique du site web de la DSI ( rubrique INFORMATIQUE SCIENTIFIQUE) Projet élaboration d ’une offre de service de la DSI en matière informatique scientifique (projet terminé) : l’offre a été formalisée début 2006 ; validée par le comité de pilotage IS d’avril 2006 ; décidée par le comité de direction de juin Elle vise à répondre à 7 questions majeures : identification et partage des savoir-faire ; valorisation et partage des outils ; pérennité des données ; méthodologies ; moyens matériels et humains (pool) ; optimisations, mutualisations, capitalisations ; circulation de l ’information. Cette offre est disponible en ligne : rubrique offre de service « informatique scientifique » (menu horizontal) Elle a été présentée en juillet 2006 à l ’occasion du séminaire des DU et représentants ; puis lors de différentes missions, notamment à Marseille, Ouaga, Bobo, Dakar, Nouméa, Montpellier, Brest, La Réunion, Madagascar, Cotonou, Niamey … Projet 3.4 – mise en place de pools d’informaticiens scientifiques à la DSI : un pool IS de 2 personnes à Nouméa ; il intervient notamment en soutien de proximité aux projets des unités UMR148 (SI LAGPLON), UR128 FISHEYE-SI, UMR 063 C3ED, UR040, UR32 GREAT ICE (SI NIEVE), soutien à l’implémentation de l’outil de catalogage MdWeb, … Projet 3.5 – mise en œuvre de l’offre de services dont SPIRALES – principales actions renfort de l’équipe IS d’animation de l’offre de la DSI en appui à l’IS : l’équipe compte, fin décembre 2007, 3 personnes (Régis HOCDE, Bruno GRANOUILLAC chargé de mission bases de données, Stéphane DEBARD chargé de missions géomatique) ; - présentation en comité de pilotage IS d’octobre 2007, du bilan des 4 années d’appels à projets SPIRALES et des 18 mois de mise en œuvre de l’offre IS de la DSI ; (voir site web DSI) - poursuite de la mise en oeuvre de cette offre ; avec pour exemples :. organisation d’un cycle de formations à l’outil statistique « R » en octobre et novembre 2007;. accompagnement des projets SPIRALES 2007 ;. lancement de l’appel à projets SPIRALES 2008 ;. préconisation de méthodes et d’outils ;. mise en place d’une plateforme de versioning « subversion », comptant fin décembre 2007, 45 dépôts ; organisation de formations. enrichissement significatif du site IS à des fins de capitalisation des expériences. mise en place de 2 flux RSS d’informations IS.... Objectif 3 : Développer l ’appui direct de la DSI à l ’acquisition des connaissances (informatique scientifique) ; contribuer à la valorisation et à la diffusion de l ’information scientifique en créant un portail des Sciences au Sud (1/4) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

10 / 18 Projet 3.5 – mise en œuvre de l’offre de services dont SPIRALES – principales actions du 1er semestre organisation du comité d’évaluation SPIRALES 2008 (12 février 2008; taux de pression augmenté passant de 49% en 2007 à 52% en 2008) ; démarrage des projets SPIRALES poursuite de l’enrichissement du site web ( ; - organisation d’une formation à la gestion et au catalogage des données scientifiques du 24 au 27 juin 2008 à Montpellier ; formalisation en lien avec la DP d’un catalogue de formations IS (16 formations envisagées) - poursuite de l’expertise et de l’appui méthodologique - mise en place de 2 services d’hébergement d’applications IS (plateformes de Nouméa et de Montpellier) : 30 applications hébergées - début d’inventaire des bases de données scientifiques - intervention à la demande du DME sur la qualification des données gérées et hébergées par le GIP MEDIAS dont l’IRD se retire - intervention à la demande de l’unité DIA-PC pour une réponse à un appel d’offres (qualification des compétences bio-informatiques nécessaires) - présentation au Directeur général du bilan qualitatif des deux années de mise en œuvre de l’offre IS de la DSI à l’attention des chercheurs et des éléments de mesure de l’effet de levier Projet 3.5 – mise en œuvre de l’offre de services dont SPIRALES – principales actions du 2 nd semestre Journée IS – centre IRD de Montpellier ( ) : présentation à une trentaine de participants de l’offre de services et des principaux résultats - lancement de l’appel à projet SPIRALES protection des logiciels et bases de données : échanges DEV-DSI-DIC-SAJ ; participation de la DSI au comité IRD Valorisation (DEV) - projet de serveur cartographique institutionnel pour les données spatialisées de référence : projet commun DIC-DSI + 2 UR - analyse projet SINP (biodiversité opéré par le MEEDDAT) ; appui au DRV - lancement de l’enquête SIG visant à comprendre les besoins en outils SIG des équipes IRD - présentation de kiosques en ligne (offre de services IS, démonstrations et présentations de résultats de projets SPIRALES …) - projet de création du réseau national de données en géosciences marines (RNDGN) avec comme partenaires BRGM, IFREMER, SHOM, CNRS-INSU - montée en puissance des plateformes d’hébergement d’applications scientifiques (environ 35) - montée en puissance des services de versionning pour les développeurs et modélisateurs (environ 45 dépôts) - participation à plusieurs groupes de travail : CNIG/INSPIRE, grilles de calcul (CNRS, IN2P3 …) - poursuite de l’expertise pour la DP - appui à l’UMR 128 pour le recrutement d’un VCAT pour Nouméa Objectif 3 : Développer l ’appui direct de la DSI à l ’acquisition des connaissances (informatique scientifique) ; contribuer à la valorisation et à la diffusion de l ’information scientifique en créant un portail des Sciences au Sud (2/4) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

11 / 18 VALORISATION ET DIFFUSION DE L INFORMATION SCIENTIFIQUE Projet portail infothèque des sciences au Sud : Une interface HORIZON - HAL (archives ouvertes) a été mise en place ; un portail HAL-IRD est opérationnel depuis mars 2007 ; avancement du sous-chantier « numérisation » (à la demande de la direction du centre de Dakar, la DSI a cédé un de ses informaticiens pour prendre en charge la plateforme de numérisation) : cette plateforme est opérationnelle depuis mai 2008 ; Lettre de mission du Directeur général à la directrice de la DIC en novembre 2007 ; contrat de projet co-signé DIC/DSI en juin La partie informatique se poursuit avec l’étude du logiciel GREENSTONE pour la mise en ligne de bibliothèques numériques. La DIC élabore une politique de mise à disposition et de valorisation des productions du Sud permettant d’exploiter au mieux les outils NTIC mis en œuvre dans le cadre du projet. Projet de refonte des sites WEB et Intranets de l’IRD : projet piloté par la DIC ; arborescence du futur site validée au 1 er semestre 2008 ; La société Kaliop a été retenue pour réaliser les sites internet de l’IRD ; les spécifications détaillées sont en cours de rédaction. Projet 3.2 – gestion des librairies : une première version de la solution a été présentée à la DIC ; stabilisation des relations avec le fournisseur ; solution recettée. La solution est en production et donne satisfaction aux utilisateurs. Objectif 3 : Développer l ’appui direct de la DSI à l ’acquisition des connaissances (informatique scientifique) ; contribuer à la valorisation et à la diffusion de l ’information scientifique en créant un portail des Sciences au Sud (3/4) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008 AUTRES VOLETS DE L’OBJECTIF 3 Projet 3.14 : e-learning : une plate-forme de e-learning a été élaborée en lien avec le DSF ; elle est opérationnelle depuis fin 2006 ; aide de la DSI auprès du DSF dans l’organisation de 2 sessions en présentiel de la formation « chercheur : un métier » (Bondy en février 2007 et Sètes en mai 2007) ; 1 cours filmé lors de la session de Sète (en cours de traitement par la DIC) ; meilleure visibilité dans la définition de l’offre FOAD du DSF et dans la répartition des rôles ; rencontre avec l’AUF ; organisation des sessions de sensibilisation à la FOAD (DSF/AUF/DSI) les 25 et 27 juin Signature d’une convention cadre IRD-AUF ; remise du rapport d’expertise de l’AUF sur les potentiels de FOAD de l’IRD ; aide de la DSI sur les projets DSF/ABIES ; accompagnement de la réflexion du DSF sur l’initialisation d’une offre de service « e-learning » ; positionnement du nouveau directeur du centre de Bondy sur ces technologies. Le DSF a identifié 3 projets pilotes dont 2 réalisés avec des partenaires et un à réaliser en interne IRD. Le DSF a sollicité la DSI début décembre 2008 pour une AMOA.

12 / 18 Projet réseaux humains : Accompagnement par la DSI en nov du séminaire des 25 JEAI (jeunes équipes associées) entre La Paz et Ouagadougou. Formation à Dakar de 17 agents de l’US009 et de 15 agents acteurs de la qualité. Présentation générale des NTIC auprès d’un nouvel institut de recherche sénégalais (Institut National de Pédologie), le 15 mai 2006 ; Une maquette de plate-forme collaborative a été developpée (outils du libre) en 2006 ; depuis elle est testée à titre pilote par les unités suivantes : UR032 (Anne COUDRAIN) ; UR179 (Jean-Luc CHOTTE) ; UMR 141 (S. HAMON) ; UR145 ( DELAPORTE) ; US009 (P. ARDUIN) … Sur la base des expériences pilotes précédentes, la DSI dispose à présent d’une offre de service « espaces collaboratifs », opérationnelle depuis novembre Une dizaine de demandes ont déjà été présentées. Prochaines étapes (1 er semestre 2009) arbitrage de SPIRALES 2009 ; mise en place des crédits ; accompagnement des projets retenus achats de licences sites ESRI (SIG) suite aux résultats de l’enquête, avec proposition de formations associées, en lien avec la DP poursuite de la mise en œuvre de l’offre de services IS première version, début 2009, du site et de l’atelier logiciel permettant de faciliter l’élaboration de sites pour les centres, représentationswww.ird.fr et unités en cohérence (graphique, contenu) avec le site institutionnel... Objectif 3 : Développer l ’appui direct de la DSI à l ’acquisition des connaissances (informatique scientifique) ; contribuer à la valorisation et à la diffusion de l ’information scientifique en créant un portail des Sciences au Sud (4/4) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez à la DSI : - informatique scientifique : à la DSI : ; ; voir rubrique IS du site - valorisation et diffusion de l’information scientifique : à la DSI : ; - Autres volets : à la DSI : ; Ou contactez les maîtrises d’ouvrage : ; ; ; ; ; unités, centres représentations concernées Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

13 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd sem. 2008) projet stabiliser ELEUSINE (projet terminé) : conception d’une version 2 d’ELEUSINE (outil de gestion des appels à projets) ; il est validé que sera d’abord mis en oeuvre une application pour le pilotage des activités du DSF avec mise en oeuvre d’une base relationnelle avec interface web. Recette prononcée. L’application est en régime établi et donne satisfaction aux utilisateurs. Projet 4.2 – faciliter la fonction d’agence : formalisation des besoins (site web dynamique) en cours par le DSF (Mr Antoine BRICOUT, RIPIECSA). Afin de disposer d’un site sécurisé pour l’échange de dossiers des appels d’offres du DSF, un prestataire a été retenu ; mise en œuvre non engagée car l’adaptation de la solution serait onéreuse. Par ailleurs, le projet « conventions » (voir obj 1) s’intègre de manière connexe dans ce projet. Réflexion en cours pour alimenter l’infocentre interministériel mis en œuvre par la MIRES. Objectif 4 : Accompagner le développement d ’une fonction d ’agence ; intégrer les évolutions des modes de gestion et de financement de la recherche française et européenne (1/1) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez : - DSI : - Maîtrises d’ouvrage : ; ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

14 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd semestre 2008) Projet adaptation de l’organisation de la DSI pour conduire tranche 2 du SDSI (projet terminé) : fait en février 2006 Projets 5.2 et démarche qualité : un cadre général a été défini pour la gouvernance du SDSI avec des lettres de mission du DG aux MOA qui renvoie à la négociation de contrats de projets entre ces MOA et la DSI portant notamment sur l’analyse de la valeur du projet, l’évaluation de son ROI, les ress. humaines à mobiliser, le planning général à respecter, les conditions de clôture du projet ou encore les indicateurs de succès du projet. - lettres de missions signées par le DG : portail administratif ; infocentre administratif pilote missions ; GPEC ; élections statutaires ; contrats et conventions ; infothèque ; indicateurs et tableaux de bord (lettre de mission DG à la DEI ; décembre 2008) - contrats de projets co-signés par le maître d’ouvrage et la DSI : conventions et contrats : accès et élaboration ; élections ; infocentre pilote mission ; GPEC ; portail RH ; infothèque - contrats de services (SORGHO-FI avec DF et ACP ; SORGHO-RH avec la DP ; SORGHO-missions avec SAS) sont co-signés entre DSI et les maîtrises d’ouvrage. La démarche a permis de mettre autour de la table la DSI et les représentants des maîtrises d’ouvrage dans une logique de discussion objective sur les attentes et les contraintes des uns et des autres. La prochaine échéance sera de faire le bilan annuel de l’exécution de ces contrats de services. - l’offre de service de la DSI a été élaborée ; elle est en ligne sur l’intranet de la DSI (menu horizontal). Ce catalogue s’enrichit régulièrement (espaces collaboratifs ; échange fichiers volumineux ; gestion de courrier ; réservation de ressources …). Projet tableaux de bord du SDSI : alimentation à présent procédurée des indicateurs de chaque projet du SDSI ; mise à jour régulière de ces indicateurs (juillet 2006, novembre 2006, février 2007, juin 2007, décembre 2007, juin 2008, décembre 2008). Les indicateurs du SDSI sont finalisés et alimentés pour partie. Les premiers indicateurs du tableau de bord du DSI ont été définis et alimentés ; ils sont en ligne sur le site intranet de la DSI. Calcul d’un ROI global du SDSI, validé par la direction des finances. Projet 5.5 – intranet DSI (projet terminé) : le nouvel intranet de la DSI a été mis en service le 1 er mars Il reçoit chaque mois plus de 2000 visites (+ de 500 visiteurs différents). Une newsletter sera mise en service début janvier Projets 5-8 et 5.9– démarche ITIL : initialisation, formation : une formation a été organisée au second semestre 2008 à l’attention des responsables de pôle de la DSI. La responsable qualité (qui n’a pas suivi à Marseille), n’a pas été remplacée. Projets « qualité » en stand by. Prochaines étapes (1 er semestre 2009) Poursuite de l’alimentation des indicateurs de suivi du SDSI et de la DSI Elaboration des contrats de projet DEI-DSI (indicateurs, tableaux de bord ; suivi d’activité) et DP-DSI (archivage électronique des bulletins de paye) Poursuite formations ITIL Bilan des contrats de services et contrats de projets Lancement d’une enquête qualité auprès des utilisateurs Objectif 5 : Faire passer la DSI d’une logique de service à une logique de qualité de services ; maîtriser les coûts de fonctionnement ; assurer la flexibilité du dispositif (1/1) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubrique « notre démarche qualité ») - Ou contactez à la DSI : Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

15 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd sem. 2008) Projet 6.1 : étude infrastructure (projet terminé) : la société DEVOTEAM nous accompagne dans la réflexion visant à définir le niveau de concentration de nos infrastructures nécessaire pour répondre aux besoins de nomadisme, de travail de groupe pour des équipes géographiquement dispersées, de continuité de services (sur SORGHO ou sur la messagerie). Le plan d’action (INFRA2) a été validé à la fin du 1 er trimestre Projets 6.2 à 6.5 : mise en œuvre du plan infrastructure INFRA2 ; il est engagé depuis mai 2007 : - formalisation et mise en ligne d’une note formalisant les standards et recommandations de la DSI (2007) - communication sur le plan INFRA2, son calendrier, sa valeur ajoutée à terme pour les utilisateurs (mail ird-tous de janvier 2008) - communication sur l’état d’avancement afin de permettre une meilleure continuité de service de la messagerie et de SORGHO : actualité en date du 20 décembre 2008 sur le site de la DSI : - WAN : mise en place d’un opérateur télécoms global (WAN) pour les sites étrangers et s’ajoutant à l’opérateur RENATER pour la Métropole et les DOM-TOM : présentation au Conseil d’Administration de juin 2007 ; choix de l’opérateur VSNL International (devenu TATA Communications) ; définition de l’architecture cible validée en décembre 2007 ; liaisons TATA opérationnelles à Bondy, Montpellier, Marseille en redondance de la solution RENATER (ce lien de secours n’est à ce jour opérationnel que dans le sens sortie du site vers Internet) ; 15 sites étrangers ont migré vers TATA (stabilisation en cours pour certains d’entre eux) ; 7 sont prêts à migrer après raccordement au réseau local ; 2 bénéficient d’une liaison TATA installée et en cours de tests ; 10 sont en cours d’installation ; 5 restent à commander. - réseau WIFI : déploiement fin 2007 d’EDUROAM et de HOT SPOTS ; finalisation du déploiement et communication sur le positionnement des bornes pour chaque site - mise en place d’un annuaire active directory (postes) : déploiement de l’annuaire dans les sites (500 postes sont inscrits à l’annuaire AD ; une prestation est mise en place pour le déploiement de 500 supplémentaires à Bondy et Montpellier d’ici mars 2009 ). - mise en place de solutions de stockage SAN et NAS : choix de l’offre DELL ; déploiement engagé fin 2007 ; SAN et NAS en production à Montpellier et Bondy ; rédaction en cours des fiches de service concernant le partage de fichiers ; - mise en place d’une étoile VPN (réseau privé virtuel) : plan de migration finalisé ; cœur de l’étoile VPN (Bondy, Marseille, Montpellier) opérationnel. - téléphonie : état des lieux réalisé à Montpellier et engagé à Bondy ; besoins recensés ; CCTP finalisé (publication prévue pour le 1 er trimestre 2009) - messagerie : centralisation en cours sur le site central de Bondy afin notamment qu’à terme chacun dispose dune adresse au format et afin de répondre à la surcharge (spams) du serveur de messagerie du SIL des isolés pouvant entrainer des dans la délivrance de certains messages. Les migrations sont conduites de décembre 2008 à février 2009 (après clôture budget 2008 et avant ouverture exercice 2009) boites aux lettres sur 4000 ont migré (dont 850 des 1400 relevant du SIL des isolés). - externalisation du service de messagerie : appels d’offres en cours. - externalisation de l’administration technique et de l’hébergement chez un hébergeur professionnel disposant d’un haut niveau de continuité électrique et pouvant intervenir en premier niveau 24/24 et 7/7. Appels d’offres en cours pour ce qui concerne les serveurs SAP (à l’occasion du saut de version) et les autres serveurs techniques ; - continuité du service de proximité (l’actuel marché d’infogérance bureautique arrivant à terme le ) : appel d’offres en cours. Objectif 6 : Finaliser le renforcement et la sécurisation de l ’infrastructure informatique et télécoms mondiale ; mettre en place les services à valeur ajoutée attendus (1/2) Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

16 / 18 Projet 6.6 – portail du SI de l’IRD : le portail mis en œuvre à titre pilote sur le volet administratif (projet 1.9) s’étend, début janvier 2009, aux autres domaines du système d’information ouvrant l’accès à l’ensemble des applications et outils institutionnels : Projet relocalisation du siège à Marseille (volet informatique) : l’immeuble LE SEXTANT a été livré, nu, le 1 er avril Dès lors, notamment dans le cadre des « travaux preneurs », ont pu être mis en place les câblages, les réseaux locaux, l’accès à internet, l’accès au réseau téléphonique, la salle machine, l’autocommutateur IP, les nouveaux postes de travail, les nouvelles imprimantes, la reprise des données de Paris sur Marseille … Le 1 er septembre 2008, les 190 personnes affectées boulevard de Dunkerque ont pu rejoindre leurs nouveaux locaux, sans rupture des fonctions vitales du siège, de pilotage ou de gestion. Les mois de septembre/octobre ont permis la stabilisation du dispositif. Projet 6.8 – saut de version technique SAP : Etude préalable conduite au 1 er semestre Ce projet est lancé avec l’appui de la société AXYS. Le saut de version technique SAP s’opérera en 2009 à iso-fonctionnalités, pour être opérationnel en mars Le plan d’action est en cours de finalisation. Une première opération de remise à plat des fiches et des scénarios de tests a démarré en octobre 2008 et s’achèvera en février La version qui sera mise en œuvre en mars 2010 sera la même que celle utilisée par le CNRS, le CEMAGREF et pour la gestion de l’Etat(CHORUS). Prochaines étapes (1er semestre 2009) Finalisation du déploiement de TATA Communications dans les sites ; passage en production Finalisation de la mise en place de l’étoile VPN Engagement d’une procédure d’achat d’autocommutateurs IP pour Bondy et Montpellier Choix d’un prestataire de service externalisé de messagerie Choix de prestataires d’administration technique et d’hébergement (serveurs SAP et serveurs hors SAP) Finalisation de la centralisation sur Bondy de la messagerie du SIL des isolés. Finalisation du déploiement de l’annuaire Active Directory. Poursuite du projet « saut de version SAP » afin de tenir le calendrier de mars 2010 Objectif 6 : Finaliser le renforcement et la sécurisation de l ’infrastructure informatique et télécoms mondiale ; mettre en place les services à valeur ajoutée attendus (2/2) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez à la DSI : ; responsables de SIL ; ; ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

17 / 18 La prise en compte des besoins des partenaires du Sud est intégrée dans chacune des réflexions et dans chacun des projets en cours Projet 7.3 – conception d’une offre de services de la DSI (à financer par des bailleurs) à l’attention des partenaires du Sud, sur des questions de fracture numérique. Le lancement de ce projet se heurte à deux difficultés majeures : annulation du recrutement qui avait été engagé d’un chef de projet, infructuosité de la consultation lancée pour faire appel à une prestation. Objectif 7 : Construire une offre de service « informatique » à l’attention des communautés scientifiques du Sud (1/1) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubriques « actualités » et « schéma directeur ») - Ou contactez à la DSI : ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008

18 / 18 Principales actions réalisées ; jalons (en orange : réalisations du 2nd sem. 2008) élaboration du SDSI en 2005 ; 3 séminaires de 1 à 2 jours chacun, du comité de suivi du SDSI présentation au Ministère de la recherche en novembre 2005 ; présentation au Ministère du Budget en janvier 2006 présentation au comité de direction ; présentation au CTPC de juin 2006 présentation en conseil d ’administration de juin 2006 ; mise en place d ’une première partie du financement par prélèvement sur fonds de roulement, couvrant les premières années de mise en œuvre (3,6 M€ sur 7,5) signature du SDSI par le Directeur général, mi juin 2006 présentation en séance plénière à l ’occasion du séminaire des DU et représentants de juillet présentation du bilan de la tranche 1 et des enjeux et projets de la tranche 2 à l ’occasion de missions au Burkina Faso en mai 2006, au Sénégal en juin 2006, en Nouvelle Calédonie en octobre, à Toulouse en novembre, à Montpellier et à Brest en décembre 2006, à La Réunion et à Madagascar en mai 2007 diffusion du SDSI relié et du dépliant synthétique ; diffusion du dépliant synthétique à tous les agents avec la fiche de paie de juillet 2006 Mise en ligne sur intranet dsi (publicité dans recto verso) d’un point d’avancement détaillé au 31 décembre synthèse sur une page Mise en ligne sur intranet dsi d’un point d’avancement au 30 juin synthèse sur une page Mise en ligne sur l’intranet dsi d’un point d’avancement au 31 décembre synthèse sur une page Chiffrage d’un ROI global du SDSI ; validation de la méthode par la direction des finances Mise en ligne des premiers indicateurs de suivi du SDSI Mise en ligne sur l’intranet dsi d’un point d’avancement au 30 juin synthèse sur une page Mise en ligne sur l’intranet dsi d’un point d’avancement au 31 décembre synthèse sur une page : Calcul des éléments de chiffrage (calendrier, budget d’investissement et de fonctionnement) en vue d’une mise à jour du plan d’action pour la période Dépenses d’investissement du SDSI tranche 2 = 7,5 M€ ; 1 er financement obtenu en 2006 par prélèvement sur fonds de roulement = 3,6 M€ ; au : 3,3 M€ sont engagés et 2,2 M€ sont liquidés. Prochaines étapes (1 er semestre 2009) Présentation SG-DF-DSI au Ministère de la recherche (janvier 2009) et à Bercy (février 2009), d’un point de situation sur la mise en œuvre du SDSI ; demande de la suite du financement des dépenses d’investissement par prélèvement sur fonds de roulement. Réunion du Comité de suivi du SDSI : point de situation ; mise à jour du plan d’action de la seconde tranche du SDSI pour la période janvier 2009 – décembre 2010 Pilotage, suivi du SDSI ; communication ; ROI (retour sur investissement) Pour en savoir + : Naviguez sur le site web de la DSI (rubrique « schéma directeur ») - Ou contactez à la DSI : ; Etat d’avancement détaillé du SDSI au 31 décembre 2008