Gestion budgétaire et comptable Sirep@net Gestion budgétaire et comptable

Les objectifs du produit Respect de l’instruction budgétaire M9. Forte adaptabilité au contexte de l ’établissement Décomposition du budget sous forme d’enveloppes budgétaires et responsabilisation des acteurs Décentralisation des saisies et confidentialité Paramétrage des procédures de validation internes à l’établissement Paramétrage poussé de la politique de contrôle budgétaire

Architecture générale de la solution INTERFACES Gestion des régies Gestion des immobilisations Gestion budgétaire et comptable Sirep@net INTERFACES INTERFACES Générateur de Tableaux de bord Sir-objets Gestion des Frais de déplacements Gestion de la paie Astre RH INTERFACES INTERFACES

Le progiciel Sirepa Architecture technique générale SGBDR Oracle version 8i ou 9i - forms 6i Mode trois tiers Portabilité - déploiement Performance / volumétrie / nombre d’utilisateurs Client(s) Présentation Réseau Serveur de Données Serveur(s) d’Applications Data Center Traitement des données Gestion des Logique applicative clients

Références significatives Agence Nationale Pour l’Emploi (2500 postes) Haras Nationaux Voies Navigables de France Bibliothèque Nationale de France Etablissement Public du Château de Versailles Centre des Monuments Nationaux Centre National d’Enseignement à Distance Direction des Monnaies et Médailles Musée du Louvre Centre National d’Art et de Culture Georges Pompidou Agence de l’Eau Rhône Méditérranée Corse Ecole Nationale d’Administration Ecole Nationale de la Magistrature Ecole Polytechnique Institut National pour la Propriété Industrielle Office National Interprofessionnel des Céréales CNASEA…

Structure arborescente de l’établissement Décomposition de l’établissement sous forme d’une structure arborescente pouvant aller jusqu’à 11 niveaux maximum. Cette structure doit permettre la ventilation du budget. E P N Départements généraux Informa- tique Affaires financières Documen- tation Départements Techniques Instruction Contrôle Traitement

Structure arborescente de la nomenclature budgétaire Le compte limitatif représente la notion de chapitre fixant le niveau de contrôle des crédits votés par le Conseil d’Administration. Le compte budgétaire correspond au niveau de saisie des crédits budgétaires et des engagements. Il est affecté à un chapitre. Le compte d’exécution est un sous-compte du compte budgétaire. Il indique la nature exacte de la dépense et crée le lien avec le compte comptable. Compte limitatif / chapitre 60 Compte budgétaire / 606 Compte budgétaire / 607 Comptes d’exécution Comptes d’exécution 6061 6064 6065 6071 6072 6073

Ventilation du budget sur les structures et sur les comptes La ventilation du budget s’effectue sur chaque « feuille » de la structure d ’établissement et au niveau des comptes budgétaires. E P N Départements généraux Départements Techniques Total Documen- tation Informa- tique Affaires financières Instruction Traitement Contrôle 60 601 606 Total 60 61 615 618 Total 61 100 120 220 60 300 360 40 100 140 150 250 30 120 150 50 100 130 270 400 100 110 210 180 120 300 260 80 340 210 110 320 170 90 260 690 840 1530 640 830 1470 580 390 300 610 640 580 3000 Politique de contrôle budgétaire paramétrable

Départements généraux Départements Techniques Gestion des acteurs Gestion des utilisateurs Paramétrage des accès à la structure permettant Un champ d’intervention plus ou moins étendu suivant les accès déclarés pour chaque utilisateur Une vision plus ou moins consolidée suivant le niveau d’accès dans l’arborescence Gestion des profils d’utilisateurs Détermination des fonctions accessibles par profil E P N Départements généraux Départements Techniques Documen- tation Informa- tique Affaires financières Instruction Traitement Contrôle Budget Exéc. dépenses Exéc. recettes

Accès produit : onglet structure Arborescence de la structure Calendrier

Accès produit : onglet transactions Affichage des Dernières Transactions utilisées Arborescence Du menu Paramétrage Des transactions préférées

Accès produit : onglet en cours Liste des pièces À traiter Arborescence Des pièces à gérer Lancement du Traitement adéquat

Ergonomie : gestion d’onglets Organisation Des écrans Clarification

Ergonomie : barre de menu Signets – accès M9info – aide – validation – annulation - sortie Déploiement et repli des menus Accès direct à une transaction

Ergonomie : paramétrage de signets Module paramétrable permettant d’appeler des pages HTML

Ergonomie : aides en ligne Accès direct sur la documentation de la fonction Paramétrage de l’aide spécifique à l’établissement

Ergonomie : écrans personnalisables Paramétrage poste par poste Choix des couleurs Sur les différents Types de zones. Création de modèles types

Editions : export bureautique des états Choix du type de fichier à générer

Editions : envoi par mail des états Possibilité d’envoyer les états par courrier électronique

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Gestion du budget Budget provisoire Saisie manuelle ou génération automatique par application des 10/12èmes du BP N-1 Budget primitif Procédures de validation paramétrables Décisions modificatives Ventilation par mode de financement Virements de crédits Entre structures et entre comptes d ’un même chapitre Editions réglementaires et de gestion

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Exécution budgétaire des dépenses Politique de contrôle des crédits Paramétrage des contrôles au niveau compte budgétaire (dotation du SGn - SG1 - Etab.) au niveau du chapitre (dotation du SGn - SG1 - Etab.) au niveau de l ’enveloppe SGn Modes de réactions différents d ’un compte à l ’autre et d ’une structure à l ’autre Nouveau code des marchés publics Livraison des familles Gestion des clés de contrôle Ventilation des marchés sur les clés Saisie de prévisions sur les clés

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Paramétrage des procédures internes de gestion Nombreux paramètres la gestion des visas, des libellés, des contrôles, des modes de réaction... Gestion des fournisseurs Contrôle des doublons Adresses et multiples RIB multiples Contrôle des RIB Gestion des RIB étrangers Gestion des tiers et des RIB provisoires Recherches multi-critères

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Gestion des engagements Engagements provisionnels ou spécifiques Gestion des regroupements d ’engagement Gestion des compléments et dégagements Visas Gestion des commandes Affectation / génération des engagements Visas paramétrables avec seuils Édition et suivi des commandes non soldées, par fournisseur Solde de commande Gestion des factures fournisseurs Enregistrement des factures fournisseurs Certification du service Rattachement aux commandes

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Gestion des liquidations Gestion des lots de liquidation Liquidations multi-lignes (engagements - commandes) Référencement des retenues oppositions et paiement avant ordonnancement Liquidations partielles ou soldantes Visas Mandats Individuels Collectifs Ordres de reversement Contrôle de la prise en charge des mandats ORV avec ou sans référence aux mandats Certificats de réimputations Affectation à engagement ou génération d’engagement sur la nouvelle imputation

Gestion budgétaire éléments complémentaires Eléments référençables lors de l’exécution budgétaire Gestion des secteurs de TVA Prorata général ou secteurs distincts Calcul automatique de la réelle consommation budgétaire (HTR) Gestion du prorata définitif Calcul et édition des ajustements de consommation Gestion des conventions Gestion des programmes pluriannuels Gestion des marchés Voir diapos ci-après

Gestion budgétaire éléments complémentaires Gestion de la taxe d’apprentissage Gestion des organismes bénéficiaires Gestion des versements et édition des reçus Clôture de la campagne d ’apprentissage Etats réglementaires et de gestion Gestion des droits et honoraires Suivi financier des rémunérations payées sur honoraires et droits divers Référencement au niveau des liquidations Indication du code IFU ainsi que le montant brut sur lequel doivent s’appliquer les cotisations Calcul des prélèvements à reverser aux organismes sociaux Edition de la déclaration IFU (Imprimé Fiscal Unique) et de la DAS Gestion des prestations internes Mise en relation des services acheteurs et vendeurs à l ’intérieur de l ’établissement Génération des écritures en CG

Gestion budgétaire éléments complémentaires Gestion des charges à payer et produits à recevoir Gestion analytique voir diapo ci-après Gestion des exigibilités Déclaration des délais applicables entre chaque action nécessaire au traitement des pièces Edition des pièces en dépassement de délai Edition des prévisions de trésorerie Gestion des contrats Identification des contrats et comptes rendus financiers TVA intra-communautaire Gestion des fournisseurs CEE Calcul de la TVA intra-communautaire Edition de la déclaration de TVA

Gestion budgétaire éléments complémentaires Gestion du NCMP Définition des personnes responsables des marchés Livraison des nomenclatures standard et recherche Définition des clés Ventilation des clés sur les marchés formalisés Contrôle des seuils Renseignement des CCM obligatoire ou interdit au niveau des engagements – commandes – liquidations Gestion du délai global de paiement Gestion du délai global de paiement maximum, par fournisseur, par marché, par commande Calcul de la date limite de paiement Gestion de la suspension par l’Ordonnateur et l’Agent Comptable Possibilité d’automatiser la génération des liquidations d’intérêts moratoires

Gestion budgétaire éléments complémentaires Gestion de la déclaration d’échange de biens État déclaratif à l’attention des douanes pour les échanges entre pays membres de la CEE Gestion de la nomenclature des produits (telle que définie par les services des douanes) Gestion des modes de transports Saisie des informations de la DEB lors de la liquidation Édition mensuelle de la DEB Gestion des devises Livraison de la codification ministérielle des devises Gestion des taux de chancellerie (mise à jour automatique depuis le site du Ministère des finances) Référencement des devises en saisie des bons de commande fournisseurs, factures et liquidations de dépenses Possibilité de payer par virement en devises Gestion des écarts de règlements en devises Saisie et édition des bordereaux de remise de chèques en devises

Eléments complémentaires : gestion des conventions 2 grandes familles : ressources affectées conventions simples Distinction du budget des ressources affectées et du budget d’établissement Suivi pluriannuel Ventilation des crédits annuels par compte et contrôle des crédits en conséquence Suivi de l’historique (signature - visas - évènements - dates de fin) Suivi et contrôle de la trésorerie Gestion des avenants administratifs et financiers Génération automatique des recettes à hauteur des dépenses en fin d’exercice Suivi comptable des conventions

Eléments complémentaires : gestion des marchés / NCMP Gestion des différents types de marchés Découpage en tranches et en lots Gestion des marchés reconductibles Habilitation des structures , des comptes Ventilation sur les clés du NCMP Suivi de l’historique (signature - visas - notification - délai d’exécution…) Gestion des avenants Gestion des co-traitants - sous-traitants - cessions de créances Gestion des formules d’évolution de prix Suivi par propositions de paiement

Eléments complémentaires : gestion des programmes pluriannuels Suivi des programmes d’investissement et de fonctionnement Gestion d’un budget d’AP Découpage en opérations puis en tranches annuelles (CP) Habilitation des comptes et des structures Gestion des modes de financement Consommation : des crédits de paiement par les engagements comptables des opérations pluriannuelles par le biais d’engagements juridiques de programmes Suivi de l’historique Gestion des avenants Suivi comptable des comptes de classe 8

Eléments complémentaires : gestion analytique Gestion multi-axes Référencement : Obligatoire, facultatif ou interdit Dès l’engagement, la commande ou à la liquidation En dépense, en recette ou dépense et recette A 100% de la dépense / recette ou partiel Structuration des codes analytiques permettant des analyses transversales Déclaration de codes analytiques Directs (codes permettant les analyses finales) Indirects (codes d’accueil permettant des reventilations sur les codes directs par le biais de clés de répartition) Saisie de prévisions analytiques par code pour analyse d’écart Gestion d’OD analytiques

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Exécution budgétaire des recettes Gestion des clients Gestion des liquidations de titres Gestion des factures clients Gestion des réductions de titres Gestion des réimputations de titres Emission des pièces

Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle Gestion des reports Engagements Commandes Conventions Marchés Programmes pluri-annuels Suppression de la période complémentaire Référencement des charges à payer et produits à recevoir Méthode de l’extourne Méthode de l’OP

Sir-objets Générateur de tableaux de bord Permet d’accéder aux informations de la solution Sirep@net (données budgétaires ou comptables) pour les présenter de façon pertinente Le système s’appuie sur l’infocentre “Business Objects” et sur une représentation des données prédéfinie par métier (Univers et classes) Le gestionnaire a toute latitude pour construire lui-même ses outils de contrôle et de gestion. Il dispose de tout le potentiel des informations stockées. SIREP@Net ORACLE CG Dépenses Budget Base de données Structure des données Objets Utilisateurs

Sir-objets Générateur de tableaux de bord L’utilisateur choisit les informations et les critères de sélection pour l’édition Il met en forme le rapport dans un second temps

Sir-objets Générateur de tableaux de bord Sir-objets est livré avec un catalogue d’environ 150 états prédéfinis et prêts à l’emploi. Ce dernier s’enrichit régulièrement de nouveaux états commandés par les établissements. Sir-objets évolue au même rythme que Sirep@Net de façon à tenir compte des modifications de structure de la base de données.

Sir-objets Générateur de tableaux de bord Outre ces fonctionnalités de base, Sir-objets vous permet de gérer l’exécution et la distribution automatique des documents. Le module webintelligence facilite la communication et l’échange de données via un intranet ou extranet. Il suffit aux utilisateurs de disposer d’un navigateur web pour créer, afficher et distribuer des rapports. Le module Broadcast agent permet de planifier l’actualisation et la distribution automatique de documents selon une périodicité prédéfinie. Le module supervisor gère les droits d’utilisation et l’allocation des ressources à partir d’un point central. Il vous garantit que vos données sont correctement protégées et vous permet de garder le contrôle de votre environnement décisionnel.

Comptabilité générale Couverture fonctionnelle Principes de comptabilisation Prises en charges Contrôle hiérarchisé de la dépense Paiements Encaissements Rapprochement bancaire Cautions clients Opérations diverses Émargements Documents comptables Compte financier Infocentre EPN Comptabilité de régies Principes de base Ergonomie Technologie Gestion des recettes Gestion des dépenses Contrôles Editions Interfaces

Comptabilité générale Principes de comptabilisation Saisie de pré-écritures dans des brouillards puis comptabilisation pour alimentation du journal général. Brouillards Journée comptable Journal général 15/10/2002 606 10 4456 2 4012 12 Comptabilisation Prise en charge des mandats Comptabilisation Prise en charge des titres Comptabilisation Paiement des mandats Comptabilisation Encaissement des titres

Comptabilité générale Prises en charge Application des règles de correspondance CB /CG pour génération des pré-écritures Contrôle des dates d’échéance, des fournisseurs en retenue-opposition Possibilité de : rejeter la pièce mettre en attente modifier le mode de règlement changer la domiciliation bancaire modifier le compte de contrepartie d’affecter des retenues-oppositions ou le paiement avant ordonnancement

Comptabilité générale Contrôle Hiérarchisé de la Dépense Activation du CHD par paramétrage Gestion des catégories des dépenses Analyse amont du mandatement Définition des règles de contrôles des pièces Contrôle du CHD en prise en charge des mandats Édition des résultats du CHD

Comptabilité générale Paiements Sélection des paiements par bordereau ou par pièce Contrôle du sens du solde des comptes Génération automatique des pré-écritures de paiement Emargement automatique des comptes de classe 4 Génération des supports magnétiques de paiement et des documents d’accompagnement Ré-enregistrement des supports contrôlé par mot de passe

Comptabilité générale Encaissements Référencement des titres génération automatique des comptes de classe 4 émargement automatique Saisie des bordereaux de remise en banque des chèques référencement des numéros de chèques et autres données bancaires éclatement possible des chèques sur plusieurs comptes de classe 4 Gestion de la relance clients Cadencement paramétrable Relance par pièce (titres et ORV) ou par tiers Choix des critères de relance Historisation des relances

Comptabilité générale Opérations diverses Saisie manuelle ligne par ligne ou application d’écritures type Emargement possible en saisie de ligne d’écriture Duplication des libellés de ligne en ligne Possibilité de mettre en attente des saisies Solde automatique des pièces Gestion des écritures de rectification et réduction de masse

Comptabilité générale Émargements Emargement automatique en paiement et encaissement Emargement direct en saisie des écritures Emargement partiel possible Emargement groupé (n - n) ou (1 - n)

Comptabilité générale Documents comptables États réglementaires : journal balance grand livre état de solde Comptabilité auxiliaire : état de solde par tiers Journal de trésorerie - prévisions de trésorerie Titres et ORV non encaissés Etats comptables des conventions Annexes comptables

Comptabilité générale Compte financier CADRE 1 : balance définitive des comptes du Grand Livre CADRE 2 : développement des dépenses budgétaires CADRE 3 : développement des recettes budgétaires CADRE 4 : exécution du budget (tableau récapitulatif) CADRE 5 : tableau de concordance CADRE 7 : balance des valeurs inactives BILAN ; COMPTE DE RESULTAT ANNEXES 1 - 2 - 3 - 5 - 6