23/10/2010Pergia Gkouskou-Giannakou UEP2-S3b : Communication Master 2 - Géographie

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Qu’est-ce qu’un projet ?? « Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et des fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes de délais, de coûts et de ressources » (Norme NF EN ISO 9000)

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Qu’est-ce qu’un projet ?? Un projet est une méthodologie d’anticipation mais… « Malgré tout, le projet n’est pas n’importe quelle forme d’anticipation. Il constitue au contraire une forme typique de la culture moderne en associant deux moments de l’activité de création, le moment de la conception, le moment de la réalisation» (J.-P. Boutinet).

23/10/2010Pergia Gkouskou-Giannakou Cycle de vie d’un projet

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Qu’est-ce qu’un cycle de vie d’un projet ?? Cycle de vie est une organisation logique des activités qui jalonnent la vie d’une production, depuis l’idée qu’on en a eue ou l’identification du besoin jusqu’à son obsolescence ou son arrêt d’utilisation.

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Le cycle de vie d’un projet Décomposer le projet en plusieurs phases ou en plusieurs étapes est l’approche adoptée et la plus cohérente pour réaliser un projet. Le déroulement d’un projet se résume à un enchaînement d’une succession de phases et de points clés intermédiaires appelés les jalons. Chaque changement de phase est validé par une revue. Une revue permet d’autoriser après une examen critique, le changement de phase si es objectifs attendus ont été atteints.

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Les phases du cycle de vie d’un projet Phase 0 : Présomption de la faisabilité Phase A : Faisabilité Phase B : Projet Phase C : Développement Phase D : Exploitation Phase E : Démantèlement

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase 0 Faisabilité : Phase de cadrage organisationnel et d’analyse technique sommaire. Il s’agit :  Cadrage organisationnel : a) grandes étapes du développement (jalons), b) distribution de tâches  Analyse technique sommaire : a) réalisation des pré- études : objectifs, besoins, b) réalisations des scénarios.

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase A Faisabilité : Cette phase a pour objectif d’étudier plusieurs solutions et concepts dont la faisabilité devra être démontrée. Pour chaque solution, il faudra :  Évaluer les risques;  Identifier les éléments critiques  Évaluer les coûts et les délais

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase B : Projet : c’est une phase de définition préliminaire. Nous figeons la solution choisie parmi toutes les solutions proposées en phase A. Nous établissons :  L’organigramme technique;  Le planning;  La logique de développement du projet;  Les spécifications techniques de besoin

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase C Développement : c’est la phase de mise en œuvre du projet. Les revues sanctionnent cette phase.

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase D Exploitation : Il s’agit de la diffusion et usage de produits (résultats) du projet. Une structure se met en place permettant : Le transfert de responsabilités La maintenance Les retours (anomalies, panne, problèmes fonctionnels)

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Phase E Démantèlement : Il s’agit du retrait de service ou encore de déconstruction de la structure.

23/10/2010Pergia Gkouskou-Giannakou La communication au sein d’un projet

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Un modèle linéaire Source de l’info EmetteurRécepteurDestination Canal message signal émissignal reçu Sources de bruit Shannon

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Modèle circulaire rétroactif Source Récepteur Source de rétroaction Canal Rétroaction Le modèle interactif

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Projet, Communication et Groupe La mise en place d’un groupe de travail est défini par 4 étapes (Tuckman, 1965) : La phase forming (formatin du groupe): Découverte mutuelle entre les membres d’un groupe sans cohésion qui s’interrogent sur leur propre rôle au sein du groupe. La phase storming (tempête) : Phase de conflits et de débats sur le contrôle du groupe. La phase norming (normalisation) : définition de rôles et de fonctions de chacun. La phase performing (performance) : le groupe devient cohérent, prêt à accomplir les tâches confiées et à réaliser les objectifs attendus.

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Les réunions projet Le contrôle de la progression d’un projet fait l’objet de réunions spécifiques : Réunion d’information : Réunion de management Réunion de travail Réunion de négociation Réunion d’avancement Réunion de coordination Réunion de type « task force » Réunion de chantier (revue) Réunion de type retour d’expérience

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion d’information But : délivrer un message stratégique qui doit être connu de tous Fréquence : fonction des événements Information : type descendante

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de management But : délivrer un message à caractère organisationnel qui a pour objet de diriger (to manage) ou de faire fonctionner une entité Fréquence : régulière (hebdomadaire ou mensuelle selon le niveau hiérarchique) Information : type descendente

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de travail But : rassembler des spécialistes du (des) domaine(s) concerné(s) pour, répondre à des actions données, résoudre un point précis Fréquence : en fonction des exigences Information : type horizontale

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de négociation But : parvenir à un accord entre deux entités (un client et un fournisseur) Fréquence : en fonction des exigences Information : type transverse

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion d’avancement But : suivre une affaire en cours du point de vue technique, économique, programmatique. Elle permet de recueillir les informations des différents acteurs pour mesurer la progression du projet. Fréquence : régulière Information : type montante

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de coordination But : gérer des priorités entre plusieurs affaires. Cet arbitrage permet de débloquer des situations critiques à venir Fréquence : en fonction des exigences Information : type descendante

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de type « task force » But : traiter une situation urgente en recherchant l’efficacité (moyens techniques et humains) Fréquence : en fonction des urgences Information : type transversale

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de chantier (revue) But :état d’avancement du projet Fréquence : régulière Information : type montante

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Réunion de type retour d’expérience But : collecter des information, les trier et les analyser avant de ls capitaliser pour d’autres situation semblables Fréquence : en fonction des exigences Information : type montante

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Les 8 mots clés de la séance! Emetteur Récepteur Message Feedback Groupe Information de type descendante Information de type montante Information de type transverse

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Conduite d’une réunion : les types de question La question ouverte : Pouvez-vous nous donner votre point de vue ? Précisez ? Cette technique permet d’accueillir le plus d’informations possibles, d’explorer un domaine, d’échanger des idées. La question fermée : A quelle date êtes-vous arrivés ? On cherche dans ce cas la réponse immédiate à une question posée. La question directe : forme la plus simple de question qui s’adresse à un individu. La question écho : l’animateur renvoie la question posée à l’intéressé et lui demande de répondre à sa propre question La question relais : l’animateur renvoie la question posée à un autre participant La question miroir : l’animateur renvoie la question posée à l’ensemble du groupe

Pergia Gkouskou-Giannakou 23/10/2010 Conduite de réunion : techniques de communication La reformulation : l’intervention d’un participant est reformulée pour la rendre plus pertinente La relance : l’animateur attentif aux questions restées sans réponses ou dont certaines n’ont pas fourni les éléments attendus devra les relancer; La synthèse : l’animateur, au moment jugé opportun, fera un court résumé des idées importantes émises par le groupe; Le silence : la communication non verbale (silence, sourire, attitude…) peut traduire un message fort qui devra être exploité par l’animateur. Le silence peut aussi signifier, de la part de l’animateur, plus de précision à la réponse donnée. C’est une forme de relance.