Comptabilité Gestion financière des projets

2 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTBDécrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilité

3 Avril 2010Comptabilité 1DEFINITION - BUT La comptabilité consiste en l’enregistrement des transactions effectuées selon des règles légales dont Loi du 17 juillet 1975 Règles d’évaluations déterminées par le Conseil d’Administration Les procédures internes de la CTB

4 Avril 2010Comptabilité 1DEFINITION - BUT L’objectif de la comptabilité est de Connaître la situation financière Suivre l’évolution financière Justifier Informer les tiers Tracer les mouvements financiers Répondre aux obligations légales

5 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.1 Cadre CTB Comptabilité projet = comptabilité de décaissement Pas une comptabilité en partie double Pas de notion d’accruals, prepayment Suivi des entrées et sorties de fonds

6 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.2 Où, quand, qui fait quoi Lieu de tenue de la comptabilité Projet Fréquence de tenue Banques: à la réception de l’extrait de compte Caisses: journalière Avec clôture mensuelle Contrôle et validation Projet Représentation Siège Corrections par le projet

7 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.3 Exigences Respect des délais Enregistrer les transactions, clôturer la comptabilité et la transmettre aux dates fixées Exactitude Les données saisies doivent être exactes de même que les justificatifs Exhaustivité Les données doivent être complètes Toutes les transactions sont elles enregistrées? Tous les justificatifs sont ils présents et conformes?

8 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.4 Accounting Tool 1.Entries (volet encodage des opérations) 2.Closing (volet clôture mensuelle) 3.Reports (volet rapportage des opérations) 4.Search (volet recherche et export des données vers Excel pour traitement)

9 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.5 Comptabilisation Par compte bancaire/caisse Dans la devise du compte Conversion en euro automatique (taux de change géré par FIT) Chaque banque/caisse est associée à un mode de financement: REGIE ou COGESTION Pas de mélange entre REGIE et COGESTION

10 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.6 Points d’attention avant/pendant saisie 1.Identification et sélection du compte financier concerné 2.Identification de la nature/type de l’opération à saisir 3.Encodage proprement dit UNE ECRITURE = UNE PIECE COMPTABLE ELIGIBLE AUCUNE ECRITURE SANS PIECE COMPTABLE ELIGIBLE

11 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.7 Identification de la nature et du type d’opération 5 types d’opérations 1.Expenses/Income 2.Transferts Projet (Transfert entre comptes financiers) 3.Transferts HQ (cas Cash Call) 4.Advance/Repayment 5.Ecritures HQ

12 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.7 Identification de la nature et du type d’opération Dépenses du terrain (expenses) Dépenses effectuées à partir des banques et caisses gérées par le projet Dépenses faites par le siège (PbH = Payments by Headquarters) Dépenses effectuées par le siège mais imputées sur le budget du projet e.g. salaires de l’assistance technique, billets d’avion, assurances, bourses projet

13 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.7 Identification de la nature et du type d’opération Revenus (income) Rentrées de fonds pour le projet Constituent une contribution positive au budget du projet Enregistrés comme dépenses négatives Comptabilisés sur le compte de frais qui se rapproche le plus de la dépenses e.g. Remboursement d’assurance pour sinistre = Compte d’assurance Revenus divers : e.g. vente du produit de la production du projet

14 Avril 2010Comptabilité 2GENERALITES 2.7 Identification de la nature et du type d’opération Transfert projets = montant en transit L’argent sort d’un compte du projet et rentre ultérieurement sur un autre compte du projet Transfert Siège = idem mais entre un compte du siège et un compte du projet Avance = montant qui est sorti temporairement d’un compte mais qui sera remboursé Ce ne sont pas des dépenses  PAS D’IMPACT SUR LE BUDGET

15 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteursExpliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilité

16 Avril 2010Comptabilité 3PROCESSUS Deadlines: comptabilité du mois n envoyée à la Représentation pour le 15 du mois n+1 Deadlines: comptabilité du mois n envoyée par la Représentation au Siège pour le 25 du mois n+1 et commentaires au projet

17 Avril 2010Comptabilité 3PROCESSUS 1. Réception des documents justificatifs 2. Réception des « payments by headquarters » 3. Comptabilisation des transactions 4. Préparation de la clôture comptable 5. Approbation de la clôture comptable 6. Classement des pièces justificatives 7. Transmission de la clôture mensuelle

18 Avril 2010Comptabilité 3PROCESSUS Rôle du Project Financial Officer / comptable projet Enregistrer les transactions Contrôler les pièces justificatives exhaustivité, fond et forme,… Préparer les clôtures comptables Assurer le classement des pièces comptables selon les procédures CTB

19 Avril 2010Comptabilité 3PROCESSUS Direction de l’intervention Enoncer/mettre en place contrôles de clôture Vérifier/réconcilier décaissements versus pièces Suivre les transactions non conformes Définir et suivre le processus de suivi des avances Organiser le classement comptable Superviser le travail du comptable/Financial Officer Approuver la clôture comptable

20 Avril 2010Comptabilité 3PROCESSUS Rôle Représentation Contrôler les imputations (exactitude) Contrôler les justificatifs Suivre le respect des procédures comptables Donner des commentaires au projet Rôle Siège Consolidation des comptabilités Donner des commentaires via la Représentation

21 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificativesExpliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilité

22 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.1 Normes générales Quelles sont les exigences en matière de pièces justificatives ?

23 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.1 Normes générales Pièce de référence: extraits bancaires et livres de caisse Chaque transaction est documentée par une pièce justificative Factures Reçus Notes de frais Fiches de paie Contrats

24 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.1 Normes générales Originaux dûment approuvés Complètes et explicites Référence univoque du fournisseur, description du bien ou service, quantité, prix unitaire Relatives à l’activité du projet Traduction sommaire si établies dans une langue autre que les langues officielles de la CTB Reçus doivent être signés par chef de projet

25 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.1 Normes générales Notes de frais et décomptes de missions doivent être justifiés par des achats, reçus et décompte de frais Factures adressées au nom du projet Factures payées pourvues de la mention “payé” Reçus, souches doivent être collés sur feuille A4 et oblitérés “à cheval” par un cachet CTB Perte de document: Déclaration sur l’honneur, PV explicatif…

26 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.2 Classement Un classeur mensuel Rapports de clôture mensuelle (avant ET après approbation) Séparateurs par compte bancaire et caisse Banques Extraits Pièces justificatives approuvées Caisses Feuille de contrôle de caisse Feuille de caisse Justificatifs approuvés

27 Avril 2010Comptabilité 4PIECES JUSTIFICATIVES 4.2 Classement Contrats Classés séparément Un indice/n° leur sont attribués Paiement relatif à un contrat: justificatif comptable doit faire référence au contrat à son indice/n° Marchés publics Classés séparément Un indice/n° leur sont attribués Chaque marché est documenté par tous les éléments relatifs au marché (appel d’offre, PV ouverture, attribution…) Voir aussi « file index for projects »

28 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactionsSuperviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilité

29 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS DATE de transaction du document de la clôture comptable Selon la date de transaction, celle-ci se trouvera dans la période correspondante du suivi budgétaire; c’est cependant dans la période comptable en cours qu’elle se trouvera en comptabilité e.g. date de transaction 15/03 dans la période comptable septembre: sera dans le 1er trimestre du suivi budgétaire per quarter

30 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS MONTANT Dans la devise du compte, attention au signe Les montants en devises sont automatiquement convertis en euro lors de la clôture comptable DESCRIPTION Claire, brève et cohérente (dans le temps) Garder une cohérence dans les imputations durant toute la durée du projet selon que l’on se retrouve devant telle ou telle autre opération Le libellé et le code comptable doivent être liés, c’est-à-dire que le libellé explique le code comptable

31 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS DONNEES FACULTATIVES Type de document, date du document, n° document, cheque/transfert n°,… A titre d’information Permettent de suivre un historique par fournisseur

32 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS CODE COMPTABLE la nature de frais (cfr. Plan comptable) On distingue 2 classes comptables : La classe des comptes de transfert ou d’avance : 58XXXX La classe des comptes de charges et produits : 60XXXX CODE “DONOR” (bailleur de fonds) Nature de frais selon nomenclature bailleur de fonds, automatique mais peut être modifié CODE BUDGET Ligne budgétaire sur laquelle est imputée la transaction

33 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS Comptabilité: transactions par nature de frais Budget: transactions par destination Exemple: Ligne budgétaire A_03_04: Séminaires Transactions Location salle Frais de voyage Per diem Conférencier … Différentes natures de frais pour une seule destination (LB organisation de séminaires)

34 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS POINTS D’ATTENTION La nature de la dépense doit être strictement respectée Le personnel sans contrat d’emploi (occasionnel) est classé sous « consultants et sous-traitants » Distinguer les consultants soumis à la fiscalité belge des consultants locaux La TVA est enregistrée sur un compte de frais spécifique dans le cas où elle est récupérable; sur le compte de frais du principal si elle n’est pas récupérable Les garanties sont comptabilisées sur un compte de frais et pas en avances

35 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS THIRD PARTY = Bénéficiaire Permet de suivre un historique fournisseur Permet de faire des contrôles sur les marchés publics Prévoir un bénéficiaire « divers » pour les petits achats Peuvent être créés en cours d’encodage

36 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS POINTS D’ATTENTION Transfert Projets (entre comptes financiers – compte ) Transferts HQ et RR (CASH CALL) Bien identifier le bénéficiaire (Third party) tant à l’octroi qu’au lettrage de l’avance ainsi que l’avance concernée dans le cas de remboursements partiels Mentionner le plus d’informations dans la case « message » pour un bon suivi et un lettrage correcte de l’avance (ex. N° ordre de mission, date, etc.)

37 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS POINTS D’ATTENTION – Bénéficiaire dans le cadre des avances/remboursements d’avances Tout de suite après le lettrage, passer les écritures de charge/dépenses par nature en veillant aux imputations budgétaires Éviter de donner des avances à des personnes non contractuelles de la CTB (par expérience, existe un risque de non recouvrement des créances élevé).

38 Avril 2010Comptabilité 5TRANSACTIONS PAYMENTS BY HEADQUARTERS C’est l’ensemble des dépenses et écritures passés pour le compte du projet par le siège ou la Représentation. 1.Salaires AT 2.Assurances 3.Frais de voyage (retour annuel ATI) 4.Factures payées directement par le siège/la représentation pour le projet 5.etc.

39 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôlesSuperviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilité

40 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE En quoi consiste une clôture comptable? Quelle est l’utilité de procéder à la clôture d’une période comptable? Quels contrôles doivent-ils être effectués? De quels documents ai-je besoin pour effectuer le contrôle de la clôture comptable de la période?

41 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Check list FIT: 10 contrôles de base Financial officer/comptable et Directeur 6.1 Généralités

42 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Check-list = auto contrôle avant closing; Inclure aussi le module Feedback disponible dans FIT; Le contrôle doit être minutieux et consciencieux ; Le contrôle de la check-list doit éviter d’être machinal/formaliste ; Le contrôle de la check-list n’est pas un JEU de cases à cocher mais bien des questions auxquelles il faut rattacher des réponses responsables ; Si nécessaire, déposer un commentaire dans les cases réservées à cet effet. 6.1 Généralités

43 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Clôture mensuelle Période comptable: du 1er du mois au dernier jour du mois Tant que la période n’est pas terminée, impossible de clôturer Après clôture, plus possible de modifier les transactions Contrôle: comptable (1er contrôle) et direction du projet (contrôle final) 6.1 Généralités

44 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE 6.2 Processus

45 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Sauvegarde des données et impression des états financiers Après la validation de la check-list : Sauvegarder la préparation de la closing à l’aide de l’onglet « SAVE » Imprimer les états financiers nécessaires au contrôle par l’AT (e.g. Overview Account, Overview all entries, Overview advances, etc.) Puis soumettre au deuxième contrôle de l’AT Préparer les fiches de contrôle caisses et les extraits bancaires 6.2 Processus

46 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Approbation et clôture mensuelle L’AT sur le projet contrôlera chaque pièce sur base des états financiers en y apposant sa signature, commentera ou corrigera certaines imputations budgétaires si nécessaire ; Puis interviendra pour la clôture mensuelle. 6.2 Processus

47 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Contrôle des avances ouvertes Identifiées par bénéficiaire Avance ouverte: pas plus de 3 mois Pas de nouvelle avance si avance ouverte Documentée Raison Approbation du responsable Signature du bénéficiaire pour réception Octroi d’avance: modalités à préciser dans le manuel de gestion du projet Remboursement dans la devise de l’avance 6.3 Contrôles

48 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Avances ouvertes (non liée): des avances ont été octroyées ou reçues par le projet sans remboursement à la date de la clôture Age de la dette/créance Possibilité de récupération Pas d’autre avance consentie 6.3 Contrôles

49 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Contrôle des transferts ouverts Transfert ouvert (non lié): des fonds sont reçus d’un autre compte du projet mais sans contrepartie Imputations correctes? Extraits tous comptabilisés? Délais de réception des extraits? Transfert tardif (proche de la fin de mois; date valeur sur mois suivant)? Pas de mix régie / cogestion? Transfert IN ouvert: il ne sera pas possible de clôturer 6.3 Contrôles

50 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE La direction du projet assume la responsabilité finale Régie: Expert CTB Cogestion: Directeur national et directeur international (co-directeur) Signature de tous les rapports de clôture (version papier) Système comptable: une signature suffit (Direction du projet) Le projet fait un back-up de son FITdata après clôture Le fait de signer implique que la direction du projet se déclare entièrement d’accord avec le contenu de la comptabilité 6.4 Approbation

51 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE La version signée des rapports de clôtures Les extraits de comptes et livres de caisse signés Les pièces justificatives originales (seront retournées au projet après contrôle par la Représentation) Par poste, porteur…Accusé de réception Le fichier électronique de la clôture (par ) 6.5 Envoi RR

52 Avril 2010Comptabilité 6CLOTURE MENSUELLE Les enregistrements ne peuvent plus être modifiés Les transferts liés ne peuvent plus être annulés L’algorithme des taux de change de FIT Recalcule les valeurs en euro des transactions du mois Calcule le taux indicatif pour la période suivante 6.6 Impact

53 Avril 2010Comptabilité 7PARTICULARITES Inventaire Reprend tous les investissement Mise à jour régulière (trimestre) Repris dans un dossier séparé (cfr. Manuel de gestion financière des projets) Inventaire physique annuel contresigné par chef de projet Rapprochement avec comptabilité et justification des écarts

54 Avril 2010Comptabilité 7PARTICULARITES Investissements Tous biens durables ou matières premières (e.g. stock de semences) Les investissements peuvent devenir la propriéte du pays partenaire selon les dispositions de la convention spécifique Pris en charge dans leur totalité sous réserve de TVA éventuelle récupérable (pas d’amortissement)

55 Avril 2010Comptabilité OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de maîtriser l’ensemble du processus comptable; il pourra Décrire les principes de base de la comptabilité dans le cadre de la CTB Expliquer la responsabilité des différents acteurs Expliquer les exigences en matière de pièces justificatives Superviser le bon enregistrement des transactions Superviser la clôture comptable et effectuer les contrôles Exploiter les informations issues de la comptabilitéExploiter les informations issues de la comptabilité

56 Avril 2010Comptabilité 8RAPPORTS 8.1 Rapports comptables prédéfinis dans FIT Overview by account Liste des écritures classées par compte bancaire et caisse Overview by budget code Liste des écritures classées par code budgétaire (destination) Overview by accounting code Liste des écritures classées par code comptable (nature de frais)

57 Avril 2010Comptabilité 8RAPPORTS Possibilité de Filtrer les périodes pour lesquelles on souhaite un rapport Filtrer selon le mode de financement Ne pas éditer les transactions annulées et leurs écritures d’annulation Ne pas éditer le détail des transactions

58 Avril 2010Comptabilité 8RAPPORTS 8.2 Rapports fixes (pas de filtre) Avances ouvertes Transferts ouverts Chèques émis VAT déclaration (Pas applicable)

59 Avril 2010Comptabilité 9FONCTION « SEARCH » La fonction « Search » permet d’accéder par un filtre ou un tri à certaines informations dans le FIT tout en réduisant et en affinant le champ de recherche ; Il existe une possibilité d’exporter des données vers Excel pour un traitement en extra-comptable (tableau croisé dynamique, Filtre Excel, insertion fonction Excel pour traitement données) ;