Mise en œuvre d’un programme de suivi-évaluation des patients sous ARV dans un hôpital de référence et un hôpital de district rural au Cameroun Laborde-Balen G. 1, Kouanfack C. 2, Dontsop M. 2, Bassirou B. 3, Barberousse C. 4, Ndam M. 5, Bella Assumpta L. 2, Bourgeois A. 4, Raguin G. 4, Delaporte E. 6 et Laurent C. 6 1 Ministère des Affaires Etrangères et Européennes, France 2 Hôpital Central de Yaoundé 3 Esther /Cameroun 4 Esther /France 5 Hôpital de district de Mfou 6 IRD UMI 233

Les enjeux Activités de suivi-évaluation des programmes d’accès aux ARV indispensables -A l’amélioration de la prise en charge des patients -A la gestion des programmes Nécessité de données fiables sur les patients Informatisation des données des patients = étape fondamentale

ESOPE Choix du logiciel ESOPE (conçu par EPICONCEPT et proposé par ESTHER) par les autorités camerounaises comme outil de recueil de données patients ESOPE (Evaluation et Suivi Opérationnel des Programmes ESTHER) : logiciel gratuit qui permet la saisie des données socio démographiques, cliniques, biologiques et thérapeutiques des patients sous ARV suivis dans les formations sanitaires. Utilisé depuis 2005 dans plusieurs pays d’Afrique de l’Ouest et d’Afrique Centrale

Mise en place (1) Mise en place d’ESOPE en 2010 sur 2 sites pilotes dans la région du Centre -Hôpital Central de Yaoundé (ARV depuis 2001) -Hôpital de district de Mfou (ARV depuis 2005 ) L’équipe -1 coordonnateur -3 opératrices de saisie à l’Hôpital Central de Yaoundé -1 opératrice de saisie à l’hôpital de district de Mfou

Mise en place (2) Données socio-démographiques et médicales des patients Recueillies sur dossier papier standardisé lors des visites par les médecins et assistantes sociales Saisies dans ESOPE Vérifiées et corrigées

résultats A ce jour – 4600 dossiers saisis à l’Hôpital Central de Yaoundé (sur patients sous ARV) – 440 dossiers saisis à l’hôpital de district de Mfou (saisie rétrospective terminée)

Difficultés générales (1) Données manquantes +++ dans les dossiers Utilisation du logiciel: demande une certaine habitude pour contourner les imperfections Saisie des données rétrospectives longue et difficile – Tri et hiérarchisation des informations, difficulté de compréhension des prescriptions, écriture peu lisible Informations médicales difficiles à comprendre pour les agents de saisie

Difficultés générales (2) Le remplissage des dossiers: Charge de travail supplémentaire pour le personnel de santé Nombreuses erreurs de saisie – Valeurs biologiques, prescriptions... – Correction longue et nécessitant l’arrêt temporaire de la saisie de routine Instabilité du courant électrique C oût de l’activité – Personnel, matériel, reprographie

Difficultés spécifiques Difficultés spécifiques à l’Hôpital Central de Yaoundé – File active importante: patients sous ARV = difficulté de créer une base de donnée. – Capacité de saisie : 50 % des 80 consultations journalières moyennes – Retard dans le rangement des dossiers par manque de personnel pour l’archivage Difficulté spécifique à l’hôpital de district de Mfou – Coupures régulières du courant électrique

Leçons apprises (1) L’informatisation des dossiers des patients nécessite – Un lien formel avec les développeurs du logiciel pour résoudre les problèmes ponctuels Maintenance, hotline – Une organisation du circuit des dossiers et une répartition des tâches qui s’intègre à l’activité de l’hôpital – Un archivage efficace des dossiers – La mise en place d’une stratégie pour la saisie rétrospective – Un matériel informatique suffisant, bien entretenu, et des sauvegardes de la base de données régulières

Leçons apprises (2) L’informatisation des dossiers des patients nécessite (suite) – Une formation continue des agents de saisie – Une supervision régulière – Un contrôle de la qualité des données saisies – L’appui technique ponctuel d’un informaticien et d’un data manager – Des réunions régulières avec le personnel de l’hôpital pour expliquer l’intérêt de l’activité et résoudre les problèmes – Un budget qui intègre les coûts inhérents Personnel, matériel, reprographie, supervision

perspectives Extension en cours de l’informatisation des données des patients à d’autres formations sanitaires – Dans le cadre du programme national – Appui d’ESTHER Coordination au niveau national (numérotation des dossiers, organisation, contrôles) afin de pouvoir produire des données nationales fiables La numérotation conçue pour être un numéro patient unique au niveau national dans tous les CTA et UPEC du Cameroun: code région/code hôpital/mois/année/n° d’ordre du patient. Ex: CE/03/09/11/1580 Leçons apprises par ce projet pilote bénéfiques au programme national

conclusions L’informatisation des dossiers des patients permettra d’améliorer le suivi clinique, biologique et l’appui à l’observance (nécessité d’établir un lien avec le système de dispensation du traitement) d’améliorer la gestion de la file active: recherche des perdus de vue, identification des patients décédés De servir d’outil à la recherche et au développement des connaissances. -