Gestion financière des projets Audit et contrôle Gestion financière des projets

OBJECTIF DE LA FORMATION Les participants auront acquis les notions de base sur le système de contrôle interne de la CTB l’utilité et le déroulement des différentes types d’audits Audit et contrôle Avril 2010

CONTENU Théorie: audit et contrôle Système de contrôle interne à la CTB Audit interne Audit externe Audit externe local Suivi des recommandations Autre organe de contrôle Audit et contrôle Avril 2010

1 THEORIE Contractant indépendant Informations vers les tiers et actionnaire Etats financiers = reflet exact des évènements passés Indépendant de la direction Informations vers le CA et Comdir Evènements futurs /évaluation du système de contrôle interne Protection du patrimoine / qualité de l’information Instructions de la Direction et amélioration de la performance Commencer à expliquer ce slide par le cadre du contrôle interne qui est la base de tout type d’audit et remonter vers l’audit externe. Contrôle interne : ensemble des activités, méthodes et mesures (mesures de contrôle) ordonnées par le conseil d’administration et la direction afin de garantir un déroulement conforme de la marche des affaires. Les mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans les flux d’exploitation, en ce sens qu’elles ont lieu parallèlement à l’activité ou sont situées en amont ou en aval de l’exécution de celle-ci. Audit interne : appréciation systématique et objective des divers activités et contrôles d'une institution déterminant principalement si les risques d'exploitation de l'institution sont identifiés et réduits au minimum, si les réglementations externes ainsi que les politiques et procédures internes sont respectées, si les ressources sont utilisées de manière efficace et économique + aborder la fraude Audit externe : contrôle qui vise à certifier que les opérations effectuées dans le cadre d’un projet correspondent à la réalité et aux règles, lois et procédures en vigueur dans le pays et selon la Convention Spécifique et les règles internes de la CTB Vérifie si les états financiers reflètent précisément et de façon fiable les évènements passés Audit et contrôle Avril 2010

1 THEORIE Différents types d’audit internes ou externes: Financier (certification ou non) Systèmes (opérationnel, organisationnel,…) Combiné (Financier + Systèmes) Conformité Fraude (forensic) Etc. Systèmes : il s’agit d’un nom générique utilisé à la CTB mais toujours limité à un aspect financier e.g. gestion des stocks, cycle d’achats… Conformité : par rapport aux règlements, lois; AR ,… Soupçon de fraude (révélé par auditeur interne) Nécessité d’aller devant les tribunaux pour constater Seule pièce juridique acceptable légalement: “forensic audit” Forensic audit : Suitable for a use in a court of law Specialty practice area of accounting that describes engagements that result from actual or anticipated disputes or litigations. Gives expert evidence at the eventual trial. Etc : par exemple: audit stratégique, audit IT,… Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Le contrôle interne c’est: Une technique managériale visant à maîtriser ses activités Le contrôle interne ce n’est pas: Une couche de « contrôle » supplémentaire  « to control » = maîtriser « internal » = intégré dans la gestion Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Approche traditionnelle est la responsabilité du contrôleur/ inspecteur mécanique l’accent est mis sur les systèmes comptables les contrôles sont ajoutés aux systèmes, aux activités Peu structuré et peu formalisé Notre approche passer du « frein » à l’outil d’aide à la gestion… à une véritable MAÎTRISE Approche traditionnelle : un peu ce qui se faisait avant; cela représentait surtout des freins au fonctionnement Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Le SCI à la CTB a pour but de maîtriser l’ensemble de ces risques financiers par le biais des Guidelines de gestion financière des projets = DIRECTIVES RACI = MISE EN OEUVRE Outils financiers (FIT, Navision) = INSTRUMENTS Contrôle d’application = EVALUATION 3 niveaux fondamentaux PROJET REPRESENTATION SIEGE (Bruxelles) Chacun a ses propres responsabilités à chaque niveau et doit mettres en œuvre les outils de l’organisation pour garder les risques à un niveau acceptable. Rappel: Le contrôle interne est la base de tout type d’audit. Ce ne sont pas les auditeurs qui le mettent en place mais il servira de base à leur analyse et évaluation. Le contrôle interne est en premier lieu un réflexe, ensuite il est formalisé à travers des descritpions de procédures et la mise à disposition d’outils qui doivent nous permettre d’atteindre nos objectifs, tout en diminuant les risques. Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB PROJET – AT Manuel de procédure Appliquons-nous les règles? Checklist Présence RR – LAF Mission de terrain Les règles sont-elles respectées? Formation Appui HQ – RC Mission de terrain Le système est-il sous contrôle? Coaching du LAF Développement de nouveaux outils et règles RR_LAF : Formation et appui : Toutes les personnes sont au courant des guidelines et les appliquent Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Quelques principes Séparation des pouvoirs Décision Exécution Gestion Contrôle Manuel de procédure projet Processus (RACI) / Description de fonction  A project is not a black box Black box : Le projet n’est pas une entité isolée; il y a des interactions à tous les niveaux Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Domaine Risque Stratégie 200 projets et 18 RR qui fonctionnent différement Ressources humaines Gestion des compétences Comptabilité Fiabilité de l’information Fraude Trésorerie Liquidité des projets Coût d’opportunité Contrôle interne : se base sur l’identification des domaines et des riques qui y sont liés. L’analyse des risques est un des outils les plus important du contrôle interne. Mise en équation occurrence / impact Exemple de l’avion Un avion qui s’écrase : peu de probabilité mais impact important Des bagages qui se perdent : probabilité plus élevée mais impact faible Audit et contrôle Avril 2010

2 SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE CTB Domaine Risque Budget Dépassement Eligibilité et efficience des dépenses Légal Dépenses après convention Règles liées aux marché publics Contrat de gestion Lois du pays partenaire (RH, fiscalité,…) Audit et contrôle Avril 2010

3 AUDIT INTERNE CTB 3.1 Mission Donner à la CTB, de manière indépendante et objective, une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporter des conseils pour les améliorer et contribuer à créer de la valeur ajoutée Comment ? En évaluant, par une approche systématique et méthodique, les processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d’entreprise et en faisant des propositions pour renforcer l’efficacité Rapportage au Comité d’audit Rassurer le comité de direction et les gestionnaires Vu que ce sont des personnes internes, elles sont imprégnées de la culture de l’entreprise Comité d’audit composé du président du conseil d’administration De 4 administrateurs Invités (n’ont qu’un rôle d’avis; pas de droit de vote) auditeurs externes Auditeurs internes Cour de comptes Commissaires du gouvernement Président du COMdir + Directeur financier Éventuellement autres invités Audit et contrôle Avril 2010

3 AUDIT INTERNE CTB 3.2 En pratique Une fois par an, établissement d’un projet de plan d’audit à 3 ans ainsi qu’un plan d’audit annuel basés sur l’analyse préliminaire des risques (attribution de priorités pour les missions d’audit interne) Coordination avec les auditeurs externes en termes d’interventions et de planning des interventions Approbation ou amendement du plan d’audit proposé par le Comité d’audit de la CTB Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB Sur base d’exigences légales Société anonyme (loi sur les sociétés commerciales) Un collège (Loi qui crée la CTB) formé de 2 auditeurs externes 2 auditeurs de la Cour des comptes (SA de droit public) 2 auditeurs externes = 2 Cabinets d’audit externe. Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB 4.1 Mission Certifier les comptes annuels Contrôler l’application des règles Légales, fiscales, sociales et comptables En matière de marchés publics Vérifier le respect du contrat de gestion Contrôler la régularité de l’information financière Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB 4.2 Fréquences Annuellement au siège de la CTB Sélection des projets à auditer sur base d’un échantillonnage et d’une analyse de risques Critères de sélection: Chaque pays: tous les trois ans (sauf pays avec très gros budget: annuellement) Couverture significative des secteurs d’intervention (santé, éducation, gouvernance…) Couverture de tous les types de frais (aide financière, investissements des projets, sous-traitants, consultance, assistants techniques…) Sélection des projets : cibler les projets de manière à avoir une couverture la plus large possible en terme de risques. Plus les projets sont risqués, plus la fréquence des audits sera importante. Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB 4.3 Contenu Existence et respect des procédures: marchés publics, achats, approbations… Vérifications comptables: concordance de la comptabilité avec les pièces comptables Organisation administrative: classement, parc automobile, séparation de fonctions… Via des interviews, tests, sondages,… Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB Mandats Législation sociale Missions, per diem, … Inventaires physiques Contrats et engagements Etc. Suivi des recommandations des audits précédents Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB 4.4 Préparation Check list Informations administratives: « permanent file » = données du projet, organigramme, organisation interne, Quick scan, checklist administrative et financière Payroll: contrats d’emploi, décomptes de salaires, feuilles de congés, … Marchés publics: appels d’offre, soumissions, PV ouverture et attribution… Audit et contrôle Avril 2010

4 AUDIT EXTERNE CTB 4.5 Déroulement Réalisation de l’audit Le siège informe la représentation des projets qui seront audités A la fin de la mission d’audit: débriefing avec la représentation Rapport draft transmis à la représentation pour commentaires / remarques éventuelles Rapport final remis au Comité d’Audit Transmission du rapport final avec recommandations au siège qui le transmet à la représentation Exemple de rapport en annexe + Template du plan d’actions. (à rappler au point 6) Dans le plan d’actions, il est indispensable de mentionner: Les actions prises pour dimininuer le risque révélé par la recommandation à un niveau acceptable La personne responsable de la mise en oeuvre La date/période probable de mise en oeuvre Le statut de la mise en oeuvre (ouvvert, en cours, clôturé, abandonné) Le plan d’actions circule du projet -> RR -> Siège (Controlling, L&A, HR, Géo) La mise à jour est effectuée tous les trimestres. Un plan d’actions sera clôturé lorsque toutes les recommandations sont mises en oeuvre et le risque diminué à un niveau acceptable Audit et contrôle Avril 2010

5 AUDIT EXTERNE LOCAL A la demande de la direction du projet, de la SMCL à des fins spécifiques ou exigé dans la Convention Spécifique Différents contenus: p.e. organisation processus et procédures, conformité de la comptabilité… Procédures et Termes de référence en annexe Audit et contrôle Avril 2010

5 AUDIT EXTERNE LOCAL Termes de référence établis par direction du projet avec agrément de la SMCL ( avec appui ResRep / Controlling)  Il existe des templates pour rédiger les termes de références. Bureaux qui répondent aux règles internationales en matière d’audit (International Standards of Auditing) Tous les rapports d’audits locaux finaux (approuvés par la SMCL) doivent être disponibles au Siège. (tableau de suivi et de planification) Les termes de références sont un exemple et donc les tâches décrites doivent être analysées en fonction des besoins réels de l’audit. Les tdr traduisent les questions auxquelles nous voulons que l’audit approte une réponse. DE LA QUALITE DES TDR DEPEND LA QUALITE DES RAPPORTS RECUS! Pour le continent Africain, il existe un contrat cadre divisé en trois lots: RDC, Afrique de l’Est et Afrique de l’Ouest. Tous les audits à effectuer du 19 décembre 2009 au 19 décembre 2012 doivent passer par ce contrat. Toutes les informations sont disponibles au sein des représentations via le MAF et le LAF. Tableau de suivi des audits (rapport doivent être disponible au Siège pour nos auditeurs externes « belges ») et tableau de planification des audits à venir Mise à jour trimestrielle. Audit et contrôle Avril 2010

6 SUIVI DES RECOMMANDATIONS Audits = présentés au Comité d’audit Audits = opportunité pour améliorer notre gestion Réalisation d’un Plan d’action de suivi des recommandations: Piloté par Controlling Alimenté par HQ – RR – Projet Transmis au Directeur financier avant Comité d’audit Suivi des résultats lors des Comités d’Audit suivants Les recommandations sont des propositions de solutions, elles ne sont pas des fins en soi. Si une recommandation n’est pas adéquate, il est toujours possible de proposer une autre manière de remédier à la faiblesse constatée. Par contre, une fois incluse dans le rapport final une constatation n’est plus contestable et doit donner lieu à une action correctrice. Q platteforme : Processes > Management processes > 6.0 Manage Corporate Social Responsibility > 6.2 Mainstream good governance > 6.2.3 Manage external audit > 6.2.3.1 Elaborate action plan for external audits recommendations Audit et contrôle Avril 2010

7 COMMISSAIRES DU GOUVERNEMENT 2 commissaires du gouvernement qui relèvent du Ministre de tutelle de la CTB Ministre du Budget Rôle: contrôle du respect De la loi Des statuts Du contrat de gestion Des conventions d’attribution des tâches de service public Audit et contrôle Avril 2010

8 EXEMPLES Documents joints à la présentation Rapport d’audit externe d’un projet Plan d’action du suivi des recommandations Templates termes de références Tableau de suivi des audits locaux Procédures gestion des audits locaux. Audit et contrôle Avril 2010