Référentiel de gouvernance : une démarche de progrès Journée du 20 novembre 2009 Présentation du référentiel Avec le soutien du crédit coopératif

Au service d’un projet d’éducation

PROJET D’EDUCATION de l’établissement MISSIONS et OBJECTIFS de l’OGEC Fonctionnement Organisation LETTRE de MISSION du Chef d’établissement ORIENTATIONS de la Tutelle congréganiste ou diocésaine Enseigner Eduquer Proposer un sens chrétien de l’Homme et de la Vie

Orientations de la tutelle Un Projet d’Education porteur d’Espérance humaine et chrétienne « Vous devez toujours être prêts à vous expliquer devant tous ceux qui vous demandent de rendre compte de l’Espérance qui est en vous » (1 ère lettre de Pierre 3, 15)

Orientations de la tutelle Développer une culture d’appartenance –Prenons, ensemble, le parti d’affirmer et de vivre l’Identité et la Mission de l’Enseignement Catholique au sein de chaque communauté éducative Oser l’innovation et l’expérimentation –Prenons, ensemble, le parti de valoriser l’audace pédagogique et éducative Impulser et accompagner les changements –Prenons, ensemble, le parti d’anticiper les évolutions à conduire Reconnaître et promouvoir la personne –Prenons, ensemble, le parti de croire en l’Homme engagé dans « l’Oeuvre de création »

Lettre de mission du chef d’établissement « Mission d’Enseigner, d’Eduquer et de Proposer un sens chrétien de l’Homme et de la vie » Se référer au statut de l’Enseignement Catholique de 1992 et 1996, à la démarche d’Assises, aux orientations diocésaines et congréganistes (charisme fondateur) et au statut du Chef d’établissement

Lettre de mission du chef d’établissement Mettre en œuvre les objectifs prioritaires suivants : –Connaître et reconnaître les personnes et les structures afin de comprendre et d’intégrer l’histoire, l’identité et la culture de l’établissement –Encourager et soutenir l’implication des enseignants et de l’ensemble de personnels dans l’animation pédagogique et éducative de l’établissement –Animer le projet pastoral en lien avec les acteurs paroissiaux –Associer les parents à la vie de l’établissement : il est important de nommer les projets de restructuration, de construction, d’aménagement ou de travaux à conduire avec l’OGEC –Développer la synergie de réseau –Privilégier le management participatif et la communication interne et externe

Un service en Eglise L’établissement se situe dans une Eglise diocésaine et une réalité paroissiale Un établissement voulu et choisi par les Parents… où ils sont invités à s’engager Une gestion au service de la Mission d’Instruction et d’Education Un immobilier et des équipements accueillants et fonctionnels Une Communauté Educative mobilisée autour du chef d’établissement Principe d’exemplarité éducative entre le « dire » et le « faire » le « croire » et le « vivre »… Un Projet d’Enseignement et d’Education Inspiré et fondé par un sens chrétien de l’Homme et de la Vie Une mission de service public Une institution éducative chrétienne Les 5 clés d’un établissement

Référentiel de gouvernance : un outil au service du bon fonctionnement du trépied institutionnel (tutelle, chef d’établissement et OGEC)

Présentation des différents axes du référentiel

Référentiel de gouvernance des OGEC

Axe 1 : Missions et objectifs

Missions et objectifs L’organisme définit sa mission et ses objectifs –Par rapport Projet d’établissement L’organisme publie son rapport d’orientation –Rédaction du rapport d’orientation –En lien avec les orientations du projet d’établissement et en conformité avec les orientations du CODIEC L’organisme écrit son règlement intérieur et l’adopte –Fixer un calendrier des réunions –Etablir le principe de non rémunération des membres de l’OGEC (évoquer le remboursement des frais)

Axe 2 : Organisation et fonctionnement

Organisation et fonctionnement L’organisme décrit sa structure –Organigramme pour les personnes et leurs fonctions –Organigramme pour les organes (AG, CA, bureau) Les délégations de responsabilités sont formalisées –Production des délibérations et procès-verbaux du CA donnant les délégations : au Président d’OGEC au Chef d’établissement

Axe 3 : Gestion des richesses humaines

Richesses humaines Deux objectifs principaux : L’organisme met en œuvre une gestion des richesses humaines vis-à-vis de ses salariés, en lien avec le chef d’établissement, dans le cadre d’une politique sociale ouverte au dialogue et respectueuse des personnes L’organisme met en œuvre une gestion des richesses humaines vis-à-vis de ses élus

Vis-à-vis des salariés Le président de l’OGEC établit le contrat de travail du chef d’établissement après nomination de celui-ci par la tutelle Le chef d’établissement reçoit délégation écrite pour la gestion du personnel ; le CA de l’OGEC s’assure qu’il en est rendu compte régulièrement, notamment sur les points suivants : liste des postes, procédure de recrutement… Le CA de l’OGEC s’assure que les recrutements proposés par le chef d’établissement sont effectués dans la limite des postes inscrits au budget Le président de l’OGEC cosigne avec le chef d’établissement les contrats de travail Le CA de l’OGEC veille à l’application des conventions collectives et statuts et à la mise en place de l’EAAD

Vis-à-vis des élus Le président de l’OGEC signe la charte du président Chaque élu signe une convention d’engagements réciproques Le CA de l’OGEC établit un parcours d’intégration et d’accompagnement des nouveaux élus Le CA de l’OGEC met en œuvre les moyens nécessaires à la formation de ses élus

Axe 4 : Gestion financière

Gestion financière Quatre objectifs principaux : Gestion prévisionnelle Comptes annuels Analyse de gestion Contrôle interne

Gestion prévisionnelle Textes de référence : –Statuts du chef d’établissement 1 er degré et 2 nd degré –Statuts OGEC Actions : –Établir et mettre en œuvre un plan pluriannuel d’investissement, un budget annuel de fonctionnement et un budget annuel d’investissement –En contrôler l’exécution

Gestion prévisionnelle Acteurs : –Chefs d’établissement –CA OGEC Outils : –Tableaux type FNOGEC, INDICES PREVISIONNEL –Logiciels de gestion qui intègrent un module prévisionnel Indicateurs : –Délibérations: arrêté en CA avant le 31/08, approbation en AG avant le 28/02 –Documents intermédiaires de contrôle de l’exécution des budgets (situation au 28/02)

Comptes annuels Textes de référence : –Code de l’éducation –Réglementation sur la transparence financière –Plan comptable de l’enseignement catholique Actions : –Établir et respecter un planning interne et statutaire précis –Clôturer les comptes de l’exercice : contrôler, inventorier, réviser (image fidèle) –Arrêter et approuver le compte de fonctionnement, le bilan et l’annexe (comptes agrégés)

Comptes annuels Acteurs : – Les chefs d’établissement – Les comptables et attachés de gestion – Le centre de gestion EC ou l’expert-comptable – Le CA de l’OGEC – Le commissaire aux comptes – L’AG de l’OGEC

Comptes annuels Outils : – Dossier de suivi et révision des comptes FNOGEC – Logiciels de gestion adaptés – Tableaux de synthèse, déclarations TPG (30/11) Indicateurs : – Planning écrit de clôture, d’arrêté et d’approbation des comptes – Dossier de suivi et révision des comptes OGEC, mis à jour et à disposition des responsables (dans les délais fixés)

Analyse de gestion Textes de référence : –DSEL, guide comptable et financier FNOGEC –Rapport annuel de l’observatoire économique Actions : –Alimenter la base économique Enseignement catholique –Etudier les tableaux de bord INDICES de l’observatoire économique –Analyser les indicateurs

Analyse de gestion Acteurs : –Comptables et attachés de gestion –Chefs d’établissement –Observateur économique EC, expert-comptable –CA OGEC –AG OGEC

Analyse de gestion Outils : –Observatoire INDICES, et autres outils d’analyse financière adaptés –Outils de contrôle budgétaire Indicateurs : –Dossier de gestion établi par l’observateur économique EC ou l’expert-comptable dans les délais fixés –Contrôle du respect des différents plannings de gestion

Contrôle interne Textes de référence : –Règles législatives liées à la transparence financière –Guide démarche qualité et contrôle interne FNOGEC –Champ légal d’investigation du commissaire aux comptes Actions : –Mettre en place des procédures de contrôle interne (achats, investissements, familles, paie, trésorerie) –Arrêter, évaluer et mettre à jour ces procédures en CA OGEC

Contrôle interne Acteurs : –Comptables et Attachés de gestion –Centre de gestion EC, expert-comptable –Chefs d’établissement –CA OGEC Outils : –Grilles types de procédure (guides FNOGEC) Indicateurs : –Mise à jour du manuel de procédures (action permanente)

Axe 5 : Communication et transparence

Communication et transparence Trois objectifs principaux : L’OGEC établit un rapport de gestion L’OGEC respecte ses obligations déclaratives dans les délais impartis Les demandes, remarques et réclamations relatives à l’activité OGEC, sont prises en compte

Rapport de gestion Textes de référence : – Statuts OGEC – Code de commerce – Textes législatifs sur la transparence financière Actions : - Établissement du rapport de gestion : Rapport moral de la vie associative, rapport financier, rapport d’orientation de l’association

Rapport de gestion Acteurs : – CA OGEC et chefs d’établissement Outils : – Trame type de rapport de gestion : DSEL (y ajouter en préambule, propre à chaque OGEC, le rapport moral de la vie associative) Indicateurs : – Arrêté du rapport écrit par le CA et approbation par l’AG, dans le respect du calendrier (dans les six mois de la clôture de l’exercice)

Obligations déclaratives Textes de référence : – Statuts OGEC – Code de l’éducation – Code de commerce – Textes législatifs sur la transparence financière Actions : - Etablissement de 4 listes de documents : - Comptes annuels (AG) - Déclarations GS CFRR et GS CFRA (TPG) - Comptes annuels + rapport CAC ( JO ) - Comptes sectoriels (Tiers financeurs)

Obligations déclaratives Acteurs : – Comptables et Attachés de gestion – Centre de gestion EC, expert-comptable – Commissaire aux comptes – Chefs d’établissement – CA OGEC

Obligations déclaratives Outils : – DSEL, guide comptable et financier (tableau des obligations financières) Indicateurs : – Respect de la présentation des documents et des délais

Demandes, remarques et réclamations Textes de référence : – Guide démarche qualité et contrôle interne FNOGEC – Manuel des procédures entériné par le CA OGEC Actions : -Enregistrer les demandes, remarques, réclamations… et les traiter Acteurs : – L’ensemble des membres du personnel de l’établissement et de l’association

Demandes, remarques et réclamations Outils : – Fiches individuelles de réclamation ou de non-conformité (classées par grands circuits de procédures : familles, achats, social, gestion financière, courrier) – Registre des réclamations ou des non conformités (à disposition du CA OGEC et des chefs d’établissement) Indicateurs : – Respect des délais de traitement et de réponse – Analyse de la synthèse des réclamations et des non conformités dans le calendrier fixé initialement

Axe 6 : Responsabilité sociétale et développement durable

Responsabilité sociétale et développement durable Trois objectifs principaux : Dans le cadre de l’élaboration de son rapport d’orientation et de l’exécution des plans et budgets, le CA de l’OGEC veille, avec le chef d’établissement, au respect de l’environnement L’OGEC s’assure que l’établissement est ouvert à tous L’OGEC appartient à des réseaux

Respect de l’environnement Regard particulier sur : Les économies d’énergie et de consommables (baisse de la consommation de gaz, eau, électricité, baisse de l’impression papier…) La politique de transports et l’utilisation de produits ou services qui ne nuisent pas à l’environnement

Etablissement ouvert à tous Le CA de l’OGEC et le chef d’établissement s’assurent de la conformité réglementaire et de l’accessibilité des locaux Le CA de l’OGEC dispose d’un plan à jour de l’établissement Le CA de l’OGEC et le chef d’établissement veillent à l’application des règles d’hygiène, de sécurité… Dans l’élaboration du budget avec le chef d’établissement, le CA de l’OGEC s’assure de l’égalité d’accès et de traitement entre les familles, dans le cadre des préconisations de l’Enseignement catholique

Appartenance à des réseaux Le CA de l’OGEC, en lien avec le chef d’établissement : –Veille à l’optimisation des coûts, met en place une mise en commun de moyens, une mutualisation des achats –Crée des réseaux permettant de définir des synergies et de bâtir des projets communs –Participe à des fonds de solidarités –Favorise la convivialité Le CA de l’OGEC est représenté aux structures institutionnelles et aux temps forts de ces structures afin de développer un sentiment d’appartenance