1 Gestion financière d'une université européenne: l’Université de Liège Formation de l'ESENESR à destination des directeurs des affaires financières Anne Girin Directeur de l’Administration des Ressources Financières 6 octobre 2015

2 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

3 - Publique et pluraliste: actrice à part entière de la vie éducative, sociale, économique et culturelle de la région - Ouverte et citoyenne: au service de la société et des hommes qui la constituent -Internationale: reconnue pour ses compétences, elle a établi d’importantes collaborations scientifiques aux quatre coins du monde L’Université de Liège, une université

‣ étudiants, 23% de l'étranger, 124 nationalités ‣ emplois directs et emplois indirects ‣ 662 académiques actifs dans la recherche, scientifiques ‣ diplômés en

‣ 76 bacheliers ‣ Plus de 200 masters ‣ 63 masters complémentaires ‣ 9 % de cours "full english" ‣ 6 % de cours de sciences et gestion de l'environnement 11 Facultés ‣ Philosophie et Lettres ‣ Droit et Science politique – Ecole de criminologie ‣ Sciences ‣ Médecine ‣ Sciences appliquées ‣ Médecine vétérinaire ‣ Psychologie, Logopédie et Sciences de l'Education ‣ Gembloux Agro-Bio Tech ‣ Architecture ‣ HEC – Ecole de Gestion ‣ Sciences sociales

‣ En relation avec plus de 700 institutions en Europe et dans le monde ‣ conventions signées dans 74 pays ‣ Labels de qualité européens - ECTS et Diploma Supplement - HRS4R "Human Resources Strategy for Researchers » ‣ Pionnière en Europe concernant l'Open Access ( publications disponibles sur ORBI dont en full text) ‣ Plus de publications scientifiques par an ‣ 2 millions d'ouvrages consultables ‣ manuscrits anciens ‣ 568 incunables

7 3 missions légales Enseignement Recherche : fondamentale (financée par allocation de fonctionnement de l’état) ou appliquée (financée par appel à projet spécifique) Services à la collectivité : prestations extérieures, le plus souvent en concurrence avec le secteur privé. Impact des 2 dernières missions en matière de gestion très important

8 217 millions d’euros Budget ordinaire 2015: 217 millions d’euros Budgets 170 millions d’euros Budget de prestations extérieures 2015 (conventions de recherche et prestations pour tiers): environ 170 millions d’euros 38 millions d’euros Budgets construction et grand entretien 2015: 38 millions d’euros

9 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

10 Cadre de la gestion financière de l’ULg Respect de l’Arrêté de la Communauté Française du 12/04/1999 (modifié le 14/05/2009), qui impose une comptabilité de type « entreprise privée » aux universités Loi sur les marchés publics Critères d’accréditation européenne Décret « Bologne » - loi de financement

11 Cadre de la gestion financière de l’ULg (suite) Régionalisation de l’enseignement et de la recherche Autonomie de l’Université assez large, sous contrôle des organes de tutelle et de la Cour des Comptes Fusions interuniversitaires et universités- hautes écoles Evaluation interne/externe

12 Objectifs de gestion de l’ULg Gestion saine et équilibrée des moyens dans le respect des lois et règlements Croissance en vue de l’obtention d’une taille critique de étudiants Obtention et conservation de l’accréditation européenne Mise à disposition d’outils de gestion pour l’Institution (tableaux de bord) et pour les professeurs et gestionnaires Information disponible en temps réel Amélioration du contrôle interne

13 Stratégie de l’ULg pour atteindre ses objectifs de gestion Restructuration de l’Institution Instauration de nouvelles procédures de gestion Utilisation large du progiciel de gestion SAP Gestion centralisée des achats de consommation courante Professionnalisation de l’Administration Centrale

14 La professionnalisation de l’Administration Centrale Pendant longtemps, l’administration centrale de l’Université était caractérisée par: -Manque de moyens (immobiliers et informatiques) -Manque de compétences -Niveau d’étude moyen du personnel faible -Aucun soutien des Autorités Universitaires A présent: -Depuis 2002, le personnel engagé a au moins un niveau BAC+3 -Les moyens, notamment informatiques, ont été fortement augmentés -Programme de formation volontariste et systématique -Evaluation annuelle du personnel -Soutien fort des Autorités Universitaires

15 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

Présentation de l’Administration des Ressources Financières (ARF) Rôle : gérer de façon optimale les ressources financières de l’Institution. Objectifs qualitatifs et fonctionnels visés :  répondre aux exigences légales, fiscales, comptables et budgétaires;  répondre aux exigences Européennes (accréditation);  répondre aux demandes de la Tutelle et des Autorités;  gérer de façon uniforme des bases de données à caractère financier et comptable;  fournir un outil d’aide à la justification des conventions de recherche;  décentraliser partiellement la gestion des achats, comptable et financière vers les départements, les services et les centres.

Positionnement de l’ARF au sein de la structure Autorités académiques et universitaires: Le Recteur – Président du Conseil d’Administration Le Premier Vice-Recteur Les Vice-Recteurs de Mission L’Administrateur La Directrice Générale à l’Enseignement et la Formation Le Collège Rectoral (constitué des personnes ci- dessus) 17 L’ARF dépend directement du Recteur

+ lien fonctionnel: 120 comptables décentralisés (Secrétaires exécutifs SAP)

19 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

Le référentiel fonctionnel de l’ARF Mission L’ARF a pour mission la gestion optimale des ressources et des risques financiers de l’ULg. Elle assiste le Recteur et le Conseil d'Administration en mettant à leur disposition les outils et les données nécessaires à l'élaboration des politiques financières et budgétaires institutionnelles. Elle assure une gestion optimale des ressources financières et gère le système d'information financier, budgétaire et comptable (SAP). Elle assiste et contrôle les services dans leur gestion financière. Elle établit les documents légaux (bilan, compte de résultats, …) et gère les relations avec la tutelle, la Cour des Comptes, les banques, les réviseurs et autres contrôleurs externes. Elle supervise et coordonne l'activité des secrétaires exécutifs SAP qui, au sein de leur propre département ou administration, assurent la saisie partielle des données dans le système de gestion centralisé.

Diagramme de l’environnement de l’ARF :

22 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

Fonctions de l’ARF (1/4)

Fonctions de l’ARF (2/4)

Fonctions de l’ARF (3/4)

Fonctions de l’ARF (4/4)

27 Ordre du jour Présentation de l’Université de Liège Le cadre de la gestion financière d’une université et les objectifs de gestion de l’ULg Le rôle de l’Administration des Ressources Financières (ARF): –Présentation, positionnement et organigramme –Référentiel fonctionnel et diagramme de fonctionnement –Fonctions Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF)

Le rôle du DAF: essentiellement au niveau des choix stratégiques:  Participation aux Comités de Direction (Autorités + principaux Directeurs)  Participation au Conseil d’Administration de l’Université  Conseiller du Recteur pour toutes les matières financières et de gestion  Représentation de l’ULg dans les satellites (sociétés, ASBL, etc)  Participation aux montages des dossiers qui revêtent un impact financier important (ex: Réforme de la loi de financement des universités)  Confection du budget ordinaire de l’Institution

Le rôle du DAF: la gestion quotidienne:  Gestion du personnel (direct et indirect – lien fonctionnel)  Gestion des budgets  Gestion des placements financiers  Clôture comptable  Reporting à destination des Autorités et de la Tutelle  « Public relations » vis-à-vis des intervenants externes (banques, sociétés d’investissement, milieu politique, etc)

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