CENTRE DE COORDINATION ET DE GESTION DES PROGRAMMES EUROPEENS Suivi administratif et financier des plans d’action FSE Mardi 8 décembre 2015

Document de référence Guide administratif et financier FSE et IEJ version 1 – mai 2015 : téléchargeable sur le site de l’Agence FSE

Convention de partenariat -Entre le CCGPE et le porteur de projet. -Rapport intermédiaire et rapport final ( dont état des dépenses) -Annexe de la convention « budget prévisionnel » : base des dépenses et leur contrôle. -Toute modification doit faire l’objet d’un avenant. -Suivi financier sur base annuelle.

Principes généraux d’éligibilité des dépenses : les dépenses doivent être prévues dans les différentes réglementations nationales et européennes (en particulier les réglementations relatives aux marchés publics cf. fiche n° 12 pages 48 à 52 du Guide administratif et financier FSE et IEJ version 1 – mai 2015) ; les dépenses sont en lien direct avec le projet, elles doivent être légitimes et nécessaires à sa mise en œuvre ; les dépenses liées au projet doivent être clairement identifiées au sein d’une comptabilité spécifique ; les dépenses doivent être établies sur base de documents qui prouvent leur réalité ; les dépenses doivent être réalisées dans les limites temporelles du projet.

Types de dépenses Les dépenses relatives aux stagiaires (= jeunes en situation de prédécrochage ou de décrochage) Frais liés directement aux activités réalisées par les jeunes (déplacements, inscriptions à des activités spécifiques, hébergement et repas sous certaines conditions).

Les dépenses relatives au personnel Coûts salariaux Contrat de travail : l’organisme auprès duquel la personne travaillera et l’objet du contrat, à savoir le projet FSE « référence à préciser » qui s’inscrit dans le plan d’action « nom à préciser ». Copie du contrat à transmettre au CCGPE dans les délais impartis ; toute modification ultérieure à communiquer le plus rapidement possible. Documents probants (établissement légitime des coûts, dont les cotisations, preuves de paiement). Liste annuelle récapitulative, signée par la personne légalement responsable (modèle établi par le CCGPE).

Coûts salariaux Le personnel engagé devra observer certaines obligations administratives : -tenir un journal de bord (description journalière des tâches réalisées), établi par année civile; -établir un rapport individuel d’activité (par année civile), annexé au rapport intermédiaire et au rapport final.

Autres dépenses relatives au personnel (coûts de fonctionnement) Dépenses liées directement au personnel impliqué dans le projet et à son action dans celui-ci : -Déplacements (modèle CCGPE), -frais d’inscription à des colloques, frais de formation et de documentation, -frais de réunion, -frais d’équipement (avec amortissement à partir de € HTVA) et de consommation (photocopies), -frais généraux directement liés à l’action (petit matériel de bureau, téléphone, poste, etc.).

Tous ces coûts ne seront éligibles que basés sur des documents probants (factures, déclaration de créance, preuves de paiement, etc.). Attention : il est impératif d’éviter toute forme de double financement pour les mêmes dépenses.

Le financement du FSE est un cofinancement Tout projet FSE est financé à la fois en part européenne et en part « nationale » (= au moins la moitié des dépenses du projet, sauf, dans le cas des projets émargeant à l’IEJ, un tiers des dépenses). Cette part « nationale » peut être constituée de : - contributions extérieures (fondations, legs), -subsides de pouvoirs publics belges (Part Publique Belge) -autres produits (fonds récoltés lors d’une activité festive).

Comment constituer cette PPB ? La PPB peut être constituée des mêmes types de dépenses que la part FSE. Les dépenses relatives aux stagiaires : cf. part FSE Les dépenses relatives au personnel : valorisation du salaire du personnel existant et engagé dans la réalisation du projet.

Soit : personnel avec un contrat CDD/CDI Soit : personnel avec un document d’attribution (école, CPMS) Copie du contrat à transmettre au CCGPE dans les délais impartis ; toute modification ultérieure à communiquer le plus rapidement possible Documents probants (établissement légitime des coûts, dont les cotisations, preuves de paiement). Liste annuelle récapitulative, signée par la personne légalement responsable (modèle établi par le CCGPE). Remarque : dans le cas de membres du personnel partiellement impliqués, il conviendra de déterminer de manière argumentée le pourcentage d’affectation au projet (prorata).

Comment établir les coûts salariaux en PPB ? Soit : personnel contractuel, payé directement par son employeur (cf. part FSE) Soit : personnel (école / CPMS) payé par la Communauté française → le CCGPE établira les coûts salariaux sur base des documents (documents d’attribution, listes du personnel) et communiquera les montants calculés aux porteurs de projet pour les intégrer dans leur déclaration de dépenses. Autres dépenses relatives au personnel (coûts de fonctionnement) : cf. part FSE.

Transmission des documents du/au CCGPE Le porteur de projet constitue le partenaire direct du CCGPE en ce qui concerne la réalisation du projet et tous ses aspects administratifs et financiers. Toutefois, si un autre partenaire souhaite obtenir une information spécifique, qu’il ne peut obtenir auprès du porteur, il contacte le gestionnaire du CCGPE concerné par le projet. Le gestionnaire communiquera également la réponse au porteur dans la mesure où elle concerne la responsabilité du porteur.

Déclaration des dépenses Dossier de solde annuel Chaque porteur de projet communiquera au CCGPE un dossier de solde (dépenses FSE et PPB), au terme de chaque année civile (au plus tard le 31 mars de l’année suivante). Sous un document « Excel » (onglets « base opérateur » avec % d’affectation des charges et des produits, « produits », « charges », « amortissements », « récapitulatif »). Une note technique relative à la déclaration des dépenses sera transmise par le CCGPE au porteur. Base à la présentation des dépenses dans le cadre du rapport intermédiaire et du rapport final.

Transferts de subventions FSE du porteur vers des partenaires Tout transfert de subvention FSE du porteur vers un partenaire doit faire l’objet d’une convention spécifique entre eux. Copie de la convention à transmettre au CCGPE ; toute modification ultérieure à communiquer le plus rapidement possible, Le partenaire est tenu aux mêmes obligations administratives et financières que le porteur (cf. supra). Sa comptabilité devra être intégrée dans la déclaration de dépenses du porteur, tout en restant clairement identifiable.

Contrôles du CCGPE En tant que OI, le CCGPE globalise toutes les dépenses réalisées dans les plans d’action et assume, seul, la responsabilité des dépenses présentées à l’Agence FSE. En plus du suivi administratif, le CCGPE met en place ces contrôles in situ qui visent à s’assurer de la réalité fonctionnelle des projets.

- Contrôles de l’action en cours (part FSE et PPB) : rencontre, sur place, du personnel qui est impliqué dans le projet et dont le salaire est pris en compte dans le rapport de solde. -Contrôles des dépenses sur base du rapport de solde : contrôle, chez le porteur, des pièces comptables originales et de leur éligibilité. L’objectif final de ce suivi et des contrôles est de s’assurer de l’éligibilité des dépenses et de leur adéquation avec les objectifs.

Archivage des pièces administratives et financières Toutes les pièces doivent être archivées et conservées au moins jusqu’au 31 décembre 2028.