LA GESTION DES DOCUMENTS ET VOUS!

Vos responsabilités en tant qu’employé du gouvernement du Canada

VOUS APPRENDREZ : quelles sont vos responsabilités en matière de gestion des documents ce qu’est un document officiel ce qu’est un document éphémère dans quels cas un document éphémère ne peut pas être supprimé où et comment sauvegarder un document officiel.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR : 1.VOUS êtes maintenant responsable de la gestion de l’information dans votre milieu de travail. 2.L’identification et la sauvegarde des documents officiels constituent deux aspects très importants de cette responsabilité. 3.L’identification et la suppression des documents éphémères sont deux aspects presque aussi importants.

DOCUMENTS OFFICIELS Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’offrir des preuves documentaires de toutes ses activités, tous les fonctionnaires fédéraux doivent s’assurer de sauvegarder et de gérer les documents officiels.

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’appuyer ses systèmes d’information et de produire aisément des données pertinentes sur demande, tous les fonctionnaires fédéraux devraient supprimer rapidement les documents éphémères et les renseignements personnels.

Tous les employés devraient être en mesure de reconnaître un document officiel

DÉFINITION D’UN DOCUMENT OFFICIEL Un document officiel sert de compte rendu ou de preuve documentaire des activités d’un ministère. Vous devez sauvegarder tous vos documents officiels

LES DOCUMENTS PEUVENT PRENDRE DIVERSES FORMES : Papier, fichier électronique, microfiche, vinyle, bande magnétique, tissu et j’en passe!

SAVIEZ-VOUS QUE… Le costume des Glamottes de Bal de neige constitue un document officiel pour la Commission de la capitale nationale?

LES DOCUMENTS PEUVENT PRENDRE DIVERSES FORMES : Correspondance – papier et courriel AutocollantsDessins CartesRapportsPlans CalendriersDiagrammes, images ou graphiques Films Enregistrements sonores et toute autre preuve documentaire à laquelle vous pouvez penser

DOCUMENTS OFFICIELS Les documents suivants seraient considérés comme des documents officiels : notes d’information, directives, politiques, version finale de rapports et recommandations plans de travail, échéanciers, affectations et résultats liés au rendement matériel faisant état d’une décision administrative, d’une opération ou de la position du Ministère produits à livrer matériel important sur le plan de l’histoire ou de la recherche information et produits à livrer provenant de sources externes ordres du jour et comptes rendus de réunions documents donnant lieu à une décision, à l’adoption d’une politique ou à la mise en oeuvre d’une activité documents exigeant une signature (doivent être imprimés et classés sur support papier) matériel permettant de reconstituer l’évaluation des décisions liées à des politiques et programmes matériel nécessaire à l’appui d’une vérification financière, administrative ou juridique

Tous les employés devraient supprimer périodiquement les documents éphémères

DÉFINITION D’UN DOCUMENT ÉPHÉMÈRE Un document éphémère est une source de renseignements requise pendant une période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour établir un document subséquent. Vous devriez supprimer les documents éphémères une fois qu’ils ont été utilisés.

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES doubles utilisés à des fins pratiques ou à titre de référence (l’original est conservé par une autre personne) renseignements reçus par une personne dont le nom figure sur une liste de distribution renseignements divers, notes d’information ou notes de service portant sur des réunions, des jours fériés, des campagnes de levée de fonds, des réservations de salles de conférence, etc. Les documents suivants seraient considérés comme des documents éphémères : communications occasionnelles et messages personnels photocopies de publications ministérielles ébauche de documents ayant fait l’objet de modifications importantes qui ont été intégrées à un document subséquent versions préliminaires non diffusées à l’extérieur du bureau

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES ET AIPRP Il est illégal de supprimer des documents éphémères (courriel ou document proprement dit) une fois que le ministère a reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) ou prévoit recevoir une telle demande.

AIPRP Tous les documents sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) –documents officiels et éphémères Il est illégal de supprimer des documents éphémères requis pour donner suite à une demande réelle ou prévue d’AIPRP ou en cas de litige ou d’enquête officielle. Il convient de signaler également que les commentaires personnels contenus dans les documents ne peuvent pas être supprimés lorsqu’on donne suite à une demande d’AIPRP.

DEVONS-NOUS ABSOLUMENT SUPPRIMER LES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES? OUI

PRINCIPALEMENT EN RAISON DU VOLUME ET DE L’AIPRP Le volume de documents éphémères qui existent peut entraver la capacité d’un ministère de gérer les documents officiels. Plus il y a de documents et plus il devient difficile de reconnaître les renseignements importants. Plus il y a de fichiers à gérer et plus les services de stockage ministériels sont débordés (serveurs de courriel et unités de réseaux). Si on conserve les documents éphémères en plus des documents officiels, on doit le faire pour donner suite à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents éphémères risquent plus que les documents officiels de renfermer des renseignements personnels gênants. S’ils sont visés par une demande d’AIPRP, les documents éphémères doivent alors être conservés pour une période supplémentaire de deux ans.

MAIS - en cas de doute quant à la nature d’un document… sauvegardez-le!

QUI EST RESPONSABLE DE LA SAUVEGARDE D’UN DOCUMENT OFFICIEL? C’est vous

OÙ ET COMMENT DEVRIEZ-VOUS SAUVEGARDER UN DOCUMENT OFFICIEL? Support papier Les documents peuvent être sauvegardés à l’endroit où ils sont créés/nécessaires – à condition d’être classés. Les documents sur papier qui ne sont plus utilisés peuvent être transférés au Centre fédéral des documents des Archives nationales. Communiquez avec votre Bureau des documents pour obtenir des conseils et de l’aide. Les originaux de documents financiers et juridiques et de tout autre document exigeant une signature doivent être classés par le Bureau des documents du ministère.

OÙ ET COMMENT DEVRIEZ-VOUS SAUVEGARDER UN DOCUMENT OFFICIEL? Support électronique Les documents sur support électronique devraient, idéalement, être sauvegardés dans un dépôt central comme un système de gestion des documents électroniques et des dossiers (SGDDI). En l’absence d’un tel dépôt, on peut utiliser les unités partagées en réseau pour sauvegarder et partager des documents. Tous les organismes gouvernementaux sont en train d’élaborer des outils, des lignes directrices et des renseignements précis à propos de la marche à suivre pour aider leurs employés à utiliser les processus appropriés et déterminer où sauvegarder les documents électroniques. Veuillez communiquer avec votre Bureau des documents pour obtenir ces renseignements. Les documents confidentiels devraient être sauvegardés et entreposés d’une façon appropriée (c.-à-d. que les documents ayant la désignation « Protégé C » ou une désignation supérieure ne peuvent pas être sauvegardés dans les réseaux ministériels ni envoyés par courriel).

RÉCAPITULATION… L’identification et la sauvegarde des documents officiels constituent deux aspects très importants de vos responsabilités en matière de GI. –Les documents officiels servent de comptes rendus ou de preuves documentaires des activités d’un ministère. L’identification et la suppression des documents éphémères constituent deux autres aspects importants de vos responsabilités en matière de GI. –Les documents éphémères sont requis pendant une période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour établir un document subséquent.

FÉLICITATIONS! Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI intitulé La gestion des documents et vous! Vous pouvez maintenant : –vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci-après –examiner d’autres modules d’auto-apprentissage de la série : Introduction à la gestion de l’information La gestion efficace du courriel La sécurité de l’information La GI et l’employé qui quitte son poste La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’attendent La GI au sein de la fonction publique fédérale