Atelier « Concevoir un business plan d’un projet associatif » Mairie de Paris Carrefour des Associations Parisiennes 1

Introduction L’organisation matérielle :  La formation dure 3 heures.  Une pause de 10 minutes sera organisée au milieu de la formation. Les méthodes pédagogiques :  Présentation sous forme d’exposé interactif d’une méthodologie nécessaire à acquérir pour structurer son projet.  Échanges sous forme de « questions-réponses » afin de nous assurer de votre compréhension.  Atelier sous forme de cas pratique. 2

Introduction Pour que la formation soit efficace nous attendons de vous :  Que vous soyez attentifs aux apports.  Que vous osiez poser toutes vos questions.  Que vous participiez à la réalisation des cas pratiques.  Que vous soyez tolérant les uns avec les autres et que vous vous écoutiez. La demi-journée de formation a pour objectifs pédagogiques de :  Définir son plan d’action en fonction des objectifs attendus.  Définir le budget nécessaire à chaque action.  Elaborer son budget prévisionnel. 3

Le réseau de soutien parisien à la vie associative Les maisons des associations :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. Le Carrefour des Associations Parisiennes :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. 4

Pré-requis Avoir suivi le module « Structurer son projet ». Avoir déjà travaillé la phase de fondement. Avoir formulé son tableau d’objectifs (stratégiques et opérationnels). 5

Rappel des points clefs de la méthodologie d’élaboration d’un projet et d’un plan d’action Les phases Les étapes La phase de fondement L’objet Les motifs Les objectifs La phase de plan d’action Les ressources Le timing Les rôles Le budget La phase de plan d’animation Les résistances Les ajustements La communication Le suivi et L’évaluation 6

Pourquoi utiliser la méthodologie Pour analyser la faisabilité du projet et des différents objectifs. Pour déterminer les moyens nécessaires à la réussite de votre projet. Pour réaliser un business plan pertinent (cohérent avec les objectifs). 7

Rappel de l’architecture de vos objectifs 8 Objectif stratégique Organiser une collecte alimentaire pour le pays X pour janvier 2012 Objectif stratégique Organiser une collecte alimentaire pour le pays X pour janvier 2012 Objectif opérationnel 1 Récolter X quantité de produits alimentaires non périssables. Objectif opérationnel 2 Trouver un lieu de stockage des denrées. Objectif opérationnel 3 Trouver un moyen d’acheminer les denrées. Objectif opérationnel 4 Organiser la distribution sur place. Actions à mener :  Trouver des bénévoles  Planifier des collectes,…  Actions à mener :  Dvper partenariat,…  Trouver des bénévoles,…  Actions à mener :  Dvper partenariat  Trouver des mécènes,…  Actions à mener :  Trouver des partenaires sur place (asso/ong)  Organiser un réseau de confiance,…

Rappel de l’architecture de vos objectifs 9 Objectif stratégique Créer un centre culturel dans le commune rurale de X en septembre 2012 Objectif stratégique Créer un centre culturel dans le commune rurale de X en septembre 2012 Objectif opérationnel 1 Créer l’offre de service du centre culturel (quelles activités, pour quel public). Objectif opérationnel 2 Présenter son offre pour obtenir des partenariats locaux et un soutien fort. Objectif opérationnel 3 Trouver un lieu et l’adapter pour l’accueil du public. Objectif opérationnel 4 Organiser l’offre de service et de prestation (exposition photo ou peinture, gala danse, cours de théâtre, de peinture,…) Actions à mener :  Analyser les besoins du territoire  Faire des propositions innovantes,…  Faire les supports de com,… Actions à mener :  rencontrer le maire, les élus,…  contacter les partenaires de l’Etat,… Actions à mener :  Recherche de partenaires et de financement,…  Actions à mener :  renforcer le partenariat avec les associations existantes,  recruter des animateurs bénévoles ou salariés,  organiser des évènements,…

La phase de plan d’action 10 1 Les ressources 2 Le timing 3 Les rôles 4 Le budget

Les ressources Pour votre projet, c’est le comment, le avec quoi et avec qui ? 1.Quelles sont les ressources nécessaires au projet ? (« l’enveloppe ») :  Budget.  Moyens humains.  Matériel et logistique.  Patrimoine d’expérience.  Recours à des compétences externes (ou à la sous-traitance). 11

Les ressources 2.Quelles sont les ressources à prévoir ? (état des lieux) Disponibles (celles dont vous disposez). Mobilisables (celles que vous pouvez trouver à l’extérieur). Manquantes (celles que vous devez trouver). 3.Quelles sont les contraintes spécifiques à votre projet ? Financières. Juridiques. Techniques. Humaines. Environnementales… 12

Le timing C’est l’AXE DU TEMPS, le déroulement des opérations dans le temps. 1. Quel est le calendrier ? (dimension statique du timing) Comment l’ensemble du projet s’inscrit-il dans l’agenda ? Quelle est la pertinence de chaque date butoir ? Faut-il tenir compte de la saisonnalité, de l’actualité ? Faut-il saisir des opportunités d’époque ? 13

Le timing 2. Quel est le compte à rebours, le rétro planning ? (dimension dynamique du timing)  Organisation personnelle.  Interventions extérieures éventuelles. 3. Quel est le timing optimal ?  Certaines actions peuvent-elles commencer en parallèle ?  Quelles sont les actions qui doivent être impérativement terminées avant que les suivantes ne puissent commencer ?  Quelles sont les étapes « clignotants d’alerte » ? 14

Les rôles Ce sont les personnes qui seront particulièrement impliquées dans le projet pendant toute la durée de celui-ci : Bénévoles et salariés (ou sous-traitant). 1. Définir les compétences dont on a besoin :  Les compétences dont on dispose.  Les compétences à acquérir… 2. Construire l’équipe en définissant les rôles :  Champ de responsabilité.  Missions spécifiques.  Contributions aux objectifs. 15

Les rôles 3. Définir les engagements de chacun :  Disponibilité.  Motivation.  Délégation. 4. Établir un contrat mutuel :  Règles de fonctionnement.  Planning des rencontres.  Contributions/rétributions. 5. Réaliser l’organigramme 16

Le plan d’action Objectif opérationnel ActionsmoyensPrioritéÉchéance humainfinanciermatériel N°1: N° 2: 17

Le plan d’action Objectif opérationnel ActionsmoyensPrioritéÉchéance humainfinanciermatériel N°3: N° 4: 18

Le business plan : budget prévisionnel A quoi sert un budget ?  A définir les conditions de faisabilité financière d’un projet.  A identifier les risques liés au projet.  A connaitre les ressources financières à mobiliser pour pouvoir mettre en œuvre le projet.  A mettre en opposition les coûts d’un projet et les subventions et les différents apports.  Enfin, le budget constitue un véritable outil de pilotage de l’action. 19

Le business plan : budget prévisionnel Le budget comme instrument de contrôle de gestion :  Le budget est l'une des pièces essentielles du système de gestion de l'association. Il joue un rôle central en décrivant l'ensemble des prévisions financières. Le budget comme instrument de simulation et d'aide à la décision :  Le budget garantit le fonctionnement normal de l'association.  L’établissement du budget suppose un ensemble de procédures mettant en relation les différents pôles d’activités de l'association et s'inscrivant généralement dans le cadre d'un cycle annuel. 20

Le budget prévisionnel L’association doit mettre en évidence :  Les charges fixes de la structure.  Les charges variables dues aux activités mises en place en intégrant les besoins en financement identifiés.  Les charges liés à l’amortissement des investissements prévus.  Les produits issus de l’activité ou du projet.  Les subventions.  Les dons, les produits issus du mécénat, du sponsoring,… 21

CHARGESPRODUITS Charges fixesProduits Charges variablesSubventions Charges amortissements… … Total chargesTotal produits La forme du budget prévisionnel La forme du budget prévisionnel : 22

Les points clefs des principes de construction Le budget prévisionnel peut s’établir sur une action annuelle. Il est au minimum équilibré en recettes / dépenses. Il est nécessaire d’être le plus précis possible (réalisation de devis par exemple) dans l’estimation de nouvelles charges. Il est préférable de comptabiliser d’abord les charges avant les produits. Ces produits seront ensuite calculés de la manière la plus juste possible. 23

Les points clefs des principes de construction La prise en compte de l’environnement partenarial est nécessaire pour l’estimation des subventions. Il est préférable d’exploiter le levier des recettes directes (cotisations, prestations…) plutôt que celles de subventions pour parvenir à un équilibre entre dépenses et recettes (ou diminuer les charges…). 24

Les points clefs des principes de construction Le budget prévisionnel d’un projet doit intégrer le temps de travail des salariés. Il faut être vigilant sur l’estimation du temps de travail administratif souvent négligé. Il est possible de valoriser le bénévolat de manière équitable entre les charges et les produits. Calcul sur la base du SMIC horaire pour une heure de bénévolat. 25

Exercice pratique Lancement des exercices pratiques guidés grâce au livret « exercice ». Aide et conseils du formateur durant le temps de travail. Débriefing collectif à partir du cas d’un des participants. 26

POUR ALLER PLUS LOIN… 27

La boite à outils Elle est disponible au centre de ressources et comprend : 1.Le PowerPoint détaillé (un focus approfondi sur la phase plan d’animation) 2.Des fiches plan d’action au format Word à compléter. 3.Un fichier Excel pour vous aider à faire votre budget. 28

Pour toute question complémentaire Contact téléphonique : Contact électronique : 29