Restitution des réflexions par rapport à la capitalisation et gestion des connaissances au sein de la CTB Atelier ‘Capitalisation’ Séminaire d’été – août 2010

2 Objectif Inventorier les réflexions et expériences existantes par rapport au thème de la capitalisation et la gestion des connaissances en vue de proposer au Comité de Direction : - un cadre conceptuel commun capitalisation et gestion des connaissances (GC) - une liste d’actions prioritaires : « 10 points plan »

3 Historique Rapport d’un groupe de travail (15 pers) durant l’atelier ‘change management’ - séminaire d’été août 2009 Rapport (draft) des 2 groupes de travail ‘capitalisation’ (+/- 40 pers) + restitution groupe sectoriel santé – séminaire d’été 2010 Les expériences collectives par rapport à la capitalisation au sein des interventions, de la CTB et dans le secteur de la coopération internationale

4 « The real voyage of discovery consists not in seeing new landscapes but in having new eyes » (M. Proust)

5 Cadre conceptuel DEFINITIONS: Capitalisation : La capitalisation est le processus d’apprentissage basé sur les expériences pratiques. La capitalisation est le passage de l’expérience à la connaissance partageable. Gestion des connaissances (GC (‘knowledge management’): La gestion des connaissances est l'ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser, et de partager des connaissances.méthodestechniquespercevoirorganiserconnaissances

6 Positive focus / excessive focus FEAR ISO ? 7 LEVELS OF ORGANISATIONAL CONSCIOUSNESS SOUL

7 Activités opérationnelles (terrain + siège) Niveau stratégique (siège) Niveau opérationnel Niveau stratégique (Ministère) CTB Modèle de rôle SECTEUR DANS UN PAYS PARTENAIRE SECTEUR COOPERATION INTERNATIONALE capitalisation

8 NIVEAUX DE CAPITALISATION ET DE GC: Au niveau des interventions dans un secteur dans un pays partenaire Au niveau de la CTB comme organisation Au niveau de la coopération internationale et ses réseaux

9 PRINCIPES GENERAUX (1) 1.Capitalisation = une responsabilité collective et individuelle à chaque niveau dans chaque unité de travail dans la perspective de développer, partager, rentabiliser. 2.Capitalisation = une attitude dans le travail journalier = exercice permanent qui est renforcé à des intervalles précis 3.Approche systémique (réseautage) > institutionnelle 4.Ouverture d’esprit pour analyser d’une manière non- culpabilisante les échecs autant que les bonnes expériences

10 PRINCIPES GENERAUX (2) 5.Besoin d’une unité de pilotage – point focal qui activement promeut, anime et facilite la capitalisation et la gestion des connaissances (attentation: pas évoluer vers un ‘think tank’ monopolisant la réflexion) 6.Organisation séparée entre capitalisation des aspects techniques et des aspects de développement organisationnel

11 10 points plan : step 1 Déclencher et valider la mise en place d’une dynamique de capitalisation et de ‘knowledge management’: Besoin d’un mandat explicite de Dircom; Constitution (opérationnel avant fin 2010) d’un groupe de travail incluant les services HR formation – AQ – R&D – GEO – EST – terrain (RR et experts); Implication des services comme la communication (stratégie + budget pour la diffusion) et les assistants junior dans la stratégie de capitalisation; Partant d’une vision globale sur la capitalisation et le knowledge management (cf. input R/ séminaires d’été 2009 et 2010); Clarification des rôles et responsabilités; Développement des processus 10.0 Knowledge => Validation de la stratégie par Dircom

12 10 points plan : step 2 Prioriser les axes stratégiques pour la capitalisation et le « knowledge managment » dans le businessplan de la CTB Aspects techniques (sectoriels) Aspects méthodologiques transversaux Aspects liés au développement organisationnel Aspects liés au réseautage => Participation du personnel CTB aux différents niveaux

13 10 points plan : step 3 Développer de façon cohérente les espaces de capitalisation Groupes de travail thématiques (‘communautés de pratiques’) Séminaires d’été Conférence annuelle de la CTB (partage bonnes pratiques - échecs) Atelier thématique régional (budget à prévoir dans les interventions) Réunions de coordination entre AT d’un secteur dans un pays Backstopping Peer-review entre interventions Appuis scientifiques Préparation du PIC Tsessions Attention à : input terrain - focus sur échange d’expériences suivi des recommandations et lien avec la prise de décision

14 10 points plan : step 4 Valoriser les connaissances, méthodes et outils déjà existants et à venir (GC): Connaissances à valoriser (et valider): Documents conceptuels Stratégies opérationnelles Outils méthodologiques recommandations séminaires… (‘after-care’) Publications (reconnaissance) /….. Outils à mieux exploiter ou à rendre plus ‘userfriendly’: Claroline, Intranet, PIT, FTP, newsletter Classement opérationnel (tri d’info, facilité à retrouver l’info, indexfile) et dynamique ( géré activement, rétro-information, interaction terrain- siège, mise à jour )

15 10 points plan : step 5 Développer le M&E dans la perspective de la capitalisation: Adaptation canevas de rapportage, de fin d’intervention: moins de longues checklists ‘mécaniques’ (10 jours pour rédiger un rapport annuel = trop long!) Plus d’espace pour une partie analyse (en relation avec la stratégie et méthodologie d’intervention du DTF) et une partie ‘leçons apprises’ Proposition de supports en continu sous forme d’un journal d’expérience, fiche de bonnes pratiques et d’incidents critiques, ….. (lien avec l’approche outcomemapping) Démarche d’évaluation prenant en compte les questions d’évaluation de tous les acteurs concernés pas uniquement de la CTB (moins de checklists) Utilisation ultérieure des rapports Evaluation ex post

16 10 points plan : step 6 Développer une politique de GRH intégrant la capitalisation/ gestion des connaissances (1): Développer la description des tâches – architecture de fonction de chaque membre de personnel à la CTB en tenant compte des priorités suivantes : Considérer comme tâche centrale la faciltation de la réflexion et le changement ; Mettre des % de temps à consacrer à la capitalisation (pas en rajoutant mais en remplaçant d’autres tâches qui peuvent être déléguées) et les utiliser comme indicateur (workload analysis); (AT, AJ, PO, ….) Clarifier le rôle de l’AT (CT) suivant une approche programme; Réduire le temps dédié aux activités administratives et financières; Délier AT partiellement de l’intervention (cf. constitution d’un réel pool expertise cf. 4° contrat de gestion); Inclure le peer-review entre interventions / backstopping inter- intervention + la fonction de capitalisation

17 10 points plan : step 6 Développer une politique de RH intégrant la capitalisation/ gestion des connaissances (2): Prévoir du temps (4-6 mois) après la fin du contrat de l’AT pour consolider ce qui a été capitalisé ou mérite d’étre capitalisé durant l’intervention Développer des plans de carrière pour AT (CT) – valoriser AT (CT) entre contrat pour travail de capitalisation Inventaire des capacités du personnel ‘non-ciblées’ lors du recrutement + valorisation

18 10 points plan : step 7 Assurer le mainstreaming de la capitalisation dans le cycle d’une intervention: Organiser systématiquement l’évaluation finale en phase avec la formulation de l’intervention suivante Mettre l’équipe de l’intervention et l’AT au centre d’une nouvelle phase de formulation Valoriser les expériences d’autres interventions lors de la formulation suivant une approche programme Intégrer systématiquement la dimension capitalisation dans les DTF (critère pour le peer-review interne du DTF avant CCQ) Orienter la revue annuelle de l’intervention vers la capitalisation des expériences + et - Considérer un poste M&E (expert national) dans chaque intervention

19 10 points plan : step 8 Promouvoir une dynamique de capitalisation au-delà de l’institution ou d’une intervention Organiser - participer à des conférences/ateliers internationaux/ régionaux (comme participant + comme ‘speaker’) Stimuler l’adhésion à et la participation aux réseaux professionnels nationaux et internationaux - CoP Stimuler la synergie avec la DGD et les autres acteurs belges de la coop. Int. Stimuler activement au sein de la CTB les activités de publication et diffusion Promouvoir des évaluations conjointes avec d’autres coopérations Visites d’échange avec d’autres coopérations (p.e. GTZ ) Peer-review des appuis des autres coopérations Régler les droits et propriété des informations (informations sensibles)

20 10 points plan : step 9 Orienter la dynamique de développement des processus internes à la CTB vers un outil de capitalisation et de mémoire institutionnelle mieux adapté aux besoins pratiques en continu: Orientaton vers la résolution des problèmes > ‘maximum control’ Plus de l’informel au formel Création d’une interface permanente pour récolter des idées, expériences positives, incidents critiques + communication interne de l’existence de tel interface Revue régulière et participative sur base de ce feedback: tenir une réflexion de fond au-delà d’un exercice ‘formaliste’ Validation par Dircom et rétro-information au personnel

21 10 points plan : step 10 Equilibrer ambitions et ressources: Prévoir les ressources humaines nécessaires: 1 ETP pour assurer la gestion du ‘knowledge management’ 1 ETP pour faciliter la capitalisation 1 point focal sectoriel identifié au niveau de chaque pays (AT, PO, AJ) Prévoir des plages de temps spécifiques pour la ‘capitalisation’ Prévoir des fonds pour mettre en œuvre la capitalisation (cf. GTZ) Intégrer les activités et moyens de capitalisation dans les plans d’action des représentations et des départements au siège

22 Go for a 10 point strike!