Gestion des risques C’est la gestion de l’imprudence, de l’inattendu et /ou de la fragilité, mais surtout celle du care…

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Contexte des responsabilités La mission de L’Arche implique de « développer un environnement communautaire qui réponde aux besoins changeants de nos membres, en demeurant fidèle aux valeurs essentielles de notre histoire fondatrice »; Pourquoi cette démarche ?: Parce que l’Arche Canada doit « soutenir les communautés et les régions dans l’amélioration de leur capacité, de leur développement, le maintien et la consolidation de leur soutien financier venant des sources gouvernementales ainsi que d’autres sources » Orientations stratégiques , mission et développement. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 3

Parce que, quelque soit la législation applicable au Canada (Common Law et Droit civil), le rôle des administrateurs d’une organisation sans but lucratif, comme l’est une communauté, est de s’assurer de l’atteinte des buts, de la mission et de l’identité de sa communauté en lien avec l’identité et la mission de l’Arche, de la continuité et de la relève, des progrès et du développement de sa communauté; Parce que les Principes fondateurs des communautés de L’Arche stipulent notamment que les communautés: veulent assurer toutes leurs tâches avec compétence; cherchent à travailler en lien étroit avec les autorités gouvernementales; Parce que ceux qui financièrement soutiennent ou subventionnent, signifient des attentes impliquant notamment une gestion responsable, proactive attentionnée et raisonnée et que cela en est devenue la norme attendue; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 4

Parce que le modèle de Leadership de services implique notamment, pour les communautés tel que décrit dans le guide de responsabilités, et implique conséquemment pour ses administrateurs de : Manifester du respect vis-à-vis des autres (#11) Assurer une communication efficace et efficiente (#13); Assurer une gestion collaborative (#14); Favoriser un environnement sécuritaire (#15); Maintenir un niveau élevé de qualité (#17); Promouvoir l’amélioration de la qualité (#18); Gérer les ressources de manière responsable (#20); S’assurer du respect des directives et des règlements (#21) ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 5

Surtout, parce que la vulnérabilité est au cœur des préoccupations de L’Arche et de son engagement. Les personnes vulnérables sont celles qui sont menacées dans leur autonomie, leur dignité ou leur intégrité, physique ou psychique. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 6

Mais cela ne doit pas être « drabe » ni compliqué ! La gestion des risques implique un leadership et une gestion intentionnelle; Une démarche qui permet le développement des compétences des personnes et non le contraire; Un grand sage a dit: « Gérer les risques, ce n’est pas les éliminer »; Dr. Vince Kazmierski, S.J.D. ; Gérer les risques: c’est prévoir, c’est être une étape à l’avance, c’est faire des choix éclairés et ainsi s’assurer de la dignité dans le risque inhérent à toute croissance ou développement. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada7

Le risque: L E RISQUE IMPLIQUE LA COMBINAISON D ’ UN ALÉA ET D ’ UN ENJEU. Aléa : événement potentiellement dangereux (phénomène naturel ou accident technologique). Enjeu : personnes, biens, équipement ou environnement susceptible de subir les conséquences d’un événement. Le niveau de conséquence d’un aléa sur un enjeu s’exprime et se mesure en fonction de la vulnérabilité de cet enjeu. Des actions spécifiques peuvent ainsi réduire cette vulnérabilité. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 8

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Gestion des risques: risque d’une réflexion Proposition: « Réflexion et action intentionnelle (continue et intégrée) qui vise à identifier, apprécier, contrôler et prévenir des situations qui vont ou peuvent être préjudiciable pour les personnes desservies, ceux qui les servent et l’organisation qui s’engage vis-à-vis d’elles ». Dans l’essence, cela rejoint « Le care qui désigne une attitude envers autrui que l’on peut traduire en français par les termes d’attention, de souci, de sollicitude ou de soin. Chacune de ses traductions renvoie potentiellement à un aspect du care : le terme d’attention insiste sur une manière de percevoir le monde et les autres; ceux de souci et de sollicitude renvoient à une d’être préoccupé par eux; enfin, celui de soin, à une manière de s’en occuper concrètement. »: C’est aussi et surtout cela la gestion des risques ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 10

Dans une communauté de L’Arche les risques suivants devraient minimalement être considérés par le conseil d’administration: Ceux liés au formes d’abus à l’encontre des personnes (personnes accueillies et assistant(e)s); Ceux liés à la qualité; Ceux liés à la sécurité physique, notamment celles des milieux; Ceux liés à la gestion financière; Ceux liés à la gestion des ressources humaines. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 11

Ceux liés au formes d’abus à l’encontre des personnes (personnes accueillies et assistant(e)s) Toutes formes d’abus (physiques, sexuels, psychologiques, etc.); Cela concerne et implique au minimum des politiques relatives à la: prévention et intervention lors de situations d’abus, particulièrement sexuels; promotion d’un milieu de vie et de travail sain; prévention et intervention lors des situations d’harcèlement ou de violence. Ces politiques peuvent être divisées ou jumelées selon le cadre des obligations liées au financement ou des choix pour: les personnes accueillies; les assistant(e)s; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 12

Ceux liés à la qualité Cela concerne: La gouvernance et le leadership: auto-évaluation annuelle du CA et du premier responsable par le CA; le respect des obligations légales et contractuelles; l’assurance responsabilité; Le code d’éthique; L’implantation du programme Leadership de services; La planification et le respect des planifications de services individuels et des activités d’intégration sociale; la prévention des chutes; la gestion de l’accès aux soins médicaux, dentaires et la médication; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 13

Ceux liés à la sécurité physique, notamment celles des milieux Cela concerne au minimum: Plan d’intervention lors d’un sinistre, notamment un incendie; Plan d’évacuation et organisation des pratiques régulières et évaluées; Cela concerne la sécurité des actifs informationnels. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 14

Ceux liés à la gestion financière Cela touche la budgétisation, le suivi financier et les revenus. Cela nécessite de mettre en place des contrôles: Respect du budget; Respect des versements aux autorités gouvernementales; Audit externe. Cela implique aussi la recherche et/ou la consolidation du financement lorsque la situation financière est fragile. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 15

Ceux liés à la gestion des ressources humaines Cela concerne: le recrutement et les garanties (références, absence de casier judiciaire, etc.); la vulnérabilité au recrutement étranger; la politique de rémunération; l’appréciation du rendement en lien avec le programme Leadership de services. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 16

Des propositions de travail Chaque CA de communauté devrait établir: les aspects pour lesquels la communauté précisent ses préoccupations essentielles (Cf. aspects présentés aujourd’hui); les mécanismes choisis pour évaluer le niveau de risque (Cf. présentation à Vancouver); Les informations requises par les autorités provinciales ou autres, si requis; les informations qui doivent être fournis au CA de la communauté et à quelles périodicités ainsi que les suivis. L’Arche Canada devrait proposer au CA des communautés des modèles ou des exemples: pour identifier ses priorités (par exemple: grille de questionnement); pour des éléments de rédaction de politiques, particulièrement en ressources humaines; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 17

L’Arche Canada s’engagerait à: diffuser son cadre de gestion des risques (plus administratif comme réalité) et des outils (ex: grille d’auto-évaluation du CA); mettre en place sur Point de rencontre un espace afin d’échanger des modèles; déposer des documents de référence; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 18

Grille de questionnement initial: questions clés (Cf. diapos 8-12, et/ou présentation de B. L’Abbé à Vancouver, ce n’est pas limitatif) Secteurs de risques Commentaires sur la situation actuelle Évaluation (cartographie) PrioritéActions requisesMesures particulières ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 19

Cartographie du risque (présentation de B. L’Abbé – Vancouver – 2013) ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 20

Exemple de format: Registre des risques de L’Arche Canada ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 21

Ce qui est important avant tout Initier et/ou consolider cette démarche; Ne pas banaliser, au nom des personnes impliquées de la communauté; S’assurer d’un suivi simple, efficace et qui vous convient (Keep it simple); Témoigner auprès de votre communauté, auprès de vos partenaires de l’importance que vous accordez à cette démarche par souci de l’autre; Échanger sur vos succès, préoccupations, demander à L’Arche Canada de vous accompagner, de vous donner des modèles; ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 22

Quelques trucs faciles pour la reddition de compte Demander lors des rencontres du conseil d’administration un tableau de bord simple qui pourrait contenir les éléments suivants dont la fréquence des données peut varier: une information sur les accidents / incidents; touchant les personnes accueillies et assistant(e)s; une déclaration confirmant que les remises gouvernementales ont été versées intégralement et aux dates prévues; un état mensuel / trimestriel des résultats financiers; … ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 23

Produire un rapport annuel de gestion des risques sous forme de deux déclarations à être approuvées par le CA de la communauté et même mieux, être adoptés ensuite à l’assemblée générale annuelle: Déclaration du président, sur ce qui concerne la gouvernance; Déclaration du plus haut dirigeant – responsable – de la communauté sur ce qui concerne la gestion. ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 24

Exemple d’un rapport par déclaration par le président 1.RISQUE LIÉ À LA GOUVERNANCE Risque que la structure, le fonctionnement du C.A., la redevabilité ou les responsabilités de la société ne soient pas définis, communiqués ou mis en application afin d’atteindre les objectifs de la société. 1.Le C.A. se réunit-il régulièrement en conformité avec les réglements de la société et produit-il des procès-verbaux incluant les discussions et décisions clés à fins de référence, de transparence et de redevabilité? Faits NotesModéréPolitiques de fonctionnement du C.A. Code de conduite Quorum du C.A. FaibleLe C.A. examine la liste trimestrielle des présences Procès- verbaux du C.A. Annonce à l’avance des réunions du C.A. Président du CA Conformité: oui ou non Mesures requises si requis ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 25

Exemple d’un rapport par le / la responsable 2. RISQUE LIÉ À LA FOURNITURE DE SERVICES / AUX OPÉRATIONS Le risque que les services financés ne soient pas complétés ou fournis dans les délais et tels qu’attendus. 1.La société participe-t-elle efficacement aux initiatives et tableaux de planification régionaux et collabore-t-elle avec d’autres agences dans la coordination des services aux membres? Faits Notes Faible Rencontres de coordination biannuelles prévues Faible Faire rapport et évaluer les initiatives, défis, difficultés et services de coordination des régions Procès- verbaux des rencontres Responsables nationaux Conformité: oui ou non Mesures si requis: Le risque que les services financés ne soient pas complétés ou fournis dans les délais et tels qu’attendus. 1.La société dispose-t-elle d’un processus interne de plainte lui permettant de répondre rapidement et efficacement aux plaintes? Modéré Processus de plainte approuvé* Politiques et procédures administratives Modéré Faire rapport et examiner les plaintes Responsables nationaux Conformité: oui ou non Mesures si requis: ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 26

Une dernière réflexion païenne … ©Thierry Boyer - Comité de gestion des risques - L'Arche Canada 27